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1、編寫者：審核人：批準(zhǔn)人：簽名（日期）：XXX2016-10-19簽名（日期）：簽名（日期）：目 錄第一章 總則2第二章 會議管理部門2第三章 會議召集與通知2第四章 會議實施3第一節(jié) 會前準(zhǔn)備3第二節(jié) 會間管理3第三節(jié) 會后管理3第五章 考核細則4第一節(jié) 會議考核4第二節(jié) 樂捐用途4第六章 附則42 考核細則第一章 總則第一條 目的為規(guī)范會議管理制度，提高會議管理效率,保證會議質(zhì)量，更好地提升公司經(jīng)營管理水平，特制定本辦法。第二條 適用范圍適用范圍：適用于XXXXXXX有限公司（以下簡稱“公司”）組織的會議。第三條 責(zé)任部門1 人力資源部負責(zé)本辦法的制定和完善、會議組織的監(jiān)督；2 各部門：按照

2、本辦法要求執(zhí)行；3 總經(jīng)辦：對本辦法審批；對公司性會議檔案存檔管理。第二章 會議管理部門第四條 根據(jù)會議性質(zhì)和組織方不同，會議管理部門也不同：1 公司高管、公司例會、總經(jīng)辦組織會議的管理部門均為總經(jīng)辦，責(zé)任人為總經(jīng)理助理；2 其他部門組織的公司范圍、部門內(nèi)會議，管理部門均為組織部門，責(zé)任人為該部門負責(zé)人第五條 會議組織部門的主要負責(zé)：1 會議的牽頭組織工作；2 會議議題確定、議程、會議通知；3 會議紀(jì)律、會議服務(wù)、會議效果評價和會議組合調(diào)整等工作；4 負責(zé)會議精神的宣傳工作；5 負責(zé)對會議室及相關(guān)道具使用申請、用后6S整頓。第六條 會議管理部門為總經(jīng)辦，直接責(zé)任人為總經(jīng)理助理，主要負責(zé)：1 對

3、使用部門申請的調(diào)配處理；2 負責(zé)會議道具、會議室設(shè)備的保管；3 例行會議體系的設(shè)計、管理和調(diào)整;4 做好會議室使用管理臺賬第七條 各會議組織部門負責(zé)各自會議的準(zhǔn)備、會議過程管理、會議紀(jì)要、會議決議項調(diào)度等；相關(guān)跨部門會議議題、會議材料、會議紀(jì)要等報總經(jīng)辦助理處備案。第八條 例行會議管理體系的設(shè)計和調(diào)整：1 由人力資源部負責(zé)定期對公司當(dāng)前的會議設(shè)置情況及會議管理情況進行評審，分年度和半年度對公司會議管理體系進行優(yōu)化調(diào)整，各部門應(yīng)嚴格按照公司設(shè)置的例行會議方案安排相關(guān)會議；2 會議安排表明確各類會議的召開時間、地點、參會人員、主持人等;3 會議時間原則上不作調(diào)整，若因特殊原因需調(diào)整后續(xù)例行會議的時

4、間、人員的，由會議組織部門提前向總經(jīng)辦提報，總經(jīng)理助理及時做出調(diào)整(固定性會議每半度更新會議安排表,同時在公告欄上發(fā)布)（參見附件1、2）。提報通過后，組織方須對調(diào)整的當(dāng)期例會人員事先通知和說明。第三章 會議召集與通知第九條 會議按不同級別和性質(zhì)采用不同的召集辦法：1 例行的固定性會議，不進行召集通知，各與會崗位人員按時參加；2 臨時性會議由組織者自行召集并確定出席及列席人選；3 凡涉及多個部門負責(zé)人參加的各種臨時性會議，均須于會議召開前二天通知與會方。第十條 會議通知的內(nèi)容包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人員、需準(zhǔn)備資料，以及通知方法和途徑；重要會議應(yīng)以書面通知的方法傳達。第十一條

5、會議應(yīng)于會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議組織方需提前通知，并根據(jù)本制度重新通知和布置。第四章 會議實施第1節(jié) 會前準(zhǔn)備第十二條 會議通知及會議議題征集：會議組織部門確定會議具體時間、地點和參會人員, 根據(jù)會議類別提前14天下達正式參會通知，并同時向參會人員征集議題（適合臨時性會議，有固定議題的例會不用征集）。（參見附件3）第十三條 會議人員準(zhǔn)備: 為確保會議能順利進行，由會議組織部門負責(zé)協(xié)調(diào)有關(guān)部門或人員準(zhǔn)備好會場，提前協(xié)調(diào)好會議主席（會議把關(guān)點評）、主持人（議程串聯(lián)）、紀(jì)律員（紀(jì)律監(jiān)督）、計時員（時間監(jiān)督）、記錄員（會議記錄）。第十四條 會議內(nèi)容準(zhǔn)備：包括議題議程、主持人

6、、記錄人、安排與會人員座次、將要下發(fā)的文件、有準(zhǔn)備的發(fā)言、對會議進程的預(yù)測和對策。第十五條 會議其他準(zhǔn)備：會場布置、會議材料、用品準(zhǔn)備和會后處置由會務(wù)組織方負責(zé)，會前會后保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常及結(jié)束后正常歸整。第2節(jié) 會間管理第十六條 會議開始主持人須做會議議程宣講，介紹會議各分工責(zé)任人，并對各發(fā)言人之間發(fā)言進行串聯(lián)，征求點評人意見。第十七條 計時員須對各發(fā)言人發(fā)言時間進行控制和提醒。第十八條 記錄員記錄所有發(fā)言人及點評人會議發(fā)言事項。第十九條 紀(jì)律員監(jiān)督會場紀(jì)律情況，并跟進處罰。第二十條 會議紀(jì)律：1 參會人員因故不能按時參會應(yīng)提前向會議組織部門和主持人請假，嚴禁無故曠會。

