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1、 1 SAP R/3 系統(tǒng)中的財會子系統(tǒng) 4 1.1 企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化 4 1.2 管理手段 5 1.3 決策的基礎(chǔ) 5 1.4 國際性的應(yīng)用系統(tǒng) 5 1.5 主要功能模塊 5 1.6 財務(wù)會計 6 1.6.1 適用性 6 1.6.2 集成性 6 1.6.3 關(guān)于各類憑證

2、的原則 1.6.4 文檔系統(tǒng) 7 1.6.5 會計科目表 7 1.6.6 貨幣 8 1.6.7 資產(chǎn)負(fù)債表 8 1.6.8 明細(xì)分類帳 8 1.6.9 合并財務(wù)報表 8 1.6.10 法定合并 9 1.6.11 應(yīng)收帳款 9 1.6.12 應(yīng)付帳款 9 1.6.13 固定資產(chǎn)會計核算 1.6.14 特殊分類帳 10 2 財會子系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu) 2.1 財務(wù)會計和管理會計的集成 2.2 公司代碼 11 2.3 集中式公司的管理模式 2.4 分布式公司的管理模式 2.4.1 分布式系統(tǒng) （ ALE） 2.5 集團(tuán)公司報表 12 2.5.1 集團(tuán)公司 12 7

3、 10 10 11 11 12 12 3 作為系統(tǒng)集成的中心 --- 總分類帳 4 總分類帳基本術(shù)語 13 4.1 公司代碼 13 4.2 業(yè)務(wù)部門 14 4.3 憑證 14 4.3.1 憑證原則 14 4.3.2 基本憑證參數(shù) 15 4.3.3 更改憑證 15 4.4 會計科目表 16 4.4.1 會計科目表的組織結(jié)構(gòu) 17 4.4.2 在多種語言方面的靈活性 17 4.5 總分類帳科目 17 4.5.1 總帳科目主記錄的結(jié)構(gòu) 17 4.5.2 對主記錄的處理 18 4.5.3 行項目顯示 19 4.5.4 科目余額 19 5 總分類帳的主要業(yè)

4、務(wù)處理 20 5.1 計劃 20 5.2 總分類帳科目記帳 21 5.2.1 一次性記帳的原則 21 5.2.2 數(shù)據(jù)集成 21 5.2.3 明細(xì)分類帳與總分類帳的協(xié)調(diào)一致 13 22 5.2.4 數(shù)據(jù)輸入的工具 22 5.2.5 附加的檢驗功能 23 5.2.6 多種貨幣的處理能力 23 5.2.7 未清項管理 24 5.

5、3 結(jié)算 24 5.3.1 在會計年度內(nèi)的結(jié)算 24 5.3.2 年終結(jié)算 24 5.3.3 結(jié)算報表 25 6 財務(wù)會計信息系統(tǒng) 28 7 特別用途的分類帳 29 7.1 對象 29 7.1.1 分析 29 7.2 帳戶分配條件與總計格式 29 7.2.1 帳戶分配 29 7.3 貨幣與數(shù)量 30 7.3.1 匯率 30 7.3.2 數(shù)量 30 7.4 靈活定義的會計期間 31 7.4.1 記帳期間 31 7.5 集成性 31 7.5.1 概況 31 7.5.2 主數(shù)據(jù) 31 7.5.3 來自其他 SAP R/3 應(yīng)用模塊的數(shù)據(jù)更新 7.5.4 7.5

6、.5 7.5.6 直接輸入數(shù)據(jù) 32 從非 SAP 的系統(tǒng)來的數(shù)據(jù) 與其他 SAP 模塊的協(xié)調(diào)一致 32 33 32 7.6 分配 33 7.6.1 概述 33 7.6.2 分配與分?jǐn)偣δ? 34 7.7 計劃 35 7.7.1 概述 35 7.7.2 計劃參數(shù) 35 7.7.3 計劃分?jǐn)偣δ? 36 7.7.4 計劃值 36 7.8 報表 37 7.8.1 概述 37 7.8.2 報表定義 37 7.8.3 可變的輸出媒介 38

