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1、第5章 建立和編輯電子表格,本章主要介紹Word 2003的高級編輯功能，包括中文版式、分節(jié)符、樣式、窗體以及“公式編輯器”的使用等內(nèi)容。 本章要點 5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿 5.2建立“2006年年歷（1月）”工作表 5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表 習(xí)題 5,5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿,5.1.1 工作界面快速瀏覽 有多種方法可以啟動Excel 2003，其方法與啟動Word 2003的方法相同，例如單擊“開始”“所有程序”Microsoft OfficeMicrosoft Office Excel 2003菜單命令，則啟動Exc

2、el 2003同時建立一個新的文檔，如圖5-1-2所示。Excel 2003的一個文檔被稱為一個工作簿。如果需要關(guān)閉工作簿或者退出Excel 2003，也可以使用與關(guān)閉Word文檔或退出Word 2003相同的方法。 如果需要建立一個新的Excel文檔，或者保存已經(jīng)建立的文檔，或者關(guān)閉文檔，所使用的方法都與Word相同，這里不再贅述。但是要注意，一個Excel文檔稱為一個工作簿，它的圖標(biāo)是，在調(diào)出“保存”對話框保存時，其保存類型選擇“Microsoft Office Excel工作簿”，而在“我的電腦”等位置顯示文件的信息時，則顯示為“Microsoft Excel工作表”。 啟動Excel

3、2003后的工作界面如圖5-1-2所示。從圖中可以看出，Excel 2003的工作界面是一個標(biāo)準(zhǔn)的Windows環(huán)境下的軟件，其中包括標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、滾動條和滾動條按鈕、工作區(qū)、編輯欄、狀態(tài)欄、控制框與控制菜單和控制按鈕等。,,,,,,,,,,5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿,1菜單欄 菜單欄中包括“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”等9個菜單，單擊任意一個菜單，都會彈出一組相關(guān)的操作命令，根據(jù)需要可以選擇相應(yīng)的命令完成操作。這些菜單與其他Windows軟件的菜單具有共同特點，也具有Office系列軟件的個性化菜單

4、的特點。這9個菜單的主要功能在以后的操作中將逐步學(xué)到。,,,,,,,,,圖5-1-2 Excel 2003的工作界面,,5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿,2“常用”工具欄和“格式”工具欄 工具欄是在菜單欄下面的一組圖標(biāo)按鈕，每個按鈕代表一個命令，這些命令與菜單欄中的命令是等價的，利用工具欄可以使操作更為簡便。在Excel 2003中，系統(tǒng)定義了很多工具，將它們分成不同的組而成為不同的工具欄，其中對最常用的操作項定義了兩組工具欄，即“常用”工具欄和“格式”工具欄，默認(rèn)狀態(tài)下只有這兩組工具欄顯示在屏幕上。 （1）“常用”工具欄：圖5-1-3所示為常用工具欄，在這個工具欄中包括的

5、是一些最常用的基本操作，如“新建”、“打開”等。當(dāng)將鼠標(biāo)指針移至某一按鈕上時，該按鈕會突出顯示，并且在其下方顯示出其名稱提示，單擊該按鈕，就可以完成相應(yīng)的操作。從圖中可以看出該工具欄中有許多按鈕與Word中相同，只有幾個按鈕功能與Word不同，如表5-1-1所示。,,,,,,,,,,,圖5-1-3 “常用”工具欄,5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿,3編輯欄和名稱框 編輯欄和名稱框用于指示工作簿中當(dāng)前活動單元格的單元格引用和存儲的數(shù)據(jù)。它是由名稱框、按鈕工具和編輯欄幾部分組成，如圖5-1-5所示。 編輯欄是隨著操作發(fā)生變化的，它有兩種狀態(tài)，當(dāng)選中一個單元格時，無論這個單元格中

6、是否有數(shù)據(jù)，其狀態(tài)如圖5-1-5所示，而當(dāng)輸入數(shù)據(jù)、雙擊單元格準(zhǔn)備進(jìn)行編輯時編輯欄如圖5-1-6所示。 的數(shù)據(jù)后的編輯欄和名稱框編輯欄中各對象的功能如下。 名稱框下拉列表框：用以顯示當(dāng)前活動單元格的單元引用。 取消按鈕：只有在開始輸入和編輯數(shù)據(jù)時才出現(xiàn)。用鼠標(biāo)單擊此按鈕，將取消數(shù)據(jù)的輸入或編輯工作。 輸入按鈕：只有在開始輸入和編輯數(shù)據(jù)時才出現(xiàn)。用鼠標(biāo)單擊此按鈕，可結(jié)束數(shù)據(jù)的輸入或編輯工作，并將數(shù)據(jù)保存在當(dāng)前活動單元格中。 插入函數(shù)按鈕：用鼠標(biāo)單擊此按鈕，將引導(dǎo)用戶輸入一個函數(shù)。具體使用方法將在后面的章節(jié)中介紹。 編輯欄：在插入函數(shù)按鈕后面的文本框就是編輯欄，在編輯欄中可以輸入或編輯數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)同

