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1、一、 Ecxel 2003工作界面 工具欄按鈕 菜單欄 標題欄 名稱框 工作表標簽 工作表編輯區(qū) 任務窗格 編輯欄 列標 行號 二、Excel的基本概念與基本操作 1、基本概念 （1）工作簿：以文件的形式存在（擴展名為.xls），可以看成是一個活頁夾。 單擊“文件→新建”菜單即可創(chuàng)建一個新工作簿，或者用“文件→另存為”菜單將默認的Book1.xls存為指定的文件。 （2）工作表 相當于活頁夾中的其中一頁，一個工作簿最多有255個工作表，打開時默認為三個工作表（sheet1、sheet2、sheet3）。顯示在當前屏幕上的稱為活動工作表

2、（或者叫當前工作表）。 （3）單元格：工作表由若干個單元格組成，一個工作表最多可包含256（列）×65536（行）個單元格。每個工作表只有一個單元格是活動的，稱為活動單元格。 （4）相對地址：用于表示單元格位置，形式為：列標+行號，如B3表示第3行第2列那個單元格。 （5）絕對地址：在列標、行號前加上“$”符號，如$B$3。 2、工作表數據的輸入 單元格內容的光標定位：雙擊單元格，或單擊單元格后按F2，或將光標定位在編輯欄中；單元格的定位：單擊單元格（或者用四個方向鍵）。 （1） 輸入文本型數據 文本型數據是指由漢字、英文字母或數字組成的字符串，如“星期一”、“1季度”、“P5”

3、等都屬于文本型數據。默認情況下，在單元格中輸入文本型數據時輸入的內容為左對齊。（如果輸入的數據長度超出單元格長度，并且當前單元格右側為空，則文本會擴展顯示到其右側單元格中，如右側不為空則超出部分不顯示，但在編輯欄內可以看到全部內容。） （2） 輸入數值型數據 數值型數據由數字（0~9）、正負號、小數點、分數號、百分號、指數符號（E或e）、貨幣符號（￥或$）和千分位分隔號等組成，輸入后自動右對齊。 ? 輸入正、負數：正數直接輸入（默認為11位，超過則自動用科學計數法顯示）；負數則在數字前加“-”號，或者加上圓括號：（36）。 ? 輸入分數：先輸入0和一個空格，再輸入分數。如輸入0 11/

4、18表示分數11/18。 ? 輸入百分數：直接在數字后加“%”。 ? 輸入小數：直接加小數點（如果全部是小數且位數一致時可以“自動設置小數點” 選擇“工具→選項”菜單，在“編輯”選項卡中選擇中“自動設置小數點”項，在“位數”編輯框中輸入小數位數。 ? 輸入數字字符：先輸入一個單引號（英文狀態(tài)），再輸入數字。 （3） 輸入日期和時間：可按年月日的順序輸入數字，中間用“/”或“-”分隔。時間則用“：”分隔。按【Ctrl+;】可插入系統(tǒng)日期，【Ctrl+Shift+;】可插入系統(tǒng)時間。 （4） 自動填充數據：如果要在一列或一行相鄰單元格中輸入相同（或有規(guī)律）的數據，可先輸入第一（第二個）

5、數據再按住填充柄（單元格右下角的小黑點）拖拉。還可以使用“編輯→填充”菜單進行其他方式的自動填充。 （5） 使用快捷鍵填充相同的數據：選擇要輸入相同數據的單元格，輸入數據，然后按 【Ctrl+回車】鍵。 （6） 設置數據輸入條件：單擊“數據→有效性”菜單，在彈出的對話框中設置。 單元格內容分行顯示：一個單元格內輸入的內容要分兩行時，可以按【ALT】+【Enter】鍵。 3、工作表數據的編輯 （1） 單元格的選擇 ? 選擇一個單元格：用鼠標單擊即可 ? 選擇一行：單擊行號 ? 選擇一列：單擊列標 ? 選擇連續(xù)單元格：用鼠標拖拉，或先單擊開始單元格，再按住【Shift】鍵單

6、擊結束單元格。 ? 選擇不連續(xù)單元格：按住【Ctrl】鍵再單擊各個要選擇的單元格。 ? 選擇整個工作表：單擊行號和列標的交叉處。 （2）單元格的編輯 ? 單元格內容的復制：選擇單元格，單擊“編輯→復制”菜單，再定位到目標單元格單擊“編輯→粘貼”菜單（或者用快捷鍵【Ctrl】+C和【Ctrl】+V）。 ? 單元格內容的移動：用“編輯→剪切”和“編輯→粘貼”菜單，或選擇單元格后按住邊框拖動，也可以用快捷鍵【Ctrl】+X和【Ctrl】+V。 ? 單元格內容的刪除：選擇要刪除的單元格后按【Del】鍵。 ? 單元格的刪除、插入：選擇所要刪除的單元格，單擊右鍵選擇“刪除”或“插入”。 ?

