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1、單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,常用事務(wù)文書的擬寫,傳真,備忘錄,事務(wù)性通知,邀請信,感謝信,賀信,請柬,技能要求,：通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，能夠,在具體公務(wù)中正確選用傳真、備忘錄、事務(wù)性通知、邀請,信、感謝信、賀信、請柬,準(zhǔn)確擬寫傳真、備忘錄、事務(wù)性通知、邀請信、感謝信、賀,信、請柬,知識要求：,通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，掌握,事項性通知(事務(wù)通知、會議通知)的知識與擬寫,禮儀文書的知識與擬寫,一、傳真,1、概念：傳真是各級機關(guān)、企事業(yè)單位與社會團體通過有線電、無線電或國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳送的一種文書。,2、特點：,1）真實，既傳送的是文書原件的真跡；,2）便

2、捷，即操作便當(dāng)，傳遞迅速；,3）可靠，既所傳遞是圖象信息，不會出現(xiàn)文字的改動和錯漏。,天地公司傳真,收件人：鐘宜,單位：寰宇運輸公司,抄送：,傳真號：（,021）123456,發(fā)件人：初萌,日期：2006/6/15,傳真號：（010）654321,電話：（010）654322,頁數(shù)：共1頁,主題：聯(lián)系倉儲運輸,緊急,請審閱,請批注,請答復(fù),請傳閱,寰宇運輸公司：,我公司現(xiàn)有100噸硝酸銨化肥急需運往寧夏災(zāi)區(qū)，請貴公司速與我聯(lián)系有關(guān)倉儲運輸事宜。,天地公司（公章）,2006年6月15日,這是一份傳真首頁，標(biāo)題通常是“公司名稱+文種”。正文的首部寫明收件人,姓名、單位、抄送人姓名、傳真號及發(fā)件人的

3、姓名、發(fā)件日期、總頁數(shù)、傳真,號、電話、主題及回復(fù)要求選項等。傳真的語言要簡潔，格式規(guī)范。通常公司,的傳真紙是統(tǒng)一印刷的，在傳真信紙上方或下方印有公司名稱，地址及公司的,標(biāo)志圖標(biāo)。,二、備忘錄,1、概念：備忘錄通信的簡化書面形式，用于各級機關(guān)、企事業(yè)單位與社會團體,內(nèi)部人員之間的交流。在英文中“備忘錄”通?？s寫為menmo。,2、特點：,1）形式靈活多樣，它一般裝訂成溥冊，或放置案頭，或隨身攜帶；,2）寫法不拘一格，只要寫清楚，能起到提醒，備忘的作用即可。,發(fā)給：初萌秘書,發(fā)自：施林行政部經(jīng)理,日期：2006年1月6日,內(nèi)容：總經(jīng)理來京行程安排,總經(jīng)理將于2006年1月8日星期一到達北京，并將

4、于1月10日下午離開返,回香港。希望你安排一下總經(jīng)理在北京期間的行程，并經(jīng)我確認(rèn)后發(fā)到香港,辦公室。,注意事項：,在備忘錄中不需要簽名或表示敬意的結(jié)束語。,三、事務(wù)性通知,1、事項通知,事項通知，可以平行，也可以下行，其目的主要是為了讓對方了解某件事情,或某些情況，一般不要求執(zhí)行或辦理。,（1）事項通知的適用范圍,當(dāng)發(fā)文單位需要向有關(guān)方面知照某一事項或交流某些信息時，可使用這,種通知，如成立、合并、撤銷、調(diào)整某一機構(gòu)，啟用新的印章，更換單位名稱，,更正某一次發(fā)文的差錯等，都需要用到這種通知。,（2）事項通知的寫法,這種通知的正文結(jié)構(gòu)比較簡單，要開宗明義，直敘其事，寫得清楚實,在，使對方不僅能了

