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XX公司 行政管理制度 第一章 人事管理 一、 公司人力資源規(guī)劃 二、 招聘與錄用 三、 培訓(xùn) 四、 考勤 五、 假期 （一） 請(qǐng)休假 （二） 假期規(guī)劃 六、 獎(jiǎng)懲 七、 考核 八、 核薪 九、 保險(xiǎn) （一） 社會(huì)統(tǒng)籌 （二） 商業(yè) 十、 人員流動(dòng) （一） 調(diào)動(dòng) （二） 辭職、辭退 十一、關(guān)聯(lián)企業(yè) 第二章 行政管理 一、 禮儀紀(jì)律 二、 工作計(jì)劃 三、 會(huì)議管理 四、 辦公設(shè)備 五、 文書(shū)作業(yè) （一） 打印 （二） 復(fù)印 六、 收發(fā)文 七、 用印 八、 文檔 （一） 圖書(shū) （二） 專(zhuān)業(yè)資料 （三） 客戶(hù)檔案 （四） 辦公文檔 九、 訪(fǎng)客接待 十、 辦公用品 十一、 采購(gòu) 十二、 固定資產(chǎn) 十三、 物業(yè) 十四、 公司福利 十五、 午餐 第三章 業(yè)務(wù)支持 一、 Internet主頁(yè) 二、 文件檔案管理 三、 商業(yè)秘密保護(hù) 四、 公共關(guān)系 （一） 司外 （二） 司內(nèi) （三） 投訴 五、廣告宣傳 ****公司 行政管理制度 總 綱 ****公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依據(jù)是《****公司管理制度》和《****公司員工守則》。 本制度由總經(jīng)理、公司管理中心、行政部及各部門(mén)主管直線(xiàn)執(zhí)行。司職機(jī)構(gòu)為公司行政部。 本制度的修改須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)；重大事項(xiàng)的更改須報(bào)執(zhí)行董事或董事會(huì)核準(zhǔn)。 第一章 人事管理 總 則 1． 人事管理是公司“人才為本”價(jià)值的直接體現(xiàn)； 2． 人事管理以合法、平等為基準(zhǔn)，以實(shí)績(jī)導(dǎo)向、取優(yōu)汰劣、賞罰分明為宗旨； 3． 人事管理以滿(mǎn)足公司發(fā)展需要為核心目標(biāo)。 一 人力資源規(guī)劃 1． 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要進(jìn)行前瞻性人力資源計(jì)劃； 2． 建立明確的人才標(biāo)準(zhǔn)、工作分析體系； 3． 短期人力資源計(jì)劃由總經(jīng)理核準(zhǔn)，中長(zhǎng)期人力資源計(jì)劃報(bào)董事會(huì)核準(zhǔn)； 4． 經(jīng)核準(zhǔn)后由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)制定征用計(jì)劃； 5． 行政部依據(jù)招聘計(jì)劃執(zhí)行招聘流程； 6． 建立公司人才庫(kù)（全部應(yīng)征人才簡(jiǎn)歷），作為公司業(yè)務(wù)發(fā)展的儲(chǔ)備。 公司/部門(mén)發(fā)展 人力資源規(guī)劃流程 工作分析 執(zhí)行人：行政部、各部主管 責(zé)任人：行政部 監(jiān)督人：總經(jīng)理、董事長(zhǎng) 招聘流程 征用計(jì)劃 董 事 長(zhǎng) 總 經(jīng) 理 中長(zhǎng)期計(jì)劃 短期計(jì)劃 人才標(biāo)準(zhǔn) 二 招聘與錄用 1. ****公司各部門(mén)需招聘新員工時(shí)，應(yīng)該按照公司標(biāo)準(zhǔn)文本《人員增補(bǔ)申請(qǐng)表》進(jìn)行填寫(xiě)后上交公司行政管理部，由行政管理部上報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，開(kāi)始招聘程序。 2. 各部門(mén)所需招聘的新員工，應(yīng)該首先嘗試公司內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)，在公司內(nèi)無(wú)合適人選或無(wú)法調(diào)動(dòng)時(shí)，開(kāi)始公司對(duì)外的招聘程序。 3. 行政管理部對(duì)外的招聘方式可以采用：公司內(nèi)部人才庫(kù)尋覓、設(shè)攤招聘、登報(bào)廣告征員等方式。 4. 行政管理部于招聘前須將本公司用人計(jì)劃、本次招聘人數(shù)、職位、要求等材料報(bào)政府有關(guān)勞動(dòng)人事部門(mén)批準(zhǔn),方可擬稿登報(bào)或設(shè)攤招聘。 5. 行政管理部負(fù)責(zé)應(yīng)征人員資料的初審工作,并將合適的候選人材料轉(zhuǎn)送錄用部門(mén)審閱,并與其共同商定參加初試者人員名單。 6. 初試由行政管理部主持,包括筆試和面試，同時(shí)填寫(xiě)《面試記錄》與《初（復(fù)）試考核表》。 7. 復(fù)試由行政管理部與錄用部門(mén)共同主持,同時(shí)填寫(xiě)《面試記錄》與《初（復(fù)）試考核表》。 8. 錄用建議由行政管理部與錄用部門(mén)會(huì)同總經(jīng)理共同作出，由行政部發(fā)放《聘用通知書(shū)》。 9. 新進(jìn)員工憑《聘用通知書(shū)》報(bào)到，應(yīng)繳驗(yàn)以下材料:身份證復(fù)印件一份、最高學(xué)歷影印件，據(jù)此行政管理部建立《人事資料卡》，并由行政管理部保存并管理使用。 10. 錄用人試用期為三個(gè)月,試用滿(mǎn)一至二個(gè)月時(shí),由行政管理部會(huì)同部門(mén)主管對(duì)試用員工按照公司員工考核體系進(jìn)行一次中期考核,若發(fā)現(xiàn)有任何不符合錄用條件者,隨時(shí)解聘。屆滿(mǎn)后再進(jìn)行正式考核。（見(jiàn)公司考核相關(guān)表格）。 11. 錄用人試用期結(jié)束，成為公司正式員工，公司與之簽定《勞動(dòng)合同》并由公司行政人事部將《勞動(dòng)合同》送至勞動(dòng)監(jiān)察部門(mén)進(jìn)行見(jiàn)證，同時(shí)辦理勞動(dòng)人事檔案關(guān)系的調(diào)動(dòng)、三金等相關(guān)福利等事宜。 12. 對(duì)公司高級(jí)管理人員的聘用由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)直接簽發(fā)任命書(shū)，然后由行政人事部與其簽訂聘用合同。 13. 員工人事檔案由行政部建立、保存并管理，必須準(zhǔn)確、及時(shí)、保密。 14. 員工人事檔案包括：《應(yīng)聘人員登記表》、履歷、《面試考核表》、《錄用通知書(shū)》、《承諾書(shū)》、《人事資料卡》、《勞動(dòng)合同》、《年度IDA》、職務(wù)、工資計(jì)錄。  招聘流程 人員增補(bǔ)申請(qǐng)表 各部門(mén)填妥〈人員增補(bǔ)申請(qǐng)表〉 交行政管理部 總經(jīng)理批準(zhǔn) 內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)程序 公司內(nèi)部調(diào)動(dòng) 可以 不可以 登報(bào)廣告征員 內(nèi)部人才庫(kù)尋覓 設(shè)攤招聘 篩選候選人（行政部協(xié)同錄用部門(mén)） 初（復(fù)）試考核表 面試記錄表 初試（行政管理部） 時(shí)間間隔2周左右 測(cè)試打字、語(yǔ)言、寫(xiě)作 面試記錄表 初（復(fù)）試考核表 復(fù)試（行政部協(xié)同錄用部門(mén)） 總經(jīng)理審批 行政管理部明確工資與福利 聘用通知書(shū) 信函通知報(bào)到 員工資料卡 報(bào)到建檔 勞動(dòng)合同 IDE協(xié)議 三個(gè)月 考核表格 考 核 不合格 解 聘 合 格 正式錄用，簽定勞動(dòng)合同見(jiàn)證等相關(guān)手續(xù) 責(zé)任人：行政主管 監(jiān)督人：總經(jīng)理 三、培 訓(xùn) 1. 行政管理部負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)各部門(mén)之訓(xùn)練計(jì)劃,訂立各項(xiàng)公司全年教育訓(xùn)練計(jì)劃。 2. 行政管理部須督導(dǎo)實(shí)施教育訓(xùn)練計(jì)劃,檢討各項(xiàng)訓(xùn)練情況并做效果分析。 3. 行政管理部負(fù)責(zé)收集、編訂教育訓(xùn)練教材。 