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1、使用與技巧培訓(xùn) EXCEL ． 第一部分 快速輸入、修改技巧 一、輸入各種格式的數(shù)據(jù) 在 Excel 工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù) 字、日期和時間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯值和錯誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法， 要來介紹一下在 Excel 中輸入的方法和技巧。 大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字 輸入大量帶有小數(shù)位的數(shù)字時，按照普通的輸入方法，例如 0.05 這個數(shù)字，我們會原樣輸入 到表格中，這樣工作量會變大，輸入效率會降低。其實，我們可以使用 Excel 中的小數(shù)點(diǎn)自動定 位功能，讓小數(shù)點(diǎn)自動定位，從而快速提高輸入速度。 用鼠標(biāo)依

2、次單擊 “工具” /“選項” /“編輯” 標(biāo)簽， 在彈出的對話框中選中“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)” 復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。 以后我們再 輸入帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動進(jìn)行定位。 例如，要在某單元格中鍵入 0.06 ，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項為 2 ，然后直接在指 定單元格中輸入 6，回車以后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?0.06” 。怎么樣，簡單吧？ 輸入分?jǐn)?shù) 幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來分界分子與分母，其格式為“分子 /分母” ，在 Excel 中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月

3、日的，比如在單元格中輸入“ 1/2” ，按回車鍵則 顯示“ 1 月 2 日” ，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們在單元格中輸入分?jǐn)?shù)時，要在分?jǐn)?shù) 前輸入“ 0” （零）以示區(qū)別，并且在“ 0”和分子之間要有一個空格隔開，比如我們在輸入 1/2 時，則應(yīng)該輸入“ 0 1/2”。如果在單元格中輸入“ 8 1/2” ，則在單元格中顯示“ 8 1/2” ，而在編輯 欄中顯示“ 8.5” 。 貨幣符號 Excel 幾乎支持所有的貨幣值，用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值， Excel 會自動 套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民幣符號，可以按住 Alt 鍵，然后再數(shù)字

4、 小鍵盤上按“ 0165 ”即可。 日期 Excel 是將日期和時間視為數(shù)字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時 間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個日期，可以用斜杠“ /”或者“ - ”來分隔日期中的年、 月、 日部分。 比如要輸入 “ 2001 年 12 月 1 日” ， 可以在單元各種輸入 “ 2001/12/1 ” 或者 “ 2001 -12-1” 。 如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤上的 Ctrl+; 組合鍵。 時間 小時制輸入，這兩種輸入的表示 12 小時制輸入，也可以按 24 中輸入時間時，用戶可以按 Excel 在 方法是不同的，比

5、如要輸入下午 2 時 30 分 38 秒，用 24 小時制輸入格式為： 2:30:38 ，而用 12 小時制輸入時間格式為： 2:30:38 p,注意字母“ p”和時間之間有一個空格。如果要在單元格中 插入當(dāng)前時間，則按 Ctrl+Shift+; 鍵。 二、使用文本文件導(dǎo)入功能 依次用鼠標(biāo)單擊菜單“數(shù)據(jù) /獲取外部數(shù)據(jù) / 導(dǎo)入文本文件” ，然后在導(dǎo)入文本會話窗口選擇要 導(dǎo)入的文本文件，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會彈出一個文本導(dǎo)入向?qū)υ捒?，您只要按照? 導(dǎo)的提示進(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。 在 Excel 的單元格中輸入文本時，按一下回車鍵卻表示結(jié)束

6、當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會自動移到 當(dāng)前單元格的下一個單元格， 出現(xiàn)這種情況時， 如果你是想在單元格中分行， 則必須在單元格中 輸入硬回車，即按住 Alt 鍵的同時按回車鍵。 三、輸入大量相同數(shù)據(jù) 如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個輸入。 具體方法為：首先同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住 Ctrl 鍵 的同時，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個選中；其次輸入要填充的某個數(shù)據(jù)。按住 Ctrl 鍵的同時，按回車 鍵，則剛才選中的所有單元格同時填入該數(shù)據(jù)。 還可以借助 Excel 的“宏”功能，來記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過程，然后

