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1、　　　 初級(jí)會(huì)計(jì)電算化　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　第三章　會(huì)計(jì)電算化基本要求 　　 　　 第一講　會(huì)計(jì)電算化法規(guī)制度 　　一、《會(huì)計(jì)法》基本規(guī)定（85制訂、99年修訂） 　　第一、使用的會(huì)計(jì)軟件達(dá)到符合財(cái)政部規(guī)定的會(huì)計(jì)軟件的功能和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) ； （會(huì)計(jì)軟件是重要手段和工具，是否符合國(guó)家規(guī)定的核算要求和會(huì)計(jì)人員的習(xí)慣，是保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量和正常會(huì)計(jì)工作秩序的前提。） 　　第二、用電子計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的要求。 （盡管一個(gè)質(zhì)量可靠的會(huì)計(jì)軟件可以為生成合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供前提條件，但由于技術(shù)上

2、、設(shè)備上、操作人員水平上的原因；生成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)仍有可能不符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度要求，很容易由于人為因素導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真。） 　　二、會(huì)計(jì)電算化的法規(guī)體系 時(shí)間 名稱 1999年 會(huì)計(jì)法---人大制定（13、15條規(guī)定） 1989 年 會(huì)計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定《試行》 1990 年 關(guān)于會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審問(wèn)題的補(bǔ)充規(guī)定《試行》 1994年 會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范----生產(chǎn)商 ，即會(huì)計(jì)軟件開發(fā)商 1994年 會(huì)計(jì)電算化管理辦法 ----管理者 1994年 商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則——評(píng)審機(jī)構(gòu) 1996年 會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范 ----使用單位

3、 1996年 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范 ---手工記賬，11、27、29、44、45、53、58、61條 1998年 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 ---手工記賬，12條 　　 第二講　會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求 　　一、會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求---會(huì)計(jì)法規(guī)定 　?。ㄒ唬?huì)計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合我國(guó)法律、法規(guī)、規(guī)章的有關(guān)規(guī)定。 　?。ǘ?huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定劃分會(huì)計(jì)期間 。 　?。ㄈ?huì)計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文 ，可以同時(shí)提供少數(shù)民族文字或者外國(guó)文字對(duì)照。 　　（四）會(huì)計(jì)核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。 　?。?/p>

4、五）會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T19581-2004《信息技術(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求。 　 （六）會(huì)計(jì)核算軟件在設(shè)計(jì)性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況。 　 （七）會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。 　?。ò耍﹩挝恍薷?、升級(jí)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件，改變會(huì)計(jì)核算軟件運(yùn)行環(huán)境，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。（多選） 　?。ň牛?huì)計(jì)核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會(huì)計(jì)核算軟件操作人員培訓(xùn)、會(huì)計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。 　　二、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求 　　輸入方式

5、： 　　手工輸入、存儲(chǔ)介質(zhì)導(dǎo)入（如軟盤導(dǎo)入）、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳入（如工資模塊）、網(wǎng)絡(luò)傳輸。 　　輸入數(shù)據(jù)種類： 　　初始數(shù)據(jù)（期初數(shù)據(jù)） 、記賬憑證數(shù)據(jù)、原始憑證數(shù)據(jù)。 　　（一）對(duì)初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求=初始化設(shè)置 　　1.輸入會(huì)計(jì)核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料。 　　2.輸入需要在本期進(jìn)行對(duì)賬的未達(dá)賬項(xiàng)。 　　3.選擇會(huì)計(jì)核算方法。 　　4.定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證。 　　5 .用戶設(shè)置（多選）。崗位與權(quán)限 　　6.會(huì)計(jì)核算軟件必須提供必要的方法對(duì)輸入的初始數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗(yàn)。 7.會(huì)計(jì)核算軟件中采用的總分類會(huì)計(jì)科目名稱、編碼方法，必須符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)

6、定。 　　（二）對(duì)記賬憑證數(shù)據(jù)輸入的要求 　　1.基本要求 　?、贂?huì)計(jì)核算軟件必須具備輸入記賬憑證的功能。 　?、谟涃~憑證編號(hào)可以由手工輸入 ，也可以由軟件自動(dòng)產(chǎn)生 。 　?、蹖?duì)記賬憑證編號(hào)的連續(xù)性應(yīng)當(dāng)進(jìn)行控制 。 　　 　　2.控制功能 　?、僬谳斎氲挠涃~憑證編號(hào)與已輸入的記賬憑證編號(hào)重復(fù)的，予以提示并拒絕保存。 　　 　?、谝跃幪?hào)方式輸入會(huì)計(jì)科目的，自動(dòng)顯示該代碼所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱。 　　③借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額的，予以提示并拒絕保存。 　　④有借方會(huì)計(jì)科目而無(wú)貸方會(huì)計(jì)科目或者有貸方會(huì)計(jì)科目而無(wú)借方會(huì)計(jì)科目的，予以提示并拒絕保存。 　?、菡谳?/p>