7、 7.8.4 交互式報表 38 8 財會日歷 39 9 應(yīng)收帳款會計核算 41 9.1 客戶主記錄 42 9.1.1 主記錄的重要性 42 9.1.2 結(jié)構(gòu) 43 9.1.3 編輯主記錄 44 9.2 科目有關(guān)會計業(yè)務(wù) 45 9.2.1 發(fā)票及貸項憑證 45 9.2.2 支付 47 9.2.3 特殊操作 51 9.3 憑證和科目的處理 53 9.3.1 憑證和科目的顯示 53 9.3.2 憑證更改 54 9.4 催款通知 55 9.4.1 催款程序的功能 55 9.4.2 催款過程 56 9.5 信函 57 9.5.1 支付通知 58

8、9.6 報表 60 9.6.1 主記錄清單 60 9.6.2 客戶分析 60 9.6.3 科目 61 9.7 客戶信貸管理 61 9.7.1 分配信貸限額 61 9.7.2 監(jiān)控信貸限額 61 9.7.3 顯示及分析功能 62 9.7.4 定單接收和發(fā)貨中的信貸控制 63 10 應(yīng)付帳款會計核算 63 10.1 供應(yīng)商主記錄 64 10.1.1 供應(yīng)商主記錄的作用 64 10.1.2 結(jié)構(gòu) 65 10.1.3 處理主記錄 66 10.2 應(yīng)付帳款會計核算系統(tǒng)中的會計業(yè)務(wù) 68 10.2.1 發(fā)票和貸項憑證 68 10.2.2 貸項憑證 72 10.2.3 支付

9、 72 10.2.4 特殊交易 77 10.3 憑證和帳戶的處理 78 10.3.1 憑證和帳戶的顯示 78 10.3.2 憑證的更改 79 10.4 信函 80 10.4.1 報表 82 10.4.2 主記錄清單 82 10.4.3 供應(yīng)商分析 82 10.4.4 科目 82 SAP R/3 系統(tǒng)中的財會子系統(tǒng) 1.1 企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化 企業(yè)經(jīng)營管理的全球化和多元化推動了世界范圍內(nèi)企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化， 并且使業(yè)務(wù)流 程日益復(fù)雜。 這種趨勢推動了產(chǎn)品和業(yè)務(wù)流程的革新和對信息高速公路的應(yīng)用。 所 有這些 都要求以更短的反應(yīng)時間來進(jìn)行更多的協(xié)調(diào)與控制工作。 有時效性的決

10、策必 須基于不斷 地提供的實時的信息。 SAP R/3 系統(tǒng)提供包括所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)處理流程的集成的解決方案。 1.2 管理手段 由財務(wù)會計、 管理會計和金庫三個模塊組成的財會子系統(tǒng)是整個解決方案中重要的 部分。 通過財會子系統(tǒng)內(nèi)不同的模塊之間的聯(lián)系和與其他應(yīng)用模塊如后勤和人力資源 模塊的集成， SAP R/3 的財會子系統(tǒng)就成為公司所有部門的管理工具。 與后勤供應(yīng) 鏈中從采購到銷售的數(shù)據(jù)接口能夠優(yōu)化經(jīng)營管理業(yè)務(wù)流程， 而包括與客戶、 供應(yīng)商 以及金融機構(gòu) 的策略性業(yè)務(wù)伙伴在內(nèi)的功能則更進(jìn)一步強化了 SAP 的解決方案的有 效性。 1.3 決策的基礎(chǔ) 除了提供財會數(shù)據(jù)，

11、 財會子系統(tǒng)必須首先為公司的戰(zhàn)略決策處理經(jīng)營數(shù)據(jù)。 對經(jīng) 營狀況的計劃、 控制和監(jiān)測功能都已經(jīng)加入到文檔和管理功能中。 SAP R/3 系統(tǒng)的財會子系不受公司規(guī)模的局限。 小到一個銷售代理辦事處， 大到 一個 跨國集團(tuán)公司均可以應(yīng)用其功能。 該系統(tǒng)同時也能適應(yīng)不同行業(yè)和國家的需要。 預(yù)先設(shè)定的系統(tǒng)可以直接用于不同的行業(yè)， 例如特別設(shè)置的會計科目表等 1.4 國際性的應(yīng)用系統(tǒng) 對于跨國公司， R/3 系統(tǒng)提供了可塑性很強的可應(yīng)用于不同國家的功能。 R/3 系 統(tǒng)能夠滿足一些主要的工業(yè)化國家在多語種、 多幣種以及那些在稅收政策、 報表和支付 方式方面的特殊需求。 運用 SAP R/

