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1、淺析全過程管理機(jī)制下高校重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理 王珊 【摘要】高校重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目是高等學(xué)府建設(shè)中重要組成部分，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目除了投資金額大，還有技術(shù)含量高、工程環(huán)節(jié)和施工量大、參建單位多、延續(xù)時(shí)間長等特點(diǎn)，如何行之有效地開展重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是當(dāng)前高校基建檔案管理工作開展中亟待解決的難題。全過程的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理可以有效地實(shí)施前期控制、中期介入、后期把控的管理機(jī)制，確保項(xiàng)目檔案資料及時(shí)歸檔，能完整、原始地體現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)的全貌，起到憑證與參考作用。 【關(guān)鍵詞】全過程管理；高校重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理 近年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展壯大，社會(huì)需求的不斷提升擴(kuò)展，由政府投資的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目越來越大型化

2、，也越來越貼近人民群眾的現(xiàn)實(shí)生活。學(xué)生公寓、圖書館、實(shí)驗(yàn)樓、教學(xué)樓、體育館等大型建設(shè)項(xiàng)目是高等學(xué)府建設(shè)中的重要組成部分。2017年天津市全運(yùn)會(huì)時(shí)，天津市政府就在19個(gè)高校中投資建設(shè)了比賽場館，基本每個(gè)場館的投資金額都過億元，然而這些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目除了投資金額大，還有著技術(shù)含量高、工程環(huán)節(jié)和施工量大、參建單位多、延續(xù)時(shí)間長等特點(diǎn)，如何行之有效地開展重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是當(dāng)前高校基建檔案管理工作開展中亟待解決的難題。 一、檔案在重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)過程中發(fā)揮的作用 作為重大建設(shè)項(xiàng)目最真實(shí)客觀的記錄者，也是社會(huì)發(fā)展城市建設(shè)的歷史憑證。從某種層面講，建設(shè)項(xiàng)目的檔案就是一種極其重要的依據(jù)，項(xiàng)目在立項(xiàng)、可行性研

3、究、初步設(shè)計(jì)、土地、環(huán)境影響評(píng)價(jià)、地震安全性評(píng)價(jià)、規(guī)劃許可、消防審查、施工圖設(shè)計(jì)、工程質(zhì)量與安全監(jiān)督及施工許可證等各階段需要獲得市政府各職能部門的批準(zhǔn)，其中各類檔案材料是重要的支撐憑證。同時(shí)，項(xiàng)目檔案的質(zhì)量既反映了項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量，又反映了項(xiàng)目管理規(guī)范、管理人員的素質(zhì)，通過項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理可以對(duì)項(xiàng)目建設(shè)實(shí)現(xiàn)質(zhì)量控制。通過采集到的照片、數(shù)據(jù)、日志、報(bào)表等項(xiàng)目檔案記載了項(xiàng)目建設(shè)中各個(gè)程序與環(huán)節(jié)，能完整、原始地體現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)的全貌，在項(xiàng)目測評(píng)驗(yàn)收中起到憑證與參考作用。 二、基于全過程管理機(jī)制進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理 （一）立項(xiàng)之初：建立健全項(xiàng)目檔案管理制度，實(shí)施前期控制。自項(xiàng)目立項(xiàng)開始建設(shè)以來，高校內(nèi)有關(guān)

4、部門就需要積極開展相關(guān)人員的檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，通過參加專項(xiàng)培訓(xùn)、查找資料等形式，宣傳和貫徹國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和項(xiàng)目建設(shè)投資主管城市有關(guān)規(guī)定，保證主管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目管理人員和檔案管理人員從法律高度重視項(xiàng)目檔案歸檔工作。讓相關(guān)工作人員熟悉檔案歸檔規(guī)范，為認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)奠定了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。在立項(xiàng)批復(fù)后，即需要根據(jù)國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真執(zhí)行地方檔案局相關(guān)的法規(guī)文件，遵照檔案局對(duì)檔案工作的要求，結(jié)合項(xiàng)目的自身特點(diǎn)，由建設(shè)高校單位制定重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的 《歸檔工作規(guī)范》和《歸檔范圍及保管期限》，詳細(xì)規(guī)定該項(xiàng)目檔案的歸檔范圍、整理規(guī)則和質(zhì)量要求，使項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、驗(yàn)收、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)做到有章可循