7、時顯示在當(dāng)前活動單元格中，編輯欄中最多可以輸入32767個字符，平時我們說它可以輸入32000個字符。,,,,,,,,,,5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿,4工作區(qū) 工作區(qū)就是一個工作簿窗口，如圖5-1-7所示。工作區(qū)包括工作簿名、行號、列號、滾動條、工作表標(biāo)簽、工作表標(biāo)簽滾動按鈕、窗口水平分隔線和窗口垂直分隔線等。下面介紹幾個在Excel中與其他Office軟件不同的地方。 單元格：工作簿中由行和列交匯處所構(gòu)成的方格稱為單元格，單元格是Excel 2003的基本存儲單元。,,,,,,,,,,,圖5-1-7 Excel 2003的工作區(qū),5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)

8、品報價單”工作簿, 當(dāng)前活動單元格：在當(dāng)前活動單元格中可以直接輸入或編輯文字或數(shù)字，將鼠標(biāo)光標(biāo)移到一個單元格，單擊鼠標(biāo)左鍵，此單元格就成為當(dāng)前活動單元格。 填充柄：拖曳填充柄可快速填充單元格。 工作表標(biāo)簽：顯示工作表的名稱。單擊某一工作表標(biāo)簽可完成工作表之間的切換。 活動工作表標(biāo)簽：正在編輯的工作表的名稱。 工作表標(biāo)簽滾動按鈕：單擊此按鈕，可以左右滾動工作表標(biāo)簽。 工作表標(biāo)簽分隔線：移動后可以增加或減少工作表標(biāo)簽在屏幕上的顯示數(shù)目。 水平分隔線：移動此分隔線可以把工作簿窗口從水平方向劃分為兩個窗口。 垂直分隔線：移動此分隔線可以把工作簿窗口從垂直方向劃分為兩個窗口。 5狀態(tài)欄 狀態(tài)欄的功能是顯

9、示當(dāng)前工作狀態(tài)，或提示進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟僮?，如圖5-1-8所示。狀態(tài)欄分為兩個部分，前一部分顯示工作狀態(tài)（如“就緒”表示可以進(jìn)行各種操作，即中文Excel 2003程序已經(jīng)準(zhǔn)備就緒），后一部分顯示設(shè)置狀態(tài)（如“求和=2222”表示若對選定的單元格進(jìn)行求和運算，其和為2222）。,,,,,,,,,,5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿,5.1.2單元格及其基本操作 在Excel 2003中所有數(shù)據(jù)都存放在單元格中，所謂單元格是工作區(qū)中行與列的交匯處。但不是所有的單元格都能輸入數(shù)據(jù)，只有活動單元格才能接收數(shù)據(jù)，其他單元格可以存儲數(shù)據(jù)。要使一個單元格成為活動單元格，必須選定單元格。根據(jù)不同

10、的需要，有時要選擇獨立的單元格，有時則需要選擇一個區(qū)域。 1單元格的表示方法 工作表由若干行和若干列組成，在Excel 2003中一個工作表最多可以有256列（用大寫英文字母表示為A，B，，Z，AA，AB，，AZ，，IV）、65536行（用阿拉伯?dāng)?shù)字165536表示）。行和列的交叉處是工作單元格，簡稱單元或單元格，一個工作表中最多可以有16777216個單元格。 在Excel 2003中，單元格是按照單元格所在的行和列的位置來命名的，如B17列號表示B，行號是17。 如果要表示一個單元格區(qū)域，可以用該區(qū)域左上角和右下角單元格來表示，中間用冒號（:）來分隔，如G4:G12表示G列中從行號為4的單

11、元格到行號為12的單元格區(qū)域；A15:F15表示在行號為15的第15行中，從A列到F列的6個單元格；B6:E13表示一個從單元格B6到E13單元格區(qū)域，以上幾個單元格區(qū)域如圖5-1-9所示。,,,,,,,,,,5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿,2選定單元格的方法 選擇獨立的單元格有多種不同的方法，下面介紹兩種選定單元格的方法。 （1）使用鼠標(biāo)選擇單元格：將鼠標(biāo)指針指向某個單元格，單擊鼠標(biāo)左鍵就可選定這個單元格，同時使它成為活動單元格，這時的單元格被一個粗框包圍。當(dāng)選定活動單元格后，行號上的數(shù)字和列號上的字母都會突出顯示，如圖5-1-10所示。 由于一個Excel 2003工

