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1、Excel交流 培訓(xùn)目標(biāo) 本課程旨在讓同事們掌握 Excel在財(cái)務(wù)，人事，銷售及其他管理工作 中的經(jīng)常用到的一些技巧，在以后的工作中少走彎路，事半功倍。 提高 Excel實(shí)際操作能力，提高工作效率 掌握并熟練運(yùn)用 Excel的一些常用技巧 常用函數(shù)的使用方法 數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用 學(xué)習(xí)方法技巧 A 要有幾本好的工具書 B 要學(xué)會(huì)在網(wǎng)上尋找資源 C 從模仿開始，慢慢理解 D 培訓(xùn)結(jié)束后經(jīng)常練習(xí)、使用 電子表格制作全新教程 Excel在財(cái)會(huì)管理中的應(yīng)用 中文 office使用詳解 基本數(shù)據(jù)的錄入 1 1-1. 數(shù)據(jù)的有效性 1-2. 輸入數(shù)據(jù) 1-3. 提高輸入效率 1-4. 編輯數(shù)據(jù) 1-5. 撤銷

2、與恢復(fù)數(shù)據(jù) 1-6. 添加批注 數(shù)據(jù)的有效性 輸入數(shù)據(jù)時(shí)，某些單元格中只能輸入數(shù)值，某些單元格只能輸入 字符，為了保證正確輸入數(shù)據(jù)， Excel提供了“數(shù)據(jù)有效性”功能。 輸入提示信息 為了減少輸入過程中輸入錯(cuò)誤數(shù)據(jù)類型的幾率，可以設(shè)置提示信 息來幫助輸入數(shù)據(jù)的用戶判斷輸入何種類型的數(shù)據(jù)。 設(shè)置出錯(cuò)警告 當(dāng)輸入出錯(cuò)時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)的警告并不能說明出錯(cuò)原因，因此還需 要設(shè)置出錯(cuò)的警告信息，確切指出如何輸入數(shù)據(jù)才是有效的。 提高輸入效率 大量的數(shù)據(jù)輸入是一件比較繁瑣的工作，除了提高輸入的速度外， 還可以使用 Excel提供的幾種用于輔助輸入的方法，如： 記憶式輸入 選擇列表 自動(dòng)填充數(shù)據(jù) 快捷鍵填充數(shù)

3、據(jù) 記憶式輸入 記憶式輸入與選擇列表功能相似，都是記憶已經(jīng)輸入的數(shù)據(jù)，當(dāng) 以后再次遇到相同的輸入時(shí)會(huì)顯示出數(shù)據(jù)，以便實(shí)現(xiàn)快速輸入。 打開記憶式輸入功能的具體步驟如下： 1. 選擇“工具” |”選項(xiàng)“菜單項(xiàng)，打開”選項(xiàng)“對(duì)話框。 2. 單擊“編輯”選項(xiàng)卡，選中“記憶式輸入”復(fù)選框。 3. 單擊“確定”按鈕，關(guān)閉對(duì)話框。 如果要輸入的數(shù)據(jù)不是記憶式輸入所顯示的數(shù)據(jù)，按 【 Esc】 鍵即 可取消后面高亮顯示字符的輸入 選擇列表 選擇列表的功能比記憶式輸入更加靈活，它可以將已經(jīng)輸入的數(shù) 據(jù)顯示在一個(gè)列表中，允許選擇其中任意一個(gè)選項(xiàng)，以快速填充 到當(dāng)前單元格中。 【 Alt+】 如果某行中顯示了空單元

4、格，則不論是記憶式輸入還是選擇列表功 能，都只能記憶該空白單元格以下的數(shù)據(jù)。 自動(dòng)填充數(shù)據(jù) 當(dāng)數(shù)據(jù)輸入的過程中需要用到大量的相同數(shù)據(jù)或具有某種規(guī)律性 的同類型數(shù)據(jù)時(shí)，可以使用自動(dòng)填充數(shù)據(jù)功能。自動(dòng)填充數(shù)據(jù)是 根據(jù)當(dāng)前單元格中的數(shù)據(jù)自動(dòng)填充其他單元格中的數(shù)據(jù)，從而大 大提高數(shù)據(jù)輸入的效率。 設(shè)置序列填充方式 填充序列數(shù)據(jù) 填充相同數(shù)據(jù) 自定義序列填充 等差序列：序列的前后數(shù)據(jù)之間是等差關(guān)系。 等比序列：序列的前后數(shù)據(jù)之間是等比關(guān)系。 日期：以日期增量的方式來填充數(shù)據(jù)序列。 自動(dòng)填充：當(dāng)數(shù)據(jù)由文字加數(shù)字構(gòu)成時(shí)。各單元格 中的文字不變，但數(shù)字會(huì)構(gòu)成序列。 自動(dòng)填充數(shù)據(jù) 上面介紹的幾種方法，主要是針對(duì)