7、 將這些 命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上，當(dāng)按下組合鍵時，計算機(jī)就會重復(fù)所 記錄的操作。 四、中英文輸入法切換 一張工作表常常會既包含有數(shù)字信息， 又包含有文字信息， 要錄入這樣一種工作表就需要我們 不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法， 非常麻煩， 為了方便操作， 我們可以用以下方法實現(xiàn)自動 切換： 首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域， 然后在輸入法菜單中選擇一個合適的中文輸入法； 接著打開 “有效性” 對話框， 選中 “輸入法模式” 標(biāo)簽， 在 “模式” 框中選擇打開， 單擊 “確定” 按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“輸入法模

8、式”選項 卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式） ；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè) 定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。 五、刪除工作表中空行 在打開的工作表中單擊菜單欄中的“插入”菜單項，并從下拉菜單中選擇“列” ，從而插入一 新的列X ,在X列中順序填入整數(shù)； 然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序， 使所有空行都集中 到表的底部。刪去所有空行中X列的數(shù)據(jù)， 以X列重新排序，然后刪去X列。 按照這樣的刪除方 法，無論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。 六、快速處理多個工作表 無論打開多少工作表， 在某一時刻我們只能對一個工作表進(jìn)行

9、編輯， 那么能夠同時處理多個工 作表鍵并配以鼠標(biāo)操作， 在工作簿底部選擇多個彼此相甥 ？抄璉汲鍵或甥？抄桓晚另么？您可采用 以下方法：首先按住 鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對其實行多方面的批量處理了。 在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單， 進(jìn)行插入和刪除多個工作表的操作； 然后在 “文 件”菜單中選擇“頁面設(shè)置……” ，將選中的多個工作表設(shè)成相同的頁面模式；再通過“編輯” 菜單中的有關(guān)選項，在多個工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過“格式”菜單中的有 關(guān)選項，將選中的多個工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作； 接著在“工具”菜單中選擇“

10、選項……” ，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選 中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性； 最后選中上述工作表集合中任何一個工作表， 并在其上完成我們所需要的表格， 則其它工作表在相同的位置也同時生成了格式完全相同的表格。 7、快速清除單元格的內(nèi)容 首先用鼠標(biāo)選定該單元格 , 然后按住鍵盤上的 Delete 鍵，此時你會發(fā)現(xiàn)你只是刪除了單元格內(nèi) 容 , 它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢 ,請看下面的兩種操作步驟： A、選定想要清除的單元格或單元格范圍； B 、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令 ,這時顯示“清除”菜單； C、選擇要清除的命令，

11、可以選擇“全部”、“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個。 8、快速修改單元格次序 在實際操作的過程中， 我們有時需要快速修改單元格內(nèi)容的次序。 在拖放選定的一個或多個單 元格至新的位置的同時，按住 Shift 鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法如下： A 、首先用鼠標(biāo)選定單元格，同時按下鍵盤上的 Shift 鍵； B 、接著移動鼠標(biāo)指針到單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉 時鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標(biāo)志， 釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。 第二部分 Excel 文件的加密與

12、隱藏 如果你不愿意自己的 Excel 文件被別人查看，那么你可以給它設(shè)置密碼保護(hù)，采用在保存文件 時用加密的方法就可以實現(xiàn)保護(hù)目的，在這里要特別注意的是，自己設(shè)定的密碼一定要記住。 1、給文件加密的具體方法為 ： A 、 單擊 “文件” 菜單欄中的 “保存或者（另存為） ” 命令后， 在彈出的 “保存或者 （另存為） ” 的對話框中輸入文件名； B 、再單擊這個對話框中“工具”欄下的“常規(guī)選項”按鈕，在彈出的“保存選項”的對話框 中輸入自己 的密碼； 這里要注意， 它提供了兩層保護(hù)， 如果你也設(shè)置了修改權(quán)限密碼的話， 那么即使文件被打開也 還需要輸入修改權(quán)限的密碼才能修改。

