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1、第5章電子表格Excel,,本章學習目標,Excel的基本操作。 創(chuàng)建和編輯表格。 使用公式和函數(shù)。 格式化表格。 生成圖表。 數(shù)據(jù)管理。 打印工作表。,5.1 Excel基本操作,電子表格Excel可以用來組織、計算和分析數(shù)據(jù)。 它可以勝任從簡單的庫存管理到企業(yè)復雜的會計賬目管理。,5.1.1Excel簡介,在Excel電子表格中，當用戶向單元格中輸入信息時，Excel會自動判斷信息的類型，并格式化單元格中的內(nèi)容。 根據(jù)已知的單元格數(shù)據(jù)，利用計算公式可以計算出新單元格中的數(shù)據(jù)，并且自動添加到單元格中。,5.1.2認識Excel窗口,5.2工作表基本操作,在工作表中可以輸入各種不同類型的數(shù)據(jù)；

2、 修改數(shù)據(jù)內(nèi)容；插入或刪除行、列和單元格； 查找、替換等編輯操作； 創(chuàng)建、刪除工作表等。,5.2.1創(chuàng)建新的工作表,在Excel的單元格中輸入的數(shù)據(jù)可以是常量、公式和函數(shù)。 常量數(shù)據(jù)包括數(shù)值、文本、日期和時間等格式。 通常Excel能夠自動識別單元格中的數(shù)據(jù)類型，并根據(jù)單元格中數(shù)據(jù)的類型，以不同方式存儲和顯示單元格數(shù)據(jù)。,數(shù)值類型的數(shù)據(jù),在Excel中，數(shù)值類型的數(shù)據(jù)只可以為下列字符： 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e 輸入數(shù)值類型的數(shù)據(jù)約定如下： 如果在數(shù)字的前面以加號“+”開頭，將刪除加號。 如果在數(shù)字前面以減號“-”開頭，如-40，或者為

3、數(shù)字添加括號，如(40)，將數(shù)字作為負數(shù)。 可以使用逗號來分隔百位和千位、千位和兆位等。 可以直接用小數(shù)點表示小數(shù)。 如果要輸入分數(shù)，必須用0+空格+分數(shù)來表示，如要輸入5/7，在單元格中必須輸入“0 5/7”。如果要表示帶分數(shù)，則整數(shù)和分數(shù)之間用空格分隔，如11 5/7。 當輸入的數(shù)字太大或太小時，單元格中的數(shù)據(jù)會自動用科學計數(shù)法表示，并根據(jù)單元格的寬度對數(shù)值四舍五入后顯示相應(yīng)的位數(shù)。,文本類型的數(shù)據(jù),文本類型的數(shù)據(jù)包含數(shù)字、字母、符號和文字等。 默認狀態(tài)下，文本型數(shù)據(jù)左對齊單元格。 當輸入文本型的數(shù)字時，為了區(qū)別數(shù)值型的數(shù)據(jù)，應(yīng)在數(shù)字前加一個西文單引號 ，例如 10005。輸入完畢后，鍵入

4、的 不出現(xiàn)在單元格中。,文本格式數(shù)據(jù),如果在輸入數(shù)據(jù)之前將單元格數(shù)據(jù)的格式定義為文本格式，就可以直接在單元格中輸入數(shù)字，而無需鍵入西文單引號。,日期/時間類型的數(shù)據(jù),Excel內(nèi)置了一些日期和時間的格式。當單元格中輸入的數(shù)據(jù)與這些格式相匹配時，Excel將它們識別為日期/時間值，并按照預置的格式顯示這些數(shù)據(jù)。 如果只用數(shù)字表示日期，可以使用分隔符“-”或“/”來分隔年、月、日。例如，9/25/97、1-Oct-92等。 在同一個單元格中允許同時輸入日期和時間，但必須在它們之間鍵入空格，如96/4/16 3:13 PM。,時間/日期類型的數(shù)據(jù),時間/日期類型的數(shù)據(jù)可以參加運算。 Excel內(nèi)部以

5、天為單位，將輸入的日期/時間值轉(zhuǎn)換為從1到65370之間的日期序列數(shù)。 序列數(shù)1表示的基準日期是1900年1月1日。一天的時間用小數(shù)表示，如中午12:00用0.5表示。 例如，2000年5月4日下午2:45，用序列數(shù)表示為36650.6145833333。 通過序列數(shù)表示日期/時間，Excel就可以進行復雜的日期/時間運算。,日期和時間的格式,Excel中預置了一些日期和時間的格式，輸入日期/時間值時，可以先定義需要的格式，這樣，無論用哪一種格式輸入這類數(shù)據(jù)時，Excel都會自動將其用指定的格式顯示。,數(shù)據(jù)的有效值,可以設(shè)置輸入單元格數(shù)據(jù)的有效值。,自動填充功能,在Excel中使用自動填充功能

