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1、航空工業(yè)單位檔案信息化建設(shè) 航空工業(yè)單位檔案信息化建設(shè) 2015/12/28 隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展，我國的信息化進程日新月異，對產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化升級和實現(xiàn)工業(yè)化、現(xiàn)代化起著關(guān)鍵作用。航空工業(yè)作為高科技產(chǎn)業(yè)，信息化的發(fā)展程度對科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理產(chǎn)生著直接影響。檔案信息化作為各單位信息化建設(shè)中的一部分，其發(fā)展水平事關(guān)單位整體信息化發(fā)展程度；如何更大程度的發(fā)揮檔案信息資源在科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理中的作用一直是全體檔案人的不懈追求。近年來，隨著數(shù)字檔案館建設(shè)

2、在行業(yè)內(nèi)的迅速推廣，各單位的檔案信息化層次無論在硬件設(shè)施建設(shè)還是館藏資源數(shù)字化方面都取得了長足的進步；我們的目標是充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源處理為核心，對電子文件和數(shù)字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施連接和提供利用，實現(xiàn)信息資源共享，最大限度的利用現(xiàn)有資源、縮短產(chǎn)品的研發(fā)周期。 一、航空工業(yè)企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)內(nèi)容及現(xiàn)狀分析 檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。而行業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的評定參考范圍為硬件及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)平臺建設(shè)、檔案資源庫建設(shè)、運

3、行機制建設(shè)、標準與規(guī)范體系建設(shè)、信息安全與保密體系建設(shè)等項內(nèi)容。這反應(yīng)出數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案信息化建設(shè)內(nèi)容高度交叉、具有極大的相似性，可以認為數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的具體表現(xiàn)。因此，行業(yè)內(nèi)的檔案信息化建設(shè)情況可以通過數(shù)字檔案館建設(shè)情況反應(yīng)出來。 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備,隨著行業(yè)內(nèi)信息化建設(shè)和技術(shù)改造方面投入的加大，檔案信息化建設(shè)作為單位信息化建設(shè)中的一部分，各單位在計算機、服務(wù)器、輸入輸出設(shè)備、數(shù)字整合設(shè)備、照相攝像設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等方面的配置較前幾年已有很大的改善，為檔案信息化建設(shè)在硬件及網(wǎng)絡(luò)方面提供了有力保證，基本能夠保障檔案信息化建設(shè)的需求。檔案信息

4、資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)及專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。完善的目錄數(shù)據(jù)庫保證了有實物即可實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢，使查全率和查準率有了保障；而全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)因工作量大、耗時長、見效慢，行業(yè)內(nèi)比較常見的做法是有針對性的對利用率較高的文書、產(chǎn)品、科研、基建（主要是竣工圖類）、照片、會議等門類檔案進行數(shù)字化處理；各航空

5、企事業(yè)單位因成立時間較長其巨大的數(shù)字化工作量決定了只能是有針對性的、分批進行數(shù)字化處理。專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)是指對館藏檔案進行二次開發(fā)，針對廣大科研和管理工作者利用需求大而建立的諸如大事記、型號研制史、專利、產(chǎn)權(quán)、單位榮譽、重大人事任免、組織沿革、合同管理等數(shù)據(jù)庫，有關(guān)方面的利用人員對某類型檔案既有針對性又有全面性的查閱。 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)是指檔案管理利用平臺，主要是對檔案信息的收集、發(fā)放、回收、銷毀、管理、利用、安全等方面情況的管理，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。航空蘭臺檔案資源綜合管理系統(tǒng)作為針對行業(yè)特點開發(fā)且得到普遍推廣的應(yīng)

6、用系統(tǒng)，突出了航空工業(yè)現(xiàn)行文件的管理特色，以文件生命周期理論、前端控制和全過程管理理論為基礎(chǔ)，對電子文件進行實時捕獲與歸檔，是一個可擴展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，與單位內(nèi)常用的OA、ERP、PDM等系統(tǒng)留有接口，可以實現(xiàn)無縫連接，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實時在線歸檔，檔案管理人員通過客戶端的文件管理、檔案整編、檔案管理、動態(tài)管理、系統(tǒng)維護等模塊實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)庫的操作；其他人員則通過與檔案管理系統(tǒng)連接的WEB端對數(shù)據(jù)進行條目錄入、全文上傳、瀏覽、查詢、借閱等。各單位根據(jù)自身特點又在航空蘭臺檔案資源綜合管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進行了二次開發(fā)，基本滿足了檔案管理的需求。標準規(guī)范建設(shè)。檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)