12、作表由65536行256列組成，屏幕上顯示的只是其中的一部分，如果要選定的單元格不在屏幕上時，則要根據(jù)當(dāng)前屏幕所顯示的位置使用滾動條來移動表格。在Excel 2003中垂直滾動條和水平滾動條都只能向行號和列號小的方向移動，如要向行號和列號大的方向移動時，則只能使用垂直滾動條的箭頭按鈕和水平滾動條的箭頭按鈕來完成操作，如圖5-1-11所示。,,,,,,,,,,,,,圖5-1-9 不同的單元格區(qū)域 圖5-1-10 選定單元格時行號和列號 圖5-1-11 滾動條向一個方向移動,5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿,（2）用名稱框選定：在名稱框中輸入要選定的單元格或單元格區(qū)域的名稱

13、如圖5-1-12所示，按Enter鍵，就可以完成單元格的選定，如圖5-1-13所示。 3選定整行或整列 （1）選定整行：在工作表上單擊該行的行號就可以選定該行。例如要選擇第4行，只需在第4行的行號上單擊鼠標(biāo)左鍵即可，選定后的結(jié)果如圖5-1-14所示。 （2）選定整列：在工作表上單擊該列的列號就可以選定整列。例如要選擇第C列，在第C列的列號“C”上單擊鼠標(biāo)左鍵即可，選定后的結(jié)果如圖5-1-15所示。 4選定整個工作表 在每一張工作表的左上角都有一個“選定整個工作表”按鈕，只需將該按鈕按下即可選定整個工作表。利用該功能可以對整個工作表進(jìn)行修改，例如改變整個工作表的字符格式或者字體的大小等。 5選定

14、連續(xù)的單元格區(qū)域 同時選定多個單元格，稱之為選定單元格區(qū)域，下面介紹選擇單元格區(qū)域的兩種方法。,,,,,,,,,,5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿,（2）輸入由數(shù)字組成的字符串：對于全部由數(shù)字組成的字符串，比如郵政編碼、電話號碼、產(chǎn)品代號等這類字符串的輸入，為了避免被Excel 2003認(rèn)為是數(shù)字型數(shù)據(jù)，要在這些輸入項前添加單引號（）的方法。例如，要在C3單元格中輸入郵政編碼100022，則應(yīng)輸入“100022”。 （3）Excel 2003中文本的規(guī)范：在Excel 2003中，一個單元格中可以有32767 個字符，在單元格中只能顯示1024個字符，在編輯欄中可以顯示全部

15、32767個字符。 默認(rèn)情況下，文本沿單元格左對齊。在單元格中輸入的數(shù)據(jù)通常是指字符或者是任何數(shù)字和字符的組合。任何輸入到單元格內(nèi)的字符集，只要不被系統(tǒng)解釋成數(shù)字、公式、日期、時間和邏輯值，則Excel 2003一律將其視為文字。 2輸入數(shù)字 在Excel 2003中輸入數(shù)字的方法和輸入文本的方法相同，默認(rèn)情況下，數(shù)字右對齊。,,,,,,,,,,5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿,3輸入日期 在Excel 2003中，當(dāng)在單元格中輸入可識別的日期和時間數(shù)據(jù)時，單元格的格式就會自動從“通用”格式轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的“日期”格式或者“時間”格式，而不需要去設(shè)定該單元格為日期格式或者時間格

16、式。在Excel 2003中對日期的輸入有一定的格式要求，圖5-1-20所示即為Excel 2003可以識別的日期格式。 輸入日期時，可以先輸入數(shù)字112作為月份（或輸入月份的英文單詞），然后輸入“/”或“”進(jìn)行分隔，再輸入數(shù)字131作為日，再加入分隔號后輸入作為年的數(shù)字，例如“8/3/2004”。如果省略年份，則以系統(tǒng)當(dāng)前的年份作為默認(rèn)值。 如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，則可以按Ctrl+;（分號）鍵。 輸入了以上格式的日期后，日期在單元格中右對齊。如果輸入的日期是Excel 2003不能識別的格式，則輸入的內(nèi)容將被視為文本，并在單元格中左對齊。,,,,,,,,,,5.1 建立“廣江鹽化有限

17、責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿,,,,,,,,,,,,,圖5-1-20 日期格式 圖5-1-21時間格式,5.1 建立“廣江鹽化有限責(zé)任公司產(chǎn)品報價單”工作簿,4輸入時間 時間可以采用12小時制式和24小時制式進(jìn)行表示，小時與分鐘或秒之間用冒號進(jìn)行分隔，Excel 2003能識別的時間格式如圖5-1-21所示。若按12小時制輸入時間，Excel 2003一般把插入的時間當(dāng)作上午時間，例如輸入“5:32:25”會被視為“5:32:25 AM”，如果要特別表示上午或下午，只需在時間后留一空格，并輸入“AM”或“PM”（或“A”，或“P”）。如果輸入時間是Excel 2003不能識別的格式，E