7、 行、列的刪除、插入：在行號（列標）上單擊右鍵，選擇“刪除”或“插入”。 （3）數據的查找與替換：選擇“編輯→查找（或替換）”菜單項 三、編輯和格式化工作表 1、工作表常用操作 （1）選擇和設置工作表組 在Excel中，當需要對單個工作表進行操作時，可單擊Excel工作區(qū)左下角的工作表標簽，將其變?yōu)楫斍肮ぷ鞅怼．斝枰獙Χ鄠€工作表進行移動、復制等操作，或者同時對多個工作表中相同位置的單元格進行時，可將這些工作表同時選中，此時Excel會自動將選中的工作表成組，從而使我們可以進行上述操作。 操作方法：連續(xù)多個工作表（按住Shift鍵再單擊鼠標）；不連續(xù)的多個工作表（按住Ctrl鍵再單

8、擊鼠標）；在工作表標簽上單擊右鍵，選擇“選定全部工作表”菜單項，可以選擇全部工作表。單擊任意一個工作表標簽可以取消工作組。 （2）重命名工作表 默認情況下工作表名為“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”……，為方便管理和使用可以取一個反映其特點的名字。 操作方法：雙擊工作表標簽，輸入新名字；或者在工作表標簽上單擊右鍵，選擇“重命名”項，輸入新名字。 （3）移動和復制工作表 在同一工作簿中移動：用鼠標按住工作表標簽拖拉到目標位置即可。 在工作表標簽上單擊右鍵，選擇“移動或復制工作表”項，在彈出的對話框中進行操作即可。 （4）插入、刪除和隱藏工作表 默認情況下新建工

9、作簿中只包含三張工作表，用戶可以根據需要插入新工作表，或者將不需要的工作表刪除，還可將工作表隱藏起來，起到保護重要數據的作用。 ? 工作表的插入：在工作表標簽上單擊鼠標右鍵，選擇“插入”即可；也可使用“插入→工作表”菜單。 ? 工作表的刪除：在要刪除的工作表標簽上單擊鼠標右鍵，選擇“刪除”即可；或者用“編輯→刪除工作表”菜單。 ? 工作表的隱藏：選擇要隱藏的工作表，然后選擇“格式→工作表→隱藏”菜單項，即可將所選工作表隱藏起來。選擇“格式→工作表→取消隱藏”菜單可恢復顯示。 （5）設置工作表標簽顏色 為區(qū)分不同類型的工作表，用戶可以設置工作表標簽的顏色。 操作方法：在工作表標簽上單

10、擊右鍵，選擇“工作表標簽顏色”菜單項，在對話框中設置所需的顏色。 （6）拆分與凍結工作表 如果工作表太大，行數過多，要查看工作表靠右側或下邊的數據時常常會忘記行標題或列標題。此外若要比較工作表不同位置的數據，通過拖動滾動條查看也很麻煩。此時可以將行標題或列標題凍結起來，或者將工作表拆分成兩個部分。 拆分工作表：將鼠標移到水平拆分條（或垂直拆分條，分別在右上角或右下角）上拖拉鼠標。 凍結工作表：選擇標題下的行（或列），單擊“窗口→凍結窗格”菜單項。 2、單元格常用操作 （1）單元格的合并與取消：“格式→單元格”菜單項，在對話框中選擇“對齊”選擇項卡。 注意： “合并及居中”和

11、“跨列居中”的區(qū)別。 （2）插入單元格、行與列：右鍵或“插入”菜單 （3）刪除單元格、行與列：右鍵或“編輯”菜單 （4）添加批注：利用Excel提供的批注功能可以為復雜的公式或特定的單元格添加批注，從而使別人更容易了解工作表中的內容。 操作方法：“插入→批注”菜單項，選擇“視圖→批注”菜單可顯示批注。右鍵單擊有批注的單元格，選擇“刪除批注”。 （5）調整行高和列寬：直接用鼠標拖拉或用“格式”菜單。 3、格式化工作表 為使制作的工作表更加美觀并便于閱讀，用戶可以根據需要設置單元格的字符格式、數據格式、對齊方式、邊框和底紋等，使表格條理清晰。 （1）設置單元格字符格式 （2）設

