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1、2011精品 納稅人普通發(fā)票管理系統(tǒng)使用說明（發(fā)票數(shù)據(jù)錄入部分） 1 一、 發(fā)票數(shù)據(jù)錄入 1 1、 一次錄入 1 1、 二次錄入 3 2、 兩次錄入對(duì)碰 3 二、 發(fā)票錄入數(shù)據(jù)的導(dǎo)出 4 發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊各按鈕功能說明 5 小提示 6 附錄一：問題解答 7 附錄二：本系統(tǒng)的一般使用流程 8 納稅人普通發(fā)票管理系統(tǒng)使用說明（發(fā)票數(shù)據(jù)錄入部分） 一、 發(fā)票數(shù)據(jù)錄入 發(fā)票數(shù)據(jù)錄入模塊主要功能為錄入發(fā)票數(shù)據(jù)（如果已用此系統(tǒng)的開票模塊開票的電腦版普通發(fā)票則不需在此發(fā)票數(shù)據(jù)錄入模塊錄入數(shù)據(jù)）。為提高數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性，系統(tǒng)采用了一次錄入、二次錄入，兩次錄入對(duì)碰的方式。即發(fā)票數(shù)據(jù)

2、需分別在“一次錄入”模塊、“二次錄入”模塊分別錄入之后，在“兩次錄入對(duì)碰模塊”對(duì)碰，找出兩次錄入中錄錯(cuò)的數(shù)據(jù)并修改錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。發(fā)票數(shù)據(jù)錄入模塊的菜單如圖10所示： （圖10） 1、 一次錄入 一次錄入的界面如圖11所示 （圖11） 一次錄入操作步驟 1） 錄入發(fā)票代碼，按回車（Enter）鍵。如輸入的發(fā)票代碼正確，敲入回車鍵后在發(fā)票代碼旁邊將會(huì)顯示發(fā)票名稱（圖12）。如敲入回車后，提示“無此類發(fā)票信息”，則請檢查錄入的發(fā)票代碼是否正確，重新錄入后再按回車鍵。 （圖12） 2） 錄入發(fā)票號(hào)碼起，回車，錄入發(fā)票號(hào)碼止，回車或按旁邊的“確定”按鈕。如果提示沒有“此發(fā)票的購買

3、記錄”，則請檢查錄入的發(fā)票 3） 按順序錄入每張發(fā)票的金額和日期。輸入完一項(xiàng)記錄后，敲入回車鍵，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到下一項(xiàng)。 4） 輸入的中途可以按“保存”按鈕進(jìn)行保存，已保存的數(shù)據(jù)將從錄入列表中移走，亦可在所有數(shù)據(jù)錄入完之后按“保存”按鈕保存。 5） 錄入之后，按“清空”按鈕將清空發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼起、發(fā)票號(hào)碼止、錄入列表中的數(shù)據(jù)。 小提示 l 作廢票，金額請輸0，如果作廢票票面上有日期，則請輸入票面上的日期，如作廢票票面上沒有日期，則請輸入上一張發(fā)票的日期。 l 日期的格式采用了“日/月/年”的方式，是因?yàn)榭紤]到發(fā)票的日期日的改動(dòng)最大，月次之，年的改動(dòng)最少。在輸入完一行記錄之后按回車

4、鍵，光標(biāo)自動(dòng)移到下一行時(shí)，日期會(huì)默認(rèn)使用回上一張發(fā)票的日期。 1、 二次錄入 二次錄入的界面跟方法步驟與一次錄入類似，請參考一次錄入的操作方法。 2、 兩次錄入對(duì)碰 兩次錄入對(duì)碰模塊的功能是將一次錄入和二次錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)碰，列出對(duì)碰不相符的數(shù)據(jù)，檢查數(shù)據(jù)后，將錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)修改過來，減少在發(fā)票數(shù)據(jù)錄入中錄錯(cuò)數(shù)的情況。兩次錄入對(duì)碰模塊的界面如圖13所示。 (圖13) 對(duì)碰操作步驟 b、 點(diǎn)擊“對(duì)碰”按鈕。如無對(duì)碰不符記錄，則提示無對(duì)碰不符記錄 c、 如有對(duì)碰不符記錄，將在下面的兩個(gè)分別列出對(duì)碰不符的記錄，左邊的列表顯示一次錄入中的數(shù)據(jù)，右邊的列表顯示二次錄入中的數(shù)據(jù)。在左邊