18、xcel 2003將認(rèn)為輸入的不是時間而是文本字符串。,,,,,,,,,,5.2建立“2006年年歷（1月）”工作表,5.2.1快速輸入數(shù)據(jù) 在快速輸入數(shù)據(jù)時經(jīng)常會遇到選定大范圍單元格區(qū)域的情況，這時使用鼠標(biāo)操作選定單元格就會變得不方便，這是因為拖曳鼠標(biāo)選定單元格區(qū)域時，當(dāng)鼠標(biāo)的拖曳超出窗口的可視范圍時，Excel會自動滾動，而且其滾動的速度與拖曳的強(qiáng)度有關(guān)，一般情況下，很容易就會超出目標(biāo)單元格很遠(yuǎn)，往回滾動時又會因為同樣的原因再次錯過目標(biāo)，這時使用菜單命令選取單元格就會很方便。 1在Excel 2003中可以建立的序列類型 進(jìn)行快速填充的數(shù)據(jù)一定是有一定規(guī)律的，這樣Excel可以根據(jù)規(guī)律計算

19、出所要填充的數(shù)據(jù)，而不用人工進(jìn)行輸入，在 Excel 2003中，可以建立下列幾種類型的序列。 （1）時間序列：時間序列可以包括指定的日、星期或月增量，或者諸如工作日、月名字或季度的重復(fù)序列。 （2）等差序列：當(dāng)建立一個等差序列時，Excel 2003將用一個常量值步長來增加或減少數(shù)值。 （3）等比序列：當(dāng)建立一個等比序列時，Excel 2003將以一個常量值因子與數(shù)值相乘。,,,,,,,,,,5.2建立“2006年年歷（1月）”工作表,（4）中國的傳統(tǒng)習(xí)慣：Excel 2003中文版根據(jù)中國的傳統(tǒng)習(xí)慣，預(yù)先設(shè)有星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六；一月、二月十二月；第一季度、第二季

20、度、第三季度、第四季度；子、丑、寅、卯甲、乙、丙、丁 如果要完成這些序列填充可以用鼠標(biāo)和菜單命令來完成 2同時對多個單元格輸入相同內(nèi)容 在工作表中有時一些單元格中的內(nèi)容是相同的，同時在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)可以提高輸入的效率。下面以在一個課程表中輸入數(shù)學(xué)課為例介紹其操作步驟。 （1）選定要輸入相同內(nèi)容的單元格區(qū)域。 （2）在活動單元格中輸入內(nèi)容，如圖5-2-2所示。 （3）輸入最后一個字符后，按下CtrlEnter組合鍵，則多個單元格中輸入了相同的內(nèi)容，如圖5-2-3所示。 3用鼠標(biāo)輸入序列 在Excel中可以輸入很多序列，下面介紹其中幾種序列的輸入方法。 （1）使用鼠標(biāo)填充項目序號：很多表格中

21、都有項目序號，輸入這些序號的方法如下。 選定一個單元格，輸入序列填充的第一個數(shù)據(jù)。 將光標(biāo)指向單元格填充柄，當(dāng)指針變成十字光標(biāo)后，沿著要填充的方向拖動填充柄，如圖5-2-4所示。 拖到適當(dāng)位置松開鼠標(biāo)時，數(shù)據(jù)便填入拖動過的區(qū)域中，同時在填充柄的右下方出現(xiàn)“自動填充選項”按鈕，如圖5-2-5所示。,,,,,,,,,,5.2建立“2006年年歷（1月）”工作表,,,,,,,,,,,,,圖5-2-4 輸入序列的第一個數(shù)據(jù) 圖5-2-5 用鼠標(biāo)拖曳過需要填充數(shù)據(jù)的區(qū)域,5.2建立“2006年年歷（1月）”工作表,4使用菜單命令輸入序列 用鼠標(biāo)輸入的序列范圍比較小，如果要求輸入的序列比較特殊，這

22、時就要用到菜單命令進(jìn)行填充，使用菜單命令填充序列的步驟如下。 （1）在第一個單元格中輸入序列起始值，并選中該單元格。 （2）單擊“編輯”“填充”“序列”菜單命令，調(diào)出“序列”對話框，如圖5-2-15所示。 （3）在對話框的“序列產(chǎn)生在”欄中指定數(shù)據(jù)序列是按“行”還是按“列”填充；在“類型”欄中選擇需要的序列類型，然后單擊“確定”按鈕。 “序列”對話框中的各個選項的作用如下。 類型：產(chǎn)生數(shù)據(jù)序列的規(guī)定。 等差序列：把“步長值”框內(nèi)的數(shù)值依次加入到每一個單元格數(shù)值上來計算一個序列。如果選定“預(yù)測趨勢”復(fù)選框，則忽略“步長值”框中的數(shù)值，線性趨勢將在所選數(shù)值的基礎(chǔ)上計算產(chǎn)生，所選初始值將被符合趨勢的

