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文秘知識/秘書基礎 淺談如何在辦文上為領導提供優(yōu)質(zhì)服務 　　在當前全面落實科學發(fā)展觀，積極實踐維持黃河健康生命新理念的形勢下，辦文工作如何適應新形勢發(fā)展的要求，進一步改進工作，為領導提供優(yōu)質(zhì)服務，筆者認為應把好“三關”，讓領導騰出更多的時間和精力想大事、抓落實，做到“三勤”，努力提高辦文本領。 　　一、把得少，切實減少數(shù)量，減輕領導同志閱批文電負擔 　　1、收文辦理，堅持適當、合理分流的方法，對上級安排部署工作比較明確具體的文電，直接送有關業(yè)務部門辦理，部門視情向領導報告。對下級報來的一般性請示件，直接送有關業(yè)務部門提出初步意見后送領導審閱。 　　2、發(fā)文辦理，可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)，尤其是那些一般性號召部署多，可操性強的具體措施意見少，內(nèi)容空泛，沒有多少普遍指導意義的文件，堅決不發(fā)。對可由部門自行研究確定解決的比較具體的事務,由部門直接辦理，減少分流一部分公文。 　　3、充分利用現(xiàn)有的辦公自動化網(wǎng)絡，對能在網(wǎng)上發(fā)布的領導講話、一些簡單的會議通知等，不在發(fā)文，再減少一部分文件。 　　二、把得好，努力提高文電起草質(zhì)量，爭取領導少修改、不修改 　　1、內(nèi)容要精煉，現(xiàn)在大家都很忙，尤其是領導同志，每天的日程都安排的很滿。因此，文電的簡明、精煉、篇幅不宜過長，杜絕空話、套話，不要言必稱提高認識，加強領導等等，對那些說了作用不大，不說也無妨的話盡量刪除，減輕領導同志閱文時間。 　　2、把握領導意圖要準確。平時要多注意學習黨的路線、方針、政策，認真鉆研上級的工作部署安排等，因為領導意圖都是從這些東西里面來的，這是領導意圖的根源。還要主動了解近期領導的工作重點、工作要求措施等，這些都是領導意圖的具體表現(xiàn)形式。最后還要善于揣摩領導思維方式、語言風格，并盡量把它們用書面化的語言反映到公文中去，這樣就比較容易得到領導的認可和接受。 　　3、體例、格式要規(guī)范。時刻保持兢兢業(yè)業(yè)、一絲不茍的作風，對經(jīng)手的每一份文件，都要精雕細刻，精益求精。特別是在一些技術性的細枝末節(jié)上，切不可大意放過。比如公文中的“引文”、標點符號、數(shù)字、計量單位和層次序號等等，都要仔細核對，力爭做到規(guī)范統(tǒng)一。 　　三、把得巧，處理好質(zhì)量和效率的關系，不耽誤領導同志工作需要 　　要注意摸索辦文工作的規(guī)律，對各類辦文的急緩程度做到心中有數(shù)，處理起來做到舉重若輕，運用自如。1、對一般性的、不牽動大局或工作量較小的公文如：“會議通知”、“會議紀要”、“函”等，工作量不大，工作難度比較低，應堅持速來速辦，來則即辦，抓緊完成。2、對時間要求比較緊的公文，也應快辦速辦，不要誤了時間。但應把握好兩個問題，一是切不可因為時間要求比較急就粗技大葉、疲于應付；二是處理好急和“靜”的關系。在急中應當保持冷靜，切忌忙中出錯。3、對一些能借鑒的東西盡量加以借鑒，不做無效勞動。比如有的公文的主題詞標注，可以參考以往類似公文的標注用詞；轉(zhuǎn)發(fā)類的公文，可參考上級機關標注用詞，不必自己再翻查主題詞表。 　　四、做到“三勤”，進一步提高辦文本領 　　一是勤學習。要向書本學，學習國家行政機關公文處理辦法，學習中國共產(chǎn)黨公文處理條例，通過學習，掌握扎實的業(yè)務理論知識。要向領導學習，領導同志站得高，看得遠，對問題認識深刻，見解獨到，尤其是領導同志對文稿做的修改，要認真加以揣摩，從中吸取營養(yǎng)。要向同事學，學習他們好的工作經(jīng)驗和做法，學習他們良好的工作作風。要向同行學，多看上、下、左、右單位的公文，學習人家的長處。只有多學習，勤學習，善學習，才能練出扎實的基本功，只有這樣才能在起草和修改公文中，做到厚積薄發(fā)，游刃有余。 　　二是勤總結(jié)。沒有總結(jié)就沒有提高，每工作一段時間要總結(jié)、回顧一下，看看哪些文件辦得好，想想是怎么干的，還有沒有進一步提高的方法。更要看看這段時間那些文件辦的有紕漏，原因在那里，下一步如何避免類似問題。盡管辦公室日常工作量很大，瑣碎事很多，還是要擠時間進行總結(jié)反思，要經(jīng)常想一想工作超過了以前沒有，工作在全系統(tǒng)、全行業(yè)處于什么樣的地位，如何使工作走到全系統(tǒng)、全行業(yè)的前列？如果得過且過，做一天和尚撞一天鐘()，日復一日，年復一年，沒有辦法提高。 　　三是勤創(chuàng)新。辦文工作經(jīng)過長期運作，形成了一套比較穩(wěn)定的操作規(guī)程，上下級、各部門之間配合起來比較默契，不容易創(chuàng)新，也不好創(chuàng)新。但如果一味因循守舊，工作就很難適應新形勢發(fā)展的需要。例如我們在辦文過程中嘗試改變流轉(zhuǎn)程序，既減少了領導同志的閱文負擔，也提高了部門的工作積極性，還加快了公文的處理速度，可謂是“一舉三贏”。這就是大膽創(chuàng)新、敢于創(chuàng)新的結(jié)果。由此看來，辦文工作創(chuàng)新，大有潛力可挖。只要在工作中多動腦筋，多思考、多鉆研，就一定能不斷創(chuàng)新，不斷突破，不斷完善，為領導提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。(原文載《辦公室業(yè)務》xx年第5期)