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1、會議接待方案 根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。 　　首先是會議的籌備工作。 　　●根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。 　　●發(fā)放會議通知和會議日程。 　　會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時(shí)間、地點(diǎn)、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達(dá)會議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。 　　會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天

2、的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。 　　●選擇會場。 　　選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)： 　　第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。” 　　第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會議，一兩個小時(shí)就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)

3、定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。 　　第三：附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)椤吧洗螘h是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。 　　第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。 　　●會場的布置。 　　會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。 　　一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán)，主席

4、臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。 　　坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法： 　?、賵A桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。 圓桌會議中間要擺放鮮花 紅，黃膨脹色，搭配紫色，偏深顏色的收縮色可

5、以有很好的立體感。紅色太多會讓人感覺煩躁，拘束，感覺時(shí)間會比實(shí)際過得快，白色，等淺色點(diǎn)的裝飾可以感覺時(shí)間比實(shí)際慢，增強(qiáng)空間感。白色也代表莊嚴(yán)，高貴。綠色代表和諧，和平，希望，平凡中蘊(yùn)含特色，能襯托，也能表現(xiàn)精致度。綠光，是人眼最為敏感的，如果植物亮度夠，一定十分搶眼。- -，色彩跟具體植物還是差很多的，你應(yīng)該是為熟知植物品種的人吧，自己來個匠心獨(dú)運(yùn)就是呵呵。 ②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。 　?、劢淌倚汀＿@是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會議，這時(shí)與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席

6、相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。 　　●準(zhǔn)備會議資料。 　　會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。 　　會議前的接待禮儀。 　　●會前檢查。 　　這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。 　　●提前進(jìn)入接待崗位。 　　接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。 　?、俸灥?。設(shè)一張簽字臺，配上1-

7、2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報(bào)到會人數(shù)。 ②別花。禮儀小姐為需要發(fā)言的重要嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)別上胸花 　　②引座。簽到后禮儀人員或高管親自陪同和指引與會者入場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺或臺下貴賓區(qū)就座等候上臺發(fā)言或剪彩。 　?、劢哟?。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，

8、滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。 　　會議中的服務(wù)禮儀 　　會議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。 　　●倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者，以便及時(shí)為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。 　　●其他服務(wù)會議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷

9、場的局面。這就要求各個工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如，會議進(jìn)行第一項(xiàng)：全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊(duì)，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)?。為使會場上的活動有條不紊，必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避免會場上出現(xiàn)混亂。 　　如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。 　　●做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做

10、好準(zhǔn)備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。 　　會后服務(wù) 　　會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。 　　●組織活動會議結(jié)束后，有時(shí)還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時(shí)其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動計(jì)劃的順利實(shí)施。 　　●送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。 　　●清理會議文件 ①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理會議紀(jì)要

11、。③新聞報(bào)道。④主卷歸檔。⑤會議總結(jié) 本公司承攬大型會議活動的策劃組織，企業(yè)形象宣傳及巡展，展臺設(shè)計(jì)及施工搭建，會議設(shè)備租賃等服務(wù)，有為大型會展及商務(wù)活動提供全方位服務(wù)的豐富經(jīng)驗(yàn)，我們是自由而富有創(chuàng)新精神的年輕人，秉承為各界朋友提供國際水平專業(yè)服務(wù)的一致信念，不斷努力，我們的最終目標(biāo)是幫您實(shí)現(xiàn)您的愿望。? ?一、您可以選擇我們的理由： 　　1、我們是專業(yè)的、精通業(yè)務(wù)的會議接待中心，由專業(yè)的人才為您服務(wù)。我們以優(yōu)質(zhì)的會議組織能力和周到的高質(zhì)量的接待服務(wù)，是您專心與會，把會議開的圓滿成功。 　　2、我們通過多年的誠信經(jīng)營，建立了穩(wěn)定、廣泛的訂房系統(tǒng)，能為您訂到最低價(jià)的賓館

