《《Excel-數(shù)據(jù)輸入》PPT課件.ppt》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《《Excel-數(shù)據(jù)輸入》PPT課件.ppt（39頁(yè)珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。

1、補(bǔ)充內(nèi)容：Excel數(shù)據(jù)輸入方法,Excel與數(shù)據(jù)處理 第2版,補(bǔ)充內(nèi)容:Excel數(shù)據(jù)輸入,概述 數(shù)據(jù)輸入是很實(shí)際的問(wèn)題，許多工作人員不得不面對(duì)它。針對(duì)不同規(guī)律的數(shù)據(jù)，采用不同的輸入方法，不僅能減少數(shù)據(jù)輸入的工作量，還能保障輸入數(shù)據(jù)的正確性。 如果不了解掌握不同類(lèi)型數(shù)據(jù)的輸入方法，可能就要成天座在電腦前，一五一十地輸入數(shù)據(jù)，輸完了還要檢查。某些人要幾天才能輸入完成的數(shù)據(jù)，但有的人幾分鐘就完成了，而且數(shù)據(jù)不會(huì)出錯(cuò)！ 這就是學(xué)習(xí)EXCEL數(shù)據(jù)輸入方法的原因！,學(xué)習(xí)目標(biāo),1、了解Excel的數(shù)據(jù)類(lèi)型 2、掌握不同類(lèi)型數(shù)據(jù)的輸入方法 3、掌握復(fù)制公式輸入數(shù)據(jù)的方法 4、掌握大批量相同數(shù)據(jù)的輸入方法

2、5、掌握通過(guò)自定義格式簡(jiǎn)少數(shù)據(jù)輸入的方法 6、掌握用IF、Vlookup等函數(shù)查找輸入數(shù)據(jù)的方法 7、掌握用Rand和int函數(shù)產(chǎn)生大量模擬數(shù)據(jù)的方法。,一、 Excel的數(shù)據(jù)類(lèi)型,1、Excel的常見(jiàn)數(shù)據(jù)類(lèi)型 數(shù)字型、日期型、文本型、邏輯型數(shù)據(jù) 數(shù)字表現(xiàn)形式多樣：貨幣、小數(shù)、百分?jǐn)?shù)、科學(xué)計(jì)數(shù)法、各種編號(hào)、郵政編碼、電話號(hào)碼等多種形式,一、 Excel的數(shù)據(jù)類(lèi)型,2、Excel數(shù)值型數(shù)據(jù)的取值范圍,二、簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)的輸入,1、數(shù)據(jù)輸入的一般過(guò)程 （1）選定要輸入數(shù)據(jù)的單元格。 （2）從鍵盤(pán)上輸入數(shù)據(jù)。 （3）按Enter鍵后 2、輸入數(shù)值 （1）正數(shù)的輸入：+234，13,333,333，12E3

3、 （2）負(fù)數(shù)的輸入： -234，(234)，-12e2 （3）分?jǐn)?shù)的輸入: 2 2/3, 0 3/4 （4）貨幣數(shù)據(jù)的輸入:￥123，$21,二、簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)的輸入,3、輸入文本 字符文本應(yīng)逐字輸入 數(shù)字文本以開(kāi)頭輸入，或用=“數(shù)字”方式輸入。 輸入文本32，可輸入： =“32” 或輸入：32 文本形式的公式，要通過(guò)“插入”|“對(duì)象”菜單命令 如,二、簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)的輸入,4、輸入日期 以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式輸入 通過(guò)格式化得到其它形式的日期，這樣可減少輸入 格式方法是選擇“格式”|“單元格”|“數(shù)字”|“日期”,二、簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)的輸入,5、輸入公式 公式是對(duì)工作表中的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的等式。