7、務(wù)性標準規(guī)范和技術(shù)性標準規(guī)范，這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標準、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標準等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。行業(yè)內(nèi)數(shù)字檔案館標準規(guī)范體系建設(shè)也是從管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)三個層面來制定和推行，兩者都是按照國家和行業(yè)內(nèi)的相關(guān)標準執(zhí)行的。 人才隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。檔案信息資源的開發(fā)，從資源的形成、積累、貯存、管理到開

8、發(fā)利用，是一個涉及面很寬極為復雜的系統(tǒng)工程，要使這個系統(tǒng)良好的服務(wù)科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理，保證創(chuàng)造最佳的社會效益與經(jīng)濟效益，關(guān)鍵是要培養(yǎng)一批既能熟練應(yīng)用計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。檔案部門應(yīng)加強教育培訓工作，各單位之間、各單位內(nèi)部檔案管理人員之間多開展技術(shù)交流培訓，培訓內(nèi)容要緊跟信息時代的需求并聯(lián)系工作實際，與時俱進，開拓創(chuàng)新。培養(yǎng)廣大檔案從業(yè)人員樹立“崗位雖平凡，心態(tài)不平凡”的精神理念，養(yǎng)成嚴謹細致的工作作風。努力打造一支業(yè)務(wù)能力出眾、擁有較強的事業(yè)心、高度的責任感和使命感、耐得住寂寞并愿為檔案事業(yè)奉獻精力與青春的團結(jié)型團隊。 二、

9、檔案信息化建設(shè)中遇到的問題及對策 1.海量待數(shù)字化資源與人員設(shè)備短缺方面。館藏資源的數(shù)字化是一項長期、繁重的工作，即使投入大量的人員與設(shè)備，短期內(nèi)也很難看出效果，因為經(jīng)過長時間的積累，各單位都形成了大量待數(shù)字化的紙質(zhì)檔案，若將檔案館館藏全部數(shù)字化，無論從人力、物力還是在時間上都是不現(xiàn)實的。我們需要針對館藏資源有計劃、有步驟的根據(jù)檔案的利用率、重要程度分批進行數(shù)字化處理，對于利用需求不大的檔案可根據(jù)人員、設(shè)備等情況最后數(shù)字化或不數(shù)字化，待有利用需求時再進行數(shù)字化。[2]在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化過程中一定要協(xié)調(diào)好速度與質(zhì)量兩方面的關(guān)系，確保在掃描加工、格式轉(zhuǎn)換等過程中檔案不會失真，在掃描過程中針對

10、不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡需要調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對比度等，技術(shù)參數(shù)選擇的不恰當將會直接影響掃描質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。 2.檔案信息資源的長期存取方面?！皳?jù)報道，美國航空航天局發(fā)射的‘海盜’號火星探測器上的計算機中，已經(jīng)有20％的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計數(shù)據(jù)因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復”。[3]數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題是檔案信息化建設(shè)必須面對的問題，主要表現(xiàn)在：其一，是現(xiàn)在應(yīng)用比較廣泛的光盤存儲，然而其壽命在排除外界因素影響的情況下也就30年左右；其二，是現(xiàn)在計算機軟件更新很快，各種軟

11、件之間、各軟件不同版本之間的兼容性問題，若干年之后，能否用現(xiàn)行軟件還原當初的數(shù)據(jù)，誰也無法保證；其三，是數(shù)字化檔案信息資源對計算機設(shè)備的依賴性，若設(shè)備發(fā)生故障，無法修復而又沒有備份時，很可能導致數(shù)據(jù)的丟失。為了保證信息資源的長期存取，需做好存儲介質(zhì)的備份工作，不僅要使用不同介質(zhì)進行備份，還要做好異地備份工作。對存儲在磁、光介質(zhì)載體上的數(shù)字化信息資源，載體應(yīng)直立擺放，并做好避光、防潮、防濕、防塵、防磁等工作，存儲有重要信息資源的載體應(yīng)存放在防火防磁柜中。因電子檔案是以計算機語言形式存儲于各種載體上，必須依賴相應(yīng)的計算機軟硬件平臺才可還原，所以還需對其依賴的技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，