12、置單元格數字格式 （3）設置單元格對齊方式 （4）設置單元格邊框和底紋 （5）自動套用格式 4、保護工作簿和工作表 （1）保護工作簿：選擇“工具→保護→保護工作簿”菜單。 （2）保護工作表：單擊要保護的工作表標簽，選擇“工具→保護→保護工作表”菜單。 （3）保護單元格：選中不需要保護的單元格區(qū)域，選擇“格式→單元格”菜單，在“保護”選項卡中取消“鎖定”復選框。再在“保護工作表”對話框中只勾選“選定未鎖定的單元格”復選框，對工作表進行保護即可。 ? 字體的格式化：選中要設置的單元格，單擊“格式→字體”菜單項。 ? 數字的格式化： ? 對齊方式的設置：

13、 用工具欄按鈕，或單擊右鍵，選擇“設置單元格格式”。 ? 邊框與底紋的設置： ? 自動套用格式化表格：選擇要設置的區(qū)域，單擊“格式→自動套用格式”菜單。 ? 條件格式表格：選擇要設置的區(qū)域，單擊“格式→條件格式”菜單，然后按要求進行設置。 （7） 工作表的打印輸出： ? 設置打印區(qū)域：單擊“文件→打印區(qū)域→設置打印區(qū)域”菜單項。 ? 單擊“文件→頁面設置”菜單項，打開“頁面設置”對話框進行設置。可以設置紙張大小、頁邊距、添加頁眉頁腳、設置每一頁的表頭等。 ? 打印預覽：“文件→打印預覽”菜單項，顯示實際的打印效果。 （8） 工作簿和工作表的保護： ? 設置打開密碼：

14、單擊“工具→選項”菜單項，選擇“安全性”選項卡，設置打開密碼或者修改密碼； ? 工作簿和工作表的保護：單擊“工具→保護”菜單項，可以設置工作簿和工作表的保護。 （9） 凍結表頭：選定要凍結的下一行或下一列，單擊“窗口→凍結”菜單項。 （10） 數據的隱藏： ? 隱藏行（列）：單擊“格式→行（列）→隱藏”菜單項。 ? 工作表的隱藏：單擊“窗口→隱藏”菜單項。 四、公式與函數的使用 1、公式的應用 公式是工作表中用于對單元格進行計算的表達式，利用公式可以對對同一工作表的各單元格、同一工作簿中不同工作表的單元格，以及不同工作簿的工作表中單元格的數據進行加、減、乘、除、乘方等各種運算。

15、 公式使用方法：在結果單元格中，輸入“=”，再輸入計算數或單元格地址和運算符（不以等號開頭將會作為文本型數據進行處理）。運算符可以是常量、單元格地址和函數等。 ? 算術運算符：用于完成基本的數學運算?！?”、“-”、“*”、“/”、“%”和“^”。 ? 比較運算符：用于比較兩個數值并產生邏輯值?！?”、“>=”、“<”、“<=”、“=”、“<>” ? 文本運算符：使用文本運算符“&”可將兩個或多個文本值串接起來產生一個連續(xù)的文本值。 ? 引用運算符：有3個，作用是將單元格區(qū)域進行合并計算。 引用運算符 含義 實例 ：（冒號） 區(qū)域運算符，用于引用單元格區(qū)域 B5：D

16、15 ，（逗號） 聯合運算符，用于引用多個單元格區(qū)域 B5：D15，F5：H15 （空格） 交叉運算符，用于引用兩個單元格區(qū)域的交叉部分 運算符的優(yōu)先級，如下表所示 運算符 含義 優(yōu)先級 ：（冒號） 引用運算符 1 （空格） ，（逗號） -（負號） 負數 2 %（百分號） 百分比 3 ^（脫字號） 乘方 4 *和/ 乘和除 5 +和- 加和減 6 & 字符連接符 7 = 比較運算符 8 <和> <= >= <> 若要改變運算的次序可用括號（注意，沒有大括號、中括號，一律以小括號代替） 例：第10章，銷售部

17、費用表.xls 2、單元格的引用 通過單元格的引用可以在一個公式中使用工作表不同部分的數據，或者在多個公式中使用同一單元格中的數據，還可以引用同一工作簿中不同工作表中的單元格，甚至還可以引用不同工作簿中的數據。 （1）引用單元格和單元格區(qū)域 在Excel中，每個單元格都有一個地址，用戶可以通過該地址引用單元格 引用的單元格區(qū)域 說明 A1：A5 引用單元格A1到A5的區(qū)域 B2：F2 引用單元格B2到F2的區(qū)域 3：3 引用第3行的所有單元格 E：E 引用第E列的所有單元格 A1：C3，E5 引用單元格A1到C3之間的區(qū)域和E5單元格 （2）相對引用、