4、公式要以等號(hào)（）開(kāi)始。 例如在A3輸入：=5+2*3，結(jié)果等于 2 乘 3 再加 5。A3中將顯示11,三、 相同數(shù)據(jù)的輸入,1、復(fù)制相同數(shù)據(jù) 建立有相同數(shù)據(jù)的不同工作表，可用復(fù)制方法 某班主任建立相同的成績(jī)表頭 ，可用此法。,復(fù)制一班表頭,三、 相同數(shù)據(jù)的輸入,2、填充復(fù)制相同數(shù)據(jù) 設(shè)要建立下圖所示“學(xué)生檔案”表。其中入學(xué)時(shí)間、班級(jí)、專(zhuān)業(yè)都是相同數(shù)據(jù)。,（1）在G2中輸入“計(jì)算機(jī)通信”，然后Enter。 （2）單擊G2，G2右下角會(huì)出現(xiàn)黑色小方塊，它就是填充柄。 （3）向下拖動(dòng)填充柄，拖過(guò)的單元格都被填入了“計(jì)算機(jī)通信” 。,三、 相同數(shù)據(jù)的輸入,3、用Enter輸入相同數(shù)據(jù) 設(shè)要建立下圖所

5、示“學(xué)生檔案”表。其中入學(xué)時(shí)間、班級(jí)、專(zhuān)業(yè)都是相同數(shù)據(jù)。,（1）選中F2：F11 （2）輸入：JK001 （3）按Ctrl+Enter,可用同樣方法輸入C、G列數(shù)據(jù),四、 編號(hào)的輸入,1、復(fù)制輸入連續(xù)的編號(hào) 連續(xù)編號(hào)（或等差、等比性質(zhì)的數(shù)據(jù)）應(yīng)該采用復(fù)制或序列填充的方式進(jìn)行輸入。 比如公司或單位的職工編號(hào)、電話號(hào)碼、手機(jī)號(hào)碼、零件編號(hào)等。 輸入右圖A列的學(xué)號(hào),（1）在A2輸入 1003020101 在A3輸入1003020102 （2）選中A2：A3 （3）向下拖動(dòng)A3單元格的填充柄。,四、 編號(hào)的輸入,2、填充產(chǎn)生連續(xù)編號(hào) 填充序列方式適用于輸入較多的連續(xù)編號(hào)數(shù)據(jù)。 比如要輸入電話號(hào)碼：66

6、3321240663328000，如右圖所示，方法如下。 在第一個(gè)單元格中輸入起始號(hào)碼 選擇“編輯”|“填充”|“序列”菜單命令。 在Excel彈出的“序列”對(duì)話框中指定“列” 在步長(zhǎng)值中輸入1 在終止值中輸入最后一個(gè)號(hào)碼。,四、 編號(hào)的輸入,3、利用自定義格式產(chǎn)生特殊編號(hào) 人們常會(huì)遇到各種具有一定規(guī)則的特殊格式的編號(hào)。如右圖的保險(xiǎn)號(hào)。,1、選中要輸入保險(xiǎn)號(hào)的區(qū)域 2、選擇“格式”|“單元格”菜單命令。 3、選中“自定義” 4、輸入自定格式： p00-000-0000,四、 編號(hào)的輸入,用自定義格式輸入大數(shù)字編號(hào) 當(dāng)在單元格中輸入一個(gè)位數(shù)較多的數(shù)值時(shí)（比如超過(guò)15位的整數(shù)），Excel會(huì)自動(dòng)將

7、輸入的數(shù)據(jù)顯示為科學(xué)記數(shù)法，這可能并不符合我們的需要。 產(chǎn)生這種問(wèn)題的原因是數(shù)值精度問(wèn)題，Excel的默認(rèn)精度是15位，如果一個(gè)數(shù)值的長(zhǎng)度超過(guò)15位，則15位之后的數(shù)字都被視為0。 這種位數(shù)較多的大數(shù)字編號(hào)，可以用自定義格式進(jìn)行輸入,四、 編號(hào)的輸入,用自定義格式輸入大數(shù)字編號(hào) 建立右圖所示的電話用戶檔案，其中身份證號(hào)為18位，且前15位全部相同。 若直接輸入，不僅數(shù)據(jù)多，且要出錯(cuò)，比如在G4輸入：510214196012301000,Excel會(huì)顯示為5.1021E17 解決方法是定義G列保存身份證號(hào)的單元格的自定義格式為： “51021419601230“0000,設(shè)置自定義格式后，只需要