13、C 、單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認(rèn)窗口中重新輸入一遍密碼，再點(diǎn)擊“確認(rèn)” ，最后 點(diǎn)“保存” 完成文件的加密工作。當(dāng)重新打開文件時就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件 將不能打開。 2、對單元格進(jìn)行讀寫保護(hù) 單元格是 Excel 執(zhí)行其強(qiáng)大的計算功能最基本的元素，對單元格的讀寫保護(hù)是 Excel 對數(shù)據(jù)進(jìn) 行安全管理的基礎(chǔ)。 對單元格的保護(hù)分為寫保護(hù)和讀保護(hù)兩類， 所謂寫保護(hù)就是對單元格中輸入 信息加以限制，讀保護(hù)是對單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。 對單元格的寫保護(hù)有兩種方法： A 、 對單元格的輸入信息進(jìn)行有效性檢測。 首先選定要進(jìn)行有效性檢測的單元格或單元

14、格集合， 然后從數(shù)據(jù)菜單中選擇“有效數(shù)據(jù)”選項，通過設(shè)定有效條件、顯示信息和錯誤警告，控制輸入 單元格的信息要符合給定的條件。 B 、設(shè)定單元格的鎖定屬性，以保護(hù)存入單元格的內(nèi)容不能被改寫。可分為以下步驟： （ 1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合； （ 2）從格式菜單中選擇“單元格”選項； （ 3）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護(hù)”標(biāo)簽，在彈出的窗口中，選中“鎖定” ； （ 4）從工具菜單中選擇“保護(hù)”選項，設(shè)置保護(hù)密碼，即完成了對單元格的鎖定設(shè)置。 對單元格的讀保護(hù)有三種方法： A、通過對單元格顏色的設(shè)置進(jìn)行讀保護(hù)。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字 體

15、顏色同時設(shè)為白色， 這樣， 從表面看起來單元格中好像是沒有輸入任何內(nèi)容， 用戶無法直接讀 出單元格中所存儲的信息。 B 、用其他畫面覆蓋在需要保護(hù)的單元格之上，遮住單元格的本來面目，以達(dá)到讀保護(hù)目的。 例如：使用繪圖工具，畫一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的“鎖定”選 項，然后保護(hù)工作表，以保證矩形不能被隨意移動。這樣，用戶所看到的只是矩形，而看不到單 元格中所存儲的內(nèi)容。 C、通過設(shè)置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護(hù)工作表，使用戶不能直接訪 問被隱藏的單元格，從而起到讀保護(hù)的作用 3、共享工作簿 單擊“工具”菜單，選擇“共享工作簿” ，在出現(xiàn)

16、的“共享工作簿”窗口中， 復(fù)選 “允即可。 如果想給共享后的工作簿也設(shè) ] 確定 [ 許多用戶同時編輯， 同時允 許工作簿合并” ， 置一個保護(hù)密碼，可單擊“工具”菜單，選擇“保護(hù)……-保護(hù)并共享工作簿”， 復(fù)選“以追蹤修訂方式共享” ，并設(shè)置密碼即可。 第三部分 利用 WORD 2000 實現(xiàn)批量打印工資領(lǐng)取單 為了實現(xiàn)快速批量打印工資領(lǐng)取單， 我們必須利用 WORD 2000 中的郵件合并功能來幫助完成 工作。 1、建立文檔。啟動 WORD 2000 新建一空白文檔，按規(guī)定格式編輯好工資領(lǐng)取單中的固定內(nèi) 容，設(shè)置好頁面格式。 2、郵件合并。 ” 窗口； 選項， 進(jìn)入