23、數(shù)值所代替。 等比序列：把步長值框內(nèi)的數(shù)值依次乘到每一個單元格數(shù)值上來計算一個序列。如果選定“預(yù)測趨勢”復(fù)選框，則忽略“步長值”框中的數(shù)值，幾何增長趨勢將在所選數(shù)值的基礎(chǔ)上計算產(chǎn)生，所選初始值將被符合趨勢的數(shù)值所代替。,,,,,,,,,,5.2建立“2006年年歷（1月）”工作表, 日期：根據(jù)“日期單位”欄中選定的選項計算一個日期序列。 自動填充：根據(jù)選定區(qū)域的數(shù)據(jù)自動建立序列填充。 日期單位：確定日期序列是否會以日、工作日、月或年來遞增。 步長值：一個序列遞增或遞減的量。正數(shù)使序列遞增，負(fù)數(shù)使序列遞減。 終止值：序列的終止值。如果選定區(qū)域在序列達(dá)到終止值之前已填滿，則該序列就終止在那點上。

24、預(yù)測趨勢：使用選定區(qū)域頂端或左側(cè)已有的數(shù)值來計算步長值，以便根據(jù)這些數(shù)值產(chǎn)生一條最佳擬合直線（對于等差序列），或一條最佳擬合指數(shù)曲線（對于等比序列）。 若將一個或多個數(shù)字或日期的序列填充到選定的單元格區(qū)域中，在選定區(qū)域的每一行或每一列中，第一個或多個單元格的內(nèi)容被用作序列的起始值。,,,,,,,,,,5.2建立“2006年年歷（1月）”工作表,5.2.2自定義序列 除了Excel 2003所提供的序列以外，有時還會用到一些特定的序列，例如一個文具店所要經(jīng)常處理的有日記本、田格本、拼音本、生字本、英語本對這種情況可以自定義成序列，這樣使用“自動填充”功能時，就可以將數(shù)據(jù)自動輸入到工作表中。 1將

25、工作表中已經(jīng)存在的序列導(dǎo)入定義成序列 從工作表導(dǎo)入已經(jīng)輸入到工作表的序列，其操作步驟如下。 （1）選定工作表中已經(jīng)輸入的序列。 （2）單擊“工具”“選項”菜單命令，調(diào)出“選項”對話框，在此對話框中單擊“自定義序列”選項卡，如圖5-2-16所示。 （3）在“從單元格中導(dǎo)入序列”文本框中顯示單元格地址為“$C$15:$C$19”，單擊“導(dǎo)入”按鈕，可以看到自定義的序列已經(jīng)出現(xiàn)在“自定義序列”列表中了，如圖5-2-16所示。圖5-2-16 “選項”（自定義序列）對話框 （4）單擊“確定”按鈕，序列定義成功，以后就可以使用剛才自定義的序列進(jìn)行填充操作了。 2直接在“選項”對話框中輸入自定義序列,,,,

26、,,,,,,5.2建立“2006年年歷（1月）”工作表,（1）單擊“工具”“選項”菜單命令，調(diào)出“選項”對話框，單擊“自定義序列”選項卡。 （2）在“輸入序列”文本框中輸入“筆記本”，按Enter鍵；接著輸入“練習(xí)本”，按Enter鍵，直至輸入完所有的內(nèi)容。 （3）單擊“添加”按鈕，剛才定義的序列格式已經(jīng)出現(xiàn)在“自定義序列”列表中了。 定義完一個序列以后，如果要定義新的序列，在“自定義序列”列表框中，單擊最上面的“新序列”選項，就可以定義另一個序列。 3編輯或刪除自定義序列 可以對已經(jīng)存在的序列進(jìn)行編輯或者將不再使用的序列刪除。要編輯或刪除自定義的序列，其操作步驟如下。 （1）單擊“工具”“選

27、項”菜單命令，調(diào)出“選項”對話框，選擇“自定義序列”選項卡。 （2）在“自定義序列”列表框中選定要編輯的自定義序列，就會看到它們出現(xiàn)在“輸入序列文本框”中。 （3）選擇要編輯的序列項，進(jìn)行編輯。 （4）若要刪除序列中的某一項，請按Backspace鍵。,,,,,,,,,,5.2建立“2006年年歷（1月）”工作表,5.2.3 向多個工作表中同時輸入數(shù)據(jù) 默認(rèn)情況下在一個工作簿中有3個工作表，每次單擊一個工作表就可以將其選中，所有的操作都是對這個工作表進(jìn)行的，所以一般情況下輸入的所有數(shù)據(jù)都只能進(jìn)入到一個工作表。當(dāng)需要在多個工作表中輸入許多相同的數(shù)據(jù)時，可按以下步驟操作。 （1）按住Ctrl鍵，單