12、3 系統(tǒng)可以構(gòu)筑一個能夠?qū)Σ煌瑖液偷貐^(qū)的子公司 進(jìn)行法定會計合并的會計系統(tǒng)。 1.5 主要功能模塊 SAP R/3 財會子系統(tǒng)向您提供一整套強有力的應(yīng)用模塊。 財務(wù)會計 (FI) ： 由總分類帳、 應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款、 固定資產(chǎn)、 法定合并以及特 殊統(tǒng)計會計功能組成； 金庫模塊 (TR) ： 由現(xiàn)金管理、 金庫管理和基金管理組成； 管理會計 (CO)： 由一般費用成本核算、 生產(chǎn)成本核算和獲利能力分析組成； 以上模塊提供了處理經(jīng)營管理業(yè)務(wù)的基本功能， 并且滿足了基于決策需求的報表功 能。 SAP R/3 系統(tǒng)還針對您的業(yè)務(wù)提供了一些集成的、 強有力的附加功能。 投資管理

13、(IM) ： 該模塊允許用戶在整個公司范圍內(nèi)對資產(chǎn)投資項目作計劃， 并且對 每一 項具體的投資進(jìn)行控制。 業(yè)務(wù)計劃與控制 (EC) ： 包括管理合并和利潤中心會計核算。 執(zhí)行信息系統(tǒng) (EIS) ： 提供更廣泛的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。 1.6 財務(wù)會計 一個有效的、 現(xiàn)代的財務(wù)會計系統(tǒng)必須滿足內(nèi)部的和法定的會計核算方面的要求。 法定會計必須能夠按有關(guān)規(guī)定向股東、 債權(quán)人、 勞工組織以及社會公眾披露并提 供所需的信息， 而有效的公司管理會計必須包括控制和轉(zhuǎn)移的功能。 1.6.1 適用性 SAPR/3 系統(tǒng)對會計信息的公開性依據(jù)有關(guān)各國會計法規(guī)進(jìn)行了相應(yīng)的定義， 同時 也 適用于國際性的企

14、業(yè)。 R/3 的財會子系統(tǒng)符合 40 多個主要工業(yè)國其中包括中華 人民共和國的會計法規(guī)的有關(guān)規(guī)定， 在此， SAP 公司保證其軟件系統(tǒng)符合國際性應(yīng) 用的要求。 1.6.2 集成性 SAPR/3 系統(tǒng)的集成性確保了會計信息能夠滿足自動更新的要求。 當(dāng)用戶在后勤模 塊處理業(yè)務(wù)時， 例如物料的收到和發(fā)運， 這些業(yè)務(wù)所引起的財務(wù)上的變動將立即自 動地記入會計系統(tǒng)。 SAP R/3 系統(tǒng)充分考慮了關(guān)于公司和財稅方面的法規(guī)。 此外， SAP R/3 系統(tǒng)為其用戶提供了電子化處理同業(yè)務(wù)伙伴之間的數(shù)據(jù)交換的功能， 例如與客戶、 供應(yīng)商、 銀行、 保險公司以及其他信貸機構(gòu)的業(yè)務(wù)往來。 獲取信息

15、 是任何 業(yè)務(wù)往來的重要組成部分。 明晰的參考數(shù)據(jù)和各種協(xié)議保證了自動處理功能， 即便用戶沒有完整的信息也不妨 礙業(yè)務(wù)， 比如處理付款。 一般講， 只有一些例外情況才需要手工處理。 SAP R/3 的工作流功能包括： ? 定義周期性業(yè)務(wù)處理任務(wù)； ? 將這些周期性業(yè)務(wù)指定到相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門； ? 保證用戶要求的期限 1.6.3 關(guān)于各類憑證的原則 在 SAP R/3 系統(tǒng)中發(fā)生的所有業(yè)務(wù)都將依據(jù)憑證的有關(guān)規(guī)定記帳。 這種規(guī)定將保 證從資產(chǎn)負(fù)債表到每一張憑證的審計線索。 在用戶完成記帳之后， 可以立即看到憑 證本身， 科目的余額以及相關(guān)科目的清單。 用戶也可以立即對資產(chǎn)負(fù)債表和