7、入的收款憑證借方科目或付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”的，予以提示并拒絕保存。 　　 　　 　　⑥會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供對(duì)已經(jīng)輸入尚未記賬的記賬憑證進(jìn)行修改和審核的功能。 　　 　　但對(duì)于已經(jīng)審核通過(guò)的記賬憑證，應(yīng)當(dāng)不再允許修改； 　　對(duì)于已經(jīng)記賬的記賬憑證，應(yīng)當(dāng)不再允許撤銷審核； 　　發(fā)現(xiàn)已經(jīng)審核通過(guò)或者記賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的 ，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正； 　　紅字可用負(fù)號(hào)表示。 　　⑦對(duì)同一張記賬憑證，應(yīng)當(dāng)具有權(quán)限控制功能 ，防止同一用戶對(duì)同一張憑證同時(shí)具有輸入、修改權(quán)和審核權(quán)。 　　 　?、嗖捎弥苯虞斎朐紤{證由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)

8、生成記賬憑證的，在生成正式的機(jī)內(nèi)記賬憑證前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核確認(rèn) 。 　?。ㄈ?duì)原始憑證數(shù)據(jù)輸入的基本要求 　　1.輸入記賬憑證的同時(shí)輸入相應(yīng)的原始憑證；輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不等時(shí) ，軟件應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕通過(guò)； 　　在對(duì)已經(jīng)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核的同時(shí) ，應(yīng)對(duì)輸入的所附原始憑證進(jìn)行審核； 　　輸入的記賬憑證通過(guò)審核或登賬后 ，與其對(duì)應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。 　　2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證 ，由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)生成記賬憑證 ； 　　會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未被審核的原始憑證進(jìn)行修改和審核的功能；審核通過(guò)后 ，即可生成相

9、應(yīng)的記賬憑證； 　　記賬憑證審核通過(guò)或者登賬后 ，與其對(duì)應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。 　　 　　三、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理功能的基本要求 　?。ㄒ唬┯涃~功能 　　會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供根據(jù)審核通過(guò)的機(jī)內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿（包括總賬和明細(xì)賬）的功能。 　　總分類賬和明細(xì)分類賬可以同時(shí)登記 ，也可以分別登記； 　　還可以在同一個(gè)功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記 。 　?。ǘ┿y行對(duì)賬的功能 　　會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供自動(dòng)進(jìn)行銀行對(duì)賬的功能，根據(jù)機(jī)內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對(duì)賬單及適當(dāng)?shù)氖止ぽo助操作 ，自動(dòng)生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 　?。ㄈ┙Y(jié)賬的功能

10、　　1.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供按照規(guī)定的會(huì)計(jì)期間進(jìn)行結(jié)賬的功能。 　　2.結(jié)賬前，應(yīng)當(dāng)自動(dòng)檢查本期輸入的會(huì)計(jì)憑證是否全部（含計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的：折舊）登記入賬，全部登記入賬后才能結(jié)賬。 　　3.機(jī)內(nèi)總分類賬和明細(xì)賬可以同時(shí)結(jié)賬 ，也可以由處理明細(xì)分類賬的功能模塊先結(jié)賬 、處理總分類賬的功能模塊后結(jié)賬。 　　4.機(jī)內(nèi)總分類賬結(jié)賬之前，應(yīng)當(dāng)與明細(xì)分類賬進(jìn)行核對(duì) ，如果不一致，總分類不能結(jié)賬。 　　5.結(jié)賬后，不能再輸入上一會(huì)計(jì)期間的會(huì)計(jì)憑證。 　?。ㄋ模┚幹茣?huì)計(jì)報(bào)表的功能 　　會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有自動(dòng)編制符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度規(guī)定的自動(dòng)編制會(huì)計(jì)報(bào)表的功能。 　　提供會(huì)計(jì)報(bào)表的自定義