28、擊要輸入相同數(shù)據(jù)的工作表標(biāo)簽，選中所有要輸入相同數(shù)據(jù)的工作表。 （2）選中需要輸入相同數(shù)據(jù)的單元格，輸入數(shù)據(jù)。 以上同時對多個工作表輸入數(shù)據(jù)實際上就是將工作表組成工作組，輸入完成以后，不需要再組成工作組時，可以單擊任意一個工作表標(biāo)簽，以取消多個工作表組成的工作組。取消工作表的一種方法是用鼠標(biāo)右鍵單擊某工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇“取消成組工作表”菜單命令即可。,,,,,,,,,,5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表,5.3.1 修改、移動和復(fù)制數(shù)據(jù) 每一個工作表在輸入數(shù)據(jù)的過程中和輸入數(shù)據(jù)以后都免不了對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、刪除、移動和復(fù)制等操作，下面介紹如何對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。 1修改單元格中的數(shù)

29、據(jù) 要修改單元格中的數(shù)據(jù)有兩種方法，一種方法是選中該單元格，就可以在數(shù)據(jù)編輯欄中修改其中的數(shù)據(jù)；另外一種方法是雙擊該單元格，然后直接在單元格中進(jìn)行修改。修改完畢后，按Enter鍵完成修改。要取消修改，按Esc鍵或單擊公式欄中的“取消”按鈕。 2刪除單元格中的數(shù)據(jù) 刪除某個單元格或某個區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)，首先要選中它們，然后用下面的方法刪除數(shù)據(jù)。 （1）按Delete鍵。 （2）單擊“編輯”“清除”“內(nèi)容”菜單命令。 （3）單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊“清除內(nèi)容”菜單命令。 用上面的方法只能刪除數(shù)據(jù)，原來單元格所具有的格式并不發(fā)生變化。例如，在A5單元格中輸入“4-8”，確認(rèn)輸入后，Excel

30、 2003自動將數(shù)據(jù)設(shè)置成日期格式，顯示為“4月8日”，在編輯欄中看到的數(shù)據(jù)是“2005-4-8”。將A5單元格中的數(shù)據(jù)用Delete鍵刪除后，再輸入數(shù)字“5”，則原有的日期格式?jīng)]有發(fā)生變化，所以會顯示為“1月5日”。 如果要連同單元格的格式一起刪除，則要單擊“編輯”“清除”“全部”菜單命令。,,,,,,,,,,5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表,3使用鼠標(biāo)拖動移動和復(fù)制數(shù)據(jù) 如果數(shù)據(jù)在工作表中的位置需要調(diào)整時，就要移動單元格中的數(shù)據(jù)，在Excel 2003中可以將單元格從一個位置移動到同一個工作表上的其他地方，也可以移動到另一個工作表或者另一個應(yīng)用程序中。移動數(shù)據(jù)有兩種方法：使用鼠標(biāo)拖動和

31、使用“剪貼板”。 使用鼠標(biāo)拖動移動數(shù)據(jù)的操作步驟如下。 （1）選定要移動數(shù)據(jù)的單元格，例如“A1”單元格，移動鼠標(biāo)指針到邊框上。 （2）當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)榧^形狀時，按下鼠標(biāo)左鍵不放并拖動到適當(dāng)?shù)奈恢?，例如拖動到“C3”單元格中，如圖5-3-3所示。 （3）松開鼠標(biāo)左鍵，此時“A1”單元格中的數(shù)據(jù)移動到“C3”單元格中。 當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樾螤顣r，同時按下Ctrl鍵和鼠標(biāo)左鍵不放并拖動，如圖5-3-4所示，到達(dá)目標(biāo)位置后松開鼠標(biāo)左鍵，再松開Ctrl鍵，則選定的內(nèi)容被復(fù)制到目標(biāo)位置。,,,,,,,,,,5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表,,,,,,,,,,,,,圖5-3-3移動單元格中的數(shù)據(jù)

32、圖5-3-4復(fù)制單元格中的數(shù)據(jù),5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表,4使用剪貼板移動和復(fù)制數(shù)據(jù) 由于剪貼板的存在，使信息在被復(fù)制或剪切時，放置于剪貼板上，然后可以將信息從剪貼板上粘貼到工作表的其他位置或其他文檔和應(yīng)用程序中。在Excel 2003中，剪貼板可以保留24個復(fù)制的信息，通過單擊“編輯”“Office剪貼板”菜單命令，調(diào)出“剪貼板”任務(wù)窗格可選擇要粘貼的信息。使用剪貼板移動和復(fù)制數(shù)據(jù)的操作步驟如下。 （1）選定要移動數(shù)據(jù)的單元格，例如“A1”單元格。 （2）單擊“常用”工具欄中的“剪切”按鈕。 （3）選定數(shù)據(jù)要移動到的目標(biāo)單元格，例如“C3”單元格。 （4）單擊“編輯”“粘貼”菜單