16、損益表進(jìn) 行分析，當(dāng) 然，這一切都是清晰準(zhǔn)確地顯示在您的計算機屏幕上。 1.6.4 文檔系統(tǒng) 完整的文檔系統(tǒng)也是綜合的與集成的控制系統(tǒng)的基本要素。 只有對所有的業(yè)務(wù)進(jìn)行 全 面的確認(rèn)才能保證對企業(yè)的決策層和經(jīng)營層的監(jiān)測。 財會子系統(tǒng)確保用戶的控制 部門能實時地提供相關(guān)信息。 財會子系統(tǒng)由以下模塊組成： ? 總分類帳 ? 法定合并 ? 應(yīng)付帳款 ? 應(yīng)收帳款 ? 固定資產(chǎn) ? 特殊分類帳 1.6.5 會計科目表 總分類帳會計核算所使用的會計科目表既可以用于單個的公司， 也可以運用于整個 集團(tuán)公司。如果 SAP 的系統(tǒng)必須同時滿足跨國公司和特定國家的法規(guī)的要求， 用戶

17、 可以分別定義會計科目表，保證財會方面的功能。 SAP 提供的樣板會計科目表可以使 用戶方便地實現(xiàn)這方面的功能。 當(dāng)然， 用戶也可以重新創(chuàng)建一個 （ 或多個 ） 會計科目 1.6.6 貨幣 為了滿足許多國家對貨幣的法規(guī)的要求， SAP 系統(tǒng)允許用戶同時使用多達(dá)三種貨幣 作為記帳和結(jié)算的本位幣。所有的業(yè)務(wù)處理均能以記帳本位幣、集團(tuán)公司貨幣以及客 戶自定義的硬通貨記入帳本。 R/3 系統(tǒng)提供了自動處理有關(guān)外幣評估、信息分類以及應(yīng)收帳款到期處理的功能。 這些將對用戶的月末和年終結(jié)算有很大幫助。 1.6.7 資產(chǎn)負(fù)債表 SAP R/3 財會子系統(tǒng)可以根據(jù)不同的類型， 維護(hù)不同的資產(chǎn)

18、負(fù)債表： ? 科目余額清單 ? 資金流的分析表 ? 結(jié)算日期的資產(chǎn)負(fù)債表 ? 年度財務(wù)報表 系統(tǒng)甚至允許客戶向外界如銀行和新聞界提供適當(dāng)?shù)年P(guān)于企業(yè)運作狀況的信息。 在 后勤和人力資源管理子系統(tǒng)發(fā)生的與財務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)也會實時地更新有關(guān)記錄。 在后 勤子系統(tǒng)記錄的業(yè)務(wù)處理會自動地記入財會系統(tǒng)，如果有必要，也能記入管理會計系 統(tǒng)。 這 就保證了在后勤子系統(tǒng)發(fā)生的諸如收到貨物和銷售產(chǎn)品這樣一些業(yè)務(wù)， 能夠 同時反映到 財會系統(tǒng)中， 有效地保證了數(shù)據(jù)的一致性。 同樣地， 諸如工資、 獎金 等業(yè)務(wù)也會得到同 樣的處理。 1.6.8 明細(xì)分類帳 除了能夠?qū)⒑笄谧酉到y(tǒng)與財會子系統(tǒng)集成之

19、外，在財會子系統(tǒng)內(nèi)，總分類帳同樣能 夠與明細(xì)分類帳緊密連接。 所有與明細(xì)分類帳中借方和貸方科目 （ 包括固定資產(chǎn)模塊 ） 有關(guān)的業(yè)務(wù)，均會同時反映到總分類帳和資產(chǎn)負(fù)債表上。 因此，明細(xì)分類帳與總分類 帳之間總是一致的。 1.6.9 合并財務(wù)報表 與單獨的企業(yè)財務(wù)報表相比， 合并財務(wù)報表已經(jīng)顯得日益重要。 SAP 系統(tǒng)允許客 戶能 夠選擇多種方式來對集團(tuán)公司下屬的各個子公司的業(yè)績進(jìn)行評估。 集團(tuán)公司的合并資產(chǎn)負(fù)債表不是簡單地將子公司的資產(chǎn)負(fù)債表進(jìn)行簡單地相加而 得。 合并資產(chǎn)負(fù)債表應(yīng)當(dāng)反映對資產(chǎn)、 應(yīng)收帳款、 債務(wù)、 利潤和銷售收入進(jìn)行重 新分類、評估和合并。 1.6.10 法