4. 行政管理部協(xié)同公司其他部門(mén)進(jìn)行相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。 5. 公司培訓(xùn)分為：新員工引導(dǎo)培訓(xùn)、在職培訓(xùn)（主管指導(dǎo)、在崗司內(nèi)外、脫崗司內(nèi)外）與主管培訓(xùn)等多種。 ****公司迎新引導(dǎo)培訓(xùn)體系表 培訓(xùn)人 培訓(xùn)內(nèi)容 培訓(xùn)時(shí)間 考核基準(zhǔn) 總經(jīng)理 公司介紹 行政部 《員工守則》 《行政管理制度》 《檔案管理制度》 財(cái)務(wù)部 《財(cái)務(wù)管理制度》 業(yè)務(wù)部 《業(yè)務(wù)管理制度》 法律顧問(wèn) 法律事務(wù) * 商業(yè)秘密 * 合同、文本管理 * 商業(yè)信息 培訓(xùn)需求 調(diào)查表 培訓(xùn)考核表 執(zhí)行人：行政部、各部主管 負(fù)責(zé)人：行政部 監(jiān)督人：總經(jīng)理 評(píng) 估 總經(jīng)理 實(shí) 施 總 經(jīng) 理 培訓(xùn)計(jì)劃 內(nèi)容確定 需求分析 培訓(xùn)考核表 執(zhí)行人：行政部、各部主管 責(zé)任人：行政部 監(jiān)督人：總經(jīng)理 總 經(jīng) 理 評(píng) 估 培訓(xùn)流程四 考勤 1. 英達(dá)仕公司每位員工在每一正常工作時(shí)日，必須自行、準(zhǔn)確打卡。 2. 凡是漏打， 錯(cuò)打卡者須在24小時(shí)內(nèi)申請(qǐng)補(bǔ)辦，經(jīng)部門(mén)主管核定后報(bào)行政管理部。 3. 公司員工出差,須填報(bào)出差申請(qǐng)單，經(jīng)主管、總經(jīng)理批準(zhǔn)后須將申請(qǐng)單復(fù)印件一份交行政管理部備查。 4. 行政管理部將人員出差情況記入員工出勤情況表，出差期間之例假記入員工出勤資料表。 5. 出差日期由行政管理部以公假記入員工出勤資料表。 6. 如遇業(yè)務(wù)人員外出執(zhí)辦公務(wù)，須填寫(xiě)《外出登記表》并經(jīng)主管核準(zhǔn)后有效，通知行政管理部專(zhuān)職人員，作為考勤之依據(jù)。 7. 員工在規(guī)定工作時(shí)制外繼續(xù)工作者，須填寫(xiě)《加班申請(qǐng)表》并經(jīng)本部門(mén)主管及行政管理部批準(zhǔn)后方可以加班論，行政管理部負(fù)責(zé)加班人員之出勤考核。 8. 行政管理部若發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)加班人員無(wú)出勤記錄,須向申請(qǐng)人部門(mén)核查,若無(wú)確鑿證明,以作廢論。 9. 員工不得任意加班,行政管理部若發(fā)現(xiàn)無(wú)經(jīng)主管核準(zhǔn)之加班單,即使有考勤記錄，也不將其視作加班。 10. 員工按政府規(guī)定進(jìn)行日常工作及休假，同時(shí)實(shí)行帶薪或無(wú)薪假。 11. 申請(qǐng)假期應(yīng)于事前向本部門(mén)主管提出并報(bào)行政管理部核準(zhǔn)，緊急事項(xiàng)于事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)申請(qǐng)。 12. 假期的請(qǐng)休嚴(yán)格按照公司《管理制度》規(guī)定執(zhí)行。 13. 行政管理部監(jiān)督公司員工于每工作日結(jié)束時(shí)填寫(xiě)并上交《工作時(shí)間控制表》并于每周二之前將公司員工上周所交《工作時(shí)間控制表》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制作成《周工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)表》并上交總經(jīng)理。 14. 公司行政管理部執(zhí)掌每月月底統(tǒng)計(jì)作業(yè),匯集“出勤卡”、 《周工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)表》、《請(qǐng)假單》、 《加班申請(qǐng)表》等相關(guān)記錄,統(tǒng)計(jì)填制員工《出勤資料表》, 交財(cái)務(wù)部計(jì)算工資之用，并入案?jìng)洳?。?duì)一切不合制度之情事向有關(guān)主管提出處理意見(jiàn),并填寫(xiě)《員工假期規(guī)劃提示單》提交給公司員工。 15. 行政管理部主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達(dá)2日或超出2日者、請(qǐng)假超出規(guī)定期限者、出勤記錄有弄虛作假或涂改毀壞者,應(yīng)即時(shí)提請(qǐng)行政管理部主管核辦。 財(cái) 務(wù) 部 公司員工 行 政 專(zhuān) 員 出勤資料卡 每月24日 考勤卡、時(shí)控表、請(qǐng)假單、加班單等 提示單 月出勤記錄 提 示 行 為 考勤流程 責(zé)任人：行政專(zhuān)員。 監(jiān)督人：行政主管 五 假期 （一）請(qǐng)休假 1. 英達(dá)仕公司給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、喪假、計(jì)劃生育假和探親假,各種給假標(biāo)準(zhǔn)參見(jiàn)《管理制度》。 2. 因突發(fā)事件或疾病而不得已請(qǐng)假者，須在半日內(nèi)通知行政管理部負(fù)責(zé)人，并在請(qǐng)假后24小時(shí)補(bǔ)填請(qǐng)假單。 3. 各部門(mén)主管因私或工作外出不論幾天者，須提前三天填妥《請(qǐng)假申請(qǐng)單》，經(jīng)行政管理部批簽后，遞交總經(jīng)理批示，同時(shí)安排妥后續(xù)工作方可。 4. 普通員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者，須提前一至二天填寫(xiě)請(qǐng)假單，由本部門(mén)主管批準(zhǔn)，交行政管理部備案；若員工請(qǐng)假在二天以上者，在本部門(mén)主管允許后經(jīng)總經(jīng)理批示，交行政人事部備案。 5. 行政管理部在經(jīng)辦請(qǐng)假手續(xù)人員審查所附請(qǐng)假材料,病假者需附醫(yī)院診斷證明,請(qǐng)產(chǎn)假、喪假者須附出生證明或死亡通知書(shū)，請(qǐng)假者須有充足理由。 請(qǐng)假/調(diào)休流程 申 請(qǐng) 人 請(qǐng)假申請(qǐng)單 職務(wù)代理人簽字 部門(mén)主管簽字 2天以上總經(jīng)理簽字 行政管理部主管簽字 申請(qǐng)單歸檔 申 請(qǐng) 人 責(zé)任人：部門(mén)主管 監(jiān)督人：行政主管 （二）假期規(guī)劃 六 獎(jiǎng)懲 1． 獎(jiǎng)懲依據(jù)為公司《員工守則》 2． 公司各級(jí)主管均有提出獎(jiǎng)懲的建議權(quán) 3． 行政部負(fù)責(zé)事實(shí)調(diào)查并報(bào)告總經(jīng)理 4． 各級(jí)主管按公司權(quán)限行使獎(jiǎng)懲 5． 各類(lèi)獎(jiǎng)懲由行政部執(zhí)行 6． 各類(lèi)獎(jiǎng)懲須報(bào)備行政管理部備案，登記入《人事資料卡》 獎(jiǎng)懲申請(qǐng)表 獎(jiǎng)懲流程 獎(jiǎng)懲申請(qǐng) 報(bào)告總經(jīng)理 行政部備案 行政部執(zhí)行 公 告 核 準(zhǔn) 行政部調(diào)查 七 考 核 1. 考核管理是英達(dá)仕投資管理顧問(wèn)公司管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它的目的在于維持企業(yè)的良好秩序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完成計(jì)劃指標(biāo)和實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益。 2. 對(duì)司內(nèi)各部門(mén)的管理狀況及個(gè)人的行為活動(dòng)制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理的評(píng)判，激勵(lì)先進(jìn)，褒揚(yáng)正氣，有功則獎(jiǎng)，有過(guò)則罰。