17、“郵件合并幫助器 選擇工具菜單中 “郵件合并” 點(diǎn)擊 “主文檔” 中“創(chuàng) 建”下拉菜單中的“分類”按鈕，在彈出窗口中選擇“活動窗口” ；然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)源”中“獲 取數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，彈出“打開數(shù)據(jù)源”窗口，找到相應(yīng) excel 文件， 點(diǎn)擊“打開” ； 在隨后彈出的窗口中點(diǎn)擊“確定” ,在接著彈出的窗口中點(diǎn)擊“編輯主文檔”按鈕來進(jìn)行給主 文件添加合并域的工作。 第四部分 讓Excel的格式自動變化 作為會計人員，經(jīng)常要對一些金額進(jìn)行控制。比如預(yù)算、 開支等。但怎么讓表格自動計算并提 醒你，那些項目快要超出預(yù)算或己經(jīng)超支呢？ 或是，你經(jīng)常要交總結(jié)材料給部長

18、，對于表格上的一些項目， 需突出顯示它們的區(qū)別，以便引 起老板注意，你是否每次都是不辭勞苦的對些單元格格式進(jìn)行反復(fù)設(shè)置？ 。的條件格式，可讓你一勞永逸。請看下面的一個例子（圖一） Excel其實，利用 圖一 在圖一中，筆者的目地是要對每天的開支進(jìn)行控制。于是用 SUMIF函數(shù)對在另一張工作表中 的日常開支明細(xì)進(jìn)行匯總。 對于匯總后的結(jié)果， 筆者利用條件格式， 對每天不同的開支數(shù)量用不 同的格式顯示，如果日開支等于 0,則將字符顏色設(shè)成跟底色一樣，以免看到 0;如開支小于50 元，用缺省格式，如果在50-100之間，則用黃底紅字，如超過100元以上，則用紅底黑字顯示， 以示警告。（具

19、體的設(shè)置 情況如圖二。）圖二 這樣，電腦根據(jù)不同的匯總結(jié)果，便顯示不同的效果，一眼看上去， 便知哪項預(yù)算又嚴(yán)重超支 了。 條件格式是支持拖拉填充的，所以，只要設(shè)好 B1單元格的公式及條件格式，然后往下一拖即 成。簡單快速。 條件格式的設(shè)置方法為： 1 .選中要設(shè)置條件格式的單元格； 2 .選擇菜單“格式” /"條件格式…”，系統(tǒng)彈出“條件格式”設(shè)置對話框。見下圖三。在缺省 情況下，最多可按鈕。”添加“如大家要求對多種情況進(jìn)行判斷并作相應(yīng)格式設(shè)置，可按對話框 只顯示一種情況， 有三種邏輯判斷（參見圖二），因為還存在一種以上三種情況都不是的情形，所以，真正來說， 它可以設(shè)置四種狀

20、態(tài)下的格式。如上面的例子中，開支在 0-50元的情況便是系統(tǒng)需進(jìn)行的第四 種判斷； 圖三 3 .系統(tǒng)預(yù)設(shè)為對該單元格的值進(jìn)行判斷，根據(jù)實際情況可選擇大于、介于、小于等，然后在 其后面的輸入框中輸入條件。 在條件輸入框中可以直接內(nèi)容也可以輸入單元格名稱參照， 以讓系 統(tǒng)對該單元格的實際內(nèi)容進(jìn)行比較。另外，點(diǎn)擊“單元格數(shù)值”可選擇判斷條件為公式。當(dāng)選擇 條件為公式時，其后的邏輯判斷框變成公式輸入框。 請注意：在輸入公式時，請用“=”號開頭。 對于公式，系統(tǒng)按公式返回的值是否為“真”進(jìn)行邏輯判斷。 4 .設(shè)好條件后，按“格式?/按鈕，便進(jìn)入格式設(shè)置畫面。 （參見圖四）根據(jù)自己的喜好，選

21、 擇相應(yīng)的格式。然后按“確定”返回。這時可在對話框中間看到格式預(yù)覽。 圖四 5 .依次設(shè)置其他條件格式，最后按“確定”返回編輯窗口，條件格式設(shè)置完畢。這時你在該單 元格輸入不同的內(nèi)容，其格式便會隨著你定義的條件而自動變化。 6 .大家可利用格式刷將條件格式快速套用到其它地方。 條件格式的刪除 如需要對己設(shè)置的條件格式進(jìn)行刪除，可用下面的方法進(jìn)行刪除： 1 .選擇要刪除條件格式的單元格； 2 .選擇菜單“格式”/"條件格式…”，在系統(tǒng)彈出“條件格式”設(shè)置對話框中按“刪除”按鈕。 或者 1. 選擇沒有設(shè)置條件格式的單元格； 2. 按下工具列的格式刷，對要刪除條件格式的單元格進(jìn)