33、命令。 對“A1”單元格執(zhí)行剪切操作后，看到“A1”單元格的邊框變?yōu)楹谏摽?，表示邊框?nèi)的數(shù)據(jù)已經(jīng)放到剪貼板，按Enter鍵或Esc鍵可取消這個虛框，但剪貼板中的內(nèi)容不會發(fā)生變化。 在第（2）步的操作中如果按下的不是“剪切”按鈕，而是“復(fù)制”按鈕，則會將選中單元格中的數(shù)據(jù)復(fù)制到目標(biāo)單元格中。,,,,,,,,,,5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表,5有選擇地復(fù)制單元格數(shù)據(jù) 在Excel 2003中除了能夠復(fù)制選定的單元格外，還能夠有選擇地復(fù)制單元格數(shù)據(jù)。使用選擇性粘貼的操作步驟如下。 （1）選定要復(fù)制單元格數(shù)據(jù)的區(qū)域，單擊“復(fù)制”按鈕。 （2）選定粘貼區(qū)域。 （3）單擊“編輯”“選擇性粘貼”菜

34、單命令，調(diào)出“選擇性粘貼”對話框，如圖5-3-5所示，在“粘貼”欄中選擇所要的粘貼方式。 在這個對話框中的“粘貼”欄中，可以設(shè)置粘貼內(nèi)容是全部還是只粘貼公式、數(shù)值、格式等，用戶可以選擇不同的選項觀察粘貼的效果。 在“運算”欄中如果選擇了“加”、“減”、“乘”、“除”幾個單選鈕中的一個，則復(fù)制的單元格中的公式或數(shù)值將會與粘貼單元格中的數(shù)值進(jìn)行相應(yīng)的運算。 若選中“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框，則可完成對行、列數(shù)據(jù)的位置轉(zhuǎn)換。例如，可以把一行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的一列數(shù)據(jù)。當(dāng)粘貼數(shù)據(jù)改變其位置時，復(fù)制區(qū)域頂端行的數(shù)據(jù)出現(xiàn)在粘貼區(qū)域左列處；左列數(shù)據(jù)則出現(xiàn)在粘貼區(qū)域的頂端行上。在本例中選中“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框。,,,,,,,,

35、,,5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表,（4）按圖5-3-5所示設(shè)置各選項后，單擊“確定”按鈕。 選擇性粘貼的效果如圖5-3-6所示。 需要注意的是，“選擇性粘貼”命令對使用“剪切”命令定義的選定區(qū)域不起作用，而只能將使用“復(fù)制”命令定義的數(shù)值、格式、公式或附注粘貼到當(dāng)前選定區(qū)域的單元格中。 在選擇性粘貼時，粘貼區(qū)域可以是一個單元格、單元格區(qū)域或不相鄰的選定區(qū)域。若粘貼區(qū)域為一個單一單元格，則“選擇性粘貼”將此單元格用作粘貼區(qū)域的左上角，并將復(fù)制區(qū)域其余部分粘貼到此單元格下方和右方。若粘貼區(qū)域是一個區(qū)域或不相鄰的選定區(qū)域，則它必須能包含與復(fù)制區(qū)域有相同尺寸和形狀的一個或多個長方形。 5.3.

36、2在工作表中插入單元格 1插入單元格 在已經(jīng)制作好的工作表中如果發(fā)現(xiàn)需要在某一單元格的位置增加一個數(shù)據(jù)，就需要在工作表中插入單元格。插入單元格的操作步驟如下。 （1）在要插入的單元格位置單擊單元格，使其成為活動單元格，例如“D7”單元格。 （2）單擊“插入”“單元格”菜單命令，調(diào)出“插入”對話框，如圖5-3-7所示。,,,,,,,,,,5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表,（3）在“插入”欄中選擇所需要的選項，如選中“活動單元格下移”單選鈕。 （4）單擊“確定”按鈕，就會看到單元格“D7”中的內(nèi)容向下移動到“D8”單元格中，如圖5-3-8所示，單擊新插入的單元格右下角的“插入選項”按鈕，選擇新