11、功能 ，包括定義會(huì)計(jì)報(bào)表的格式、項(xiàng)目、各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)來(lái)源、表內(nèi)和表間的數(shù)據(jù)運(yùn)算和稽核關(guān)系等。 　　根據(jù)機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)賬簿生成的會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù) ，會(huì)計(jì)軟件不能提供直接修改功能 。 　　 　?。ㄎ澹?huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件進(jìn)行非法修改和刪除功能。 　　手段：加密存儲(chǔ)、用戶身份驗(yàn)證等。 　　 　?。┩ㄓ脮?huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)同時(shí)提供國(guó)家會(huì)計(jì)制度允許使用的多種會(huì)計(jì)核算方法，以便用戶選擇。 　　會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的更改過(guò)程 ，在計(jì)算機(jī)內(nèi)必須有相應(yīng)記錄 。 　　 　　四、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求 　　輸出形式：屏幕查詢、打印、保存存儲(chǔ)介質(zhì)、通過(guò)

12、數(shù)據(jù)接口傳輸?shù)狡渌鼧I(yè)務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)傳輸形式。 　?。ㄒ唬┢聊徊樵兊幕疽? 　　1.機(jī)內(nèi)各級(jí)會(huì)計(jì)科目的名稱、編號(hào)、年初余額、期初余額、累計(jì)發(fā)生額、本期發(fā)生額和當(dāng)前余額等項(xiàng)目。（總分都有） 　　2.本期輸入的記賬憑證、原始憑證 。（含未登賬的） 　　3.本期和以前各期的總賬和明細(xì)賬 。 　　4.往來(lái)項(xiàng)目、到期票據(jù)的結(jié)算情況。 　　5.本期和以前各期的會(huì)計(jì)報(bào)表。 　　 　?。ǘ┐蛴≥敵龅幕疽? 　　1.應(yīng)當(dāng)提供打印輸出原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬、會(huì)計(jì)報(bào)表的功能，格式和內(nèi)容符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。 　　2.在總賬和明細(xì)賬的直接記賬依據(jù)完全相同的情況下

13、，總賬可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額、余額對(duì)照表 ”替代。 　　3.在保證會(huì)計(jì)賬簿清晰的條件下 ，打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿中的表格線條可以適當(dāng)減少 。 　　4.對(duì)于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，提供會(huì)計(jì)賬簿的滿頁(yè)打印輸出功能。 　　 第三講　電算化崗位設(shè)置及權(quán)限 　　 　　一、電算化會(huì)計(jì)崗位的劃分 　　 　　（一）基本會(huì)計(jì)崗位 　　基本會(huì)計(jì)崗位可分為：會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算各崗、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位。 　　各基本會(huì)計(jì)崗位與手工會(huì)計(jì)的各會(huì)計(jì)崗位相對(duì)應(yīng)，基本會(huì)計(jì)崗位必須由持有會(huì)計(jì)證的會(huì)計(jì)人員上崗，未取得會(huì)計(jì)證的人員不得從事會(huì)計(jì)工作。 　　基本會(huì)計(jì)工作崗位，既可以一人一崗，

14、也可以一人多崗或者一崗多人，但應(yīng)當(dāng)符合內(nèi)部牽制制度的要求。 　　 （二）電算化會(huì)計(jì)崗位 　　指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)核算軟件的工作崗位。 崗位 兼任 電算化資格 1電算主管 會(huì)計(jì)主管 　 2軟件操作 　 初級(jí)水平 3審核記賬 主管會(huì)計(jì) 初級(jí)水平 4電算維護(hù) 　 中級(jí)水平 5電算審查 　 中級(jí)水平 6數(shù)據(jù)分析 主管會(huì)計(jì) 中級(jí)水平 7會(huì)計(jì)檔案保管 　 　 8軟件開發(fā) 　　1.電算主管 　　負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí) ，以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化組織管理工

15、作經(jīng)驗(yàn) 。電算化主管可由會(huì)計(jì)主管兼任 。 　?。?）電算主管負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的日常管理工作。 　?。?）協(xié)調(diào)電算化系統(tǒng)各類人員之間的工作關(guān)系，制定崗位責(zé)任與經(jīng)濟(jì)責(zé)任的考核制度，負(fù)責(zé)對(duì)電算化系統(tǒng)各類人員的工作質(zhì)量進(jìn)行考評(píng)以及提出任免意見。 　?。?）負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)輸出賬表、憑證的數(shù)據(jù)正確性和及時(shí)性檢查工作。 　?。?）建立電算化系統(tǒng)各種資源（硬件資源和軟件資源）的調(diào)用、修改和更新的審批制度并監(jiān)督執(zhí)行。 　?。?）完善企業(yè)管理制度，充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢(shì)，提出單位會(huì)計(jì)工作的改進(jìn)意見。 　　2.軟件操作 　　負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表和進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)