22、行格式復(fù)制。 如要刪除工作表中全部或部分相同條件格式，可先按“ Ctrl+G ” ，之后在對話框中按“定位條 件” ，系， ”相同“或”全部“，之后，根據(jù)需要選擇”條件格式“，在該框中，選擇統(tǒng)顯示定位 條件對話框（參見圖五） ． 再按“確定” ，回到編輯窗口，這時，所有設(shè)置了條件格式的單元格都被選中，再按上面所講的 第一種刪除方法刪除即可。 圖五 第五部分 Excel 排序方法 排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作， Excel 排序有序數(shù)計算（類似成績統(tǒng)計中的名次）和數(shù)據(jù)重 排兩類。本文以幾個車間的產(chǎn)值和名稱為例，介紹 Excel 2000 的數(shù)據(jù)排序方法。 一、數(shù)值排序 1 .

23、RANK 函數(shù) RANK 函數(shù)是 Excel 計算序數(shù)的主要工具，它的語法為 :RANK （ number， ref ， order ） ，其中 number 為參與計算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格， ref 是對參與計算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對引用， order 是用來說明排序方式的數(shù)字 （如果 order 為零或省略， 則以降序方式給出結(jié)果， 反之按升序 方式） 。 例如 E2 、 E3 、 E4 單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計算各車間產(chǎn)值排名的方法是 :在 F2 單元格內(nèi) 輸入公式“ =RANK （ E2， $E$2: $E$4 ）”，敲回車即可計算出鑄造車間的產(chǎn)值排名是 2。再將 F2

24、 中的公式復(fù)制到剪貼板，選中 F3 、 F4 單元格按 Ctrl+V ，就能計算出其余兩個車間的產(chǎn)值排名 為 3 和 1。如果 B1 單元格中輸入的公式為“ =RANK （E2， $E$2:$E$4 ， 1 ）” ，則計算出的序數(shù)按 升序方式排列，即 2 、 1 和 3。 需要注意的是 : 相同數(shù)值用 RANK 函數(shù)計算得到的序數(shù)（名次）相同，但會導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序 數(shù)空缺。假如上例中 F2 單元格存放的數(shù)值與 F3 相同，則按本法計算出的排名分別是 3 、 3 和 1 （降序時） 。 2 .COUNTIF 函數(shù) COUNTIF 函數(shù)可以統(tǒng)計某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語法為

25、COUNTIF （ range， criteria） 。其中 range 為參與統(tǒng)計的單元格區(qū)域， criteria 是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條 件。其中數(shù)字可以直接寫入，表達(dá)式和文本必須加引號。 仍以上述為例， F2 單元格內(nèi)輸入的公式為“ =COUNTIF （$E$2:$E$4 ， >&E2 ） +1” 。計算各 車間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同， 2 、 1 和 3。 此公式的計算過程是這樣的 :首先根據(jù) E2 單元格內(nèi)的數(shù)值， 在連接符 & 的作用下產(chǎn)生一個邏輯 表達(dá)式， 即“>176.7 ”、“>167.3” 等。 COUNTIF 函數(shù)計算出引用區(qū)域內(nèi)符合條

26、件的單元格數(shù)量， 該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。 很顯然， 利用上述方法得到的是降序排列的名次， 對重復(fù)數(shù) 據(jù)計算得到的結(jié)果與 RANK 函數(shù)相同。 3.IF 函數(shù) Excel 自身帶有排序功能， 可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。 如果將它與 IF 函數(shù)結(jié)合， 可 以計單元格，根 E2 選中 :單元格的產(chǎn)值排序為例，具體做法是 E4 、 E3 、 E2 算出沒有空缺的排 名。上例中 據(jù)排序需要，單擊 Excel 工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有 數(shù)據(jù)按要求重新排列。 假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到小（降序）排列的，而您又想賦予每個車間從 1 到 n（