18、絕對引用和混合引用 例：第10章，電費表.xls 技巧：編輯公式時輸入單元格地址后，按【F4】鍵，可在三者間切換。 （3）引用不同工作表或工作簿中的單元格 3、審核公式 （1）公式錯誤代碼 代碼 含義 ### 輸入的數據或計算結果太長 #DIV/0！ 除數引用了零值單元格或空單元格 #N/A 公式中沒有可用數值，或缺少函數參數 #NAME？ 公式中引用了無法識別的名稱，或刪除了公式中正使用的名稱 #NULL！ 使用了不正確的區(qū)域運算符或引用的單元格區(qū)域的交集為空 #NUM！ 公式產生的結果數字太大或太小，Excel無法表達出來 #RTF 公式引用的單元

19、格被刪除，并且系統(tǒng)無法自動調整 #VALUE 當公式或函數中的參數數據類型不匹配 （2）使用公式審核工具欄 使用該工具欄按鈕可以非常方便地對單元格中的公式進行錯誤檢查。（例，商品銷售表.xls） 4、函數的使用 （1）函數的分類 ? 財務函數：進行日常的財務計算和財務分析。 ? 日期和時間函數：在公式中分析和處理日期值和時間值。 ? 數學和三角函數：進行各種數學計算 ? 統(tǒng)計函數：對工作表中的數據進行統(tǒng)計分析 ? 查找和引用函數：查找特定的數據或引用公式中的特定信息 ? 數據庫函數：對數據表中的數據進行分類、查找和計算 ? 文本函數：用于處理公式中的文本字符串

20、 ? 邏輯函數：可以進行真假值判斷，或者進行復合檢驗。 ? 信息函數：判定單元格或公式中的數據類型。 （2）函數格式 函數是預先定義好的表達式，它必須包含在公式中使用。每個函數都由函數名和參數組成?；拘问綖椋?函數名（參數1，參數2，……），一個函數只有唯一的一個名稱，它決定了函數的功能和用途。函數名后是用圓括號括起來的參數，各參數之間用逗號分隔。參數可以是數字、文本、數組和單元格引用，也可以是常量、公式或其他函數。 （3）函數的使用方法：直接輸入函數或使用函數向導 （4）常用函數介紹 ①COUNT函數 功能：統(tǒng)計參數列表中含有數值數據的單元格個數 格式：COUNT（Val

21、ue1，Value2，Value3……），其中“Value1，Value2，Value3…”為包含或引用各種類型數據的參數（1到30個），但只有含有的單元格才被統(tǒng)計。 例：第10章 成績排名表.xls 統(tǒng)計參加考試人數 ② COUNTIF函數 功能：統(tǒng)計某個單元格區(qū)域中符合條件的單元格數目 格式：COUNTIF（range，criteria），其中“range”為要統(tǒng)計單元格個數的單元格區(qū)域；“criteria”為指定的條件表達式。 例：第10章 成績排名表.xls中 總分在600以上的人數 ③MAX和MIN函數 功能：分別返回參數列表中的最大值和最小值 格式：MAX（numb

22、er1，number2，number3……），其中“number1、2……”可以是數字、空白單元格、邏輯值或數字的文本表達式（1到30個），如果沒有參數，則函數返回值為0。 例：第10章 成績排名表.xls中 找出總分最高分 ④RANK函數 功能：返回一個在數字列表中的排位 格式：MAX（number，ref，order），其中“number”為需要排序的數值；“ref”為要排序的單元格區(qū)域；“order”為排序方式，如果為“0”或缺省則按降序排列，否則按升序排列。 例：第10章 成績排名表.xls 進行排名 ⑤IF函數 功能：執(zhí)行真假判斷，根據邏輯值的真假返回不同結果。 格式

23、：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false），其中“l(fā)ogical_test”為選取的條件；“value_if_true”為條件為真時返回的值；“value_if_false” 為條件為假時返回的值。 例：第10章 成績排名表.xls 按平均分劃分等級（平均分大于100的為A，否則為B） 此外，IF函數還可以嵌套（最多為7層），例如：用“=IF（I3>=100，“A”，IF（I3>=90，“B”，“C”））”把平均分劃分為3個等級。 ⑥TODAY函數 功能：返回當前的日期的序列號（以1900年1月1日開始計算，到當前的天數） 格式：TO

