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做一個從容不迫的管理者 管理者的本份是追求效率，一個人的辦事效率似乎與他的智力、想象力以及知識水平?jīng)]有多大關(guān)系。不可否認，智力、想象力和知識都是人類的重要資源，依靠這些資源本身只能達到有限的成就，只有效率才能使他們變得碩果累累。 管理者面對的現(xiàn)實一方面要求他們具有有效性，一方面卻又使他們極難達到有效性，原因是管理者的時間總是被別人占用著，任何人都可以隨時來找他；他被迫忙于日常作業(yè)，如安排市場銷售或生產(chǎn)事務(wù)。除非他采取措施來改變他的工作方式，否則肯定不能使管理更有效。 思路決定出路有效運用時間 　　有效的管理者應(yīng)認識自己的時間。管理者的工作首先需要認清自己的時間花在什么地方，然后設(shè)法管理自己的時間并減少那些沒有成果的工作所占用的時間?！? 　　時間是一個限制因素。在某種限度內(nèi)，我們可以用一種資源來替代另一種資源，如銅代鋁，但卻沒有任何東西來替代時間，而且時間也不能增加和貯存。干任何事情都需要時間，有效的管理者區(qū)別他人的唯一之處，就在于他們能夠有效運用時間。 　　管理者經(jīng)常受到種種壓力，迫使他不得不花費一些不會產(chǎn)生效果的時間，尤其體現(xiàn)在人際關(guān)系和工作關(guān)系的調(diào)和方面。管理者應(yīng)該分辨出哪些是根本不必做的事，取消那些純粹浪費時間絲毫無助于取得成果的事： 　　·有些能讓別人辦理的事情可以授權(quán)于他來提高效率； 　　·管理者自己同時需要杜絕浪費別人的時間，這種時間損失很可能是由管理者或者組織缺陷引起的； 　　·由于缺乏系統(tǒng)和缺乏遠見而造成的時間浪費，可能導致企業(yè)反復(fù)出現(xiàn)同樣的“危機”，而一些危機本身是可以預(yù)防的； 　　·組織雇員太多、會議太多，信息傳遞不靈、或信息不準確都是時間浪費的因素之一。 　　致力于貢獻成果 　　有效的管理者致力于對外界的貢獻。他們不是為工作而努力，而是為成果努力。他們從“期望我的成果是什么？”這一問題出發(fā)，從他的工作里能看到他的目標。以貢獻為宗旨使管理者的注意力不受自己的專業(yè)、自己的技術(shù)以及自己所屬的部門所局限，而是重視組織整體的成績，并使他的注意力轉(zhuǎn)向外界，他會自覺考慮他的技術(shù)、專業(yè)、職務(wù)，以及部門與整個組織的目標間有什么關(guān)系。 　　當管理者為貢獻而工作，為貢獻而與別人交往時，才會是好的人際關(guān)系，他的人際關(guān)系才會有生產(chǎn)性，這也才是有效的人際關(guān)系。以貢獻為宗旨本身會給有效的人際關(guān)系提供四項基本保證：意見溝通、集體合作、自我發(fā)展、培養(yǎng)他人。 著眼于長處 　　有效的管理者重視發(fā)揮長處，包括他們自己的長處、上級的長處、同事的長處、和下級的長處，還要發(fā)揮周圍環(huán)境的長處，即他們能干什么。有效的管理者能避開短處，他們決不著手于他們不能干的事。當然，這并不能克服每個人身上所固有的許多缺點，但卻能使這些缺點不發(fā)生作用。 　　另外，有效的管理者對自己的工作也要從長處出發(fā)，他們會使自己所能干的都發(fā)揮效益，管理者的任務(wù)在于整合整體的行為能力，通過對每一個人所擁有的一切特長、力氣的運用，產(chǎn)生乘數(shù)效應(yīng)。 　　集中于少數(shù)領(lǐng)域 　　有效的管理者集中精力于少數(shù)主要領(lǐng)域，以便以優(yōu)秀的管理產(chǎn)生卓越的成果。他們強迫自己設(shè)立優(yōu)先秩序，而且堅定地按優(yōu)先秩序做出決定。