27、n 為自然數(shù)） 的排名。 可以在 G2 單元格中輸入 1， 然后在 G3 單元格中輸入公式 “=IF（E3=E2 ， G3,G3+1 ）” ， 只要將公式復(fù)制到 G4 等單元格，就可以計算出其他車間的產(chǎn)值排名。 二、文本排序 選舉等場合需要按姓氏筆劃為文本排序， Excel 提供了比較好的解決辦法。 如果您要將數(shù)據(jù)表 按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法 : 選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個單元格（如 A1 ） ，單擊 Excel “數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項”按鈕。選中“排序選 項”對話框“方法”下的“筆畫排序” ，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按

28、列排序” ， “確定”后回到“排序”對話框。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行（如“單位”之類） ，則應(yīng)選中“有 標(biāo)題行” （反之不選） ，然后打開“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位” ，選中排序方式 （“升序”或“降序” ）后“確定” ，表中的所有數(shù)據(jù)就會據(jù)此重新排列。 此法稍加變通即可用于“第一名” 、 “第二名”等文本排序，請讀者自行摸索。 三、自定義排序 如果您要求 Excel 按照 “金工車間” 、“鑄造車間” 和“維修車間” 的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)， 前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規(guī)則的方法解決 : 首先單擊 Excel “工具” 菜單下的 “選

29、項” 命令， 打開 “選項” 對話框中的 “自定義序列” 選項卡。 選中左邊 “自 定義序列”下的“新序列” ，光標(biāo)就會在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動，您就可以輸入“金工車 間” 、 “鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個序列之 間要用英文逗號分隔， 或者每輸入一個序列就敲回車。 如果序列已經(jīng)存在于工作表中， 可以選 中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入” ，這些序列就會被自動加入“輸入序列”框。無論采用以 上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用。 使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開“排序選項” 對話框中的“自 定義排序次序”下拉列表，選中前

30、面定義的排序規(guī)則，其他選項保持不動。回到“排序”對話框 后根據(jù)需要選擇“升序”或“降序” ， “確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。 需要說明的是 : 顯示在“自定義序列”選項卡中的序列（如一、二、三等） ，均可按以上方法 參與排序，請讀者注意 Excel 提供的自定義序列類型。 第六部分 Excel2000 數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用 Excel2000 的數(shù)據(jù)透視表可以將數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總?cè)齻€過程結(jié)合在一起，它可以 轉(zhuǎn)換行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果， 可以顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)， 還可以根據(jù)需要顯示 所選區(qū)域中的明細(xì)數(shù)據(jù)，非常便于用戶在一個清單中重新組織和統(tǒng)計數(shù)據(jù)。 在創(chuàng)建

31、數(shù)據(jù)透視表之前必須要有一個數(shù)據(jù)源， 它可以是已有的數(shù)據(jù)清單、 表格中的數(shù)據(jù)或外部 數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的方法是利用 “數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視當(dāng)然也可以從其他透視表中直接導(dǎo)入 數(shù)據(jù)。源， 圖向?qū)А?對數(shù)據(jù)源進(jìn)行交叉制表和匯總， 然后重新布置并立刻計算出結(jié)果。 現(xiàn)以無規(guī)則 “流水帳” 式數(shù)據(jù)清單為例，建立一個按商品類別和月份統(tǒng)計的各地區(qū)銷售額列表。 單擊 “數(shù)據(jù)” 菜單中的 “數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А遍_始操作，總共有 4 個步驟： 第一步：選定數(shù)據(jù)源和報表類型。這里我們在“請選擇待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型”中選 “ Microsoft Excel 數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫” ；在“所需創(chuàng)建的報

