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1、 企業(yè)信息管理師論文 國家職業(yè)資格二級 論文題目：新形勢下信息技術在中小企業(yè)管理中的應用 論文編號： 新形勢下信息技術在中小企業(yè)管理中的應用 ［摘要］：21世紀是新經濟的信息化時代，2l世紀的世界是信息技術廣泛應用的世界。當今許多企業(yè)運用信息技術來改造自己、強化自己、增強自己的競爭力，迎接新經濟時代的挑戰(zhàn)。論文以中小企業(yè)為對象研究其在管理過程中對信息技術應用以及所帶來的競爭優(yōu)勢。論文為中小企業(yè)管理中對信息技術的應用提供一定的參考和借鑒。 ［關鍵詞］：信息技術，中小企業(yè)，應用，優(yōu)勢 一、信息技術在中小企業(yè)管理中的

2、應用發(fā)展分析 1.信息技術的企業(yè)管理應用發(fā)展歷程信息技術(information technology，簡稱IT)，指獲取、傳遞、處理、再生和利用信息的技術。在新經濟時代，信息技術對傳統(tǒng)企業(yè)的改造是經營模式、經營思維的又一次革命。應用信息技術，進行信息化建設已成為企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的最終選擇，是企業(yè)在市場競爭中充滿生機和活力的起碼條件，也是企業(yè)經營現(xiàn)代化的主要標志。信息技術在企業(yè)管理的應用經歷了由淺到深、由孤立應用到集成應用、由技術系統(tǒng)到管理系統(tǒng)的發(fā)展過程。回顧信息技術在企業(yè)管理的應用的發(fā)展歷史，展望信息技術在企業(yè)管理應用的未來，有利于更好地把握信息技術在企業(yè)應用的實質，對于應用中出現(xiàn)的問題也

3、會有更清楚的認識。美國人諾蘭(Nolan)曾于1979年提出了圖1所示的數據處理發(fā)展階段的諾蘭模型。在模型中。諾蘭將數據處理技術在企業(yè)的應用過程分成六個階段，并將前三個階段稱為計算機時代，而后三個階段稱為信息時代。 (1)啟動階段：企業(yè)數據處理技術應用的開始階段，其標志是企業(yè)安裝了第一臺計算機，將其應用于數據處理工作，并引入了自動化的概念。 (2)擴散階段：隨著自動化技術在企業(yè)應用的日益擴展，導致企業(yè)計算機系統(tǒng)數員的快速增加。 (3)控制階段：試圖遏制快速上升的計算機服務成本，并將數據處理系統(tǒng)的發(fā)展置于受控狀態(tài)。 (4)集成階段：本階段的重點是實現(xiàn)企業(yè)各種信息技術平臺和數據處理系統(tǒng)

4、的整合，將各種各樣的系統(tǒng)和技術集成為內在統(tǒng)一的系統(tǒng)，使數據處理系統(tǒng)的發(fā)展進入再生和受控發(fā)展時期。 (5)數據管理階段：本階段的標志是完成了集成化的數據處理系統(tǒng)的實施，企業(yè)將主要精力從數據處理系統(tǒng)的建設轉向數據處理系統(tǒng)的應用，并開始取得良好的經濟效益。 (6)成熟階段：企業(yè)數據處理系統(tǒng)日益成熟，成為企業(yè)經營管理和業(yè)務運作的重要支撐環(huán)境。 目前我國大部分企業(yè)的信息化工作處于從控制階段向集成階段的過渡中，部分實施信息化的先進企業(yè)進入了數據管理階段。需要指出的是，圖1-1中的諾蘭模型是對企業(yè)數據應用發(fā)展過程總結后得到的一個模型，它并不是企業(yè)信息化應用的理想模型，企業(yè)在實施信息化的過程中，不要按照

5、這個模型去規(guī)劃信息化應用的發(fā)展階段，這樣會導致企業(yè)在信息化過程中走不必要的彎路。當前實施企業(yè)信息化的較好方法是在企業(yè)信息化規(guī)劃的指導下，加強業(yè)務流程與信息技術的融合，實施集成化的信息化應用系統(tǒng)。 2.信息技術在中小企業(yè)管理的應用中存在的問題 （1）傳統(tǒng)的管理模式阻礙了信息技術的發(fā)展 信息化建設依賴于企業(yè)管理模式的革新。在落后的管理模式下實施信息化，只能是原有業(yè)務在信息系統(tǒng)的電子化而已，不能通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)管理水平質的提升。然而，在許多中小企業(yè)中，由于傳統(tǒng)的管理模式形成已久，企業(yè)管理革新由于受到多方面因素的影響而推進難度較大，包括：思想意識的轉變；體制的創(chuàng)新和管理的變革；競爭、服務和成本意