8、輸入身份證的最后4位編號(hào),四、 編號(hào)的輸入,選中D2單元格，選擇 “格式”|“單元格”菜單項(xiàng) “類(lèi)型”文本框中輸入： “51021419601230“0000,五、組合多個(gè)單元格數(shù)據(jù),1、用&運(yùn)算符組合數(shù)據(jù) “&”為字符連接運(yùn)算，其作用是把前后的兩個(gè)字符串（也可以是數(shù)值）連接為一個(gè)字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的結(jié)果為ADKDKDDKA。123&45&678的結(jié)果為“12345678” 設(shè)下圖E列數(shù)據(jù)由C、D列數(shù)據(jù)組合而成。 在E2中輸入公式=C2&D2，然后向下復(fù)制！,五、組合多個(gè)單元格數(shù)據(jù),2、用&和文本函數(shù)的結(jié)合 &常和文本函數(shù)left、right、mid等合用，這幾個(gè)函數(shù)都很簡(jiǎn)

9、單，其調(diào)用語(yǔ)法如下： left(text,n) right(text,n) mid(text n1,n2) 其中： left截取text文本左邊的n個(gè)字符；如left(“123“,2)= “12 “ right截取text文本右邊的n個(gè)字符；如right(“1234“,2)= “34 “ mid從text的第n1字符開(kāi)始，取n2個(gè)字符； 比如MID(“1234“,2,2)= “23“,五、組合多個(gè)單元格數(shù)據(jù),3、用&和文本函數(shù)的結(jié)合案例 某電話公司的繳費(fèi)帳號(hào)由身份證號(hào)的后15位（全長(zhǎng)18位），后接電話號(hào)碼構(gòu)成。如下圖所示。用&和文本函數(shù)可以很快建立繳費(fèi)帳號(hào)。 在I3輸入公式“=Right(G3

10、,17)&H3” ，然后向下填充復(fù)制該公式到I列的其余單元格,六、采用下拉列表進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇,1、下拉列表的適用范圍 項(xiàng)目個(gè)數(shù)少而規(guī)范的數(shù)據(jù)，比如職稱、工種、單位及產(chǎn)品類(lèi)型等，這類(lèi)數(shù)據(jù)適宜采用Excel的“數(shù)據(jù)有效性”檢驗(yàn)方式，以下拉列表的方式輸入 。 例如：,某校教師檔案如右圖所示，其中的職稱列數(shù)據(jù)只能從“講師、教授、副教授、助教”中選擇。這類(lèi)數(shù)據(jù)用下拉列表輸入，方便而準(zhǔn)確。,六、采用下拉列表進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇,2、下拉列表建立方法 （1）選中要建立下拉列表的單元格區(qū)域。 （2）選擇 “數(shù)據(jù)”|“有效性”菜單項(xiàng)。 （3）選擇“設(shè)置”標(biāo)簽，然后從“允許”下拉列表中選擇“序列”選項(xiàng)。 （4）在“來(lái)源”文

11、本框中輸入職稱名字“助教,講師,副教授,教授”,七、利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,1、查找輸入的意義 如果表格中的不同數(shù)據(jù)列之間存在一定的依賴關(guān)系，那么用IF公式進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換輸入是一種效率較高的輸入方法。 如果某些數(shù)據(jù)已經(jīng)在其它數(shù)據(jù)表中建立好了，查詢輸入可以提高效率，且能減少輸入錯(cuò)誤。,七、利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,2、IF函數(shù)的應(yīng)用 IF函數(shù)又稱為條件函數(shù)，它能夠?qū)o出的條件進(jìn)行判斷，并根據(jù)判斷結(jié)果的正誤執(zhí)行不同的運(yùn)算。 IF函數(shù)的調(diào)用形式如下： IF(條件式,條件成立時(shí)函數(shù)的取值,條件不成立時(shí)函數(shù)的取值) 比如， IF(32,“right”,“error”)”的結(jié)果是“right”， 而