32、表類型”中選“數(shù)據(jù)透視表” ，然后單擊下一步。 第二步：選定創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域。可以直接在對話框中鍵入選定的區(qū)域，如 $A$2:$G$18 ；也可單擊“壓縮對話框”按鈕后在數(shù)據(jù)源中用鼠標(biāo)框選單元格。 選定完成后單擊下 一步。 第三步：選擇數(shù)據(jù)透視表顯示位置。共有兩種選擇：如果選擇“現(xiàn)有工作表” ，則數(shù)據(jù)透視表 與源數(shù)據(jù)在同一工作表中；如果想讓透視表獨(dú)立于數(shù)據(jù)源，就選擇缺省的“新建工作表” 。最后 單擊“完成”按鈕退出向?qū)А? 第四步： 設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局。 這時我們會發(fā)現(xiàn)導(dǎo)用數(shù)據(jù)源的 7 個列條目被向?qū)０逯瞥闪? 7 個按鈕，設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局只要用鼠標(biāo)將按鈕拖至“行

33、” 、 “列” 、 “數(shù)據(jù)”或“頁”字段區(qū) 域即可。 其中拖入到 “頁” 字段中的按鈕相當(dāng)于選擇了 “自動篩選” 命令， 可以控制顯示每一項； 拖入到 “行” 字段中的按鈕變成了行標(biāo)題； 拖入到 “列” 字段中的按鈕變成了列標(biāo)題； 拖入到 “數(shù) 據(jù)”字段中的按鈕相當(dāng)于選擇了“分類匯總”命令。 本例中我們把月份設(shè)為頁字段， 在透視表生成后頁字段會變?yōu)橄吕斜淼男问剑?而且自動在下 拉的數(shù)據(jù)項前加上“全部”一項；把數(shù)量和類別設(shè)為行字段，把地區(qū)設(shè)為列字段，用鼠標(biāo)把各按 鈕拖入到相應(yīng)位置后得到結(jié)果，這時原來的“數(shù)量”按鈕的名稱被改為“求和項：數(shù)量” ，雙擊 按鈕可出現(xiàn)一個對話框，你可從中

34、選擇使用的匯總方式，如：求和、乘積、標(biāo)準(zhǔn)偏差等；如果再 把銷售額做為數(shù)據(jù)項拖入到數(shù)據(jù)區(qū)可以得到結(jié)果。 通過本例可以看出數(shù)據(jù)透視表含有多個字段， 每個字段匯總了源數(shù)據(jù)中的多行信息。 我們可以 靈活變換查看角度， 方法是單擊字段旁的下拉箭頭在顯示的可用項列表中進(jìn)行選擇， 也可以將字 段按鈕拖動到數(shù)據(jù)透視表的另一位置。例如， 本例中“月份”是一個能用于按月份自動篩選匯總 數(shù)據(jù)的頁字段， 如果選擇頁字段列表的不同項， 那么數(shù)據(jù)透視表會自動生成與該項相關(guān)的匯總數(shù) 據(jù)；如果需要顯示每個月的匯總數(shù)據(jù)我們可以把頁字段“月份” 拖入到列字段位置， 這時的表格 就有兩個行字段、 兩個列字段， 生成詳盡的匯總情況。 另外行字段和列字段也可以相互交換位置， 以產(chǎn)生不同結(jié)構(gòu)而匯總結(jié)果相同的表格； 同樣行字段、 列字段也可與頁字段相互交換位置， 以產(chǎn) 生不同的統(tǒng)計結(jié)果?？傊\(yùn)用之妙，存于一心，一切視你的需要而定。 Excel2000 除了有功能強(qiáng)大數(shù)據(jù)透視表功能外，還新增了數(shù)據(jù)透視圖功能，它是一種交互式的 圖表， 功能與數(shù)據(jù)透視表類似， 只不過以圖形化的形式來表現(xiàn)罷了。 數(shù)據(jù)透視圖會在同一工作薄 中包含一個相 關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表和該數(shù)據(jù)透視表中的所有源數(shù)據(jù)，并會隨數(shù)據(jù)透視表的變動自 動更新相應(yīng)數(shù)據(jù)。 ．