20、定合并 在 SAPR/3 財會子系統(tǒng)的法定合并模塊中，對這一功能有非常形象的描述。 通過與 財務(wù)會計和固定資產(chǎn)系統(tǒng)的集成， 數(shù)據(jù)可以直接從各個財務(wù)報表中匯總過來， 這就 使法定 合并的業(yè)務(wù)處理大為簡化， 此外， 還可以減少因為不同的軟件的使用而造成 的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移中帶來的錯誤。 除了法定合并以外， SAP 系統(tǒng)允許用戶在計劃值的基礎(chǔ)上經(jīng)常地結(jié)算和作合并會計 報 表， 另外， 用戶還可以對不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域自行定義報表。 1.6.11 應(yīng)收帳款 應(yīng)收帳款模塊是在 SAP R/3 財會子系統(tǒng)中對客戶帳戶進(jìn)行監(jiān)測與控制的模塊。 在此模塊中， 帳戶分析、 示警報告、 逾期清單以及靈活的催款功能，

21、都使用戶 可以 方便地處理客戶未清項。 而信函功能能適合任何企業(yè)的要求， 可以用于付款通 知書、 對帳單和帳戶清單。 在收款時， 用戶既可以用簡便的直接輸入方式， 也可以使用自動數(shù)據(jù)傳輸方式。 同銷售與分銷模塊、 現(xiàn)金管理模塊以及在損益表中的客戶特定的功能之間的接口， 為 所有業(yè)務(wù)處理提供更多的信息。 此外， SAP 的信貸管理、 流動資金計劃以及利 潤核算功 能也能提供實時的和一致化的數(shù)據(jù)。 1.6.12 應(yīng)付帳款 SAPR/3 財會子系統(tǒng)的應(yīng)付帳款模塊對所有供應(yīng)商的財會數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。 它是與采 購 模塊集成的一個部分， 也是銷售與分銷模塊中關(guān)于發(fā)貨、 發(fā)票和付款數(shù)據(jù)的來源。

22、 包括折扣在內(nèi)的付款功能可以用正規(guī)的書面形式和電子數(shù)據(jù)交換媒介 ( 如 EDIFACT, EDI) 來處理。 系統(tǒng)支持所有國際支付方式。 為檢索未清項， 系統(tǒng)提供帳戶分析、 逾 期 分析、 以及風(fēng)險分?jǐn)偟墓δ堋? 在應(yīng)收帳款模塊中， 余額審計線索、 帳戶清單和憑證日記帳記錄下所有的業(yè)務(wù)處 理。 1.6.13 固定資產(chǎn)會計核算 在 SAP R/3 財會子系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)模塊中， 加入了許多新功能。 它們反映了在 固定 資產(chǎn)管理領(lǐng)域中的新需求， 如： ? 在生產(chǎn)自動化方面日益增長的需求 ? 質(zhì)量要求不斷提高 ? 越來越復(fù)雜的設(shè)備和更多的法規(guī)方面的要求 SAP R/3 財會子系統(tǒng)的

23、固定資產(chǎn)管理模塊能涵蓋所有主要工業(yè)國家在法定報表和對 資 產(chǎn)價值的評估方面的要求。 能處理資產(chǎn)的購置、 廢棄、 轉(zhuǎn)移和折舊等業(yè)務(wù)的輸 入、 計算 和處置。 除了法定的對資產(chǎn)價值的評估， 用戶可以自定義許多折舊和評 估的方法。 系統(tǒng)提供了靈活的功能使用戶可以對資產(chǎn)進(jìn)行不同方式的折舊、 估算利息以及保險 金 方面的處理。 同樣， 用戶也可以在內(nèi)部分析時選擇不同的指標(biāo)和順序來處理報表 功能。 用戶自定義的對資產(chǎn)價值的評估模擬優(yōu)化了用戶的計劃處理。 這種模擬的功 能為用戶提 供了對資產(chǎn)價值的不同視角， 并且能處理計劃值和實際的投資。 1.6.14 特殊分類帳 SAPR/3 財會子系統(tǒng)的