24、DAY（），該函數不需要參數。（如果系統(tǒng)日期改變了，可按【F9】鍵更新） ⑦PMT函數 功能：基于固定利率及等額分期付款方式，返回貸款的每期付款額。 格式：PMT（Rate，Nper，Pv，Fv，Type）其中“Rate”為貸款利率；“Nper”為該項貸款付款總期數；“Pv”為現值，或一系列未來付款的當前值的累積和，也稱為本金。“Fv”為未來值，或在最后一次付款后希望得到的現金余額，如果省略則假設其為0，也就是一筆貸款的未來值為0；“Type”為數字0或1，用于指定各期的付款時間是在期初還是在期末。1代表期初，0或缺省代表期末。 例如：假設某老板準備貸款100000元開店，貸款期限為8

25、年，年利率為5.40%，那么他每月應還貸款多少？ ⑧數學與三角函數 SIN函數： COS函數： ASIN函數： ACOS函數： LN、LOG和LOG10函數： POWER函數： 五、Excel的數據管理 1、創(chuàng)建數據清單 Excel在數據分析和處理方面具有強大的功能，利用數據清單、排序、篩選和分類匯總功能，用戶可以對工作表中的數據進行高效的分析和管理。 （1）創(chuàng)建數據清單 在Excel中，用戶可以通過創(chuàng)建數據清單來管理數據。數據清單是一個二維的表格，由行和列構成，它與數據庫相似，每一行表示一個記錄，每一列表示一個字段。利用數據清單，可以方便地記錄相關的數據，以及對數據進

26、行排序、篩選和匯總等操作。 在工作表中創(chuàng)建數據清單時，應注意以下幾點： ? 數據清單必須包含字段名行，且在數據清單的第一行創(chuàng)建。 ? 數據清單的每一行作為一個記錄，存放相關的一組數據。 ? 數據清單的每一列作為一個字段，存放相同類型的數據。 ? 避免將關鍵數據放在數據清單的左右兩側，以防止在篩選數據清單時，這些數據被隱藏。 ? 數據清單中不能有空行和空列。 ? 一個數據清單最好獨占一個工作表。 用戶可直接在工作表中輸入數據創(chuàng)建清單，也可利用Excel的“記錄單”功能來創(chuàng)建。 單擊“數據→記錄單”菜單，……。用數據清單管理數據 2、 數據排序 （1）簡單排序：對數據表中的單

27、列數據按照升序（或降序）進行排序。 數字：從小到大或從大到小排列 日期：按日期的先后進行排列 文本：升序時按特殊字符→數字（0~9）→小寫字母（a~z）→大寫字母（A~Z）→漢字（以拼音排序），降序側相反。 邏輯值：升序時FALSE排在TRUE前，降序側相反。 空白單元格：總是在最前面 例：第11章 工資表.xls中對“實得工資”字段進行排序 （2）多關鍵字排序 例：第11章 工資表.xls中按“實得工資”的降序、“伙食津貼”的升序和“獎金”的降序進行排序。 如果上述排序不能滿足需要，用戶還可以單擊“排序”對話框的“選項”按鈕進行自定義排序。 3、數據篩選 （1）自動篩選

28、 （2）高級篩選 4、分類匯總 分類匯總是把數據表中的數據分門別類地統(tǒng)計處理，可以對各類別的數據進行求和、求平均值等多種計算，并顯示分級匯總的結果。對工作表的數據進行分類匯總時應注意以下事項： ? 因為分類匯總是按字段名進行的，所以要進行分類匯總的數據表的第一和必須有列標簽，并且數據區(qū)域中沒有空行或空列。 ? 在分類匯總前必須先對數據按分類字段進行排序。 （1）簡單分類匯總：對數據表中的某一列以一種匯總方式進行分類匯總 例：在“產品銷量統(tǒng)計表.xls”中按“銷售員”字段對“銷售額”進行分類匯總。 （2）多重分類匯總：對工作表中的某列數據按照兩種或兩種以上的匯總方式或匯總項進行匯

29、總。多重分類匯總每次的分類字段總是相同的，匯總方式或匯總項則不同。 例：在“產品銷量統(tǒng)計表.xls”中按“型號”對“銷量”求和、“銷售額”求最大值。 （3）嵌套分類匯總：是指在一個已經建立了分類匯總的工作表中再進行另外一種分類匯總，兩次分類匯總的分類字段是不同的。 在建立嵌套分類匯總前同樣要先對工作表中需要進行分類匯總的字段進行排序，排序的主要關鍵字應該是第1級匯總關鍵字，排序時的次要關鍵字應該是第2級匯總關鍵字，其他的依次類推。 例：按“品牌”和“型號”來查看“產品銷量統(tǒng)計表”中的“銷量”和“銷售額”。 （4）顯示或隱藏明細數據 六、Excel的圖表 利用Excel提供