12、IF(32是正確的，函數(shù)的結(jié)果就是“條件正確時(shí)的取值”。與之相對(duì)應(yīng)，而32是錯(cuò)誤的，所以。,七、利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,IF函數(shù)可以嵌套使用，即在IF函數(shù)中還可以使用IF函數(shù)，最多可以嵌套7層。比如： IF(A289,“A”,IF(A279,“B”)， 如果A2等于93，則該函數(shù)的結(jié)果是“A”； 如果A2等于80，則函數(shù)的結(jié)果是內(nèi)層IF(A279,“B”)的結(jié)果，顯然8079，所以結(jié)果為“B”； 如果A2等于65呢？函數(shù)的結(jié)果就是IF(A279,“B“)不成立時(shí)的取值，這時(shí)該函數(shù)的結(jié)果就是一個(gè)空值，因?yàn)镮F(A279,“B“)沒(méi)有給出A279不成立時(shí)的取值，在這種情況下，Excel將返回一

13、個(gè)空值（即什么結(jié)果都沒(méi)有?。┙o該函數(shù)。,七、利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,3、IF函數(shù)查找轉(zhuǎn)換案例 某學(xué)校年度獎(jiǎng)金如下圖所示，獎(jiǎng)金根據(jù)職稱確定。教授：2000元，副教授：1500，講師：1000，助教：是500元。 在F3輸入公式：=IF(E3=“教授“,2000,IF(E3=“副教授“,1500,IF(E3=“講師“,1000,IF(E3=“助教“,500),七、利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,公式含義分析,七、利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,4、Vlookup函數(shù)查找 Vlookup函數(shù)能夠從其它工作表（或本工作表）將某數(shù)據(jù)列中的數(shù)據(jù)查找出需要的數(shù)據(jù)。 VLOOKUP函數(shù)的用法如下： VLOOKUP

14、（x, table, n, r） 其中，x是要查找的值，table是一個(gè)單元格區(qū)域（即由工作表的1列或多列組成）。Excel將在table的第一列查找有無(wú)x這樣的值（只在table的第1列查找有無(wú)x） n是table中待返回的匹配值的列序號(hào)。 r可以取0或1，當(dāng)r為0時(shí)，該函數(shù)將進(jìn)行精確匹配查找； 當(dāng)r=1時(shí)，table的第一列應(yīng)按升序排列，否則找到的結(jié)果可能不正確，r=1表示Excel實(shí)行的是模糊查找。,七、利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,5、Vlookup函數(shù)查找案例 （1）問(wèn)題描述：某移動(dòng)公司更換了新系統(tǒng)，使原有的部分電話號(hào)碼不能使用，同時(shí)又新增加了許多電話號(hào)碼。系統(tǒng)變化后，大部分用戶仍然使

15、用原來(lái)的用戶檔案（電話號(hào)碼和繳費(fèi)合同號(hào)都沒(méi)有改變），而那些不能使用的電話號(hào)碼和新增加的電話號(hào)碼則需要重新建立用戶檔案。,七、利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,（2）帳號(hào)查找過(guò)程 在需要提取帳號(hào)的新號(hào)碼工作表的B3輸入查找公式，并向下復(fù)制此公式。,=VLOOKUP(A3,舊帳號(hào)!A$2:$B$6884,2,0),舊帳號(hào)是原來(lái)的工作表,B列是從舊帳號(hào)的B列找到的數(shù)據(jù),八、快速輸入數(shù)據(jù)填充序列,1、數(shù)據(jù)序列的含義 序列就是一組數(shù)據(jù)，這組數(shù)據(jù)有先后順序，內(nèi)容固定，在應(yīng)用中常常以一組數(shù)據(jù)的整體形式出現(xiàn)。 2、Excel內(nèi)置序列 對(duì)于經(jīng)常使用的一些數(shù)據(jù)序列，比如月份、星期、季度等，Excel已經(jīng)將它們內(nèi)置在系統(tǒng)