5、解到有關(guān)情況動態(tài)，而且還能從中受到啟發(fā)和教益，對工作,有所推動和改進。這類通知的特點是實用性強，時效性短，政策性弱。不用于發(fā),布法規(guī)，也不用于批轉(zhuǎn)公文，多是針對一些臨時性的事務(wù)，只起告知和溝通的作,用。這類通知在形成時大都不編發(fā)文號，用過之后，也無須立卷歸檔。,2非正式公文類通知,）啟事型通知,這種通知與啟事相近。當(dāng)需要把一些臨時發(fā)生的情況和準(zhǔn)備采取的措,施告知有關(guān)單位和個人時，多使用這種通知書，如辦事處關(guān)于報送,年衛(wèi)生工作總結(jié)的通知。,）憑證型通知,這種通知既起告知有關(guān)情況的作用，又起證明對方身份的作用。其行,文對象都是與某一事項有關(guān)的單位或個人。比如，某單位要主持召開一個全,省乃至全國范圍

6、內(nèi)的學(xué)術(shù)討論會、產(chǎn)品鑒定會等，總要事先向有關(guān)單位或個,人發(fā)出通知。一方面告知與會議有關(guān)的單位和個人做好準(zhǔn)備，一方面又作為,其參加會議的憑證。,3、會議通知,寫好會議通知的關(guān)鍵是要把與會議有關(guān)的事項一次性地交待清楚，這樣既可避免一次又一次地補充通知，又免得與會人員反復(fù)詢問。會議通知應(yīng)開門見山，直述其事，把會議通知的有關(guān)要素寫清楚。,1）把召開會議的根據(jù)、原因?qū)懬宄?，是急需解決工作中的某一問題，還是上級布置了一個新的工作任務(wù)。,2）把會議名稱寫清楚，是代表會、座談會，還是協(xié)商會、工作例會。,3）把會議的主持單位（主持人）寫清楚，是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)主持，還是辦公部門主持，還是主管部門主持。,4）把會議的內(nèi)容

7、或主要目的寫清楚。,5）把會議的起止時間寫清楚，如果會議結(jié)束的時間難以確定，也一定要把會議開始的時間寫清楚。,6）把與會人員寫清楚，會議通知中的與會人員有兩種：一種是直接點出具體與會人員的姓名，一種是給與會人員劃定一個范圍和界限，如果是干部會，可寫“召開副科級以上干部會議”，如果是黨干部會，可寫成：“召開黨員干部會議”。,7）把對與會人員的具體要求寫清楚。常見的有這樣一些內(nèi)容：與會人員需要準(zhǔn)備哪些公文、材料、證件等。,8）把聯(lián)系電話（聯(lián)系人）、聯(lián)系電話寫清楚。會議通知發(fā)出后，收到通知的單位或個人在準(zhǔn)備赴會過程中，由于各方面原因，可能還會遇到一些不太清楚的問題，這就需要通過電話、電傳、書信或當(dāng)面

8、詢問等形式向會議主持單位打聽。,把主辦單位落款、時間寫清楚。,上述九個方面的內(nèi)容，并不要求每次的通知都具備，其排列順序也可以有所變化。但不管怎么寫，都要做到簡潔、清楚、周密。,四、邀請信,1、概念：邀請信是各級機關(guān)、企事業(yè)單位與社會團體舉辦重要活動、召開重要大會，邀請上級領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位和有關(guān)人士參加所用的信函。邀請信與請柬有相似之處，但使用的范圍比請柬更廣泛，信息容量更大，一些重大的商業(yè)活動經(jīng)常以邀請信形式邀請社會各界人士參加。,例文分析,2006年中國國際人才交流暨項目洽談會邀請信,各專家組織、培訓(xùn)機構(gòu)：,由中國國家外國專家局主辦，XX省人民政府協(xié)辦，中國國際人才交流協(xié)會、XX省外國專家局承