16、的處理工作，要求具備會(huì)計(jì)軟件操作知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)水平 。 　　3.審核記賬 　　負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核 ，以保證憑證的合法性、正確性和完整性，操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿 ，對(duì)打印輸出的賬簿和報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)。該崗位要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)水平 ，可由主管會(huì)計(jì)兼任 。 　　4.電算維護(hù) 　　負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。該位崗要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí) ，經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn) 。 　　5.電算審查 　　負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。審查人員要求具備會(huì)計(jì)和

17、計(jì)算機(jī)知識(shí) ，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平 ，該崗位可由會(huì)計(jì)稽核人員兼任 。 　　6.數(shù)據(jù)分析 　　負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)水平 。該崗位也可由主管會(huì)計(jì)兼任 。 　　7.會(huì)計(jì)檔案保管 　　負(fù)責(zé)存檔數(shù)據(jù)軟盤、程序軟盤、輸出的賬表、憑證和各種會(huì)計(jì)檔案資料的保管工作，做好軟盤、數(shù)據(jù)及資料的安全保密王作。 　　8.軟件開發(fā) 　　由本單位人員進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件開發(fā)的單位 ，還可設(shè)立軟件開發(fā)崗，主要負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)和軟件維護(hù)工作。 　　二、設(shè)置原則 　　1.實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，各單位可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和

18、本單位的工作需要 ，對(duì)會(huì)計(jì)崗位的劃分進(jìn)行調(diào)整和設(shè)立必要的工作崗位。 　　2.基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位，可在符合內(nèi)部控制制度的前提下交叉設(shè)置； 　　3.基本會(huì)計(jì)崗位與手工會(huì)計(jì)崗位相對(duì)應(yīng)，必須由持有會(huì)計(jì)證的人員擔(dān)任，可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人 ，但應(yīng)當(dāng)符合內(nèi)部控制制度的要求。 　　4.軟件操作崗位與審核記賬、電算維護(hù)、電算審查崗位為不相容崗位。 　　軟件開發(fā)人員不能進(jìn)行軟件操作； 　　電算維護(hù)人員不對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。 　　出納和記賬審核不應(yīng)是同一個(gè)； 　　5.較小單位電算化崗位的設(shè)立，可由會(huì)計(jì)主管兼任電算主管和審核記賬崗位，由會(huì)計(jì)人員擔(dān)任操作員和電算維護(hù)員，還應(yīng)單獨(dú)設(shè)

19、置出納員崗位 。 　　三、權(quán)限設(shè)置 　　1.設(shè)置時(shí)間： 　　會(huì)計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時(shí)完成，平時(shí)根據(jù)人員的變動(dòng)可進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。 　　2.誰(shuí)來(lái)設(shè)置： 　　電算主管負(fù)責(zé)定義各操作人員的權(quán)限。 　　具體操作人員只有修改自己口令的權(quán)限，無(wú)權(quán)更改自己和他人的操作權(quán)限。 　　 第四講　計(jì)算機(jī)替代手工記賬 　　一、替代手工記賬的含義和條件 　?。ㄒ唬┖x 　　廣義：替代手工賬是指將各種基本的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，采用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備和會(huì)計(jì)軟件對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理 （計(jì)算、分類、匯總、轉(zhuǎn)存等），生成會(huì)計(jì)信息并存儲(chǔ)在磁性或光盤等介質(zhì)上，根據(jù)需要輸出

20、各種會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，即采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、算賬、報(bào)賬這一過(guò)程。 　　狹義：替代手工賬是指從手工會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式向計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式的過(guò)渡階段，即脫離手工會(huì)計(jì)核算工作的過(guò)程。因此可以說(shuō)，替代手工賬只是會(huì)計(jì)核算電算化工作的“初級(jí)階段”，是一個(gè)單位會(huì)計(jì)電算化工作的起點(diǎn)。 （二）替代手工記賬條件 甩賬要經(jīng)過(guò)財(cái)政部門的審批的。應(yīng)當(dāng)具備一個(gè)前提和三個(gè)基本條件。 一個(gè)前提：計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)并行三個(gè)月以上，且數(shù)據(jù)一致。 三個(gè)基本條件，具體是： 　　1.配有適用的會(huì)計(jì)軟件和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備 　　硬件：?jiǎn)螜C(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)； 　　軟件：達(dá)到財(cái)政部《會(huì)計(jì)軟件核算功能規(guī)范