調(diào)動(dòng)員工工作積極性，完成指標(biāo)，提高工作效率。 3. 英達(dá)仕公司對(duì)部門(mén)的考核，主要內(nèi)容為費(fèi)用情況、資金狀況、業(yè)績(jī)完成進(jìn)展情況以及公司運(yùn)作的規(guī)范及制度的執(zhí)行情況；對(duì)員工的考核主要為業(yè)績(jī)、品德和行為的執(zhí)行情況。 4. 于考核作業(yè)前,行政管理部須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)動(dòng)獎(jiǎng)懲諸種資料作為一般依據(jù)。 5. 對(duì)部門(mén)考核一般周期為半年一次。 6. 考核由直線(xiàn)上級(jí)主管執(zhí)行行政部參與配合，亦可設(shè)立考核小組 7. 對(duì)公司員工的考核區(qū)分為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前5天內(nèi)，行政管理部協(xié)同公司各部門(mén)主管對(duì)公司員工按照公司業(yè)績(jī)指標(biāo)體系，并結(jié)合員工IDE協(xié)議等相關(guān)指標(biāo)，對(duì)員工月、季、年度工作情況進(jìn)行考核，填寫(xiě)《考核記錄表》，上報(bào)總經(jīng)理。 8. 考核結(jié)束后,行政管理部負(fù)責(zé)將考核等級(jí)反映于員工的獎(jiǎng)懲與職位、薪資等級(jí)年度的相應(yīng)調(diào)整。 考核流程 考核表 總經(jīng)理 考 核 考 核 工作分析 IDA/業(yè)績(jī) 行政資料 行政部 業(yè)務(wù)部 行政部 八 核薪 1. 財(cái)務(wù)部根據(jù)《出勤資料卡》、《業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金確認(rèn)單》進(jìn)行核薪 2. 《出勤資料卡》由行政部統(tǒng)計(jì)提供 3. 《業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金確認(rèn)單》由業(yè)務(wù)部統(tǒng)計(jì)提供 4. 財(cái)務(wù)部匯總之薪資表報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn) 5. 周考勤、獎(jiǎng)懲發(fā)生薪資增減，依據(jù)公司《員工守則》 核薪流程 業(yè)務(wù)部 行政部 業(yè)績(jī)獎(jiǎng)確認(rèn)單 出勤資料卡 薪資表 出納支付 總經(jīng)理 財(cái)務(wù)核薪 業(yè)績(jī)獎(jiǎng)資料 考勤資料 九 保險(xiǎn) （一） 社會(huì)統(tǒng)籌保險(xiǎn) 1． 養(yǎng)老保險(xiǎn) 1.1 1.2 養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理流程 2． 醫(yī)療保險(xiǎn) 2.1 2.2 醫(yī)療保險(xiǎn)辦理流程 3． 失業(yè)保險(xiǎn) 4． 住房公積金 （二） 商業(yè)保險(xiǎn) 十 人員流動(dòng) （一） 調(diào)動(dòng) 1． 部門(mén)內(nèi)員工崗位調(diào)動(dòng)，由部門(mén)主管向行政部提出調(diào)動(dòng)說(shuō)明；聽(tīng)取行政部建議后決定；報(bào)備總經(jīng)理； 2． 部門(mén)內(nèi)主管崗位調(diào)動(dòng)，由部門(mén)主管向行政部及上級(jí)主管提出調(diào)動(dòng)說(shuō)明，聽(tīng)取意見(jiàn)后決定；報(bào)備總經(jīng)理； 3． 部門(mén)級(jí)以上主管崗位調(diào)動(dòng)，由總經(jīng)理提出動(dòng)議，聽(tīng)取有關(guān)建議后決定；報(bào)備執(zhí)行董事； 4． 調(diào)動(dòng)由行政部發(fā)布調(diào)動(dòng)令 調(diào)動(dòng)說(shuō)明書(shū) 部門(mén)內(nèi)員工調(diào)動(dòng)流程 行政部建議 調(diào)動(dòng)說(shuō)明 部門(mén)主管 決 定 調(diào)動(dòng)令 報(bào)備總經(jīng)理 調(diào)動(dòng)令 執(zhí) 行 部門(mén)內(nèi)主管調(diào)動(dòng)流程 調(diào)動(dòng)說(shuō)明書(shū) 行政部意見(jiàn) 上級(jí)意見(jiàn) 調(diào)動(dòng)說(shuō)明 部門(mén)主管 決 定 調(diào)動(dòng)令 調(diào)動(dòng)令 執(zhí) 行 報(bào)備總經(jīng)理 部門(mén)級(jí)以上主管調(diào)動(dòng)流程 調(diào)動(dòng)動(dòng)態(tài) 相關(guān)意見(jiàn) 行政部意見(jiàn) 調(diào)動(dòng)動(dòng)議 總經(jīng)理 決 定 調(diào)動(dòng)令 調(diào)動(dòng)令 執(zhí) 行 （二） 辭職 m 辭退 按制度辦理辭職手續(xù)，填寫(xiě)《離職申請(qǐng)書(shū)》，經(jīng)有任免權(quán)限的主管批準(zhǔn)后由行政管理部辦妥移交手續(xù)并填寫(xiě)《移交接清單》后方得視為按正常手續(xù)辭職，行政管理部通知財(cái)務(wù)結(jié)算工資。 辭退和開(kāi)除 有任免權(quán)限的主管需解聘其任免范圍內(nèi)合同制員工的，應(yīng)填寫(xiě)《解聘/開(kāi)除通知書(shū)》，然后交行政管理部辦理有關(guān)離職移交手續(xù)。被解聘員工應(yīng)辦妥移交接手續(xù)，填寫(xiě)《移交接清單》后方得離職，同時(shí)由財(cái)務(wù)部結(jié)清工資。 無(wú)論以何種情況離開(kāi)公司者,由行政管理部簽發(fā)離職證明書(shū)，一式二份,一份交離職人，一份留存行政管理部。 員工離職后,行政管理部須將離職人員各項(xiàng)手續(xù)、表單歸檔封存。 工作交接單 工作交接單 行政出勤統(tǒng)計(jì) 辭職/辭退 申請(qǐng)書(shū) 辭職/離職申請(qǐng) 責(zé)任人：行政主管 監(jiān)督人：GM 退工/結(jié)檔 GM 秘書(shū)備案 行政交接 財(cái)務(wù)交接 業(yè)務(wù)交接 GM批示 行政主管意見(jiàn) 主管意見(jiàn) 辭職交接流程 十一 關(guān)聯(lián)企業(yè) 1． 公司對(duì)關(guān)聯(lián)企業(yè)之高級(jí)主管執(zhí)行人事管理職責(zé)； 2． 管理范圍 外方人員：請(qǐng)休假 國(guó)內(nèi)人員：招聘、錄用、合同、考核、定薪、辭職、辭退 3． 各作業(yè)流程參照前述相關(guān)流程 4． 各項(xiàng)管理之決定均須經(jīng)董事長(zhǎng)校核。 第二章 行政管理 一 禮儀紀(jì)律 1. 行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項(xiàng)的全面監(jiān)督； 2. 行政部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報(bào)備有關(guān)部門(mén)主管； 3. 行政部確認(rèn)獎(jiǎng)懲事實(shí)，可提請(qǐng)有關(guān)主管研究提出獎(jiǎng)懲申請(qǐng)； 4. 對(duì)公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各部門(mén)主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。 二 工作計(jì)劃與報(bào)告 沒(méi)有計(jì)劃的行為是無(wú)效率的行為。公司強(qiáng)調(diào)對(duì)公司、部門(mén)、員工行為的計(jì)劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時(shí)提高工作效率與工作效益。因此，通過(guò)對(duì)計(jì)劃體系的規(guī)定，并通過(guò)相關(guān)計(jì)劃流程和計(jì)劃表格的制作，實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃的確立、執(zhí)行和評(píng)估。 （一） 公司、部門(mén)年度發(fā)展計(jì)劃 1 公司總經(jīng)理、部門(mén)主管于每一會(huì)計(jì)年度底應(yīng)該制定下一會(huì)計(jì)年度的發(fā)展計(jì)劃。 