30、的圖表功能，可以形象直觀地反映工作表中的數據，使枯燥的變得生動，并方便用戶進行數據的比較和預測。圖表以圖形化的方式直觀地表示工作表中的數據，它是在表格數據的基礎上創(chuàng)建的，并隨著表格數據的變化而變化，方便用戶查看數據的差異和預測趨勢。 1、圖表的類型 ? 柱形圖和條形圖：用于顯示一段時間內的數據變化或顯示各項之間的比較情況。一般水平方向為類別，垂直方向為數值。 ? 折線圖：適用于顯示在相等時間間隔下數據的變化趨勢。 ? 餅圖：顯示一個數據系列中各項的大小與各項總和的比例。 ? XY散點圖：顯示若干數據系列中各數值之間的關系，或者將兩組數繪制為XY坐標的一個系列。 ? 面積圖：強調幅度

31、隨時間的變化，也可用于引起人們對總值趨勢的注意。 ? 圓環(huán)圖：顯示各個部分與整體之間的關系。 ? 雷達圖：比較若干數據系列的總和值。 ? 曲面圖：顯示兩組數據之間的最佳組合。 ? 氣泡圖：氣泡圖將序列顯示為一組符號。不同的值由相應點在圖表空間中的位置經及符號的大小表示。 ? 股份圖：用來描繪價格走勢。 ? 圓錐、圓柱和棱錐圖：與柱形圖和條形圖類似。 2、圖表的創(chuàng)建 （1）使用“圖表”工具欄創(chuàng)建 （2）使用“圖表向導”創(chuàng)建 3、圖表的編輯修改 （1）更改圖表類型：在圖表空白處單擊右鍵，選擇“圖表類型”菜單項。 （2）更改數據源： （3）行列數據對換：選擇中圖表后單擊“圖

32、表”工具欄中的“按列”或 “按行”按鈕。 （4）設置圖表選項 修改圖表標題、添加網格線、更改圖例、添加數據標志 （5）設置圖表格式 設置圖表標題格式、設置坐標軸格式、設置數據系列格式、設置圖表區(qū)和繪圖區(qū)格式 例：（第12章）毛巾銷售統(tǒng)計表.xls 創(chuàng)建四個城市毛巾廠2008-2010年銷售額。 4、數據透視表 數據透視表能對表格進行簡單的分析處理，使表格中的數據更清晰、更直觀地顯示。 （1）創(chuàng)建數據透視表 數據透視表是一種對大量數據快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，用戶可以交換其行或列以查看對數據源的不同匯總，還可以通過顯示不同的行標簽來篩選數據，或者顯示所關注區(qū)域的明細數

33、據，它是Excel強大數據處理能力的體現。 不是所有工作表都有建立數據透視表的必要，一般記錄數據眾多、以流水賬形式記錄、結構復雜的工作表才有建立數據透視表的必要。為確保數據可用于數據透視表，應注意以下幾方面： ? 在源表中刪除所有空行或空列 ? 在源表中刪除所有自動小計 ? 確保第一行只包含各列的描述性標題（列標題） ? 確保各列只包含一種類型的數據，而不能是文本與數字的混合。 例：第12章 銷售訂單.xls 數據透視表“布局”對話框中有4個不同的區(qū)域。拖放到：“行”區(qū)域的字段將占一行，拖放到“列”區(qū)域的字段將占一列，“行”和“列”相當于X軸和Y軸，它們確定了一個二維表格；“頁

34、”則相當于Z軸（它不是必須的），Excel將根據“頁”區(qū)域中的字段對透視表進行分頁；“數據”區(qū)域用來放置需要計算或匯總的字段。 （2）編輯數據透視表 ? 添加、刪除字段 ? 更改布局樣式 ? 顯示、隱藏數據 ? 更新數據透視表 5、VBA簡介 　　VBA是微軟開發(fā)的使各種應用程序共享的一種通用自動化語言——Visual Basic For Application(VBA)?？梢哉J為VBA是非常流行的應用程序開發(fā)語言Visual Basic 的子集。實際上VBA是“寄生于”VB應用程序的版本。VBA和VB的區(qū)別包括如下幾個方面： ? VB是設計用于創(chuàng)建標準的應用程序，而VBA是