12、飯店及會議活動場所。 　　3、我們有經(jīng)過批準(zhǔn)的機(jī)票售票中心，能為您提供及時(shí)的、價(jià)格最為合理的、優(yōu)質(zhì)的返程機(jī)票業(yè)務(wù)。 　　4、我們與各賓館酒店、民航、鐵路、車隊(duì)、會議活動場所有極好的合作關(guān)系，能保證您的會議如期、順利舉行。 　　5、我們能為客戶提供最好的旅游咨詢及旅游服務(wù)。 　　6、我們是大連知名企業(yè)，有極高的品牌價(jià)值，能讓您的客人放心，感覺不會掉價(jià)。 　　7、我們是合法的旅游企業(yè)，在旅游局交納了10萬元質(zhì)量保證金，如果出現(xiàn)什么差錯，有賠付的信心和能力。 　　8、我們有現(xiàn)成的可供選擇的數(shù)十條大連市內(nèi)、旅順、金石灘，山東半島、東北三省、朝鮮邊境等地區(qū)的旅游線路，還有能力為您現(xiàn)場設(shè)計(jì)您滿

13、意的旅游行程。 　　9、我們有信息豐富的企業(yè)網(wǎng)站，能為您的會議提供適時(shí)的宣傳。 　　10、“誠信鑄造品質(zhì)，服務(wù)編織未來”是企業(yè)服務(wù)宗旨，“服務(wù)質(zhì)量第一、客戶利益至上”是企業(yè)的基本精神?！敖o你家的溫暖”是企業(yè)的不變準(zhǔn)則。我們有足夠的信心，提供優(yōu)質(zhì)、周到的服務(wù)，?使您滿意。 二、會議服務(wù)的范圍： 1、根據(jù)客戶的意愿、要求，策劃、組織、執(zhí)行會議的各項(xiàng)接待工作，?讓會議客戶放心、滿意最大化；讓會議接待服務(wù)優(yōu)質(zhì)最大化。? 2、免費(fèi)代訂各星級酒店、各級餐廳、各種會議室并給予客戶最優(yōu)惠內(nèi)部協(xié)議價(jià)，做好會議用房、會議用餐、會議室的使用等各項(xiàng)工作。? 3、會議期間免費(fèi)提供1-2名經(jīng)驗(yàn)豐富的接待人員全

14、天協(xié)助會議工作（包括辦理代表簽到、解釋、資料整理分發(fā)、分房、展臺規(guī)劃及會場布置等工作），做好會議期間的協(xié)調(diào)服務(wù)工作。? 4、按要求安排會議接站工作，指派專車到機(jī)場、火車站免費(fèi)接送參會代表，免費(fèi)代訂返程飛機(jī)票。? 5、按要求為其提供相關(guān)的外語翻譯、攝像、禮儀、公關(guān)、文秘等服務(wù)。? 6、按照要求及會議的具體地需要，提供白板、紙筆、音像設(shè)備、投影儀等各種會議設(shè)備。? 7、我公司可根據(jù)會議的內(nèi)容、課題等，邀請相關(guān)課題的專家授課，為客戶提供相關(guān)的建議、邀請安排及其相關(guān)的具體工作。? 8、按要求為會議期間的重要客人(VIP)提供特殊照顧、服務(wù)(如提供高檔豪華專車、娛樂建議等)。? 9、以最優(yōu)惠

15、價(jià)格、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，組織、安排參會代表的會后觀光、考察活動，做好觀光、考察期間的"吃、住、行、游、購、娛"的各項(xiàng)觀光考察安排，讓參會代表充分了解、認(rèn)識風(fēng)情萬種、風(fēng)光秀麗的濱城大連。? 10、按要求提供會議或會展期間的后勤保障和外圍協(xié)調(diào)服務(wù)，代辦會展用品的航空、?鐵路托運(yùn)和大連土特產(chǎn)及會議禮品。? 三、會議服務(wù)： 會前服務(wù) ?1．與會議主辦方洽談 2．提供會議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預(yù)案書給會議方 3．派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。 4．確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。 ?會中服務(wù) 1．會

16、議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。 2．會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。 3．會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。 4．會議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。 5．會議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。 6．會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。 7．會議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。 8．會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。? 會后服務(wù) 結(jié)帳：提供會議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳 資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。