2 公司年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司董事會(huì)核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。 3 部門(mén)年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)人員討論制作，公司總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。 4 公司、部門(mén)年度發(fā)展計(jì)劃是部門(mén)、人員月度工作計(jì)劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。 5 公司、部門(mén)年度發(fā)展計(jì)劃是對(duì)公司、部門(mén)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的評(píng)價(jià)基礎(chǔ)。 年度計(jì)劃流程總經(jīng)理 公司計(jì)劃草案 報(bào)告 董事會(huì) 核準(zhǔn) 報(bào)告 各部主管 稽核 部門(mén)計(jì)劃草案 總經(jīng)理核準(zhǔn) 執(zhí) 行 （二） 部門(mén)、員工月度工作計(jì)劃 1 部門(mén)主管、公司員工在每月度底分別進(jìn)行部門(mén)、員工下月度工作計(jì)劃安排。 2 月度工作計(jì)劃通過(guò)對(duì)《月度工作計(jì)劃表》的制作來(lái)完成，在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填寫(xiě)部門(mén)、員工下月工作內(nèi)容安排和時(shí)間控制。 3 員工月度工作計(jì)劃交部門(mén)主管核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。 4 部門(mén)月度工作計(jì)劃交總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。 5 月度工作計(jì)劃的完成情況將作為部門(mén)、員工工作評(píng)估的主要依據(jù)之一。 年度月度工作計(jì)劃 公司年度計(jì)劃 部門(mén)主管 計(jì)劃草案 報(bào)告 部?jī)?nèi)員工 總經(jīng)理 核準(zhǔn) 報(bào)告 稽核 計(jì)劃草案 主管核準(zhǔn) 執(zhí) 行 （三） 員工日工作時(shí)間控制計(jì)劃 1 公司員工通過(guò)《日工作時(shí)間控制表》進(jìn)行日工作時(shí)間計(jì)劃與安排控制。 2 公司員工應(yīng)該按照“《日工作時(shí)間控制表》填寫(xiě)規(guī)定”在規(guī)定的時(shí)間按照規(guī)定的項(xiàng)目如實(shí)填寫(xiě)并上交公司行政管理部。 3 在《日工作時(shí)間控制表》中體現(xiàn)出員工對(duì)每日工作安排的合理性與計(jì)劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對(duì)員工考核的主要依據(jù)之一，同時(shí)也是員工用于控制時(shí)間、提高效率、自我評(píng)估的依據(jù)。 4 《日工作時(shí)間控制表》是公司對(duì)外服務(wù)的重要計(jì)費(fèi)依據(jù)。 日工作計(jì)劃流程 部門(mén)月度計(jì)劃 部門(mén)主管 報(bào) 告 稽 核 員工日計(jì)劃 執(zhí) 行 （四） 專(zhuān)項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃 1 在公司進(jìn)行新市場(chǎng)的開(kāi)拓和新業(yè)務(wù)的推廣時(shí)，該市場(chǎng)和業(yè)務(wù)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)該進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃。 2 專(zhuān)項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃建立對(duì)該市場(chǎng)、業(yè)務(wù)的全面了解，公司主要經(jīng)營(yíng)人員的深入研究、探討的基礎(chǔ)上，同時(shí)該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、部門(mén)年度發(fā)展計(jì)劃和市場(chǎng)需求與競(jìng)爭(zhēng)變化的基礎(chǔ)上。 3 專(zhuān)項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃通過(guò)制作《市場(chǎng)規(guī)劃表》和《業(yè)務(wù)規(guī)劃表》來(lái)完成，并嚴(yán)格按照規(guī)劃進(jìn)行市場(chǎng)拓展與業(yè)務(wù)推廣。 三 會(huì)議管理 會(huì)議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見(jiàn)交流的正式方式與場(chǎng)合。公司會(huì)議區(qū)分為定期例會(huì)與非定期會(huì)議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與，指定人員作好會(huì)議記錄，與會(huì)人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率。 (一） 定期例會(huì) 會(huì)議名稱(chēng) 時(shí)間安排 參加人員 會(huì)議內(nèi)容 召集/主持人員 業(yè)務(wù)診斷會(huì)議 每工作日上午 9:30-10:00 各部門(mén)人員 對(duì)外服務(wù)中相關(guān)問(wèn)題討論、日計(jì)劃 各部主管 月度總結(jié)、規(guī)劃會(huì)議 每月度第一天下午 總經(jīng)理 各部門(mén)主管、工作人員 上月度工作總結(jié)月度工作規(guī)劃報(bào)告 各部主管 主管例會(huì) 每月第一天下午 總經(jīng)理、各部主管 月度工作計(jì)劃協(xié)調(diào) 總經(jīng)理 員工大會(huì) 每月中旬一次 總經(jīng)理 全體員工 經(jīng)營(yíng)總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)內(nèi)容 行政管理部/總經(jīng)理 董事會(huì)會(huì)議 每年度一次 董事長(zhǎng)、董事、總經(jīng)理 公司重大事項(xiàng)決議 總經(jīng)理/董事長(zhǎng) （二） 非定期會(huì)議 會(huì)議名稱(chēng) 時(shí)間安排 參加人員 會(huì)議內(nèi)容 召集/主持人員 公司發(fā)展研討會(huì) 不定時(shí) 總經(jīng)理、部門(mén)主管、主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)人員 就市場(chǎng)拓展、業(yè)務(wù)推廣、公司經(jīng)營(yíng)等相關(guān)事項(xiàng)的討論 行政管理部主任/總經(jīng)理 臨時(shí)會(huì)議 不定時(shí) 總經(jīng)理、部門(mén)主管、其他有關(guān)人員 特殊事宜 行政管理部主任/總經(jīng)理 董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議 不定時(shí) 董事長(zhǎng)、董事、總經(jīng)理 公司經(jīng)營(yíng)特殊重大事宜 總經(jīng)理/董事長(zhǎng) （三） 會(huì)議安排 1． 公司內(nèi)會(huì)議由行政部秘書(shū)安排，部門(mén)內(nèi)會(huì)議由各部自行安排 2． 主會(huì)人會(huì)前一天需向秘書(shū)告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容 3． 秘書(shū)須提前四小時(shí)以上書(shū)面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容 4． 秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排與整理 5． 