9、辦的“2006年中國國際人才才交流暨項目洽淡會“將于今年11月6日至9日在中國XX市國際展覽中心舉行。隨著中國經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展和加入世界貿(mào)易組織的臨近，中國市場擁有十分旺盛的國際人才交流需求。國家外國專家局作為中國聘請外國專家和出國培訓(xùn)歸口管理的政府部門，舉辦此次大會旨在加強全國各省市有聘請外國專家和出國培訓(xùn)需求的單位，與國際,有關(guān)報名注冊等事宜會議組委會秘書處將與你們聯(lián)系。,聯(lián)系人分別為：,經(jīng)濟技術(shù)專家事務(wù)，XXX電話：0512-XXXXXX,教科文衛(wèi)專家事務(wù)，XXX電話：0512-XXXXXX,出國培訓(xùn)事務(wù)，XXX電話：0512-XXXXXX，傳真：XXXXXX,中國國際人才交流協(xié)會會議秘書

10、組：XXXXXX電話：XXXXXX,專此奉達，并頌秋祺,中國國際人才交流協(xié)會副主席兼秘書長 XXX,2006年6月6日,這是一封商業(yè)邀請信，標(biāo)題是“會議名稱+文種”，正文較為詳盡地說明了邀請的原因和活動內(nèi)容，介紹了活動安排的細節(jié)，因受文單位廣泛，信息含量較大，故不采用“請柬”形式。,邀請信的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期,五、感謝信,1、概念：感謝信是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體和個人，對幫助、支持自己工作的單位或個人表示感謝的信函。這種信函的寫作者一般是受助者本身或受助一方的代表，寫信的目的在于表示不忘對方的關(guān)愛和幫助，肯定對方的事跡和風(fēng)格，表達自己的感激和謝意。,2、特點：,1

11、）真實性。一是感謝的對象要真實，如下面例文中出租汽車司機的姓名、車號等；、二是敘述的事情要真實，如事情發(fā)生的時間，地點、經(jīng)過和結(jié)果等。,2）感召性感謝信中充滿了熱情洋溢的感激之情，可使被感謝的一方受到鼓舞和鞭策，感謝一方從中也受到教育和激勵，對其他人也有一定的感染力和號召力。,例文分析,感 謝 信,XX出租車司機：,6月6日下午我公司經(jīng)理劉XX乘坐貴公司“贛H25035”號出租汽車時，不慎將皮包丟失，內(nèi)有人民幣10萬余元、身份證一個、護照一本、空白支票三張及各種票據(jù)苦干張。在我們焦急萬分之時，貴公司司機洪XX同志主動將拾到的皮包送至我公司，使我公司避免了一次重大損失。為此，我們再三表示感謝并拿

12、出1萬元作為酬謝，洪XX同志卻說：“這是我應(yīng)當(dāng)做的”，表示不能接受。洪XX這種拾金不昧的高尚品德，體現(xiàn)了社會主義社會良好的道德風(fēng)尚，對我們?nèi)w工作人員是一次很好的教育。在此特致函貴公司，深表謝意，并建議對洪同志的高尚行為予以表揚。,此致,敬禮,XX公司,二00六年六月六號,這是一篇對拾金不昧行為表示感謝的信，格式規(guī)范。例文首先簡要地敘述了事情的經(jīng)過，然后強調(diào)了這一行為對失物一方的重要意義，最后向拾金不昧者及其所在單位表示了真摯的贊美和感謝。,感謝信的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+落款+成文日期,六、賀信（電）,1、概念：賀信（電）是表示祝賀、贊頌的函電，一般用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、企事業(yè)單位或個人對取得巨大成績、

13、做出桌越貢獻的集體或個人表示祝賀，或者對國際、國內(nèi)發(fā)生的重大喜事，對一些重要會議、節(jié)日、婚禮、壽辰表示祝賀。賀信（電）的篇幅一般比較簡短，感情充沛，文字明快。,2、特點：,1）祝賀性。,賀信（電）的使用目的主要體現(xiàn)在“賀”字上，祝賀者通過這種形式表達對他人的祝賀和贊頌，這種由衷的祝愿可以增進了解、加深友誼、促進團結(jié)合作。,2）信電性。,賀信（電）是通過書信的投遞和電文的拍發(fā)達到祝賀目的，慶賀者無法當(dāng)面宣讀，而由受賀者收后閱讀，這就要求語言熱烈真摯又要做到篇幅短小。,例文分析,賀 信,XX公司全體員工：,喜聞十月一日是貴公司成立10周年紀(jì)念日，謹(jǐn)此表示熱烈祝賀！10年來貴公司全體員工發(fā)揚了自力更