6、可以將一個重復值或一串具有一定規(guī)律的數(shù)據(jù)快速填充到單元格中。,5.2.2編輯工作表,對于創(chuàng)建的工作表還可以進行修改、查找等編輯操作，在進行編輯操作之前，必須選中單元格對象。,選中單元格,要選中某個單元格，可用鼠標直接單擊之。 要選中一塊連續(xù)的單元格，從左上角的單元格一直拖動右下角的單元格為止?；蛘甙醋hift鍵分別單擊左上角的單元格和右下角的單元格。 要選擇不連續(xù)的幾個單元格塊，按住Ctrl鍵的同時分別選中不同的單元格塊。 要選中整個工作表可以單擊工作表左上角的工作表全選按鈕。,修改或清除單元格的內(nèi)容,如果要修改單元格中的部分數(shù)據(jù)內(nèi)容，雙擊該單元格，當編輯光標出現(xiàn)在單元格中時直接修改數(shù)據(jù)即可

7、。 如果要用新的數(shù)據(jù)取代原來的數(shù)據(jù)，選中該單元格后，直接輸入新數(shù)據(jù)即可。 如果要清除單元格的內(nèi)容，選中該單元格后，按刪除鍵。 如果要清除單元格的數(shù)字、格式、批注等內(nèi)容，使用【清除】子菜單中的選項。,插入和刪除行、列以及單元格,,,查找和替換單元格內(nèi)容,5.2.3工作表的操作,工作簿由若干個工作表組成。默認情況下，新建的工作簿提供了三個工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3等。 為了便于識別這些工作表，可以為工作表重新命名。 由于每張空白的工作表占用500個字節(jié)的磁盤空間，所以，多余的工作表應(yīng)該刪除。 如果當前工作簿中的工作表不夠用，可以插入新的工作表。在對工作表操作之前，一定要選擇要操

8、作的工作表。,工作表操作,為重新命名工作表，可以直接雙擊工作表標簽，然后輸入新名字即可。 使用【刪除工作表】可刪除當前工作表。 使用【插入】、【工作表】菜單命令可插入工作表，并按順序為工作表命名。 要改變工作表的順序，拖動工作表標簽到目的位置。,工作表操作,保護工作表可以限制用戶修改工作表的部分或全部數(shù)據(jù)。 如果工作表列或行的內(nèi)容不能在一個窗口全部顯示，可以凍結(jié)某些行或列，以便瀏覽。 通常Excel窗口中只能顯示一個工作表，如果要同時顯示多個工作表，新建一個窗口，然后選擇平鋪、水平或垂直排列窗口。,工作表的操作,可以將當前的工作表復制或移動到其他工作簿中。 可以設(shè)置保護工作簿或工作表中的某部分

9、內(nèi)容不被修改。,5.3使用公式和函數(shù),公式是電子表格的靈魂，正是Excel復雜的公式運算功能，使其得到廣泛的應(yīng)用。 函數(shù)是一個預定義的公式，它對一個或多個值進行操作，并返回一個或多個值。,5.3.1使用公式,在單元格中建立公式的標記是以等號“=”開頭，然后鍵入公式，最后按回車鍵結(jié)束。 公式中可以包括數(shù)值、運算符號、單元格引用（即單元格地址）和函數(shù)。 例如可以用下面的公式計算單元格E1的數(shù)據(jù)： = 5*D3 + C5 SUM (A1: D1) 在Excel的公式中可以使用運算符完成各種復雜運算。 運算符包括算術(shù)運算符、邏輯運算符和文本運算符等。,算術(shù)運算符,邏輯運算符,文本運算符,5.3.2 公

10、式中的單元格引用,單元格引用標識了工作簿中一個或一組單元格。 當創(chuàng)建的公式中包含單元格引用時，該公式與工作簿中的其他單元格產(chǎn)生了聯(lián)系。 公式的值由所引用的單元格的數(shù)據(jù)產(chǎn)生，當所引用的單元格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，在公式中引用了該單元格數(shù)據(jù)的計算結(jié)果會自動更新。,單元格地址引用,工作表中的公式通常使用列字母和行號所組成的坐標字符串來引用單元格。為了便于單元格的引用，可以采用相對引用、絕對引用和混合引用。 相對引用。指公式中引用的單元格按照被引用的單元格相對自己的位置來引用。如“本單元格三行以上的單元格”。單元格相對引用的表示方法是直接使用單元格地址，如B3。 絕對引用。根據(jù)單元格在工作表中的絕對位置