開(kāi)會(huì)期中，秘書(shū)負(fù)責(zé)記錄；并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案 會(huì)議計(jì)劃 會(huì)議計(jì)劃單 會(huì)議流程 秘 書(shū) 會(huì)議通知 通 知 安 排 記 錄 摘要備案 四 辦公設(shè)備管理 1． 電腦 1.1行政部根據(jù)公司文件類(lèi)別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)； 1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對(duì)行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼 1.3員工在所屬部門(mén)目錄下設(shè)立個(gè)人子目錄 1.4員工不得私設(shè)電腦密碼 2．傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)： 2.1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用 2.2建立嚴(yán)格的使用登記制度 2.3未經(jīng)許可，個(gè)人不得自行操作使用 3．可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù) 3.1行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)\復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài) 五 文書(shū)作業(yè) （一） 打印 1． 總經(jīng)理、各部門(mén)主管交由秘書(shū)打印之文函、廣告，需填寫(xiě)《文書(shū)委派單》，并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級(jí)別，急迫性程度由秘書(shū)根據(jù)其緩急確定先后秩序。 2． 打印完畢后秘書(shū)先行校核并于《文書(shū)委派單》上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字 3． 對(duì)外傳真、公函秘書(shū)須復(fù)印存檔（參見(jiàn)收發(fā)文流程） 4． 文書(shū)處理過(guò)程中，未經(jīng)同意秘書(shū)不得將受托文書(shū)傳閱他人 文書(shū)作業(yè)流程總經(jīng)理/主管 文書(shū)委派單 文書(shū)委托 文書(shū)委派單 秘書(shū)處理 保密標(biāo)志 文書(shū)委派單 委辦校核 （二） 復(fù)印 1． 公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書(shū)統(tǒng)一執(zhí)行 2． 一般文件由各部門(mén)委托人員口頭交托行政秘書(shū) 3． 客戶(hù)資料、服務(wù)文本、公司級(jí)文檔等特殊文件，需填寫(xiě)復(fù)印委托單（文件名、秘級(jí)、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級(jí)主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印 4． 秘書(shū)于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫(xiě)復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁(yè)數(shù)、復(fù)印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識(shí)等） 復(fù)印流程 各部門(mén) 復(fù)印委托單 復(fù)印委托 核準(zhǔn) 復(fù)印裝訂登記 復(fù)印裝訂 保密標(biāo)識(shí) 各部門(mén) 六 收發(fā)文 1. 文件是經(jīng)營(yíng)信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。英達(dá)仕顧問(wèn)管理公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。 2. 本公司對(duì)外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專(zhuān)人----文秘統(tǒng)一辦理，她是各級(jí)文件管理的直接承擔(dān)者。附《收、發(fā)文登記表》 3. 文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類(lèi)及時(shí)編號(hào)、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門(mén)或人員傳閱承辦，同時(shí)請(qǐng)傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對(duì)有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果，并對(duì)文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。 4. 公司的各類(lèi)文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。 5. 本公司對(duì)外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見(jiàn)《文檔管理制度》。 6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類(lèi)編號(hào)、發(fā)送后歸還原稿人。凡對(duì)外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。 7. 對(duì)一些機(jī)密文件,需在文件頁(yè)首加蓋印章,以防止隨意傳播。 8. 每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。每半年將經(jīng)各部門(mén)主管確認(rèn)的確無(wú)使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷(xiāo)毀，報(bào)行政管理部備查。附《檔案資本銷(xiāo)毀情況記錄表》 9. 文件管理應(yīng)參見(jiàn)《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對(duì)公司所有訂閱的報(bào)刊由專(zhuān)項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類(lèi)歸檔，文秘必須做好登記造冊(cè)工作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。 10. 每半年將經(jīng)各部門(mén)主管確認(rèn)的確無(wú)用之文、報(bào)刊可作一次銷(xiāo)毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。 保密標(biāo)識(shí) 發(fā)函打印 傳真 用印流程 發(fā)文登記表 責(zé)任人：文員、總臺(tái) 監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政主管 總臺(tái)電話(huà) 文員送郵 快遞 信件 分理 復(fù)印存檔 用公司印 主管簽字 收函登記表 發(fā)函發(fā)文 責(zé)任人：文員、GM秘書(shū) 監(jiān)督人：行政主管 總經(jīng)理 登記歸檔 秘書(shū)篩選 主管歸檔 總經(jīng)理 業(yè)務(wù)部門(mén) 公函歸檔 私函自理 部門(mén)信函 個(gè)人信函 收件人簽收 總臺(tái)收函 信函收文 收發(fā)文流程 七 用印 1. 本公司以公司名義對(duì)外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印。 2. 公司各部申請(qǐng)簽章及總經(jīng)理、董事長(zhǎng)職章，應(yīng)提出申請(qǐng)(匯簽)經(jīng)上級(jí)核準(zhǔn)后交管理部秘書(shū)，由秘書(shū)登記于登記表。 