5、數(shù)值序列的填充，那如何進(jìn)行文本 序列的填充呢，這就涉及到了自定義序列。 在 Excel2003中，已經(jīng)內(nèi)建了一些文本序列，比如常見的星期，天 干地支等。我們輸入“星期一”后，拖動(dòng)鼠標(biāo)，即可出現(xiàn)“星期二，星 期三 .”等等。這種設(shè)定為我們提供了極大的方便，可以將我們經(jīng)常使用 的姓名，部門，分類方法等自定義成序列，輸入時(shí)只需要輸入第一個(gè)詞 組，拖動(dòng)鼠標(biāo)后即可實(shí)現(xiàn)所有詞組的填充。進(jìn)行文本序列的自定義，選 擇“工具” “選項(xiàng)” “自定義序列”，在右側(cè)的區(qū)域內(nèi)輸入文本序 列即可，或者直接從工作表區(qū)域中選取。 天干地支填充 季度自動(dòng)填充 月份自動(dòng)填充 自定義序列填充 編輯數(shù)據(jù) 刪除數(shù)據(jù) 復(fù)制和粘貼數(shù)據(jù) 修

6、改數(shù)據(jù) 當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或有了更新時(shí)，就需要對(duì)單元格中已有的數(shù)據(jù) 進(jìn)行編輯，編輯數(shù)據(jù)通常包括： 在“選擇性粘貼”對(duì)話框中，可以實(shí)現(xiàn)如下功能： 指定粘貼內(nèi)容 指定對(duì)粘貼的數(shù)值要進(jìn)行的數(shù)學(xué)運(yùn)算 跳過空單元 行列轉(zhuǎn)置 撤銷與恢復(fù)數(shù)據(jù) 執(zhí)行保存操作后，撤銷與恢復(fù)操作將會(huì)失效，此處與 Word不同。 撤消層次： 16 添加批注 不論是統(tǒng)計(jì)還是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從數(shù)據(jù)錄入到最后的批準(zhǔn)可能都會(huì)經(jīng) 過過道校對(duì)與審核程序，在這個(gè)過程中校對(duì)與審核人員可能需要 某些數(shù)據(jù)的說明，如果單獨(dú)列在另一張清單上可能無法很清楚地 說明自己的意圖，這個(gè)時(shí)候最好是用批注。 對(duì)單元格添加批注可以提高數(shù)據(jù)的可讀性 添加批注 查看批注 編輯批注

7、 如何使用工作表 2 2-1. 行、列、單元格操作 2-2. 隱藏與凍結(jié) 2-3. 查找與替換 2-4. 設(shè)置工作表格式 行、列、單元格操作 增加行、列、單元格 刪除行、列、單元格 隱藏與凍結(jié) 有時(shí)工作表中的數(shù)據(jù)十分重要，而且暫時(shí)不用，為了避免誤操 作或修改，最好將其隱藏起來。最常見的辦法是隱藏行或列，在需 要時(shí)再取消隱藏。 對(duì)于大型表格，“凍結(jié)”功能非常實(shí)用，例如，通常每個(gè)公司 的工資表中都有許多記錄，一頁(yè)輸入不下，再輸入新的數(shù)據(jù)，在第 二頁(yè)無法對(duì)照表頭輸入，很容易出錯(cuò)，這時(shí)“凍結(jié)”功能就派上用 場(chǎng)了。 隱藏和顯示行列 隱藏和顯示工作表 凍結(jié)單元格 調(diào)整單元格 查找與替換 在存放了大量數(shù)據(jù)的

8、工作表中，手工查找某個(gè)數(shù)據(jù)顯然是不太 明智的做法，使用 Excel中提供的查找操作可以快速地對(duì)指定范圍內(nèi) 的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行查找，并且可以定義各種查找條件以提高查找的準(zhǔn) 確度。 而替換操作經(jīng)常與查找操作同時(shí)使用，用于在查找的同時(shí)將找 到的數(shù)據(jù)替換為新的數(shù)據(jù)，從而加快對(duì)數(shù)據(jù)的批量修改。 簡(jiǎn)單的查找與替換 高級(jí)的查找與替換 高級(jí)的查找與替換 設(shè)置查找與替換的各式 設(shè)置范圍 設(shè)置搜索方向 查找范圍 大小寫、全半角及單元格匹配 指是在整個(gè)工作簿中進(jìn)行查找還是 僅在當(dāng)前工作表中進(jìn)行查找 指是搜索單元格的值還是搜索其中 所隱含的公式。 設(shè)置工作表格式 在輸入并編輯了工作表中的數(shù)據(jù)后，為了讓這些數(shù)據(jù)看起來更 加

9、清楚、美觀，通常需要對(duì)它們的格式進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置工作表及單 元格的格式不會(huì)改變數(shù)據(jù)的值，只會(huì)影響數(shù)據(jù)的外觀以及打印的效 果。 設(shè)置單元格格式 自動(dòng)套用格式 設(shè)置文本格式 設(shè)置邊框和背景 設(shè)置文本格式 設(shè)置字體 設(shè)置字號(hào) 設(shè)置文本的字形和顏色 如果在一個(gè)單元格中需要設(shè)置多種字體，在設(shè)置文本字體時(shí)可以選擇單元格中的 部分文本，分別進(jìn)行字體設(shè)置。 設(shè)置單元格格式 水平對(duì)齊 垂直對(duì)齊 文本縮進(jìn) 文本旋轉(zhuǎn) 其他格式 自動(dòng)套用格式 為了提高工作效率， Excel中已經(jīng)預(yù)先存放了許多常用的格式， 使用這些預(yù)先定義好的格式的方法稱為自動(dòng)套用格式。 設(shè)置邊框和背景 工作表的格式也是相當(dāng)重要的，它不僅是打印出特定報(bào) 表樣式所必需的，同時(shí)設(shè)置良好的格式也有利于查看數(shù)據(jù)， 從而提高工作效率。