21、》要求； 　　模塊：可以先運(yùn)行賬務(wù)處理模塊，同時(shí)考慮今后與其他子系統(tǒng)的銜接。 　　軟件取得方式：商品化通用軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用軟件與定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件相結(jié)合。 　　各單位可根據(jù)需要，逐步采用從商品化通用軟件到通用會(huì)計(jì)軟件與定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件相結(jié)合的方式。 　　2.配備相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員 　　具備電算化初級(jí)以上的專業(yè)知識(shí)和操作技能，并取得財(cái)政部門核發(fā)的電算化初級(jí)培訓(xùn)合格證書。 　　電算化崗位培訓(xùn)主要有三種形式： 　　一是財(cái)政部組織全國(guó)開展的初級(jí)、中級(jí)和高級(jí)會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)。 　　二是軟件公司提供的針對(duì)購(gòu)買的會(huì)計(jì)軟件的培訓(xùn)。 　　三是由企業(yè)自己組織的培訓(xùn)。

22、 　　3.建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度 　　崗位分工制度 　　操作管理制度 　　機(jī)房管理制度（硬件） 　　會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與軟件管理制度 　　會(huì)計(jì)檔案管理制度 　　二、替代手工記賬的過(guò)程 　　 　?。ㄒ唬┱硎止?huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù) 　　1.重新核對(duì)各類憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符； 　　2.整理各賬戶余額； n 年初建賬，只需整理各賬戶期初（年初）余額； n 年中某月建賬，還須整理出以前各月各賬戶的發(fā)生額。 　　3.清理往來(lái)賬戶和銀行賬戶。 　　往來(lái)賬管理方法： 　　第一種：將往來(lái)賬戶涉及的單位或個(gè)人作為往來(lái)賬戶的明細(xì)科目； 　　第二種：

23、將往來(lái)單位或個(gè)人作為輔助賬，單獨(dú)核算和管理。 　?。ǘ┙?huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼 　　1.會(huì)計(jì)賬戶體系是會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的基礎(chǔ)，整個(gè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)都是圍繞會(huì)計(jì)賬戶體系建立的。 　　建立會(huì)計(jì)賬戶體系 :　　應(yīng)從一級(jí)科目開始，　　逐級(jí)向下設(shè)置明細(xì)級(jí)科目。 　　 　　2.原則： 　?。?）符合財(cái)政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。 　　（2）滿足本單位會(huì)計(jì)核算與管理的要求。 　?。?）滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的要求，凡是報(bào)表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取數(shù)，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。 　?。?）要保持體系完整，不能只有下級(jí)科目而沒有上級(jí)科目。 　?。?）要保持科目的相對(duì)穩(wěn)定性。 　?。?）要考慮與

24、子系統(tǒng)的銜接。凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時(shí)應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為（）。 　　3.會(huì)計(jì)科目編碼： 　　一級(jí)科目按照財(cái)政部的規(guī)定設(shè)置，明細(xì)科目的編碼應(yīng)當(dāng)按照單位核算的需要設(shè)置（設(shè)置編碼規(guī)則）。 　　本級(jí)科目全編碼=上一級(jí)科目全編碼+本級(jí)科目編碼 　　 　?。ㄈ┮?guī)范各類賬證表格式和會(huì)計(jì)核算方法與過(guò)程 　　1.部分會(huì)計(jì)資料格式重新設(shè)計(jì)或修改 　　 如：記賬憑證設(shè)置輔助信息 　　2.重新確定會(huì)計(jì)核算方法與過(guò)程 　　 如：折舊率由綜合變?yōu)閭€(gè)別折舊率 　　3.預(yù)先確定各項(xiàng)工作的數(shù)據(jù)傳遞次序 　　4.細(xì)化記賬憑證類別 　　5