37、插入的單元格的格式，完成插入操作。 2刪除單元格 刪除單元格的操作和插入單元格的操作類似。在圖5-3-8所示的工作表中，如果要將剛插入的一個單元格D7刪除，可采用下面的方法。 （1）單擊要刪除的單元格，使其成為活動單元格。例如，選定單元格“D7”。 （2）單擊“編輯”“刪除”菜單命令，調(diào)出“刪除”對話框，如圖5-3-9所示。 （3）在對話框的“刪除”欄中選擇所需要的選項，如選中“右側(cè)單元格左移”單選鈕。 （4）單擊“確定”按鈕，就會看到“E7”單元格的內(nèi)容向左移動到“D7”單元格，如圖5-3-10所示。 在“刪除”對話框中還有3個選項，用戶可分別選擇不同的選項，觀察刪除單元格以后的效果。,,,

38、,,,,,,,5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表,3插入行和列 對于一個已經(jīng)輸入完數(shù)據(jù)的表格，如果需要增加一列或一行數(shù)據(jù)，就需要插入行或列，在表中插入一列的操作步驟如下。 （1）選擇插入位置（比如“F”列，單擊此列中任意一個單元格或列號）。 （2）單擊“插入”“列”菜單命令。圖5-3-11插入一列 這時會看到在“5”欄前插入了新的一列，如圖5-3-11所示。單擊“插入選項”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇插入列的格式，完成插入列的操作。需要注意的是，在進(jìn)行插入列操作時，是在當(dāng)前列的左邊插入一列，當(dāng)前列向右移。 插入行和插入列的操作方法類似，先選擇插入位置，然后單擊“插入”“行”菜單命令。在進(jìn)行插

39、入行操作時，是在當(dāng)前行的上面插入一行，當(dāng)前行向下移。 4刪除行和列 刪除行和刪除列的操作方法一樣，其具體步驟如下。 （1）選定要刪除的行或列的編號。 （2）單擊“編輯”“刪除”菜單命令，則選定的行或列被刪除。 請注意，當(dāng)插入行和列時，后面的行和列會自動向下或向右移動；刪除行和列時，后面的行和列會自動向上或向左移動。,,,,,,,,,,5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表,5查找與替換 當(dāng)一個工作表較大時，要查找某一個內(nèi)容或要替換某些內(nèi)容時，可以使用Excel 2003提供的查找與替換功能。 查找與替換是編輯處理過程中常要執(zhí)行的操作，在Excel 2003中除了可查找和替換文字外，還可查找和替換

40、公式和附注。 （1）查找：在Excel 2003中可以查找和替換指定的任何數(shù)值，包括文本、數(shù)字、日期、公式和附注等，例如可以指定 Excel 2003只查找具有某種大寫格式的特殊文字，如查找“Happy”，而不查找“happy”。執(zhí)行“查找”操作的具體步驟如下。 單擊“編輯”“查找”菜單命令，調(diào)出“查找和替換”對話框，單擊“查找”選項卡，如圖5-3-12所示。在“查找內(nèi)容”框中輸入要查找的字符串。 單擊“查找下一個”按鈕，即可開始查找工作。當(dāng)Excel 2003找到一個匹配的內(nèi)容后，單元格指針就會指向該單元格。 如果還需要進(jìn)一步查找，可以繼續(xù)單擊“查找下一個”按鈕。 單擊“關(guān)閉”按鈕，中止查找

41、過程，退出“查找和替換”（查找）對話框。,,,,,,,,,,5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表,（2）替換：替換與查找類似，替換將查找到的字符串轉(zhuǎn)換成一個新的字符串，以便于對工作表進(jìn)行編輯。執(zhí)行“替換”操作的具體步驟如下。 單擊“編輯”“替換”菜單命令，調(diào)出“查找和替換”對話框，單擊“替換”選項卡，如圖5-3-13所示。在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要查找的字符串。 在“替換為”文本框中輸入新的字符串。 單擊“查找下一個”按鈕，則Excel 2003會將單元格指針指向所找到的單元格。 單擊“替換”按鈕，則替換查找到的字符串，如圖5-3-13所示。 “替換”對話框中其他按鈕的使用與Word中相同。

42、 （3）查找和替換的設(shè)置：如果不進(jìn)行任何設(shè)置，Excel默認(rèn)在當(dāng)前工作表中按行進(jìn)行查找和替換。如果要改變設(shè)置，可單擊“查找和替換”對話框中的“選項”按鈕，這時的“查找和替換”對話框如圖5-3-14所示。,,,,,,,,,,5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表,,,,,,,,,,,,,圖5-3-14單擊“查找和替換”對話框中的“選項”按鈕,5.3制作“瑞祥公司人事檔案”工作表, 在“范圍”下拉列表框中有“工作表”和“工作簿”兩個選項。 在“搜索”下拉列表框中有“按行”和“按列”兩個選項。 在“查找范圍”下拉列表框中有“公式”、“值”和“批注”三個選項。 對話框中其他幾個復(fù)選框的含義和使用方法與Word中的相同。,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,