35、使已有的應用程序(EXCEL等)自動化 ? VB具有自己的開發(fā)環(huán)境，而VBA必須寄生于已有的應用程序。 ? 要運行VB開發(fā)的應用程序，用戶不必安裝VB，因為VB開發(fā)出的應用程序是可執(zhí)行文件(*.EXE)，而VBA開發(fā)的程序必須依賴于它的“父”應用程序，例如Excel。 　　盡管存在這些不同，VBA和VB在結構上仍然十分相似。事實上，如果你已經了解了VB，會發(fā)現學習VBA非?？?。相應的，學完VBA會給學習VB打下堅實的基礎。而且，當你學會在Excel中用VBA創(chuàng)建解決方案后，即已具備在Word、 Access、 ProwerPoint中用VBA創(chuàng)建解決方案的大部分知識。 　　確切地

36、講，VBA是一種自動化語言，它可以使常用的程序自動化，可以創(chuàng)建自定義的解決方案。VBA的一個關鍵特征是你所學的知識在微軟的一些產品中可以相互轉化， VBA可以稱作Excel的“遙控器”。 （1）Excel環(huán)境下VBA可以實現的功能 ? 使重復的任務自動化。 ? 自定義Excel工具欄,菜單和界面。 ? 簡化模板的使用。 ? 自定義Excel，使其成為開發(fā)平臺。 ? 創(chuàng)建報表。 ? 對數據進行復雜的操作和分析。 用其他語言開發(fā)應用程序，一半的工作是編寫一些基本功能的模塊，包括文件的打開和保存、打印、復制等。而用Excel作為開發(fā)平臺，則由于Excel已經具備這些基本功能，

37、我們要做的只是使用它。 （1）錄制簡單的宏 　　所謂“宏”，是指一系列Excel能夠執(zhí)行的VBA語句。 　　例：錄制改變單元格的顏色宏，步驟如下： ? 打開新工作簿，確認其他工作簿已經關閉。 ? 選擇A1單元格，單擊“工具→宏→錄制新宏”菜單。 ? 在彈出的對話框中輸入“改變顏色”作為宏名替換默認宏名，單擊“確定”按鈕。 ? 此時在狀態(tài)欄中顯示“錄制”，還彈出了一個“停止錄制”工具欄。 ? 單擊“格式→單元格”菜單，選擇“圖案”選項卡中的紅色，單擊“確定”按鈕。 ? 單擊“停止錄制”工具欄按鈕，結束宏錄制過程。 （2）執(zhí)行宏 　　要執(zhí)行剛才錄制的宏，可以

38、按以下步驟進行： ? 選擇任何一個單元格，比如A3。 ? 單擊“工具→宏→宏”菜單，顯示“宏”對話框。 ? 在對話框中選擇“改變顏色”宏，選擇“執(zhí)行”，則A3單元格的顏色變?yōu)榧t色。 （3）查看錄制的代碼 ? 單擊“工具→宏→宏”，顯示“宏”對話框。 ? 單擊列表中的“改變顏色”，單擊“編輯”按鈕，打開VBA的編輯器窗口（VBE）。 里面顯示如下代碼： Sub 改變顏色() ' 改變顏色 Macro Range("C15").Select With Selection.Font .Name = "宋體" .FontStyle =

39、"常規(guī)" .Size = 12 .Strikethrough = False .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ColorIndex = 3 End With End Sub 各行代碼的含義如下： ? Sub 改變顏色()：宏的名稱。 ? 中間的

40、以“ ’”開頭的行稱為“注釋”，它在錄制宏時自動產生。 ? 以With 開頭到End With 結束的結構是With結構語句，這段語句是宏的主要部分。這整段語句設置該區(qū)域內部的一些“屬性”。 ? .ColorIndex = 3：將該內部設為紅色。注意：有一小圓點，它的作用在于簡化語句，小圓點代替出現在With后的詞，它是With結構的一部分。紅色被數字化為3。 ? .Pattern = xlSolid：設置該區(qū)域的內部圖案。由于是錄制宏，所以，雖然并未設置這一項，宏仍然將其記錄下來。xlSolid表示純色。 ? .PatternColorIndex = xlAutomatic：表