14、生、艱苦創(chuàng)業(yè)、同心同德、銳意創(chuàng)新的可貴精神，不僅在國產(chǎn)計算機芯片領(lǐng)域獲得了重大突破，而且培養(yǎng)了大批技術(shù)人才，支援了兄弟單位。多年來，貴公司在技術(shù)力量方面，給我公司以無私的幫助和支援。為此我們表示衷心地感謝，并決心以實際行動向貴公司全體職工學(xué)習(xí)，努力鉆研技術(shù)，提高產(chǎn)品質(zhì)量，為達到同行業(yè)的先進水平而努力。,最后，祝貴公司在新的世紀(jì)中取得更輝煌的成就。,此致,敬禮,天地公司總經(jīng)理XXX,二00六年六月六日,這封賀信首先寫明了祝賀的內(nèi)容、祝賀原因，并給予對方高度的贊頌。語言熱烈真摯，起到了增進友誼，促進合作的重要作用。,賀 電,XX科技公司,欣聞貴公司在第16屆巴黎科技博覽會上摘取科技發(fā)明金獎，我謹(jǐn)代

15、表華夏集團公司向你們表示熱烈的祝賀并致辭以崇高的敬意。你們今天取得的輝煌成績是你們多年來倡導(dǎo)的“求實、拼搏、進取、創(chuàng)新”精神的最好體現(xiàn)。希望你們繼續(xù)發(fā)揚這種精神，在科學(xué)的道路上勇攀高峰。為我國微電子科學(xué)事業(yè)的發(fā)展作出新的貢獻。,天地公司總經(jīng)理XXX,二00六年六月六日,這封賀電首先熱烈地祝賀XX科技公司在第16屆巴黎科技博覽會上取得的輝煌成績，繼而褒揚了XX科技公司的優(yōu)良傳統(tǒng)和作風(fēng)，最后提出殷切的希望。篇幅短小，層次清楚，感情充沛，文字簡約。一方面向XX科技公司表示祝賀，另一方面對XX科技公司“求實、拼搏、進取、創(chuàng)新精神進行了歌頌和贊揚，具有很大的鼓舞意義。,賀信的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+正文+落

16、款+成文日期。,七、請柬,1、請柬的概念與特點,請柬，也稱請貼。它是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體或個人邀請有關(guān)人員參加某項活動而專門制發(fā)的信柬。請柬的使用范圍十分廣泛，雖屬書信類，但比起一般的信函更具莊重性的特點。所以，一般只有遇到較大的事情或莊重的場合才使用請柬，而不用一般的信函，以示對被邀請者的尊重。請柬有時也用作入場和報到的憑證。,例文分析,請 柬,王惠光先生,謹(jǐn)定于2006年6月14日上午9時在九州飯店三樓會議室舉行貿(mào)易洽談會敬請光臨！,天地公司,二00六年六月十四日,請柬一般分為封面、封里兩部分，又分橫式、豎式兩種。但無論哪種形式，其內(nèi)容結(jié)構(gòu)基本相同，即：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。,練習(xí)題,1、情景模擬,以北京市科協(xié)名義給相關(guān)專家寫一封召開科技成果轉(zhuǎn)讓洽談會的邀請信，要求內(nèi)容具體規(guī)范。,2、情景模擬,以北京市科技協(xié)會名義給一地公司寫一封賀信，祝賀他們研制的新產(chǎn)品獲得國家科技部一等獎。,3、情景模擬,代表天地公司寫一份邀請弘遠公司總經(jīng)理參加本公司十年慶典的請柬，要求運用規(guī)范格式。,4、習(xí)作,擬寫一份商務(wù)傳真，內(nèi)容自擬。,5、情景模擬,天地公司在寰宇公司的大力支持下，在