16、中，在輸入這些數(shù)據(jù)時(shí)，只需要輸入第一個(gè)數(shù)據(jù)，其余的可以采用填充復(fù)制的方法由Excel自動(dòng)產(chǎn)生。,八、快速輸入數(shù)據(jù)填充序列,3、自定義序列 用戶可以將經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)序列添加到Excel系統(tǒng)中，該序列就會(huì)擁有與Excel內(nèi)置序列相同功能。比如，輸入該序列的第一項(xiàng)內(nèi)容后，其后各項(xiàng)都可以通過(guò)填充復(fù)制產(chǎn)生。 案例 某大學(xué)中有“計(jì)算機(jī)學(xué)院，通信學(xué)院，經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，法律學(xué)院，中藥學(xué)院，電子技術(shù)學(xué)完”等多所學(xué)院，學(xué)校辦公室經(jīng)常要用到這些名字 。將這組數(shù)據(jù)定義為自義序列。,八、快速輸入數(shù)據(jù)填充序列,建立方法 （1）選擇“工具”|“選項(xiàng)”|“自定義序列”。 （2）在“選項(xiàng)”對(duì)話框的“輸入序列”中依次輸入序列內(nèi)容。

17、,（3）建立輸入序列后，輸入第一項(xiàng)，即“計(jì)算機(jī)學(xué)院”后，通過(guò)填充復(fù)制就能產(chǎn)生其它各項(xiàng)內(nèi)容。,九、限定輸入數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度，顯示提示和出錯(cuò)信息,對(duì)輸入到單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行一定程度的限制，比如限制小數(shù)位數(shù)、日期和時(shí)間的范圍、字符的個(gè)數(shù)等。 當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)不符合限定規(guī)則時(shí)，Excel就顯示一些警告信息，并且不接受輸入的數(shù)據(jù)。 如果工作表的數(shù)據(jù)是由其他人輸入的，則有必要在別人輸入數(shù)據(jù)時(shí)給出一些簡(jiǎn)要的提示信息，或?qū)?shù)據(jù)輸入的規(guī)則作些說(shuō)明,九、限定輸入數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度，顯示提示和出錯(cuò)信息,案例 是某俱樂(lè)部的會(huì)員檔案表，現(xiàn)以此為例說(shuō)明限定單元格輸入位數(shù)，顯示提示和告警的方法。,十、用RAND和INT產(chǎn)生實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù),1、Ra

18、nd 函數(shù) 又稱為隨機(jī)函數(shù)，它產(chǎn)生一個(gè)介于01之間小數(shù) 。 對(duì)Rand函數(shù)的結(jié)果進(jìn)行放大，能產(chǎn)生任意范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。如： RAND()*100 ：可以產(chǎn)生0100之間的數(shù)據(jù) RAND()*50+50 ：可以產(chǎn)生50100之間的數(shù)據(jù)。 2、Int函數(shù) 又稱取整函數(shù)，將數(shù)字向下舍入到最接近的整數(shù)。 比如：INT(8.9) 的結(jié)果是8 INT(-8.9) 的結(jié)果 是-9,十、用RAND和INT產(chǎn)生實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù),案例 建立如圖所示的學(xué)生成績(jī)表，用INT函數(shù)和RAND函數(shù)產(chǎn)生C2:J11區(qū)域的成績(jī)，設(shè)成績(jī)?cè)?0100之間。 (1)選中 C2:G11區(qū)域 (2)輸入公式：=20+int(rand()*80 (3)按Ctrl+Enter,說(shuō)明：用rand產(chǎn)生的數(shù)據(jù)會(huì)隨時(shí)發(fā)生變化，可將它貼粘為數(shù)據(jù)，它就不會(huì)發(fā)生變化了。其方法是： （1）選中C3:G11區(qū)域，然后選擇“復(fù)制” （2）選擇“編輯”|“選擇性貼粘” （3）從彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)值”。,The End,謝謝大家！,