12、或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換；并對存儲介質(zhì)定期進行有效的檢測與維護。 3.檔案信息資源的安全方面。無處不在的計算機病毒可能會導致電子文件的破壞或檔案服務(wù)器的癱瘓，雖然航空工業(yè)所用的都是隔離了互聯(lián)網(wǎng)的園區(qū)網(wǎng)絡(luò)，各單位信息中心都會在定期升級專門針對行業(yè)開發(fā)的瑞星殺毒軟件航空版病毒庫，并且會定期在園區(qū)網(wǎng)范圍內(nèi)統(tǒng)一進行病毒查殺；但據(jù)信息中心的審計報告顯示每月還是會有不同數(shù)量的計算機遭到病毒的攻擊。有竊取行為的間諜活動可能會盯上某些特殊的行業(yè)；近年來軍工系統(tǒng)內(nèi)發(fā)生的失泄密事件中就有因計算機受病毒攻擊而導致失泄密的事件。因此，本單位保密管理制度的不完善，缺乏嚴密的安全保密操作規(guī)程，檔案館內(nèi)部人員的職

13、責和操作權(quán)限不明確；還有人為或偶然事故造成的威脅等，這些對檔案信息化建設(shè)在安全方面都提出了嚴峻的考驗。我們需要在保障信息資源方便利用的同時，還要保證信息資源的長期安全。安全問題作為計算機網(wǎng)絡(luò)世界最大的難題，當然也是檔案信息化建設(shè)的難點。加強防范計算機病毒和黑客入侵，防止外界對涉密檔案信息的竊取，及時更新殺毒軟件及防火墻，特殊行業(yè)最好使用國產(chǎn)殺毒軟件或在局域網(wǎng)內(nèi)使用針對本行業(yè)開發(fā)的國產(chǎn)殺毒軟件；加強容災備份，防止意外事故造成的威脅，如由于操作失誤而產(chǎn)生的不可欲知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟硬件的故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等。完善本單位安全保密管理制度，建立與檔案信息化建設(shè)運行相配套的管理制度，明確各種管理員的職責

14、和操作權(quán)限。在檔案館數(shù)據(jù)庫的安全策略方面采取身份認證、存儲訪問控制、數(shù)據(jù)加密、審計追蹤、數(shù)據(jù)庫的備份與恢復等措施，有效防止非法用戶對數(shù)據(jù)的訪問；有效控制合法用戶的正確操作；有效監(jiān)視各用戶對數(shù)據(jù)庫的操作，通過審計日志可追溯其對數(shù)據(jù)庫的所有操作記錄；保障數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)不受軟硬件故障、人為破壞等因素的影響。 4.檔案信息化保存格式及數(shù)據(jù)冗余問題。目前在紙質(zhì)檔案數(shù)字化時一般有PDF、TIFF、BMP、JPEG等幾種格式，這幾種格式中尤以PDF和TIFF格式最為常見，兩者比較而言PDF格式在存儲占用空間及普遍性上更占優(yōu)勢；因此，各單位在數(shù)字化過程中有相當部分電子文件是以PDF格式存儲的，然而有關(guān)數(shù)字

15、化檔案的存儲格式國家最新的標準仍然是《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894—2002，其中規(guī)定掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；在這一點上與我們的日常工作是存在出入的。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案存儲服務(wù)器需要的空間也越來越大，檔案工作人員在接收電子文件時可能面對歸檔數(shù)據(jù)的多種形式，如某文件歸檔的可編輯的文本格式及檔案人員數(shù)字化后的不可編輯格式；某圖樣歸檔的可編輯的二維三維模型及檔案人員數(shù)字化后的不可編輯格式等，在我們的檔案數(shù)據(jù)庫中，某一條目錄下對應(yīng)很多條電子文件是將是越來越正常的現(xiàn)象。但同時這兩種格式電子文檔利用的可能性都是存在的，對于希望在此基礎(chǔ)上改進改型的利用人員而言，真

16、實性雖然不能保證，但作為參考用其可編輯性將在工作量方面大大減少；而對于只是將該文件用來參考借鑒的利用人員而言，其真實性又是第一位的。兩者不相矛盾，只是在對同一份文件利用時的側(cè)重點不同而已，這就要求我們在收集數(shù)據(jù)時范圍盡可能的廣泛，同時數(shù)據(jù)存儲量也將大大增加。 檔案信息化建設(shè)是一項需要不斷深入和擴展的復雜工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應(yīng)該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則。因各行各業(yè)都有其不同的特色，航空工業(yè)由于涉及國防建設(shè)、部隊需求，其開放程度與其他行業(yè)存在著很大的差別，但在很多方面還是存在著相似性，對其他行業(yè)有一定的參考價值。檔案信息化建設(shè)作為一項開創(chuàng)性的工作，不同單位在建設(shè)過程中會遇到許多相似的問題，因為最終目的都是通過檔案信息資源的有效整合，使檔案信息資源得到有機的統(tǒng)一，解決“信息孤島”現(xiàn)象，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，提高檔案信息資源的利用率，滿足大眾對檔案信息資源的利用需求。