5、。同時(shí)，及時(shí)呈報(bào)地方檔案局審核備案，并依據(jù)檔案局反饋的審核備案意見進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的調(diào)整與完善，為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的管理提供嚴(yán)密的制度保障。 （二）項(xiàng)目建設(shè)過程中：健全檔案工作責(zé)任體系，管理過程化。要做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，離不開工作責(zé)任體系的建立與健全，要求高校黨政管理班子重視檔案管理工作，確立校黨委和行政領(lǐng)導(dǎo)、主管校長分工負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)體系；確立具體歸口管理的業(yè)務(wù)部門如學(xué)校檔案館或基建處檔案室，清晰明確部門檔案負(fù)責(zé)人和兼職檔案人員各司其職的檔案工作體系。一般來說，基建類檔案由學(xué)?；ㄌ庁?fù)責(zé)歸檔，基建處處長是檔案第一責(zé)任人，同時(shí)確定基建處兼職檔案員及檔案部門專職檔案員作為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)

6、組織各參建單位項(xiàng)目檔案的收集、立卷、整理、歸檔工作。由于人力、物力的限制，可與社會(huì)上專業(yè)的檔案整理公司簽訂檔案代理合同，由公司負(fù)責(zé)該項(xiàng)目所有檔案的收集、分類整編具體工作。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，要求基建處、參建單位和代理公司嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，將檔案工作貫穿到項(xiàng)目的整個(gè)過程。檔案負(fù)責(zé)人需要多次深入工程項(xiàng)目部和施工單位，督促、指導(dǎo)檔案資料的收集、立卷、整理、歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案資料及時(shí)歸檔，內(nèi)容全面真實(shí)，客觀反映工程實(shí)際，系統(tǒng)描述工程建設(shè)。過程中實(shí)行嚴(yán)格管理，堅(jiān)持“三納入”“四參加”。項(xiàng)目檔案工作需要納入檔案館、基建處的部門工作計(jì)劃，由專人定期跟蹤檔案收集整理情況。根據(jù)跟蹤情況及發(fā)現(xiàn)的問題，需要定

7、期組織項(xiàng)目檔案中期工作會(huì)議，及時(shí)協(xié)調(diào)溝通處理參建單位檔案收集整理的各種問題，對(duì)檔案組卷、整理和裝訂過程進(jìn)行全程管理。 （三）項(xiàng)目建設(shè)竣工時(shí)：重視項(xiàng)目檔案材料的完整規(guī)范，嚴(yán)格要求成品質(zhì)量。進(jìn)行重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作，本著“誰形成，誰立卷歸檔”的原則，在形成、積累、編制、歸檔、移交工作中，確保檔案文件材料的全面、真實(shí)、有效。建設(shè)高校單位在與工程招標(biāo)與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，需要對(duì)項(xiàng)目檔案的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量要求、移交時(shí)間等提出明確要求，并及時(shí)收集匯總工程前期文件材料與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位所形成的文件，在項(xiàng)目竣工時(shí)按照統(tǒng)一的編制要求進(jìn)行立卷歸檔，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而保證檔案的完整規(guī)范。在項(xiàng)目檔案編制完成移交進(jìn)館時(shí)，檔案館專職檔案人員按照案卷目錄逐卷對(duì)全部案卷資料進(jìn)行審核查看，確保歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按照國家及高校的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案驗(yàn)收，對(duì)于不符合驗(yàn)收條件的文件資料提出了整改意見，要求相關(guān)單位及時(shí)整改，保證歸檔文件材料的真實(shí)、齊全、規(guī)范。 【參考文獻(xiàn)】 [1]齊菁.淺談高?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案運(yùn)用全過程管理法[J].城建檔案，2013（2）. [2]俞佳.試析重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的全過程管理[J].城建檔案，2016（2）. [3]歐陽旭明.重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作全過程管理[J].中國檔案，2007（2）.