11、來引用，如“列C行5位置的單元格。單元格絕對引用的標記是在列字母、行號之前添加符號$，如$c$5。 混合引用。同時包含相對引用和絕對引用的單元格，混合引用表示為列字母或行號之前添加符號$，如$D2、D$2。 如果正在輸入和編輯單元格引用，按F4鍵可以更改引用的類型。,R1C1引用,單元格的引用還可以使用R1C1樣式，即用R行號和C列號來引用單元格。 例如R5C1表示第5行第1列的單元格，用單元格地址方式表示就是A5。 選擇了R1C1引用樣式后，公式中的單元格引用將更改為R1C1格式。如B3單元格將更改為R3C2。 在R1C1引用樣式下，單元格的相對引用是將行號和列號的數(shù)字用方括號括起來。例如R

12、-1C2。其中負的數(shù)字表示引用單元格位于公式單元格的上方或左邊，正的數(shù)字表示引用單元格位于公式單元格的下方或右邊。括號指示的是相對引用。 在R1C1格式下，單元格的絕對引用時，行或列數(shù)字不用括號。如R8C1。,其他工作簿或工作表中單元格的引用,在公式中引用其他工作簿或工作表單元格中的數(shù)據(jù)時，應(yīng)該在單元格的前面指明單元格所在的工作簿和工作表。 工作簿的引用使用方括號“ ”，工作表的引用使用“!”分隔。 例如，在工作簿Book2中要引用工作簿Book1的工作表Sheet2中C1單元格的數(shù)據(jù)，應(yīng)表示為“Book1 Sheet2!$C$1”。 如果使用公式的單元格與引用的單元格在相同的工作簿或工作表，

13、在公式中可以省略工作簿或工作表。,5.3.3移動和復制公式,當執(zhí)行剪切操作移動公式時，無論采用何種單元格引用，公式中的單元格地址都不更改。 在復制公式時，采用了單元格的相對引用、絕對引用和混合引用的效果是不同的。 如果公式中使用的是單元格相對引用，那么，復制的公式所引用的單元格會根據(jù)單元格過去的位置對公式引用的單元格做相應(yīng)的更改。 如果公式中采用的是單元格絕對引用，則復制的公式中所引用的單元格地址不會更改。 如果公式中使用了單元格的混合引用，則復制的公式會根據(jù)單元格引用的相對行或列更改相應(yīng)的單元格行或列引用，而絕對引用的列或行不變。,5.3.4使用函數(shù),函數(shù)由一個函數(shù)名和包括在括號中的參數(shù)組成

14、。 函數(shù)名表示要進行的計算（求和、求平均值等）；參數(shù)是函數(shù)運算所用的數(shù)值或者是代表單元格引用的單元格地址。 使用函數(shù)表達式應(yīng)該注意： 所有的參數(shù)都應(yīng)包括在括號“（ ）”中。 在函數(shù)名、括號和參數(shù)之間不能鍵入空格。 各參數(shù)之間用逗號“，”間隔。 連續(xù)的單元格參數(shù)在開始單元格和結(jié)束單元格之間加冒號“：”表示。 例如，用函數(shù)表示求B3，C7，A5以及D1D9單元格數(shù)據(jù)中的平均值為： =AVERGE(B3，C7，A5，D1：D9),自動求和,自動求和是電子表格中最常用計算。 在使用自動求和計算時，會根據(jù)當前單元格周圍數(shù)據(jù)的情況自動推測求和的單元格計算范圍。,內(nèi)部函數(shù),在Excel中內(nèi)置了許多內(nèi)部函數(shù)，

15、使用這些函數(shù)可以解決各種復雜的運算。,5.3.5邏輯函數(shù)的應(yīng)用,邏輯函數(shù)使用條件測試來判斷指定的條件是真還是假。 條件測試是對兩個數(shù)字、函數(shù)、公式或邏輯值等進行比較的公式。 所有的條件測試必須包括至少一個邏輯運算符，邏輯運算符定義了條件測試中元素的關(guān)系。,IF函數(shù),IF條件函數(shù)的表達式為 “=IF(條件，為真的返回值，為假的返回值)”。 例如： =IF(D3 < 8, 5, 10) 表示當D3單元格的值小于8時返回5，否則返回10。 在IF函數(shù)中可以使用文本參數(shù)。 IF函數(shù)還可以嵌套使用，以創(chuàng)建多層測試。,AND、OR和NOT函數(shù),使用AND、OR、NOT函數(shù)可以幫助創(chuàng)建復雜的條件函數(shù)。 它們