5、列表選中一條記錄，在右邊列表亦會(huì)選中對(duì)應(yīng)的記錄（即同發(fā)票代碼，同發(fā)票號(hào)碼）；在右邊列表選中一條記錄，在左邊列表亦會(huì)選中對(duì)應(yīng)的記錄如圖14所示。 （圖14） d、 檢查開票日期和發(fā)票金額，修改錯(cuò)誤的記錄。修改后按“保存”按鈕（不一定修改一條保存一次）。 e、 如發(fā)現(xiàn)該記錄的發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼是不存在的，是錯(cuò)誤的，可以選中該記錄后，點(diǎn)擊“刪除”按鈕將之刪除，如有需要，到回一次錄入和二次錄入模塊錄入正確的數(shù)據(jù)。 f、 修改錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，直到對(duì)碰后提示沒有對(duì)碰不符記錄。 小提示 l 發(fā)票代碼和發(fā)票號(hào)碼是標(biāo)識(shí)一張發(fā)票的，所以發(fā)票代碼和發(fā)票號(hào)碼是不能修改的 l 如果存在一次錄入有錄，二次錄入

6、沒有錄入；或者二次錄入有錄入，一次錄入沒有錄入的數(shù)據(jù)，此時(shí)對(duì)碰，將會(huì)在列表中出現(xiàn)如圖15類似的情形。 （圖15） 碰到這種情況，可以在沒有錄入數(shù)據(jù)的那一邊直接錄入數(shù)據(jù)，亦可到回一次錄入界面或二次錄入界面的將沒有錄入的這段記錄補(bǔ)錄進(jìn)來。 二、 發(fā)票錄入數(shù)據(jù)的導(dǎo)出 發(fā)票錄入數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能主要是導(dǎo)出發(fā)票數(shù)據(jù)送稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)，并提供查詢統(tǒng)計(jì)打印等功能，方便管理發(fā)票數(shù)據(jù)。 進(jìn)入系統(tǒng)后，選擇菜單“查詢統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)導(dǎo)出”-〉“發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出”進(jìn)入修改發(fā)票錄入數(shù)據(jù)導(dǎo)出界面（圖16）。 (圖16) 發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊界面如圖17所示： （圖17） 發(fā)票數(shù)據(jù)

7、導(dǎo)出模塊各按鈕功能說明 1） “查詢已導(dǎo)出清單”：查詢已經(jīng)做過導(dǎo)出操作的發(fā)票數(shù)據(jù)清單 2） “查詢未導(dǎo)出清單”：查詢尚未導(dǎo)出的發(fā)票數(shù)據(jù)清單 3） “作廢導(dǎo)出”：在查詢出已導(dǎo)出清單后，選中將要作廢導(dǎo)出的記錄（在該記錄前打勾），然后用此按鈕作廢選中記錄的導(dǎo)出 4） “導(dǎo)出”：在查詢出未導(dǎo)出清單后，選中將要導(dǎo)出的記錄（在該記錄前打勾），然后用此按鈕將選中的記錄導(dǎo)出。按“導(dǎo)出”按鈕，將彈出選擇文件的保存對(duì)話框（圖18）。選擇一個(gè)文件夾來保存導(dǎo)出的文件，然后按保存按鈕。導(dǎo)出的默認(rèn)目錄 （圖18） 是“A:\”，導(dǎo)出的時(shí)候會(huì)自動(dòng)在你所選擇的文件夾里生成一個(gè)以“dc”開頭，導(dǎo)出的日期為結(jié)尾的文件

8、夾（例如：dc2004-01-01）。導(dǎo)出的文件存放于該文件夾中，共有兩個(gè)，一個(gè)是明細(xì)文件，一個(gè)是主表文件，命名規(guī)則分別為：納稅人編碼后六位+mx.txt和納稅人編碼后六位碼+zb.txt，請不要改變文件的名字。將導(dǎo)出數(shù)據(jù)交稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)時(shí)，請將這兩個(gè)文件都帶上。保存成功后會(huì)有保存成功的提示。 5） “打印列表”：在查詢出已導(dǎo)出清單或未導(dǎo)出清單后，選中需要打印的記錄，單擊“打印列表”按鈕，將打印出選中記錄的列表，如圖19所示。該打印使用A4橫向打印。： （圖19） 6） “打印發(fā)票詳細(xì)清單”：在查詢出已導(dǎo)出清單或未導(dǎo)出清單后，選中需要打印的記錄，單擊“打印發(fā)票詳細(xì)清單”，將打印選中記錄

9、的發(fā)票詳細(xì)清單，如圖20。該打印使用A4縱向打印 （圖20） 小提示 l 可以在“全部選中”前打勾，將選中（打勾）或取消（不打勾）上面列表中的全部記錄 l 記錄是按本列出的 l 如果數(shù)據(jù)庫中存在未經(jīng)對(duì)碰或?qū)ε霾徽５陌l(fā)票數(shù)據(jù)，在點(diǎn)擊“查詢未導(dǎo)出清單”按鈕時(shí)，將會(huì)提示存在未經(jīng)對(duì)碰或?qū)ε霾徽５挠涗浀奶崾?，且未?duì)碰或?qū)ε霾徽５臄?shù)據(jù)不會(huì)在這個(gè)模塊的列表中顯示出來，所以未經(jīng)對(duì)碰或?qū)ε霾徽５臄?shù)據(jù)是不能導(dǎo)出的。請進(jìn)入“發(fā)票數(shù)據(jù)錄入->兩次錄入對(duì)碰”模塊進(jìn)行對(duì)碰和修改錄入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。 附錄一：問題解答 （一） 發(fā)票數(shù)據(jù)錄入 一、 一次錄入、二次錄入 l 問：作廢票應(yīng)如何