公司章 合同章 法人章 財(cái)務(wù)章 用印申請(qǐng)單 申請(qǐng)單歸類(lèi) 申請(qǐng)人 GM秘書(shū) 用印 GM簽準(zhǔn) GM秘書(shū) 用印申請(qǐng) 責(zé)任人：GM秘書(shū) 監(jiān)督人：GM 用公司印流程 八 文檔 （一）圖書(shū)雜志 1. 公司所屬圖書(shū)是專(zhuān)供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實(shí)盤(pán)點(diǎn)。 2. 文秘應(yīng)將圖書(shū)書(shū)名、出版社名稱(chēng)、數(shù)冊(cè)、金額按類(lèi)型編號(hào)，各部門(mén)員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點(diǎn)期限或公務(wù)上需參考將隨時(shí)通知收閱,借書(shū)人不得拒絕。附《圖書(shū)登記冊(cè)》 3. 一般情況下，圖書(shū)只得在司內(nèi)閱讀，借書(shū)冊(cè)數(shù)以三冊(cè)為限，借書(shū)期限不得超出過(guò)二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記。 4. 對(duì)圖書(shū)有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。 責(zé)任人：文員 監(jiān)督人：行政主管 按時(shí)回庫(kù) 圖書(shū)借閱登記表 圖書(shū)清點(diǎn)報(bào)告 借書(shū)人 每月清點(diǎn)一次 文員登記 借閱 圖書(shū)登記表 入庫(kù) 文員登記 圖書(shū)購(gòu)進(jìn) 圖書(shū)管理流程 （二）專(zhuān)業(yè)資料 1． 資料分類(lèi)： 1.1公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問(wèn)業(yè)理論等文件正本 及復(fù)印件； 1.2公司由政府主管部門(mén)購(gòu)買(mǎi)的政策法規(guī)； 1.3公司各類(lèi)剪報(bào); 1.4公司搜集的各類(lèi)行業(yè)（如建材、裝飾等）材料 2． 公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司外 3． 特殊情況需復(fù)印者，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)批準(zhǔn) 資料管理流程 資料整理 登記表 復(fù)印申請(qǐng) 借閱登記 清點(diǎn)報(bào)告 定時(shí)清點(diǎn) 保密標(biāo)識(shí) 借閱人 復(fù)印人 申請(qǐng) 登記 復(fù)印 借閱 入 庫(kù) 登記注冊(cè) 當(dāng)天回庫(kù) （三） 客戶(hù)檔案 1． 客戶(hù)檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域 2． 客戶(hù)檔案包括客戶(hù)提供的各類(lèi)資料，及公司在顧問(wèn)服務(wù)過(guò)程中制作的各類(lèi)文件、文本 3． 客戶(hù)檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外 4． 特殊情況需復(fù)印時(shí)，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)報(bào)批 5． 服務(wù)結(jié)案前，由指定專(zhuān)案人員負(fù)責(zé)客戶(hù)資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任 客戶(hù)檔案管理流程 專(zhuān)案人員管理 結(jié) 案 登記表 行政登記 保密標(biāo)識(shí) 清點(diǎn)報(bào)告 入 庫(kù) 定時(shí)清點(diǎn) 復(fù) 印 借 閱 借閱登記 復(fù)印申請(qǐng) 申 請(qǐng) 登 記 當(dāng)天回庫(kù) 借閱人 復(fù)印人 （四）辦公文檔 1． 行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理 2． 行政人員辦公文檔設(shè)： ? 工作計(jì)劃與報(bào)告 ? 司內(nèi)行政 3． 業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)： ? 工作計(jì)劃與報(bào)告 ? 司內(nèi)行政 ? 拓展資料 ? 談項(xiàng)目A、B、C…… ? 執(zhí)行項(xiàng)目A、B、C…… 九 訪(fǎng)客接待 1. 來(lái)本公司之賓客由秘書(shū)負(fù)責(zé)接待。 2. 接待來(lái)訪(fǎng)賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門(mén)聯(lián)系接洽。 3. 秘書(shū)做畢接待須做訪(fǎng)客記錄，其中注明具體單位、姓名、來(lái)意、有否約定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。 責(zé)任人：總臺(tái)、秘書(shū)、文員 監(jiān)督人：各級(jí)主管 秘書(shū)上茶 文員上茶 出迎進(jìn)辦公室 出迎進(jìn)接待室 出迎進(jìn)專(zhuān)案室 電話(huà)秘書(shū) 電話(huà)受訪(fǎng)人 電話(huà)業(yè)務(wù)員 總臺(tái)應(yīng)對(duì) 董事長(zhǎng)/GM朋友 朋友 客戶(hù) 推銷(xiāo)商 總臺(tái)詢(xún)問(wèn) 訪(fǎng)客 訪(fǎng)客接待流程 十 辦公用品 （一） 文具 1． 行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購(gòu)與領(lǐng)用登記 2． 行政部須特別注意隨時(shí)檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行 （二） 茶、水 1． 行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購(gòu)與使用登記 2． 定時(shí)檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時(shí)購(gòu)買(mǎi)補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序 3． 公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動(dòng)時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動(dòng)的正常進(jìn)行 十一 采購(gòu) 1. 公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費(fèi)用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購(gòu)置。 2. 辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。 3. 行政部須對(duì)固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。 4. 公司各業(yè)務(wù)部門(mén)將需要購(gòu)置的固定資產(chǎn)以申請(qǐng)單形式上報(bào)行政管理部，經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政管理部對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價(jià)格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政管理部下達(dá)采購(gòu)指令，予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場(chǎng)詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)、談判及草擬合同條款，最后確定采購(gòu)價(jià)格及合同條款，委任采購(gòu)人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部門(mén)備案。 