他們知道只有做好最重 要的、最基礎(chǔ)的事，而沒有其它選擇。搖擺不定將會一事無成。 　　有效率的管理者懂得，他們要處理的問題不計其數(shù)，件件都需要有效的解決，這就要求他們集中自己的時間、精力、按工作的輕重緩急，分而治之。 　　要學會“集中精力”的管理辦法，首先要學會“擺脫昨天的困擾”，即終止已不再起積極作用的工作，終止過去遺留下來的無意義的工作，釋放這種工作占用的資源，為新工作創(chuàng)造有利的條件。 管理者確定工作主次的原則為： 　　·著重未來而不是過去； 　　·著重機遇而不是難題； 　　·要有自己的方向而不是隨波逐流； 　　·要確立遠大目標，注重所產(chǎn)生的效果，而不是簡單、保險。 　　制定有效決策 　　有效的管理者能做出有效的決策。他們知道一項有效的決策總是在“分歧意見”的基礎(chǔ)上的一個判斷，而不是在“一致意見”的基礎(chǔ)上的一個判斷。他們還知道快速做出許多決策意味著可能做出錯誤的決策。有效性需要的決策很少，但至關(guān)重要。有效性需要的是正確的戰(zhàn)略而不是令人眼花繚亂的戰(zhàn)術(shù)。 　　管理者工作的實質(zhì)是：運用自己的權(quán)利和知識，為整個企業(yè)的組織機構(gòu)，企業(yè)的經(jīng)營運轉(zhuǎn)，以及可能取得成果，做出意義重大的決策。決策時需先著眼于最高層次的概念性認識，然后反復(fù)思考他們決策要解決什么問題，再針對問題確定決策所依循的原則，他們的決策不是為了當前的、顯而易見的問題，而是具有戰(zhàn)略指導意義的決策。 　　需要強調(diào)的是，決策的有效性并不取決于“意見一致”，而是建立在不同觀點的 沖突、協(xié)商上，和對不同判斷的選擇基礎(chǔ)上的。反對意見是使決策者免受組織束縛的唯一有效方法。反面意見的本身，就為決策者提供了不同的選擇方案。 厘清思路的三個問題三個答案 　　像喬一樣的管理者花費了大量的時間（如果說不是全部的話），去追求短期的經(jīng)營表現(xiàn)。他們無時無刻不在關(guān)注成本和定價、生產(chǎn)進程和銷售、質(zhì)量控制和客戶服務(wù)、采購和培訓。但成績突出倍受贊譽的管理者還是少之又少。為幫助管理者從繁雜混亂的低效狀況中走出來，也許著名管理大師彼德·德魯克的“樸素管理法則”可以適時為與喬一樣的管理者們提供一條突破困境的思路。 　　這一思路只有三個伴隨答案的簡單問題：　 　　管理者的工作是什么？管理者的工作就是調(diào)度企業(yè)的資源，把工作重點投入到能夠產(chǎn)生最大經(jīng)濟成果的機會當中。這聽起來非常一般，的確如此。然而，對各個企業(yè)的資源及工作量實際分配的情況進行的分析結(jié)果表明，大量的時間、工作、注意力和金錢首先被投向了“問題”而不是機會。另一種情況則是投向了一些即使做得再好對業(yè)績也沒有什么影響的方向上。 　　管理者所面臨的最主要的問題是什么？管理者所應(yīng)當追求“有效”而不是“有效率”。以極高的效率完成根本不需要做的工作，是最大的無用功。管理者真正需要認清的是：什么是產(chǎn)生效益（或最佳業(yè)績）的方法？如何做到專注于這些方向？ 　　有哪些可依照的原則？80%的價值來自20%的因子，其余20%的價值則來自80%的因子。這一觀點已經(jīng)在管理學界得到了很多方面的證實。但只有為數(shù)極少的管理者掌握了這一簡單的有關(guān)企業(yè)管理“正態(tài)分布”現(xiàn)象的規(guī)律。它意味著，首先，80%的成績是由20%的業(yè)務(wù)創(chuàng)造的，而80%的收入與精力將投到實際上毫無成效的工作中去。 其分配原則是基于“業(yè)務(wù)量”的需要而不是看能夠創(chuàng)造多少效益。