《文件材料立卷歸檔業(yè)務培訓-天津外國語大學》由會員分享，可在線閱讀，更多相關《文件材料立卷歸檔業(yè)務培訓-天津外國語大學（21頁珍藏版）》請在裝配圖網(wǎng)上搜索。

1、單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,t,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,單擊此

2、處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,TFSU,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,TIANJIN FOREIGN STUDIES UNIVERSITY,兼職檔

3、案員培訓課件,文件材料立卷歸檔根底理論,第一局部 文件材料立卷根底理論,第二局部 案卷移交歸檔根底理論,一、文件材料立卷根底理論,一文件材料立卷制度,二文件材料立卷流程,一文件材料立卷制度,文件材料立卷，也叫組卷，它是歸檔部門,(,各職能部門和教學單位,),將辦理完畢的具有查考和保存價值的一份份文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律，依據(jù)文書立卷特征將它們整理成一組組文件集合體,即案卷的工作。,二文件材料立卷宏觀工作流程,網(wǎng)絡環(huán)境下紙質文件立卷的宏觀工作流程包括兩個方面：即文件實體輔助立卷和文件信息網(wǎng)上立卷利用檔案管理信息系統(tǒng)平臺。,三文件材料立卷微觀工作流程,部門日常預立卷,定義：各部門

4、應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，預先編制案卷類目，將平時辦理完畢的文件，隨時按照案卷類目分別立卷。,具體做法：,每年初,為本部門將要形成的文件進行,分類,，每類文件分別準備一個卷盒；平時在文件辦理完畢以后，,分門別類,地將文件歸入相應的卷盒之中。,不同規(guī)模歸檔部門的預立卷操作,處級部門，可以分科室分別做好文件材料的平時立卷工作，第二年統(tǒng)一由兼職檔案員將案卷移交歸檔。,科級部門，可由兼職檔案員集中進行平時立卷歸檔工作。,不同規(guī)模歸檔部門的預立卷操作,好處：方便平時文件的管理和利用，便于第二年文件整理歸檔。,人事處,調配科,勞資管理科,師資管理科,調配卷,上級文件卷,工資滾動卷,年度考核卷,

5、職稱卷,培訓卷,檢查調整,在平時預立卷根底上，將每類每一事由的文件材料，根據(jù)立卷要求和方法加以審查調整，準備組合成案卷。,卷內文件排列,要求保持文件之間的聯(lián)系，有條理地依次排列，給每份文件以固定的位置。,必須注意幾種固定的排列順序：正件在前，附件在后；存本印刷本在前，定稿簽發(fā)稿在后；批復在前，請示在后；結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。,擬寫案卷標題,案卷標題一般由責任者、年度、內容問題、名稱文種組成，要求文字簡練，能準確揭示文件材料內容。題名不超過50個字，可先用鉛筆在案卷封皮上填寫，最后由檔案部門審查后統(tǒng)一打印粘貼案卷題目。,例:,黨辦2021年編號文 黨群部門,人事處2021年工資滾動卷

6、行政部門,英語學院2021-2021年度國家獎學金卷 教學單位,圖書館2021年工作卷 教輔部門,卷內文件編號,為了固定卷內每份文件的順序位置和方便查閱，卷內文件順序應用阿拉伯數(shù)字統(tǒng)一編號。,但凡有文字的頁面都必須編寫頁號，任何一卷的頁號均從“1開始，其中卷內目錄、備考表均不編頁號，案卷的張數(shù)不超過200頁。,填寫,/,錄入卷內文件目錄,位于卷內文件之前，使用檔案管理軟件打印卷內文件目錄。,填寫卷內備考表,卷內備考表位于卷內文件之后，必須用碳素水筆或鋼筆填寫。,1、本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。,2、立卷人：由組本錢卷的專兼職檔案員填寫。,3、檢查人：由對案卷進

7、行審核的責任者各部門主管檔案工作負責人簽名。,4、立卷時間：填寫立卷的時間。,填寫案卷封皮,案卷封皮由全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、頁數(shù)、歸檔號、檔號八項組成。由檔案部門統(tǒng)一填寫。,裝訂案卷,按照卷內目錄、文件材料、卷內備考表的順序，采用三孔一線法裝訂。裝訂前要求：,1、撤除金屬物：去掉材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘傥铩?2、取齊：所有文件采取左上對齊的方式。,3、裝訂：用打孔機采用三孔一線的方法左側裝訂。,二、案卷移交歸檔根底理論,。,文件材料歸檔制度：是指將,整理立卷,的文件移交檔案機構或檔案專門人員保存的規(guī)定。,歸檔范圍,歸檔制度 歸檔時間,歸檔驗收,歸檔手續(xù),一文

8、件材料歸檔范圍,但凡本部門活動過程中形成的對學校及國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的文件材料，均屬于歸檔范圍。,請各部門從綜合檔案室網(wǎng)頁下載?天津外國語大學檔案歸檔范圍?，作為參考進行立卷歸檔。,應歸檔文件材料,1本部門形成的文件材料,本部門形成的制度、規(guī)章等有查考利用價值的文件；,處理重要問題形成的文件材料；,召開重要會議的全套文件材料；,重要的請示、報告、總結、綜合報表等。,2上級來文：直屬或非直屬上級機關頒發(fā)的屬于本部門主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料；,特別注意：“帳外文件的收集歸檔,“帳外文件，指未經(jīng)本單位收發(fā)文登記的文件材料。,1、會議文件：學校召開的各種

9、重要會議所形成的文件；學校領導和業(yè)務人員外出開會帶回來的各種類型、載體的文件材料。,2、規(guī)章制度：學校及內部機構制定的重要的規(guī)章制度、方法等。,3、聲像材料：國家及上級機關領導人來學校視察、處理工作；學校領導在公務活動中形成的各種聲像材料。,4、新聞材料：學校向電視臺、報社發(fā)送的新聞稿件、音像材料等應收集其底稿或復制件、翻錄件等。,5、大型活動：一些臨時性的大型活動、特別是跨部門舉辦的大型活動等，在活動結束時，應由主辦部門及時收集有關文件材料。,二文件材料歸檔時間,歸檔時間參照?天津外國語大學歸檔單位工作職責及歸檔方法?中關于歸檔時間,的要求辦理。,1、各黨政部門和按年度歸檔的部門，應在次年六

10、月底前歸檔；,2、各教學單位和按學年歸檔的部門，應在次年度寒假前歸檔；,3、科研、基建等部門，應在科研成果評定、基建工程完成后兩個月內歸檔。,三文件材料歸檔驗收,歸檔驗收：移交檔案時，交接雙方當面檢查，檔案部門根據(jù)有關標準進行驗收，不符合要求者，檔案部門有權退回，限期整改后重交。,1、歸檔文件材料用紙規(guī)格要求統(tǒng)一，一律使用A4型或16開。,2、分類清楚，組卷合理，卷內文件排列有序，卷內目錄錄入準確。,3、歸檔文件材料應歸原件。假設不能歸原件，那么可歸一份復印件加蓋立卷單位紅章，并注明原件出處。,4、備考表簽字或蓋章等手續(xù)必須完整。,四文件材料歸檔手續(xù),移交檔案時，交接雙方應當面檢查清點數(shù)量。確定無誤后雙方須辦理檔案交接手續(xù)，填寫移交清單。,謝謝大家！,