16、通常和簡單的邏輯運算符一起使用，形式為： = AND(邏輯值1, 邏輯值2,邏輯值30) （最多30個參數(shù)） = OR(邏輯值1, 邏輯值2,邏輯值30) （最多30個參數(shù)） = NOT(邏輯值) （最多1個參數(shù)）,使用嵌套邏輯函數(shù)的計算結(jié)果,5.3.6日期和時間運算,時間和日期可以相加、相減，并可以包含到其他運算中。 如果要在公式中使用日期或時間，用雙引號括上日期或時間值。 例如，下面的公式得出差值為 68： =2004/5/12 - 2004/3/5 在計算公式中，可以使用日期和時間格式的值。 TODAY函數(shù)總是返回當前日期。表達式為“=TODAY()”。,5.3.7單變量求解

17、,要根據(jù)使用公式計算單元格結(jié)果中的數(shù)，來求某個單元格引用中的數(shù)據(jù)，可使用單變量求解功能。 例如，要計算當利息為5000時的年利率，可使用單變量求解。,5.4設(shè)置工作表格式,為使創(chuàng)建的表格易于查閱，通常在工作表的單元格中輸入數(shù)據(jù)后，要將表格進行格式化。 格式化包括：格式化單元格、調(diào)整行寬和列高、設(shè)置分頁符等。,5.4.1格式化單元格,在單元格格式對話框中可以： 設(shè)置單元格中文本的水平和垂直對齊方式。 設(shè)置文本字體、字形、字號、顏色和背景。 設(shè)置單元格邊框和圖案。,5.4.2使用樣式和模板,通過樣式可以快速定義工作表的格式。 Excel內(nèi)置了一些工作表模板，可以使用這些模板快速創(chuàng)建通用格式的工作表

18、。 可以將自己經(jīng)常使用的工作表定義為模板后使用。Excel模板文件的擴展名為xlt。,5.5生成圖表,如果需要，可以將前面創(chuàng)建的工作表生成圖表，即圖形化的表。 Excel內(nèi)置了多種樣式的圖表，可以按需要的樣式生成圖表，并根據(jù)需要格式化。,5.5.1創(chuàng)建圖表,5.5.2格式化圖表,可通過格式化圖表的操作使圖表外觀更加美觀。 為格式化圖表，可以使用 “圖表”菜單命令，也可以使用圖表工具欄。,5.6數(shù)據(jù)管理,使用Excel可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單。 所謂數(shù)據(jù)清單是就是一個由行列數(shù)據(jù)組成的特殊的工作表。,5.6.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單,在Excel的工資表中，可以遵循下面的規(guī)則創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單： 清單含有固定的列數(shù)，每列

19、的列首都有用字符串表示的、稱為字段名的列名。 每列的數(shù)據(jù)類型應(yīng)該相同。 每行的數(shù)據(jù)稱為一個記錄。 清單中不能有空白的行或列。 可以對數(shù)據(jù)清單進行排序、查找記錄、分類匯總以及建立數(shù)據(jù)透視表等操作。,5.6.2排序數(shù)據(jù),排序數(shù)據(jù)是使數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)按某個字段升序或降序排列。 降序排列是由高向低順序排列。對于數(shù)字是從最大值開始；對于日期或時間，從最近的時間開始（1999年比1988在先）；對于文本，是按字母從Z到A排列。對于漢字，則是按照漢語拼音從Z到A排列。 升序排列的排列順序正好相反。,5.6.3篩選數(shù)據(jù),篩選數(shù)據(jù)可以從數(shù)據(jù)清單中篩選出滿足一定條件的數(shù)據(jù)子列。 方式包括自動篩選、高級篩選。,5.6.4分類匯總,分類匯總是按某個字段的分類對某個或某些數(shù)值字段進行求和、求平均值等。 在分類匯總之前，首先要對分類的字段進行排序。,5.6.5創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表和透視圖,數(shù)據(jù)透視表是指通過隨意組織數(shù)據(jù)清單，生成適應(yīng)各種用途的分類匯總表格。 數(shù)據(jù)透視圖是用圖表方式顯示的數(shù)據(jù)分析效果。,5.7打印設(shè)置,在進行打印之前，首先要進行頁面設(shè)置，然后通過打印預覽查看打印效果，最后進行打印。,5.7.1頁面設(shè)置,在打印工作表之前，可使用“頁面設(shè)置”對話框設(shè)置打印效果，包括紙張、方向、縮放、頁眉/頁腳等。,5.7.2打印工作表,在“打印”對話框中選擇打印的范圍、打印內(nèi)容、打印份數(shù)。,