《商務(wù)郵件書(shū)寫(xiě)格式及基本禮儀.ppt》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《商務(wù)郵件書(shū)寫(xiě)格式及基本禮儀.ppt（22頁(yè)珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。

1、商務(wù)郵件書(shū)寫(xiě)格式及基本禮儀,制 作 人：lqj 制作日期：2011.3.29,目 錄,一、商務(wù)郵件概述 二、基本禮儀 1、郵件主題 2、收件人 3、寒暄語(yǔ) 4、郵件內(nèi)容 5、結(jié)束語(yǔ) 6、署名 三、注意事項(xiàng) 四、郵件常用語(yǔ)句 五、布置任務(wù),2,商務(wù)郵件概述,商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫(xiě)規(guī)范的商務(wù)Email，順利的進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)。 撰寫(xiě)郵件有三種方式：寫(xiě)郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。 三種方式各有所長(zhǎng)，但在撰寫(xiě)格式方面都分為郵件主題、收件人地址、寒暄語(yǔ)、郵件內(nèi)容、結(jié)束語(yǔ)、署名。,3,目 錄,一、商務(wù)郵件概述 二、基本禮儀 1、郵件主題 2、收件

2、人 3、寒暄語(yǔ) 4、郵件內(nèi)容 5、結(jié)束語(yǔ) 6、署名 三、注意事項(xiàng) 四、郵件常用語(yǔ)句 五、布置任務(wù),4,郵件主題,必須寫(xiě)郵件主題 在寫(xiě)商務(wù)郵件的時(shí)候，如果不寫(xiě)郵件主題，有人會(huì)認(rèn)為這封郵件不重要。而且甚至有人甚至不看這封郵件。所以在寫(xiě)商務(wù)郵件的時(shí)候最好寫(xiě)郵件主題。 主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān) 主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息，將郵件內(nèi)容概括為1-2個(gè)詞匯，而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。如果郵件比較緊急、重要，最好在郵件名稱(chēng)的前面注明“緊急”、“重要”。 “關(guān)于XX項(xiàng)目的交卷日期” X“您好”,5,收件人,在寫(xiě)商務(wù)郵件的時(shí)候，部分人可能不

3、會(huì)寫(xiě)收件人的公司名稱(chēng)和部門(mén)名稱(chēng)。但是，為了自己方便尋找郵件及郵件分類(lèi)，最好注明收件人的公司名稱(chēng)、部門(mén)名稱(chēng)以及對(duì)方的姓名，尤其在給日本客戶(hù)發(fā)送商務(wù)郵件時(shí)，一定要這么做。例：株式會(huì)社，開(kāi)發(fā)部 先生/女士。 傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。 CC（抄送）與BCC（密送、暗送） 在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員。 督導(dǎo)抄送給直接主管和項(xiàng)目總監(jiān)。 在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址輸入框內(nèi)，可以輸入對(duì)方的E-mail地址(當(dāng)有多個(gè)地址時(shí)用逗號(hào)或分號(hào)分隔)；也可以分別點(diǎn)擊每個(gè)輸入框前的藍(lán)色鏈接打開(kāi)“通訊錄”窗口，選中所需的聯(lián)系人或小組，

4、單擊“確定”按鈕，將所選地址添加到輸入框。需要說(shuō)明的是，收件人可以看到“抄送CC”中的地址，但看不到“密送BCC”中的地址。 如果不希望別人看到一大串的郵箱地址，可以選擇“獨(dú)立發(fā)送”。,6,寒暄語(yǔ),在寫(xiě)商務(wù)郵件的時(shí)候，需要寫(xiě)寒暄語(yǔ)。 例：承蒙您的關(guān)照。我是XX公司的督導(dǎo)XX，XX項(xiàng)目由我負(fù)責(zé)。,7,郵件內(nèi)容（1）,在寫(xiě)郵件內(nèi)容的時(shí)候，郵件內(nèi)容一定不要過(guò)多。郵件內(nèi)容超過(guò)80個(gè)文字時(shí)，有的郵件可能不會(huì)自動(dòng)換行。如果1行的郵件內(nèi)容過(guò)長(zhǎng)，對(duì)方讀這封郵件的時(shí)候可能會(huì)不方便，所以在寫(xiě)郵件內(nèi)容的時(shí)候，每行控制在35字左右。 為了使郵件內(nèi)容清晰明了，每56行為一段落，各個(gè)段落之間要插入一行空行。 在線溝通講求