驗(yàn)收付款流程 定貨合同 采購(gòu)申請(qǐng)單 大宗采購(gòu) 一般采購(gòu) 詢(xún)價(jià)/比價(jià)單 通報(bào)會(huì)計(jì) GM復(fù)議 詢(xún)價(jià)/比價(jià) 行政專(zhuān)員 固定供應(yīng)商/商店 行政專(zhuān)員 GM批示 采購(gòu)申請(qǐng) 責(zé)任人：行政專(zhuān)員 監(jiān)督人：行政主管、GM 采購(gòu)作業(yè)流程 責(zé)任人：行政主管、財(cái)務(wù) 監(jiān)督人：GM 資產(chǎn)登記表 行政資產(chǎn)管理 財(cái)務(wù)付款入帳 請(qǐng)款單 GM批示 請(qǐng)款 接收 退貨 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 行政/財(cái)務(wù)驗(yàn)收 到貨 詢(xún)價(jià)/比價(jià)單 采購(gòu)申請(qǐng)單 會(huì)計(jì)支付定金 采購(gòu)合同 驗(yàn)收付款流程 十二 固定資產(chǎn)管理 1. 行政管理部對(duì)公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊(cè) 2. 固定資產(chǎn)因價(jià)值減損擬報(bào)廢或閑置而無(wú)再使用價(jià)值者,由使用部門(mén)或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單”一式二聯(lián),注明申請(qǐng)單位、日期、財(cái)產(chǎn)編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、購(gòu)入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財(cái)物部填入購(gòu)買(mǎi)金額、累計(jì)折舊、殘值后,依核決權(quán)限送呈簽核。 3. “固定資產(chǎn)申請(qǐng)單”一式二聯(lián),經(jīng)核準(zhǔn)后,由使用部門(mén)分送如下：第一聯(lián)送財(cái)務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。 4. 財(cái)務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報(bào)廢或遺失時(shí)，應(yīng)備有報(bào)廢或損失清單及有關(guān)機(jī)關(guān)之核準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財(cái)產(chǎn)目錄。如為出售則暫時(shí)存檔。 5. 行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時(shí)填）填入“財(cái)產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單”存檔。 6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報(bào)案辦理。 十三 物業(yè) 1． 行政管理部負(fù)責(zé)公司辦公室的各項(xiàng)物業(yè)管理 2． 負(fù)責(zé)與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜 3． 負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理 4． 負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的清掃保潔 5． 負(fù)責(zé)辦公室的鑰匙管理 十四 公司福利 1. 公司員工之福利事項(xiàng)由管理部執(zhí)掌。 2. 公司員工遇有生日、婚假等喜慶時(shí)日,行政管理部得以公司名義安排祝賀。 3. 行政管理部主管參與福利基金管理及各項(xiàng)獎(jiǎng)金分配之討論。 4. 公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟(jì)困難，得向行政管理部申請(qǐng)補(bǔ)助或救濟(jì)。 5. 辦理補(bǔ)助程序如下：由申請(qǐng)人填具申請(qǐng)書(shū)并經(jīng)部門(mén)主管核準(zhǔn)后呈報(bào)行政管理部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會(huì)財(cái)務(wù)部支付。 十五 午餐 第三章 業(yè)務(wù)支持 一 公司主頁(yè) 1． 行政管理部負(fù)責(zé)公司主頁(yè)的租賃、制作和宣傳事宜 2． 企劃部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)主頁(yè)內(nèi)容的組織、策劃和更改 3． 行政部根據(jù)經(jīng)確認(rèn)的主頁(yè)內(nèi)容，進(jìn)行下載、修改及上傳的技術(shù)處理 4． 行政部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁(yè)宣傳事宜 5． 行政部負(fù)責(zé)主頁(yè)反饋查詢(xún)、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)和報(bào)告事宜 二 商業(yè)秘密保護(hù)制度 （一）目的 保護(hù)公司與客戶(hù)的商業(yè)秘密，維護(hù)公司的安全與利益。 （二）使用范圍 本規(guī)則適用于****公司全體員工。 （三）定義 1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，并經(jīng)公 司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。 其中： · 不為公眾所知悉，系指該信息不能通過(guò)公開(kāi)渠道（如：報(bào)紙、新聞、出版物等）由外界直接獲??； · 能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，系指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來(lái)現(xiàn)實(shí)的或者潛在的經(jīng)濟(jì)利益或競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)； · 經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標(biāo)識(shí)、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實(shí)施。 2、 前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息，包括： （1） 公司管理、財(cái)務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、制度文本內(nèi)容及方法； （2） 公司顧問(wèn)服務(wù)的內(nèi)容與方法。 （3） 公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法； （4） 公司客戶(hù)名冊(cè)； （5） 公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與營(yíng)銷(xiāo)策略； （6） 招投標(biāo)的規(guī)劃與標(biāo)底； （7） 客戶(hù)資料； （8） 上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息，符合本條第一款所述之定義的，認(rèn)定為公司商業(yè)秘密。 3、 公司商業(yè)秘密的來(lái)源： （1） 公司自行制作并符合所述定義者； （2） 公司以外第三方制作并符合所述定義者； （3） 公司與第三方合作制作并符合所述定義者。 4、本制度所稱(chēng)之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的： （1） 工作底稿、文本、電子磁盤(pán)及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）； （2） 公司《文件檔案管理制度》規(guī)定的各類(lèi)秘密文件、資料等。 （四）保護(hù)原則 保護(hù)商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級(jí)管理、既確保商業(yè)秘密之安全性又便利于各項(xiàng)工作的原則。 （五）責(zé)任部門(mén)與人員 1 由行政管理部與法律顧問(wèn)協(xié)同負(fù)責(zé)公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。 2 公司全體員工負(fù)有保護(hù)商業(yè)秘密的責(zé)任和義務(wù)。 （六）保護(hù)措施 1． 在《****公司勞動(dòng)合同》中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護(hù)條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔(dān)規(guī)定的義務(wù)。 2． 公司根據(jù)需要，可要求專(zhuān)案和有關(guān)人員簽訂對(duì)特定事項(xiàng)的保密承諾書(shū)。 3． 行政部對(duì)電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由專(zhuān)人控管；同時(shí)公司與密碼控管人簽定保密責(zé)任協(xié)議書(shū)。 4． 行政部對(duì)傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)統(tǒng)一管理，由專(zhuān)人使用，建立嚴(yán)格的使用登記管理流程。 5． 行政部建立嚴(yán)格的管理流程對(duì)公司發(fā)文進(jìn)行管理。 6． 行政部負(fù)責(zé)根據(jù)《文件檔案管理制度》進(jìn)行對(duì)各類(lèi)載體設(shè)置警示標(biāo)識(shí)的工作。警示標(biāo)識(shí)包括：密級(jí)標(biāo)識(shí)、字樣及“不得復(fù)印”、“不得攜出”等特定字樣。 （七）泄密應(yīng)急 1． 員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時(shí)，均有義務(wù)報(bào)告主管部門(mén)立即采取防范措施； 2． 公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當(dāng)事人均有義務(wù)立即報(bào)告主管部門(mén)即采取補(bǔ)救措施； （八）泄密責(zé)任追究 1． 當(dāng)公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任； 2． 根據(jù)情況，公司同時(shí)可追究主管部門(mén)和人員的連帶責(zé)任。 （九）培訓(xùn) 行政管理部組織對(duì)公司全體員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。 三 文件檔案管理制度 （一） 意義 （二） 文件檔案的類(lèi)別與形式 公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏（硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏）形式。 1. 公司法律文件：公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等 2. 公司董事會(huì)文件：董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等 3. 公司管理制度：公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程 4. 公司財(cái)務(wù)資料：各類(lèi)總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等 5. 公司人事薪資：人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等 6. 公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃：客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等 7. 公司客戶(hù)名冊(cè)：客戶(hù)名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊(cè)及記錄等 8. 公司業(yè)務(wù)文件：公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等 9. 公司客戶(hù)服務(wù)文件：服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶(hù)提供之資料等 10. 公司客戶(hù)檔案：已結(jié)案客戶(hù)的完整檔案，包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等 11. 公司專(zhuān)業(yè)資料：公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購(gòu)買(mǎi)的政策法規(guī)、公司各類(lèi)剪報(bào)等 12. 公司圖書(shū)、雜志：公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志 13. 公司日常行政文件：日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函 14. 公司宣傳資料：公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等 四 公共關(guān)系 1． 英達(dá)仕投資管理顧問(wèn)有限公司的對(duì)外公共關(guān)系工作包括：公司與客戶(hù)、股東、媒體及政府機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系。附《客戶(hù)溝通登記表》 2． 公共關(guān)系主要體現(xiàn)在各部門(mén)開(kāi)辦及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行所需的對(duì)外事務(wù)性及手續(xù)中建立的長(zhǎng)期、友好的關(guān)系。 3． 對(duì)外建立必要的咨詢(xún)、顧問(wèn)關(guān)系；必要的外界溝通、聯(lián)絡(luò)。維護(hù)英達(dá)仕公司的利益和聲譽(yù)；積極服務(wù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展；保障外界關(guān)系的渠道暢通，最大限度的節(jié)省開(kāi)支是對(duì)外公共關(guān)系工作的原則。 4． 一切因工作關(guān)系建立的對(duì)外溝通渠道屬英達(dá)仕所有，由本公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)人向行政管理部報(bào)送有關(guān)工作單位、職務(wù)、通訊地址電話(huà)，與本公司的關(guān)系及聯(lián)絡(luò)等資料，各部門(mén)的公共關(guān)系必須無(wú)條件用于公司工作的開(kāi)展，各部門(mén)均有義務(wù)積極協(xié)助行政管理部建立暢通的對(duì)外渠道。附《客戶(hù)意見(jiàn)反饋表》 五 廣告宣傳 1. 廣告是極其重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)。廣告費(fèi)用是公司營(yíng)運(yùn)成本控制和擴(kuò)展市場(chǎng)的重要 環(huán)節(jié)。 2. 行政管理部門(mén)根據(jù)公司服務(wù)的定位特點(diǎn)，對(duì)廣告策劃方案進(jìn)行審查、審批，確保廣告的效益。 3. 廣告費(fèi)用使用的強(qiáng)度、媒體或提出的責(zé)任人為公司業(yè)務(wù)部門(mén)，它的使用分配須經(jīng)過(guò)行政管理部和總經(jīng)理的審批。 4. 財(cái)務(wù)部是廣告費(fèi)用支付執(zhí)行的審查者和把關(guān)部門(mén)，它依據(jù)批準(zhǔn)的廣告方案、廣告計(jì)劃、廣告費(fèi)用來(lái)審查費(fèi)用支出的合理性。 5. 公司可根據(jù)目前實(shí)際的經(jīng)營(yíng)狀況，每季度可以申請(qǐng)廣告費(fèi)額度，在申請(qǐng)報(bào)告中需包括廣告計(jì)劃、費(fèi)用金額以及使用方式和時(shí)間，其基本格式由各業(yè)務(wù)部門(mén)提供 1. 如業(yè)務(wù)情況不理想，公司可中止廣告以節(jié)省費(fèi)用，原申請(qǐng)額度自動(dòng)作廢，行政管理部以文字形式通知財(cái)務(wù)部。