6、識的覺醒等，還有企業(yè)的服務、品牌、人力資源等更高層次的文化范疇。只有改變傳統(tǒng)的管理模式，才能發(fā)揮企業(yè)的規(guī)模效應，突出計算機管理的優(yōu)勢。 （2）信息技術的投入結構不合理 信息技術的構成包括硬件(計算機，數據存儲設備，網絡，通信設備)、軟件(系統(tǒng)軟件，應用軟件)和服務(終端用戶計算，技術支持，應用軟件升級)。主要問題在于硬件設備的投入比例偏大，軟件和應用層面的投資比例偏小。這種結構的非對稱性從整體上降低了信息技術的使用效率。從一些中小企業(yè)信息技術投入結構來看，中小企業(yè)技術建設投入中存在“重建設輕維護更新”、“重硬件輕軟件”、“重網絡運資源”、“重技術輕管理”等傾向和誤區(qū)。這樣的投資結構，不能保

7、證中小企業(yè)信息系統(tǒng)建設、維護更新與信息資源開發(fā)利用之間的協(xié)調發(fā)展，造成“有路沒車”或“路多車少”的現(xiàn)象，不利于中小企業(yè)信息化建設的健康發(fā)展，也不利于中小企業(yè)真正通過信息化提高經營效率、管理水平和核心競爭力。只有調整好投入結構，信層、技術才能充分發(fā)揮效益。 （3）缺乏良好的信息技術應用戰(zhàn)略 信息技術作為一種戰(zhàn)略性資源，應該加以戰(zhàn)略性地應用。但是，目前中小企業(yè)在做信息技術投資決策時，既沒有經過正式的可行性研究，也沒有對整個信息技術系統(tǒng)作戰(zhàn)略性的規(guī)劃，這樣，不用說應用信息技術贏得競爭優(yōu)勢，單說信息技術的投資回收率就低得出奇。要解決信息技術存在的這個問題，就要制定合理的信息技術應用戰(zhàn)略。一個良好的

8、信息技術應用戰(zhàn)略，首先，必須有一個明確的目標，即利用更多的信息資源，贏得競爭優(yōu)勢。其次，要考慮中小企業(yè)的內外部環(huán)境，因地制宜，講究投入產出比。在開發(fā)形式上，最好是企業(yè)與有經驗的信息技術工程開發(fā)商合作開發(fā)系統(tǒng)，信息技術系統(tǒng)開發(fā)出來后，企業(yè)要投入足夠的人、財、物，保證整個系統(tǒng)運轉起來，促使技術得以戰(zhàn)略性地應用。 二、信息技術在中小企業(yè)管理中的應用——以壽光市泰豐汽車底盤制造有限公司為例 在同行其他企業(yè)眼中，壽光市泰豐汽車底盤制造有限公司的可怕之處在于其現(xiàn)在10天的存貨周轉期，而在2008年，泰豐汽車底盤公司的存貨周轉期還與大家一樣，都是30天。領先20天的時間，足以使泰豐在同一起跑線上將對手甩

9、開。 項目實施前的信息技術應用狀況： 1.2008年以前，泰豐汽車底盤公司主要作業(yè)仍采用手工處理，僅有財務部使用計算機管理。具體狀況為： (1)泰豐汽車底盤公司計算機硬件配套較齊全，各部門(除制造部各生產車間、倉庫外)均有計算機使用，內部已建立一套較穩(wěn)定的OA辦公網絡系統(tǒng)，有專門的計算機人員管理。 (2)整個公司還未建立起全面整合性的管理系統(tǒng)。財務部與倉庫使用金算盤軟件處理有關庫存、總賬會計、材料核算等部分。其他部門仍未使用專業(yè)的管理系統(tǒng)，一般使用Excel處理工作。 (3)企業(yè)經營管理特征作為與其他廠商合作的配套廠商，泰豐具有鮮明獨特的管理特征。 2.計劃的變動性較大 生產計劃

