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1、Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,11/7/2009,#,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,招商局檔案館 涂瑞,第一章 聲像檔案概述,第二章 聲像檔案的分類與歸檔,第三章 聲像檔案的整理,第四章 聲像檔案的保管,第一頁(yè)，共十八頁(yè)。,第一章 聲像檔案概述,招商局聲像檔案是招商局集團(tuán)及所屬單位和個(gè)人在其生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理和社會(huì)活動(dòng)中形成的、具有保存

2、價(jià)值的，以感光材料、磁性材料為載體，以聲音、照片、視頻為主要反映形式的真實(shí)歷史記錄。簡(jiǎn)單的說聲像檔案就是以聲音、照片、視頻方式記錄信息的檔案。例如：照片、光盤、錄音帶等。聲像檔案是招商局檔案中重要的不可或缺的組成部分。,第二頁(yè)，共十八頁(yè)。,第二章 聲像檔案分類與歸檔,第一節(jié) 聲像檔案的分類,聲像檔案按不同的載體可分為照片、光盤、錄音帶、錄像帶、磁盤、幻燈片、電影膠片等幾大類。但從目前工作實(shí)際來看，主要涉及到的為照片、光盤、錄像帶、錄音帶這四類載體的檔案，幻燈片、電影膠片、磁盤這三類基本不會(huì)有新近檔案。今天我們主要介紹聲像檔案中的照片檔案的管理，其次簡(jiǎn)要介紹光盤、錄像（音）帶檔案的管理。,第三頁(yè)

3、，共十八頁(yè)。,第二節(jié) 聲像檔案的歸檔,各單位所形成的聲像檔案，由制作人整理好后向檔案部門或有關(guān)檔案人員移交歸檔。委托專業(yè)的影視、新聞單位攝制的，內(nèi)容反映招商局及所屬單位的聲像檔案，由主辦單位收集歸檔，特別重要的重大活動(dòng)，整理好后隨時(shí)移交歸檔。檔案管理人員需要時(shí)時(shí)跟進(jìn)掌握歸檔情況。聲像檔案的歸檔要求需附文字說明材料，包括形成時(shí)間、地點(diǎn)、人物姓名職務(wù)、內(nèi)容等。接收聲像檔案材料時(shí)，要進(jìn)行檢測(cè)，以確保歸檔材料的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。,第四頁(yè)，共十八頁(yè)。,第三節(jié) 聲像檔案的歸檔范圍與要求,（一）、照片檔案的歸檔范圍與要求,歸檔范圍：,1、記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果工作會(huì),議照片。,2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

4、、本公司領(lǐng)導(dǎo)以及其他著名人物參加與,本單位有關(guān)的重大活動(dòng)重要會(huì)議視察考察等。,3、記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害,及其他重大情況等照片。,4、記錄本單位初始地貌、基本建設(shè)、重點(diǎn)工程、階,段發(fā)展等照片。,5、其他具有保存意義的照片。,第五頁(yè)，共十八頁(yè)。,歸檔要求：,1、對(duì)屬于歸檔范圍的照片，制作人應(yīng)定期向本單,位檔案管理機(jī)構(gòu)或人員移交歸檔，集中管理，,任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。,2、對(duì)有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)進(jìn)行鑒定。,3、對(duì)反映同一內(nèi)容的若干照片，應(yīng)選擇主題鮮,明、影像清晰、畫面完整、未加修飾裁剪的照,片歸檔。反映重要內(nèi)容的照片可選擇稍多幾張。,4、有底片的，底片與照片應(yīng)齊全，且底片與

5、照片,影像應(yīng)對(duì)應(yīng)一致。,第六頁(yè)，共十八頁(yè)。,5、照片歸檔時(shí)題名、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由、,攝影者等說明要素應(yīng)齊全。,6、電子照片歸檔，應(yīng)沖洗出實(shí)體照片。,第七頁(yè)，共十八頁(yè)。,（二）、其他聲像檔案的歸檔范圍與要求,歸檔范圍：上級(jí)單位、本單位或外單位制作形成的發(fā)生在本單位或者與本單位有關(guān)的重要會(huì)議、重要接待、重大活動(dòng)、重要儀式、重要宣傳等聲像資料應(yīng)及時(shí)歸檔，原始資料與編輯加工后資料都應(yīng)全部歸檔。,歸檔要求：歸檔時(shí)需附上完整文字說明材料，包括形成時(shí)間、地點(diǎn)、人物職務(wù)、內(nèi)容、形成單位、時(shí)長(zhǎng)等要素。,第八頁(yè)，共十八頁(yè)。,第三章 聲像檔案的整理,聲像檔案整理前應(yīng)先進(jìn)行編目，按載體類型的不同進(jìn)行分級(jí)分類編目

6、。聲像檔案一級(jí)代號(hào)用漢語拼音的兩個(gè)首字母SX表示，載體二級(jí)代號(hào)可以使用數(shù)字01、02、03、04來表示，其中01表示照片、02表示錄音帶、03表示錄像帶、04表示幻燈片、05表示光盤，如果載體下有分類，即類目三級(jí)代號(hào)，再按照字母A、B、C、D、E來表示。,第九頁(yè)，共十八頁(yè)。,第十頁(yè)，共十八頁(yè)。,第十一頁(yè)，共十八頁(yè)。,第一節(jié) 照片檔案的整理,（一）照片檔案的分類,每個(gè)單位可以根據(jù)本單位實(shí)際情況以及館藏量進(jìn)行分類。例如：照片檔案少的單位可以采用一文一件大流水方式整理，或者采用年度+一文一件方式整理；照片檔案多的單位可以先根據(jù)照片主題分為：經(jīng)營(yíng)管理類、人物類、榮譽(yù)類、其他類四類，然后每類照片再采用一