25、.會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的流程基本不變 　?。ㄋ模?huì)計(jì)軟件初始化 　　會(huì)計(jì)軟件初始化是確定會(huì)計(jì)軟件核算規(guī)則與輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過(guò)程，即根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)和特點(diǎn)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備正作，用來(lái)完成將通用會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實(shí)際情況的專用會(huì)計(jì)軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會(huì)計(jì)電算化方式的過(guò)程。 　　初始化工作需分功能模塊分別進(jìn)行，所以每個(gè)模塊的初始化內(nèi)容也有所不同。 　　（五）計(jì)算機(jī)與手工并行——試運(yùn)行 　　1.時(shí)間：最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會(huì)計(jì)時(shí)期。 　　2.主輔：試運(yùn)行階段，應(yīng)以會(huì)計(jì)人員為主，計(jì)算機(jī)人員為輔。 　　3.檔案：計(jì)算機(jī)與

26、手工并行工作期間，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。 　　4.人工與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)對(duì)比要進(jìn)行的工作： 　　（1）檢驗(yàn)各種核算方法； 　　（2）檢查會(huì)計(jì)科目體系的有效性（正確性和完整性）； 　　 滿足四要求：核算、報(bào)表、管理、會(huì)計(jì)制度要求。 　　（3）考查操作規(guī)范及熟練程度（準(zhǔn)確性）； 　　（4）糾正會(huì)計(jì)核算軟件程序錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤。 　　 第五講　會(huì)計(jì)電算化檔案管理 　　一、會(huì)計(jì)電算化檔案 　　1.以磁性介質(zhì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（含磁盤和光盤）和計(jì)算機(jī)打印出

27、的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。 　　會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)： 　?。?）包括會(huì)計(jì)憑證（原始和記賬憑證）、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）； 　?。?）會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程或會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的各種開發(fā)實(shí)施資料； 　?。?）其他會(huì)計(jì)資料。 　　2.系統(tǒng)開發(fā)資料和會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。 　?。?）對(duì)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。 　?。?）軟件系統(tǒng)在保管過(guò)程中要注意版本升級(jí)管理。 　　結(jié)論： 　　電算化檔案資料內(nèi)容多于傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)核算。 　　與手工檔案的三方面區(qū)別：形式、存儲(chǔ)介質(zhì)、內(nèi)容。 　　二、

28、打印要求 　　《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條 　　采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。 　　具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。 　　（一）需要打印 　?、佻F(xiàn)金日記賬和銀行日記賬要求每天打印輸出，做到日清月結(jié)； 　?、诿骷?xì)賬要求每年打印一次或在需要時(shí)進(jìn)行打印； 　?、蹠?huì)計(jì)電算化后，在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總賬一般用“總分類科目余額、發(fā)生額對(duì)照表”替代，“總分類科目余額、發(fā)生額對(duì)照表”一般要求每月打印一次； 　?、軙?huì)計(jì)報(bào)表每月

29、打印一次進(jìn)行保管。 　?、菀话阗~簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打??； 　?、抻涃~憑證兩種方式：手工填制記賬憑證和機(jī)制記賬憑證。 　?。ǘ┛梢圆淮蛴? 　　①具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。 　?、诓捎么艓?、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的保存期限與打印輸出的書面形式的會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表相同。 　　三、簽章與保管期限 　　1.存檔的簽章： 　　打印輸出的賬表，必須有會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。（非單位負(fù)責(zé)人和檔案管理員） 　　記賬憑證上應(yīng)

30、有輸入人員、審核人員和會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章。 　　2.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案保管期限應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（與手工相同） 　　四、制定與實(shí)施檔案管理制度 　　1.存檔的手續(xù)：打印輸出的賬表，必須有會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。 　　2.各種安全和保密措施。 　　3.檔案管理員的崗位責(zé)任制度。 　　4.檔案分類管理辦法。 　　5.檔案使用的各種審批手續(xù)。 　　6.各類文檔的保管期限及銷毀手續(xù)。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案保管期限應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。 　　五、安全和保密措施 　　1.對(duì)會(huì)計(jì)電

31、算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。 　　2.采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的，要定期檢查，定期復(fù)制。 　　3.各種會(huì)計(jì)資料，未經(jīng)相應(yīng)審批手續(xù)，不得外借和拿出單位。經(jīng)批準(zhǔn)同意借閱的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。 　　4.存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料歸還時(shí)要注意檢查、防止病毒。 　　 　　 　　第二講　會(huì)計(jì)核算軟件的要求 　　 　　第三講　電算化崗位設(shè)置及權(quán)限 　　 　　第四講　計(jì)算機(jī)替代手工記賬 　　 　　第五講　會(huì)計(jì)電算化檔案管理 　　 　　　　　　 第10頁(yè)