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. 會議管理制度 目　錄 第一章 總則 第二章 會議分類及審批 第三章 會議管理 第四章 獎懲 第五章 附則 第一章　總則 第一條　引言 為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。 第二條　適用范圍 本制度適用于公司所有部門的會議管理。 第三條　管理權(quán)責(zé) 一、人事行政部負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督; 二、會議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰建議; 三、會議的審批權(quán)限詳見“第五條　會議發(fā)起與審批”; 第二章　會議分類及審批 第一條　會議分類，見附表 　 會議分類 序號 會議名稱 主題/特點(diǎn) 類別 主持人 參加人 1 周例會 1總結(jié)本周工作/安排下周工作 2總結(jié)上周會議決議的落實(shí)情況 3公司例會每周五下午3點(diǎn)在3號會議室進(jìn)行 4部門例會應(yīng)避免與公司例會沖突 1公司例會 2部門例會 1人事部負(fù)責(zé)人或指定會議主持人 2部門負(fù)責(zé)人或指定會議主持人 1主管以上人員或會議指定參會人員； 2部門例會、組長以上人員或指定參會人員。 2 動員會 發(fā)言固定，沒有討論程序。 公司臨時召開 行政會議 部門負(fù)責(zé)人、指定會議主持人 會議發(fā)起人提擬參會人員 3 研討會 對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結(jié)果。 公司臨時召開 行政會議 部門負(fù)責(zé)人、指定會議主持人 會議發(fā)起人提擬參會人員 4 評審會 對某事物的價值、性能、質(zhì)量鑒別，必須有結(jié)論。 公司臨時召開 行政會議 公司總經(jīng)理或其指定會議主持人 會議發(fā)起人提擬參會人員 5 專題會 為某一專題而開，必須有結(jié)論。 公司臨時召開 行政會議 會議提擬人或會議提擬人指定會議主持人 會議發(fā)起人提擬參會人員 6 評比會 必須有結(jié)論 一般在年底或某一重大活動結(jié)束后召開 公司例會 人事行政部負(fù)責(zé)人 會議發(fā)起人提擬參會人員 7 總結(jié)會 總結(jié)前一段工作，研究、部署下階段工作。 公司例會 部門負(fù)責(zé)人或指定會議主持人 會議發(fā)起人提擬參會人員 8 匯報會 下級向上級或有關(guān)人員匯報工作情況。 公司臨時召開 行政會議 會議提擬人或會議提擬人指定會議主持人 會議發(fā)起人提擬參會人員 9 調(diào)度會 任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備物資情況的調(diào)動。 公司臨時召開 行政會議 會議提擬人或會議提擬人指定會議主持人 會議發(fā)起人提擬參會人員 10 部門早會 各部門固定程序 部門會議 部門負(fù)責(zé)人自定 部門全體人員 第二條　會議發(fā)起與審批 一、公司(例會)和(例行早會)無須發(fā)起和審批; 二、研討、評審、專題、評比、匯報、調(diào)度等會議的召開，需由發(fā)起人(主管級以上員)，按要求在辦公軟件里填寫會議申請，報到人事行政部，批轉(zhuǎn)后方可按程序辦理相關(guān)事項(xiàng); 三、公司臨時行政會議、公司年會由總經(jīng)理或副總經(jīng)理直接發(fā)起或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人發(fā)起，總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn); 三、部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突; 第三條　會議安排的原則為：小會服從大會，臨時會議服從例會。 各類會議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。 第三章　會議管理 第一條　所有會議通知遵照以下規(guī)定： 一、會議通知一般應(yīng)在會議召開前一天的12：00以前，通知對象為與會人員、會務(wù)服務(wù)提供部門（人事行政部）； 二、所有會議通知形式采取辦公軟件會議管理方式通知 第二條　會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定： 一、會議發(fā)起部門須提前做好會議資料（如議程、提案、匯報材料、計(jì)劃草案、其它與會人應(yīng)提交的資料）的準(zhǔn)備； 二、會務(wù)服務(wù)提供部門，須提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，應(yīng)提前半小時打開會議室，檢查會議室的衛(wèi)生情況，打開窗戶通風(fēng)戓開啟空調(diào)，備好會議所需的各種設(shè)施、用品等; 三、各參會人員，應(yīng)根據(jù)會議要求，準(zhǔn)備好相關(guān)材料，材料包括：會議所需要的技術(shù)材料、本部門需在會議上解決問題的議案及上次會議決議落實(shí)情況的匯報，以上材料要以書面形勢提出; 第三條　部門會議需用公司會議室的，應(yīng)向會議室管理部門（人事行政部）通過辦公軟件提出申請并按照相關(guān)程序辦理，由會議室管理部門（人事行政部）統(tǒng)籌安排。 