5、時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。稱(chēng)呼，正文，結(jié)束，署名/簽名四點(diǎn)要盡量完整。 稱(chēng)呼 1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對(duì)方感覺(jué)更加友好。 2)若知道對(duì)方的性別可以用：*先生、*小姐、*女士。 3)如果知道對(duì)方的身份可以用：*總經(jīng)理、*經(jīng)理、*董事長(zhǎng)、總、董、經(jīng)理。,8,郵件內(nèi)容（2）,正文做到主題明確，語(yǔ)言流暢，內(nèi)容簡(jiǎn)潔。在撰寫(xiě)正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。 1)在撰寫(xiě)英文信函時(shí)，只對(duì)一兩個(gè)詞進(jìn)行大寫(xiě)以示強(qiáng)調(diào)，全篇都用大寫(xiě)是不禮貌的。在撰寫(xiě)中文的時(shí)候，只對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。 2)不要在信件中發(fā)泄不滿(mǎn)，應(yīng)面對(duì)面的解決。 3)回復(fù)信

6、件時(shí),有必要加上部分的原文，以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容。 4)若摘錄的原文很長(zhǎng)，應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面，原文內(nèi)容在后。 5)在收件人明白其意時(shí)，可使用俚語(yǔ)或縮寫(xiě)。 6)如果有附件，應(yīng)該在正文處說(shuō)明附件的內(nèi)容和用途。 附件添加演示，附件太大可以用QQ郵箱的超大附件發(fā)送（1G以?xún)?nèi)）,9,結(jié)束語(yǔ),不同的郵件內(nèi)容，最好使用不同的結(jié)束語(yǔ)。 1)如果可提供好的選擇，應(yīng)在結(jié)尾處提出。如: 請(qǐng)您考慮，有任何需要咨詢(xún)，請(qǐng)電話或EMAIL聯(lián)系我。 2)最好的結(jié)尾要著眼未來(lái)。如：希望我們能夠達(dá)成合作 。 3)結(jié)尾應(yīng)顯示誠(chéng)懇：如：感謝您抽空洽談。,10,署名（1）,在寫(xiě)商務(wù)郵件的時(shí)候，一定要寫(xiě)署名。 公司統(tǒng)一署名： 簽名

7、設(shè)置演示,11,署名（2）,在寫(xiě)商務(wù)郵件的時(shí)候，一定要寫(xiě)署名。 公司統(tǒng)一署名：,12,目 錄,一、商務(wù)郵件概述 二、基本禮儀 1、郵件主題 2、收件人 3、寒暄語(yǔ) 4、郵件內(nèi)容 5、結(jié)束語(yǔ) 6、署名 三、注意事項(xiàng) 四、郵件常用語(yǔ)句 五、布置任務(wù),13,注意事項(xiàng)（1）,1、亂碼 現(xiàn)在有很多不同的郵件軟件，有的郵件有HTML格式，有的郵件不能正常顯示漢字。在使用郵件軟件的時(shí)候請(qǐng)做適當(dāng)?shù)脑O(shè)定之后，再發(fā)送郵件。 2、附件 最好不要將Word文檔、Excel文檔、圖像等直接添加到郵箱的附件中?？赡芤?yàn)閃ord文檔、Excel文檔等的版本不同，對(duì)方無(wú)法正常使用該文檔。而且，即使Word文檔、Excel文檔