7、文一件方式整理，即采用分類+一文一件方式，或者采用分類+年度+一文一件方式?？傊?，具體采用何種方式各單位根據(jù)館藏量和每年進(jìn)館量實(shí)際情況自己選擇。,第十二頁(yè)，共十八頁(yè)。,（二）照片檔案的編目,如果單位采用一文一件大流水方式整理，其編號(hào)由全宗號(hào)、聲像一級(jí)代號(hào)、載體二級(jí)代號(hào)、流水號(hào)構(gòu)成，例如：A001SX01-1N；采用年度+一文一件方式整理的，編號(hào)由全宗號(hào)、聲像一級(jí)代號(hào)、載體二級(jí)代號(hào)、年度號(hào)、流水號(hào)構(gòu)成，例如：A001SX01-2009-1N；采用分類+一文一件方式整理的，編號(hào)由全宗號(hào)、聲像一級(jí)代號(hào)、載體二級(jí)代號(hào)、類目三級(jí)代號(hào)、流水號(hào)構(gòu)成，例如：A001SX01A-1N；采用分類+年度+一文一件方

8、式整理的，編號(hào)由全宗號(hào)、聲像一級(jí)代號(hào)、載體二級(jí)代號(hào)、類目三級(jí)代號(hào)、年度號(hào)、流水號(hào)構(gòu)成，例如：A001SX01A-2009-1N,第十三頁(yè)，共十八頁(yè)。,第二節(jié) 其他聲像檔案的整理,（一）錄像（音）帶檔案的整理,錄像（音）帶檔案的數(shù)量不多，可直接編流水號(hào)整理。其編號(hào)由全宗號(hào)、聲像一級(jí)代號(hào)、載體二級(jí)代號(hào)、流水號(hào)構(gòu)成，例如：A001SX03-1N。,錄像（音）帶檔案目錄可以如下所示：,第十四頁(yè)，共十八頁(yè)。,（二）光盤檔案的整理,光盤檔案的整理可直接編流水號(hào)整理，其編號(hào)由全宗號(hào)、聲像一級(jí)代號(hào)、載體二級(jí)代號(hào)、流水號(hào)構(gòu)成，例如：A001SX05-1N；,也可以按照分類+編流水號(hào)整理，即按照光盤內(nèi)容，將光盤分

9、為：視頻、音頻、圖片、程序數(shù)據(jù)、其他六類，每類代號(hào)用字母ABCD表示，A代表視頻、B代表音頻、C代表圖片、D代表程序數(shù)據(jù)、E代表其他，即類目三級(jí)代號(hào)為ABCDE，其編號(hào)由全宗號(hào)、聲像一級(jí)代號(hào)、載體二級(jí)代號(hào)、類目三級(jí)代號(hào)、流水號(hào)構(gòu)成，例如：A001SX05A-1N；,第十五頁(yè)，共十八頁(yè)。,第四章 聲像檔案的保管,1、凡歸檔保存的聲像檔案，經(jīng)分類、編目后，按不,同類型的檔案載體，分別編制檔號(hào)，放入鐵皮柜,或防潮柜保存。,2、照片檔案的裝具，要選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的照片和,底片冊(cè)。底片應(yīng)放入半透明的中性紙和中性膠粘,劑制成的底片袋中貯存；照片應(yīng)固定在質(zhì)地堅(jiān),實(shí)、柔軟、不易起毛、無化學(xué)作用的相冊(cè)里。,第十

10、六頁(yè)，共十八頁(yè)。,3、聲像檔案庫(kù)房溫度保持在15-27C，相對(duì)濕度,40-60%之間，最佳環(huán)境溫度是18C，相對(duì)溫,度是40%,4、磁性材料介質(zhì)的錄音帶、錄像帶，最好放在,防磁柜中保管。,5、磁帶、錄音帶、錄像帶等，建議倒帶間隔為,3.5年，如發(fā)現(xiàn)變形斷裂、磁粉脫落現(xiàn)象，須,及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。光盤須每年進(jìn)行抽查，且每間,隔3-5年，須進(jìn)行重新翻錄新盤存檔。重要的,聲像檔案，可以轉(zhuǎn)錄成DVD、CD、MP3進(jìn)行,備份。利用時(shí)，可提供復(fù)制件。,第十七頁(yè)，共十八頁(yè)。,內(nèi)容總結(jié),招商局檔案館 涂瑞。聲像檔案是招商局檔案中重要的不可或缺的組成部分。今天我們主要介紹聲像檔案中的照片檔案的管理，其次簡(jiǎn)要介紹光盤、錄像（音）帶檔案的管理。1、記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果工作會(huì)。（一）錄像（音）帶檔案的整理。利用時(shí)，可提供復(fù)制件,第十八頁(yè)，共十八頁(yè)。,