10、按照主機廠商提供的月度計劃進行銷售業(yè)務預測，即主機廠商每月月初發(fā)送當月的月度銷售計劃，生產管理人員據此制定生產與采購規(guī)劃，同時再依據客戶的正式銷售訂單做調整。因月度銷售計劃與實際訂單吻合率較低，在產品銷量日漸紅火的情況下，補單、漏單的情況經常發(fā)生。 3.采取“零庫存”管理方法 由于主機廠商為適應客戶要求的多變性及競爭的激烈，產品不斷推陳出新，這也要求配套的零配件廠商生產計劃的極大彈性及對成本的嚴格控制，需要采取“零庫存”管理方法。既要能滿足客戶緊急要貨，又要不斷調整自己的內部產能，加強中間倉庫的管理，保證及時適貨。 4.降低物資管理成本 隨著產品系列的不斷增多，物資管理將是降低成本的關

11、鍵所在。因此必須做好物管科的需求計劃，一方面要有充分的庫存?zhèn)湄洠硪环矫嬗忠M可能地降低存貨水平，避免積壓過多。 5.管理集成性要求高 泰豐汽車底盤公司的復雜性還在于他是一家多產品的公司，在制造工藝上多種多樣，有機械加工、電子組裝等多種加工工藝，需要集成性的車間管理系統(tǒng)，及時跟蹤車間進度。在激烈的競爭中，泰豐汽車底盤公司必須以信息化手段武裝自己，滿足復雜的經營管理特征，甩掉對手的糾纏。2009年7月，泰豐汽車底盤公司正式啟動ERP管理系統(tǒng)。博凱軟件公司實施小組先后派駐咨詢規(guī)劃、軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成等三組專業(yè)人員進駐泰豐汽車底盤公司，開始了項目實施工作。 三、“泰豐汽車底盤公司”的ERP解決

12、方案 1.企業(yè)目標 泰豐汽車底盤公司的近期目標是，公司使用ERP系統(tǒng)后，希望短期內能使各部門全面導入計算機管理，并逐步丟掉手工賬。即公司主要內部交易數據均通過計算機系統(tǒng)產生，且保證完整、正確與及時。實施方案如圖2所示。 泰豐汽車底盤公司銷售部是公司專門對外聯(lián)絡的部門，主要負責接收主機廠商的銷售訂單和銷售發(fā)貨業(yè)務。生產部按照銷售部提供的銷售訂單進行庫存排查，生產組織，完工入庫等工作。采購部根據物管科提供的物料報缺進行采購計劃，下達采購訂單、跟單到貨與供應商開票等。這些工作的順利進行都需要通過一套穩(wěn)定的ERP管理系統(tǒng)來保障。

13、在建立了一套穩(wěn)定的ERP管理系統(tǒng)后，泰豐汽車底盤公司希望公司能夠在未來發(fā)展中產生如下效益：（1）ERP系統(tǒng)充分運用，可合理規(guī)劃物料供應計劃，降低庫存成本，減少資金占壓；（2）決策資料。即各部門能深入挖掘系統(tǒng)數據，提供有效的分析報表，供制訂決策使用；（3）提高員工素質，實現(xiàn)全員參與式管理。 2.具體實施 如何幫助泰豐汽車底盤公司達到上下關聯(lián)體系的無縫結合，關鍵是提升存貨周轉率，這是博凱軟件公司從進入泰豐汽車底盤公司的第一天起，就開始思考的問題。在汽車制造行業(yè)，技術文件更改相對頻繁，其“存貨貶值率”約為萬分之一，即價值1000元的零部件存貨，每天損失為0.1元，而如果每月有10天的周轉延遲，則

14、損失率為0.1%。以2008年泰豐汽車底盤公司營業(yè)額突破3000萬元計算，即其營業(yè)額就間接損失近7萬元左右。更重要的是，存貨貶值帶來的是生產計劃的問題。 通常，如歐曼主機廠都會提前7天將需求的銷售計劃告訴泰豐汽車底盤公司，同時又會根據歐曼自身的生產組織需求給出3日上線計劃，這就是在泰豐汽車底盤公司存在的“7+3”計劃。這就要求泰豐汽車底盤公司按照歐曼主機廠的需求，不斷調整自己的生產計劃，保證及時地生產、交貨。在生產方面，“括單”是泰豐汽車底盤公司經常會面臨的現(xiàn)象。有時候歐曼的上線計劃只在前一天才通知泰豐汽車底盤公司臨時加單，為保證給主機廠家按時供貨，泰豐汽車底盤公司必須馬上重新調整當日生產計