8、等的版本相同，那些文檔中可能有病毒，這樣對(duì)方的電腦可能會(huì)有感染病毒的危險(xiǎn)。附件最好使用誰(shuí)都能用的文檔。而且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ郵箱發(fā)。 3、CC、BCC 在發(fā)送商務(wù)郵件的時(shí)候，一定要CC或者BCC給相關(guān)人員。督導(dǎo)抄送給直接主管和項(xiàng)目總監(jiān)。 4、發(fā)郵件無(wú)subject主題，或者隨便找一個(gè)以前的郵件直接回復(fù)一下。 后果：以前的郵件是針對(duì)以前的某一件事情，郵件正文和主題都和現(xiàn)在的事情無(wú)關(guān)，導(dǎo)致收件人一頭霧水，無(wú)法快速辨認(rèn)。,14,注意事項(xiàng)（2）,5、郵件下方無(wú)簽名（包括人名，公司名字，聯(lián)系方式等）或者只有中文名。建議大家都取一個(gè)英文名。 后果：導(dǎo)致收件人不知道你是誰(shuí)？要知

9、道，客戶(hù)會(huì)接觸，聯(lián)系很多地區(qū)的不同代理 ，你在一段時(shí)間沒(méi)有和客戶(hù)聯(lián)系后，突然發(fā)過(guò)去個(gè)郵件，對(duì)方很難判斷你是誰(shuí)？來(lái)自什么地方的什么公司？ 6、郵件的發(fā)件人不要用中文。如聯(lián)想公司張三, “聯(lián)想公司張三”很有可能會(huì)在買(mǎi)家那里顯示亂碼，哪怕不是亂碼，對(duì)方也不一定可以看懂中文。 7、客戶(hù)如果已經(jīng)，把郵件抄送給第二個(gè)人，或者抄送給2個(gè)人以上（可能是客戶(hù)的同事或者主管），你回復(fù)的時(shí)候要按“reply all（恢復(fù)全部）” ，而不要只回復(fù)發(fā)件的那個(gè)人。 客戶(hù)發(fā)郵件的目的是希望多個(gè)人了解到目前此事的進(jìn)展情況，你有義務(wù)回復(fù)全部的人。如果是單獨(dú)向客戶(hù)反映深圳的執(zhí)行情況，不涉及其他城市代理的話，可以只抄送客戶(hù)方的抄送

10、地址，不回復(fù)其他城市代理。,15,注意事項(xiàng)（3）,8、回復(fù)客戶(hù)郵件的時(shí)候要” reply with all history”，不要把歷史記錄刪除，否則客戶(hù)不知道先前發(fā)生的事情和交流的內(nèi)容。也不要隨意改變郵件的主題。一件事情，一個(gè)項(xiàng)目的郵件要保持一個(gè)郵件主題。同樣，不應(yīng)該給客戶(hù)看到的內(nèi)容需要?jiǎng)h除再發(fā)送。 9、不要用晦澀難懂的縮寫(xiě)，我們不是在發(fā)電報(bào)。如hv: have等。以免產(chǎn)生誤解，也不要用俚語(yǔ)。 10、如果事情比較復(fù)雜，繁多的話，可以用1234注明。表達(dá)要簡(jiǎn)潔，直接，明確。不要把很多事情寫(xiě)在一段中，顯得非常冗長(zhǎng)，沒(méi)有條理性。 11、不要用過(guò)多的感嘆號(hào)。你在一個(gè)郵件中用了過(guò)多的感嘆號(hào)，效果是和你