第四條　會議主持人須遵守以下規(guī)定： 一、主持人須于會前指定一名會議記錄員，對本次會議進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由記錄員在會前對所有參會人員的書面議案進(jìn)行收取，交給會議主持人或招集人，并在會后對會議記錄、紀(jì)要進(jìn)行整理; 二、主持人須于會前 5 分鐘到達(dá)，檢查會務(wù)落實(shí)情況; 三、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的簡單說明; 四、公司例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在 2 小時以內(nèi)，根據(jù)會議進(jìn)行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意; 第五條　與會人員注意事項(xiàng)： 一、行政會議的與會人員，須在會議2小時前向會議主持人提交會議發(fā)言提綱或提案文本，如果本人沒有在會議上發(fā)言的計(jì)劃，或者發(fā)言內(nèi)容很少，可告知或口述給會議記錄員，由會議記錄員記錄; 二、與會人員須準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》上簽到;見附件一 第六條　會議記錄 一、公司各類會議均須進(jìn)行會議記錄，必要時由發(fā)起人進(jìn)行會議錄音; 二、公司各類會議由會議記錄員負(fù)責(zé)記錄，各部門應(yīng)設(shè)一名會議記錄員，負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作; 第七條　會議記錄員職責(zé)： 一、做好會議的原始記錄，根據(jù)需要整理會議記錄、紀(jì)要; 二、會議記錄、紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定，最遲于次日呈報會議主持人及相關(guān)與會人員; 三、會議決議的相關(guān)責(zé)任人要在會議紀(jì)要上確認(rèn)簽名。如有與會人員對會議紀(jì)要產(chǎn)生異議，須提交本人當(dāng)次會議的原始記錄，再與其他與會人員核定確認(rèn)，經(jīng)核定確認(rèn)異議存在，須立即修正; 四、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作。及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》《會議記錄、紀(jì)要》報人事助理處存檔; 五、除部門早會外，其它所有會議都必須有會議記錄、紀(jì)要; 第八條　會議資料的歸檔保管： 一、會議資料包括：(會議簽到表)、(會議記錄)、(會議紀(jì)要)及與會人員提交的(議案)等; 二、各部門組織的本部門會議的會議資料，由各部門會議記錄員負(fù)責(zé)歸檔。涉及多個部門會議，由會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)會議記錄的歸檔; 三、公司所有會議的會議記錄、記要、簽到表，會后整理完畢后統(tǒng)一交由人事助理處存檔; 四、會議記錄、記要為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期限為2年，到期由人事行政部統(tǒng)一銷毀; 第九條　會議決議的跟進(jìn) 一、會議決議、決策事項(xiàng)須會后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定; 二、例會的會議決議事項(xiàng)，由會議指定的責(zé)任人負(fù)責(zé)落實(shí)，并由主持人指定的專人對落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤、督查，在下周例會上先對本周決議的落實(shí)情況進(jìn)行核實(shí)，對末按要求落實(shí)的項(xiàng)目，當(dāng)事責(zé)任人要給出合理解釋，否則按末完成工作任務(wù)處理，并限期完成; 三、會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn); 第4章 　會議紀(jì)律 第一條、無正當(dāng)理由遲到、早退每次罰款 10 元的; 第二條、無正當(dāng)理由缺席每次罰款 50 元的; 第三條、因通知原因造成參會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān); 第四條、與會人員須遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至振動，與會期間不許接聽電話、不準(zhǔn)吸煙、聊天、不準(zhǔn)隨便走動，有急事需離開時，要向主持人請假，獲準(zhǔn)后方可提前離開，否則每次罰款10-30元; 第五章　附則 第一條　本制度由公司人事行政部負(fù)責(zé)解釋。 第二條　凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按《獎懲管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 附件一：《會議簽到表》 附件二：公司會議紀(jì)要模板 會議簽到表 會議名稱：　　 會議室：　　　　　　　　　年　月　日 時 分 姓名 簽到時間 簽退時間 未與會理由 制表人：　　　　　　　　制表日期：　　　年　　　月　　　日　　　 會 議 紀(jì)　要 會議名稱 會議主持 會議地點(diǎn) 記錄員 會議日期 召開時間 結(jié)束時間 參會人員 缺席人員 項(xiàng)次 會 議 內(nèi) 容 責(zé)任人 完成時間 上周會議遺留問題： 一 二 三 上周其它事項(xiàng)已完成 本周會議內(nèi)容： 一 二 三 四 五 六 與 會 部 門 質(zhì) 量 部 制 造 部 設(shè) 計(jì) 部 發(fā) 展 部 物 料 部 市 場 部 研 發(fā) 部 人事行政部 總 經(jīng) 理 記錄： 審核： 批準(zhǔn)： .