15、劃，或添加新生產訂單，或暫時取消已下達的生產訂單。計劃的更改影響零部件的出庫。生產部門、配送隊、物管倉庫對配件物料的型號、數量了如指掌并非易事。例如一個車架總成，實際由41種零件組成，在實施ERP之前，泰豐汽車底盤公司都是按這41種零件分開派單進行手工操作，其復雜程度不言而喻。而要如何將這些配件下的零件在庫存、生產訂單上表現(xiàn)出來，這是一個需要二次開發(fā)的過程。 針對泰豐汽車底盤公司的個性需求，博凱軟件公司的開發(fā)人員經過深入生產、財務、倉管部門的詳細調研之后，開發(fā)出一套需求計劃變動管理系統(tǒng)：系統(tǒng)能實現(xiàn)預測需求與訂單需求的合并功能，同時需求規(guī)劃也可以處理需求經營管理變化所產生的供應變化。同時，生產

16、管理可以根據客戶需求與主機廠產能建立滾動的主生產計劃，并做適當的均化拆單理。按生產需求規(guī)劃作業(yè)的結果如圖3所示。 3.效益分析 通過應用博凱軟件公司ERP管理系統(tǒng)進行業(yè)務流程重組，對出貨及中間倉管理的流程重新設計后，泰豐汽車底盤公司對公司的中間倉加強了管理。使得涉及銷售、物管、生產、財務及客戶五個環(huán)節(jié)的供應鏈流更順暢、各職能間工作責任更明確、庫存及財務賬務更清楚。在產銷協(xié)調上，通過產銷管理與需求規(guī)劃的應用，ERP系統(tǒng)可自動將預測與訂單做合并抵消處理，這樣，業(yè)務員與生產管理就能更準確地把握客戶的需求計劃與真實訂單之間的關聯(lián)性，理順產銷協(xié)調之間的作業(yè)流程?？蛻舻呐R時插單應用ATP數據作為是

17、否接單的指標。運用ERP功能，省去了大量的計算與核查工作，提高了工作效率，不僅全面控制主機廠物料的供應情況，且大大減少了停工持料的異常狀況。在規(guī)劃功能上，一方面計劃人員應用自動規(guī)劃功能制定可行的供應計劃，另一方面通過計劃模擬功能，預先了解可能產生的問題并及時調整處理。 通過內部供應鏈、銷售、財務模塊的實施，泰豐汽車底盤公司建立了一套統(tǒng)一、規(guī)范的信息管理系統(tǒng)，覆蓋了公司從接單到規(guī)劃、采購、生產、庫存、出貨及財務管理的完整業(yè)務流程。各業(yè)務流程有機集成，部門間數據達到共享與統(tǒng)一。不僅提高各部門作業(yè)效率及資訊的準確與及時性，而且通過統(tǒng)一的信息平臺，強化了部門間工作流的協(xié)調與管理，極大地改善了以前手工

18、作業(yè)的溝通慢、信息傳遞不及時等弊病。 四、信息技術的應用使中小企業(yè)創(chuàng)造競爭優(yōu)勢 1.改變競爭方式 信息技術幾乎徹底改變了中小企業(yè)傳統(tǒng)的競爭方式。這種改變主要表現(xiàn)在以下三個方面：首先，信息技術使企業(yè)與企業(yè)之間直接面對中間商(如批發(fā)商)的競爭逐步改變?yōu)橹苯用嫦蛳M者的競爭；其次，信息技術使企業(yè)從以往的以產品或服務設計與管理為中心的競爭模式，轉變?yōu)橐援a品或服務營銷為中心的競爭模式；最后，由以往的產品和服務成本與質量的有形競爭轉變?yōu)闋幦∠M者信心的虛擬競爭。消費者對企業(yè)的信任成為企業(yè)最寶貴的資產之一，這種資產通常以股票市場價值的形式來體現(xiàn)。 2.信息技術創(chuàng)造成本 優(yōu)勢若中小企業(yè)進行所有價值活