24、特殊分類帳模塊為特定的客戶提供了特殊的計算功能。 在此 模 塊中， 一個分類帳可以通過對科目的特殊設(shè)置 （ 如成本中心、 產(chǎn)品等 ） ， 獲得不 同的視角 來反映科目的余額。 它能滿足不同的廠商對報表的要求。 用戶可以對每 一個分類帳進(jìn)行 計劃、 分配和貨幣轉(zhuǎn)換處理。 當(dāng)實際業(yè)務(wù)發(fā)生時， 這些特殊分類 帳也能自動地更新。 2 財會子系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu) 一個有效的會計系統(tǒng)不僅僅包括帳本、 科目和憑證， 組織結(jié)構(gòu)也是其基本組成部 分。組織結(jié)構(gòu)針對公司制度、 稅收制度和管理上的要求來設(shè)置參數(shù)。 1.1 財務(wù)會計和管理會計的集成 SAPR/3系統(tǒng)運用明確的或隱含的科目分配原則， 將相應(yīng)的

25、組織結(jié)構(gòu)單元來更新分 類 帳。系統(tǒng)還允許用戶在那些屬于 SAP R/3管理會計模塊中的管理會計項目， 如 成本中 心、訂單、成本對象和利潤中心等之間轉(zhuǎn)移實際價值。 對當(dāng)前公司結(jié)構(gòu)和未來策略的描述取決于用戶在 SAP R/3財會子系統(tǒng)中如何使用這 些組織結(jié)構(gòu)的術(shù)語： ? 集團(tuán)公司 ? 公司 ? 公司代碼 ? 業(yè)務(wù)部門 ? 利潤中心 1.2 公司代碼 在最簡化的情況下， 公司代碼就是一個會計實體， 在其內(nèi)部沒有任何法定報表的 要求。 在比較復(fù)雜的公司結(jié)構(gòu)中，R/3系統(tǒng)的分級功能往往用于劃分或集成公司的組成部 分，這就引出了兩個通常的公司概念----集中式模式和分布式模式。

26、 1.3 集中式公司的管理模式 公司代表了一個獨立法人實體， 由一個或多個公司代碼組成。 公司代碼 是一個法定的會計主體。 在公司代碼中確定會計年度、 幣種以及稅務(wù)報 表。 業(yè)務(wù)部門 能幫助描述出企業(yè)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)。 用戶可以用業(yè)務(wù)部門來對產(chǎn)品組或地區(qū)性 結(jié)構(gòu) 的資產(chǎn)和盈虧狀況進(jìn)行分析 禾1J潤中心 是一個富有靈活性的管理會計概念， 用于對企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)領(lǐng)域的職責(zé) 進(jìn)行 分析。一個公司內(nèi)部的一些項目如成本中心、 資產(chǎn)、物料以及象生產(chǎn)和客戶 訂單等衡量 企業(yè)經(jīng)營狀況的項目都被歸結(jié)于利潤中心。 止匕外， 利潤中心中的內(nèi)容 要比業(yè)務(wù)部門更為 詳盡。 1.4 分布式公司的管理模式

27、公司 是一個獨立法人實體, 在此同集中式相同。 公司代碼 在這種模式下表示一些高度獨立并且分布式的業(yè)務(wù)單位， 這些部門可以 匯集到 會計單元中。SAP R/3的財會子系統(tǒng)能夠自動處理跨公司代碼的業(yè)務(wù)， 系統(tǒng) 對每個涉及這類業(yè)務(wù)的公司代碼產(chǎn)生憑證。 業(yè)務(wù)部門和禾I潤中心 的概念在此與集中式模式中相同。 1.4.1 分布式系統(tǒng) (ALE) 這里對公司業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)的考慮超出了計算機系統(tǒng)在描述一個公司的業(yè)務(wù)流程方面的局 限。公司業(yè)務(wù)是可以分離的。例如，分布式的后勤系統(tǒng)與一個集中式的財會子系統(tǒng) 的 組合，或者一個分布式的客戶和供應(yīng)商管理系統(tǒng)與一個集中式的金庫子系統(tǒng)的組 合。用戶可以使用應(yīng)用連接系