7、會議組織部門在會議開始前，應(yīng)首先檢查和核對與會人員，并將到會（未到會）人員情況簡要告知會議主持人。2 與會人員應(yīng)提前2分鐘到會，到會后不得喧嘩及來回走動，不得無故遲到、早退。如有特殊情況延時到會或要提前離會，應(yīng)提前向會議召集人闡明情況方可。3 遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，不得干擾會議進行；與會人員應(yīng)坐姿（站姿）端正，將手機關(guān)閉或調(diào)至振動狀態(tài)（中途不得隨意接看、打電話），禁止交頭接耳開小會。認真聽取會議內(nèi)容并做好記錄。4 與會者到會必須有準(zhǔn)備，均應(yīng)保持良好的會風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求言簡意賅。不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。第二十一條 涉及到秘密事項的會議，與會人員負有保密義

8、務(wù)，禁止外泄。人資部/總經(jīng)辦負責(zé)對相關(guān)各種類型會議的執(zhí)行與保密事項進行監(jiān)督檢查。第二十二條 會議記錄：會議組織部門要安排專人做好會議記錄，對于重要會議應(yīng)做好詳細記錄，必要時可用錄音設(shè)備錄制會議召開過程及重要發(fā)言材料。（參見附件4）第3節(jié) 會后管理第二十三條 會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議組織部門要在24小時內(nèi)形成會議紀(jì)要，會議紀(jì)要要求言簡意賅、討論主題不漏項，并提煉出其中會議決議項目; 會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核、簽發(fā)后要及時發(fā)放有關(guān)部門和人員.有關(guān)會議紀(jì)要格式見（參見附件5）。第二十四條 會議資料匯總與歸檔：會議結(jié)束后，會議組織部門要及時把會議文件收集齊全，并定期存檔（跨部門及公司會議由總經(jīng)辦助理

9、處歸檔），歸檔文件包括會議議程、會議材料、會議記錄、會議紀(jì)要、簽到表等。第二十五條 會議宣貫: 會議結(jié)束時，組織部門應(yīng)針對會議特點、會議類型提出傳達貫徹的具體布置及要求。與會者也應(yīng)準(zhǔn)確、及時的做好相關(guān)會議的宣貫、學(xué)習(xí)工作。第二十六條 會議決議事項催辦：為落實會議決定，各會議決議項責(zé)任人應(yīng)嚴格按會議要求、時間進度完成會議決議，因特殊原因不能按時完成應(yīng)提前向檢視人/會議組織部門及項目指令人反饋；檢視人/會議組織部門也應(yīng)及時對會議決議項進行催辦、調(diào)度，并在項目到期前將會議決議項目完成情況進行匯總、報指令人審定。(有關(guān)會議決議項目調(diào)度反饋單格式見附件6)第五章 考核細則第1節(jié) 會議考核第二十七條 不按

10、公司統(tǒng)一設(shè)計的會議管理體系和會議召開計劃安排或組織召開會議，且組織方未提前通知修改日程的，各與會方可拒絕參會，同時會議組織負責(zé)人樂捐日清C/次。第二十八條 因會議準(zhǔn)備不充分，影響會議效果，達不到會議目的時，每次會議組織部門樂捐日清C/次。第二十九條 參會人員特殊原因不能參會或延時時，應(yīng)向會議主持人及組織部門請?zhí)崆罢埮形刺崆吧暾埗t到者(15分鐘）或中途離席者/提前離會者樂捐日清C/次，曠會者樂捐2倍日清C/次。第三十條 會議期間未關(guān)閉通訊工具或調(diào)為靜音的，視為擾亂會議秩序，樂捐日清C/次。第三十一條 會議決議項不能按期完成，又無延期申請時，責(zé)任人樂捐日清C/次，并責(zé)令限期完成，繼續(xù)延誤的則

11、日清C/天。第三十二條 與會者與會資料準(zhǔn)備不充分、言談舉止不當(dāng)、無故打斷他人的發(fā)言、對發(fā)言者吹毛求疵、不尊重會議紀(jì)律或不符合員工日常行為規(guī)范的樂捐日清C/次；會見挑釁、批判他人者，樂捐2倍日清C/次。第三十三條 泄露涉及到秘密事項的與會人員，樂捐日清C/次，若給公司造成損失的，全額索賠。第三十四條 會后清理工作未按規(guī)定要求執(zhí)行，會議組織方責(zé)任人樂捐樂捐日清C/次第三十五條 為便于管理，各部門應(yīng)嚴格按本次會議管理制度規(guī)定的模板、格式組織相關(guān)會議，包括會議通知、會議記錄、會議紀(jì)要、會議決議項調(diào)度單等，有違反者責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)樂捐樂捐日清C/次。第三十六條 以上考核標(biāo)準(zhǔn)詳見績效管理制度。第2節(jié) 樂捐用途第三十七條 會議所有樂捐均納入公共活動基金中，不作為公司對員工的懲罰。第六章 附則第三十八條 本制度由人資部負責(zé)解釋，如有未盡事宜，由人資部修訂并呈總經(jīng)辦核準(zhǔn)后發(fā)布。修訂時亦同。第三十九條 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，此前公司下發(fā)的有關(guān)會議管理辦法同時廢止。第四十條 附件：附件1：公司公司例行會議管理體系圖附件2：公司級會議設(shè)置及議事范圍附件3：會議通知及議題征集單附件4：會議記錄附件5：會議紀(jì)要附件6：會議決議項目跟蹤單附件7：會議臺帳管理4