19、動的累計成本低于競爭者的成本，它就具有成本優(yōu)勢，而信息技術可以創(chuàng)造這種優(yōu)勢。首先，信息技術減少中小企業(yè)與消費者之間的環(huán)節(jié)，縮短路徑距離而降低中小企業(yè)交易成本，從而提高中小企業(yè)成本優(yōu)勢。以零售業(yè)為例，如果大型超市與供應商之間可以通過信息系統(tǒng)和數據庫直接訂貨和送貨，超市就可以降低利用倉庫的成本，并節(jié)省送貨的時間。其次，由于柔性制造技術對庫存管理具有替代效應，這樣信息化中小企業(yè)減少了庫存量，降低了管理成本。例如，對于一個從事生產制造的中小企業(yè)來說，當原料放在庫房而沒有生產時，必將引起成本的耗費，而要達到減少庫存成本的目的，中小企業(yè)可以憑借網絡信息技術的支持，通過對各個分點的銷售系統(tǒng)錄入商品信息，然后

20、通過內部網絡(Internet)對這些信息進行分類統(tǒng)計，進而通過連接與供應商之間的網絡，使供應商能夠即時獲得庫存信息，通過快速反應系統(tǒng)及時對庫存進行補充，使中小企業(yè)可以最小批量進貨，實現(xiàn)“零庫存”。此外，信息技術的應用尤其是迅速發(fā)展的電子商務使每個用戶能非常方便、快捷、低廉地在網上完成交易全過程，從而大大降低了中小企業(yè)的交易成本，形成成本優(yōu)勢。 3.信息技術建立和發(fā)揮戰(zhàn)略管理優(yōu)勢 信息技術對經濟管理的影響，不僅表現(xiàn)在操作者和管理層上，更表現(xiàn)在戰(zhàn)略層上。近年來，高層管理人員開始把信息技術進行戰(zhàn)略性應用，出現(xiàn)了戰(zhàn)略信息系統(tǒng)(SIS)，用來建立和保持中小企業(yè)的競爭優(yōu)勢。當信息技術被用作經濟管理的

21、戰(zhàn)略措施時，經濟組織的發(fā)展戰(zhàn)略與信息戰(zhàn)略相結合，并以信息戰(zhàn)略為主導來形成發(fā)展戰(zhàn)略，其注意力也從內部管理延伸到外部管理，并把著眼點放在外部管理上，以調整組織的內部力量，來適應和改造外部環(huán)境。利用信息技術，內強素質，外樹形象，全面提升自身的競爭力。 4.信息技術創(chuàng)造人力資源與中小企業(yè)素質優(yōu)勢 人力資源可以提高中小企業(yè)競爭力。在所有高新技術中，只有信息技術是與人力資源相互補充的技術，其他高新技術，如生物技術、航空技術等，都是與物質生產部門相互補無的技術，因此，信息技術將比其他高新技術對人力資源開發(fā)和管理具有更加深人和普遍的影響。應用信息技術成果的技能已經成為中小企業(yè)招聘員工的考核標準之一，信息技

22、術不僅使中小企業(yè)員工培訓成為成本低廉的教育活動，而且使企業(yè)監(jiān)督與管理職員的成本急劇下降，從而客觀上提高了中小企業(yè)整體素質水平。 總之，從某種意義上來講，信息技術對中小企業(yè)的改變是徹底的、全方位的。信息化使中小企業(yè)以往不可移動的生產要素，如技術管理和管理信息變得相對可移動，從而擁有了在全球配置資本、技術、知識和人力資源的可能和機會，這是信息化給企業(yè)帶來的根本的優(yōu)勢和變化。 參考文獻： [1]曹國法樊勇：中小企業(yè)信息化問題研究[M].鄭州大學出版社，2007.02 [2]吳澄著：信息技術與企業(yè)現(xiàn)代化管理[M].中國經濟出版社,2005.12 [3]史文宇田振華聞洪蕓：應用信息技術提高企業(yè)管理水平[J].河北冶金，2006（4） [4]李應征：淺議計算機信息技術在現(xiàn)代企業(yè)管理中的應用[J].科苑論壇，2007（23） [5]丁志堅徐開峰張彥淺：論信息技術在深化企業(yè)管理中的應用[J].煤炭經濟研究，2008（3）