11、一個(gè)都不用是一樣的。 12、每一段中間要空一行，方便別人閱讀。 13、如果你是初學(xué)者，學(xué)習(xí)模仿以英語(yǔ)為母語(yǔ)的客戶(hù)的寫(xiě)郵件方式也不失為一種有效的方法。,16,目 錄,一、商務(wù)郵件概述 二、基本禮儀 1、郵件主題 2、收件人 3、寒暄語(yǔ) 4、郵件內(nèi)容 5、結(jié)束語(yǔ) 6、署名 三、注意事項(xiàng) 四、郵件常用語(yǔ)句 五、布置任務(wù),17,郵件常用語(yǔ)句（1）,1.Please accept our thanks for the trouble you have taken.有勞貴方，不勝感激。 2.We are obliged to thank you for your kind attention in thi

12、s matter.不勝感激貴方對(duì)此事的關(guān)照。 3.We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair.對(duì)貴方在此事中的慷慨之舉，深表感謝。 4.Allow us to thank you for the kindness extended to us.對(duì)貴方之盛情，不勝感謝。 5.We thank you for the special care you have given to the matter.貴方對(duì)此悉心關(guān)照，不勝感激。 6.We should be grateful f

13、or your trial order.如承試訂貨，不勝感激。 7.We should be grateful for your furnishing us details of your requirements.如承賜示具體要求，不勝感激。 10.We are greatly obliged for your bulk order just received.收到貴方大宗訂貨，不勝感激。 11.We assure you of our best services at all times.我方保證向貴方隨時(shí)提供最佳服務(wù)。 12.If there is anything we can do

14、to help you, we shall be more than pleased to do so.貴公司若有所需求，我公司定盡力效勞。 13.It would give us a great pleasure to render you a similar service should an opportunity occur.我方如有機(jī)會(huì)同樣效勞貴方，將不勝欣慰。,18,郵件常用語(yǔ)句（2）,14.We spare no efforts in endeavoring to be of service to you.我方將不遺余力為貴方效勞。 15.We shall be very gla

15、d to handle for you at very low commission charges.我方將很愉快與貴方合作，收費(fèi)低廉。 16.We have always been able to supply these firms with their monthly requirements without interruption.我方始終能供應(yīng)這些公司每月所需的數(shù)量，從無(wú)間斷。 17.We take this opportunity to re-emphasize that we shall, at all times, do everything possible to give

16、 you whatever information you desire.我們借此機(jī)會(huì)再此強(qiáng)調(diào)，定會(huì)盡力隨時(shí)提供貴方所需的信息。 18.We are always in a position to quote you the most advantageous prices for higher quality merchandise.我們始終能向貴方提供品質(zhì)最佳的產(chǎn)品，報(bào)價(jià)最為優(yōu)惠。 19.This places our dealers in a highly competitive position and also enable them to enjoy a maximum profi

17、t.這樣可以使我方經(jīng)營(yíng)者具有很強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力，還可獲得最大的利潤(rùn)。 20.Any questions, please dont hesitate to let me know 有任何問(wèn)題，歡迎和我們聯(lián)系 21.Look forward to your feedbacks and suggestions soon 期待你的反饋和建議 22.Feel free to give your comments. 請(qǐng)隨意擔(dān)出你的建議。 大家可以學(xué)習(xí)一些客戶(hù)的郵件用語(yǔ)及周?chē)碌泥]件用語(yǔ)。三人行，必有我?guī)熝桑?19,目 錄,一、商務(wù)郵件概述 二、基本禮儀 1、郵件主題 2、收件人 3、寒暄語(yǔ) 4、郵件內(nèi)容 5、結(jié)束語(yǔ) 6、署名 三、注意事項(xiàng) 四、郵件常用語(yǔ)句 五、布置任務(wù),20,布置任務(wù),1、先申請(qǐng)一個(gè)公司郵箱（沒(méi)有郵箱的把名字報(bào)給我） 2、安裝foxmail（ Z:公司常用資料Foxmail ） 3、郵箱綁定foxmail（綁定方法參考Z:公司常用資料） 4、新同事給我發(fā)一封郵件。 內(nèi)容自定，可參考：1）新同事報(bào)到；2）郵件測(cè)試。,21,22,Thank You！,