10、錄入？ 答：作廢票的金額請輸入０，如果票面上有日期，則日期輸入為票面上的日期，如果票面上沒有日期，則請輸入上一張發(fā)票的日期。 二、 二次錄入對(duì)碰 l 問：如何修改對(duì)碰不符的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)？ 答：可以在二次錄入對(duì)碰界面直接修改后保存。如果存在一次錄入有錄，二次錄入沒有錄入；或者二次錄入有錄入，一次錄入沒有錄入的數(shù)據(jù)，此時(shí)對(duì)碰，將會(huì)在列表中出現(xiàn)如下圖的情形。碰到這種情況，可以在沒有錄入數(shù)據(jù)的那一邊直接錄入數(shù)據(jù)，亦可到回一次錄入界面或二次錄入界面的將沒有錄入的這段記錄補(bǔ)錄進(jìn)來。 （二） 查詢統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)導(dǎo)出 一、 查詢 二、 統(tǒng)計(jì) l 問：統(tǒng)計(jì)功能有哪些？ 答：在此模塊

11、中，統(tǒng)計(jì)是按日期范圍進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的，另外在發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊亦有統(tǒng)計(jì)查詢功能，在發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊功能的統(tǒng)計(jì)是按是否已經(jīng)導(dǎo)出和按本統(tǒng)計(jì)的，同時(shí)在發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊中可以打印出每一本發(fā)票的詳細(xì)信息和導(dǎo)出與未導(dǎo)出發(fā)票的統(tǒng)計(jì)清單列表。 三、 發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo) l 問：在點(diǎn)擊“查詢未導(dǎo)出清單”按鈕時(shí)，提示“存在未經(jīng)對(duì)碰或?qū)ε霾徽５挠涗洝钡奶崾緫?yīng)如何處理？ 答：如果有這個(gè)提示，表明數(shù)據(jù)庫中存在未經(jīng)對(duì)碰或?qū)ε霾徽５陌l(fā)票數(shù)據(jù)，這些發(fā)票數(shù)據(jù)在“查詢未導(dǎo)出清單”時(shí)是不會(huì)顯示出來的，也就不能作導(dǎo)出。此時(shí)，應(yīng)該進(jìn)入“發(fā)票數(shù)據(jù)錄入->兩次錄入對(duì)碰”模塊進(jìn)行對(duì)碰和修改錄入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。 l 問：導(dǎo)出的文件有哪些？ 答：

12、導(dǎo)出的文件共有兩個(gè)，一個(gè)是明細(xì)文件，一個(gè)是主表文件，命名規(guī)則分別為：納稅人編碼后六位+mx.txt和納稅人編碼后六位碼+zb.txt，請不要改變文件的名字。將導(dǎo)出數(shù)據(jù)交稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)時(shí)，請將這兩個(gè)文件都帶上。 附錄二：本系統(tǒng)的一般使用流程 １、 設(shè)置操作員和權(quán)限 ２、 輸入納稅人基本資料（如果需使用電腦版普通發(fā)票開票，需導(dǎo)入稅務(wù)機(jī)關(guān)提供的ID文件） ３、 從稅務(wù)機(jī)關(guān)購買發(fā)票后，進(jìn)入“購進(jìn)發(fā)票錄入”模塊錄入購進(jìn)的發(fā)票記錄 ４、 如果需使用電腦票開票，可進(jìn)入“客戶代碼維護(hù)”、“商品代碼維護(hù)”、“設(shè)置常用開票備注”模塊中錄入顧客、商品、備注信息，可進(jìn)入“打印格式調(diào)整”模塊進(jìn)行發(fā)票的打印格式的調(diào)整（非必需） ５、 如果需使用電腦票開票，進(jìn)入電腦票開票模塊進(jìn)行開票和打印。 ６、 如果是非電腦票，進(jìn)入發(fā)票數(shù)據(jù)的一次錄入和二次錄入。錄入后進(jìn)行對(duì)碰，修改不符的錄入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。 ７、 進(jìn)入發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊導(dǎo)出發(fā)票數(shù)據(jù)提交稅務(wù)機(jī)關(guān)。 ８、 在需要的情況下做發(fā)票數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)。 ksdowe