41、示內部圖案底紋顏色為自動配色。 ? End With：結束With 語句。 ? End Sub：整個宏的結束語 （4）編輯錄制的代碼 　需要編輯宏是因為以下三個方面的原因。（1）在錄制中出錯而不得不修改；（2）錄制的宏中有多余的語句需要刪除，提高宏的運行速度；（3）希望增加宏的功能。比如：加入判斷或循環(huán)等無法錄制的語句。 （5）錄制宏的局限性 　　希望自動化的許多Excel過程大多都可以用錄制宏來完成。但是宏記錄器存在以下局限性，通過宏記錄器無法完成的工作有： ? 錄制的宏無判斷或循環(huán)能力。 ? 人機交互能力差，即用戶無法進行輸入，計算機無法給出提示。 ? 無法

42、顯示Excel對話框。 ? 無法顯示自定義窗體。 七、Excel頁面設置與打印輸出 1、設置頁面和打印區(qū)域 在打印工作表前，一般還需要對紙張大小、打印方向、頁邊距、打印位置、頁眉頁腳，以及要打印的區(qū)域等進行設置。 例：“加班工資表.xls” （1） 設置紙張大小和打印方向 （2） 設置頁邊距 （3） 設置頁眉頁腳 （4） 設置打印區(qū)域 2、分頁預覽與設置分頁符 3、預覽與打印 練習：打印“考試成績統(tǒng)計表” 要求：上下邊距為2，左右邊距為1.2 水平居中，第二頁顯示表頭。 Excel綜合練習題 第一題 （1） 打開練習1.xls工作簿，分別在Sheet

43、1工作表中的G列、I列插入“總成績”和插入“名次”兩列。 （2） 在G3：G19區(qū)域用SUM函數求出總成績； （3） 在H3：H19區(qū)域AVERAGE函數求出平均成績； （4） 在I3：I19區(qū)域用RANK函數求各人的名次； （5） 利用DODE函數計算出出現次數最多的分數； （6） 利用COUNTIF函數計算各項目大于85分的人數； （7） 利用IF函數對每個學生按平均成績進行評估：平均成績大于等于80為“優(yōu)秀”，否則為“一般”。 第二題 （1） 打開練習2.xls工作簿篩選出英語大于等于95分的女生，或者數學大于等于90分的男生； （2） 按性別分別求出男生和女生的人數；

44、 （3） 按性別分別求出男生和女生的4門課程的最高分和最低分。 第三題 （1）打開練習3.xls工作簿，創(chuàng)建一個按商品名稱進行查看的數據透視表（如下圖所示） （2）創(chuàng)建一個簇狀柱形圖嵌入原工作表，設置圖表標題為“商品銷售表”，主要橫坐標軸和縱坐標標題分別為“商品名稱”和“數量（臺）”，字體格式為。 （3）設置圖表區(qū)的填充色為“橙色” （4）設置 八、Excel應用技巧 1、根據身份證號得到個人信息：使用IF、Mod、Value和Mid函數得到性別；使用Mid函數得到出生年月；使用Year、ToDay和Mid函數得到年齡。 2、快速大量輸入小數：單擊“工具→選項”

45、菜單，在“編輯”選項卡中設置。 3、快速輸入大寫中文數字：打開“單元格格式設置”對話框→在“分類”中選擇“特殊”，在“類型”中選擇“中文大寫數字”。 4、批量修改數據： VlookUp（HlookUp）函數的使用 函數格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 其中： Lookup_value?：需要在其中查找匹配數據的開始單元格 Table_array：兩列或多列數據（用絕對地址） Col_index_num：為 table_array 中待返回的匹配值的列序號。值為1 時，返回 t

46、able_array 第一列中的數值；值為 2時，返回 table_array 第二列中的數值，以此類推。 Range_lookup?：為邏輯值，指定希望 VLOOKUP 查找精確的匹配值還是近似匹配值（ 如果為 TRUE 或省略，則返回精確匹配值或近似匹配值。此時第一列中的值必須以升序排序；否則 VLOOKUP 可能無法返回正確的值（可以事先對工作表按升序進行排序）；如果為 FALSE，VLOOKUP 將只尋找精確匹配值。在此情況下，第一列的值不需要排序。） 例如，在工作表“銷售記錄”中已有各人的銷售金額，如圖1所示?，F想在另一工作表“Sheet1”中輸入相同的銷售金額，并且要求該表的銷售金額會根據“銷售記錄”中的數據自動更新，而且兩個工作表中人員的次序并不完全不一致（最后兩人位置不同），如圖2所示。 圖1 銷售記錄表 圖2 Sheet1表 在工作表“Sheet1”的D3單元格中輸入公式：“=VLOOKUP(A3,銷售記錄!$A$3:$D$8,4,FALSE)”，然后復制公式到其余單元格即可完成任務。 與VLOOKUP 相類似可以用 HLOOKUP在行中查找相匹配的數據。 21