28、統(tǒng)(ALE)在幾個子系統(tǒng)之間完成這種組合， 它允許 財會子系統(tǒng)保持集中式的功能。系統(tǒng)能以高度的協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)的匯總來避免數(shù)據(jù)的冗 余。 止匕外，現(xiàn)代的財會系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅是一個確保會計數(shù)據(jù)的適用性和完整性的工具， 它 們已經(jīng)成為適應(yīng)變化中的業(yè)務(wù)環(huán)境的靈活的電算化系統(tǒng)了。 1.5 集團(tuán)公司報表 1.5.1 集團(tuán)公司 復(fù)雜的組織日益需要一個全景式的會計報表。 與單獨的會計報表相比， 集團(tuán)公司 會計 報表顯得越來越重要。 另一個趨勢是，用在特定的方針下作出的資產(chǎn)負(fù)債表來 描述一個 集團(tuán)公司。 這同單獨的會計報表是不同的。 集團(tuán)公司可以細(xì)分為一些合并的單元。 它們可以是象業(yè)務(wù)部門那樣基于法規(guī)

29、要求的 獨 立的公司。 在集中化的公司里， 經(jīng)營性的公司代碼中的數(shù)據(jù)都直接集中到集團(tuán)公 司總分 類帳中。 否則， 這些數(shù)據(jù)就周期性地使用 ALE 協(xié)議記錄到集團(tuán)公司總分類 帳中。 用戶 可以從非 SAP 的系統(tǒng)中獲得數(shù)據(jù)， SAP 為此提供特殊的工具。 對法定 合并單位和集團(tuán)公 司進(jìn)行重組的能力是國際性會計系統(tǒng)的基本要求。 SAP 的系統(tǒng)滿 足用戶對數(shù)據(jù)在法規(guī)方 面的要求， 這也包括滿足全國性的和地區(qū)性的分布式公司的 要求。 3 作為系統(tǒng)集成的中心 --- 總分類帳 作為 R/3 財會子系統(tǒng)的集成的中心， 總分類帳為對外會計的要求提供廣泛的功能。 其 公開性、 集成的數(shù)據(jù)流和

30、對用戶友好的界面， 滿足了作為現(xiàn)代的， 國際化使用 的財會系 統(tǒng)的要求， 簡化了財務(wù)決策的業(yè)務(wù)處理流程。 集成的總分類帳使用戶可以得到公司的所有重要的業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)。 在滿足國際會計慣例的前提下， 用戶可以用不同的會計科目表和貨幣將有關(guān)項目記 帳 到總分類帳中。 使用多種資產(chǎn)負(fù)債表結(jié)構(gòu)的靈活的報表功能可以從不同的匯總層 次上向 用戶提供明晰的相關(guān)數(shù)據(jù)。 此外， 系統(tǒng)可以讓用戶方便地查尋科目的余額和 行項目。 特殊用途的分類帳可以作為總分類帳模塊報表系統(tǒng)的補充， 完成其無法達(dá)到的功 能。 會計年歷可以用于控制周期性的工作如期末結(jié)算等， 它可以幫助用戶建立工作計 劃， 并將不同

31、的工作分配給特定的人。 4 總分類帳基本術(shù)語 4.1 公司代碼 根據(jù)國際會計標(biāo)準(zhǔn) (IAS) ， 法定的 或獨立的會計實體是財務(wù)會計的核心概念。 對 獨立 會計實體的一個基本要求是披露資產(chǎn)負(fù)債表和損益表。 在 SAP 系統(tǒng)中， 公司 代碼就代表 了獨立的會計實體。 它是從許多不同的業(yè)務(wù)部門中匯總會計數(shù)據(jù)的中心 組織結(jié)構(gòu)單元。 公司代碼也是對外會計系統(tǒng)的最小組織結(jié)構(gòu)單位， 它代表了一個完 整獨立的會計系統(tǒng)。 一個公司代碼將綜合考慮稅務(wù)、 商務(wù)和其他方面的因素， 與一 個獨立的法人公司非常相似。 公司代碼在財會子系統(tǒng)中的功能是什么？ 公司代碼是財會子系統(tǒng)的中心組織結(jié)構(gòu)單元， 它

32、控制了資產(chǎn)負(fù)債表和損益表數(shù)據(jù)的 披露。 4.2 業(yè)務(wù)部門 公司代碼是一個法定實體， 代表一個獨立的會計單位， 除此之外，用戶還可以在 公司代碼之外建立代表特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域或責(zé)任中心的組織結(jié)構(gòu)， 可以將輸入到財務(wù)會 計中的數(shù)據(jù)分配到指定的單元中，業(yè)務(wù)部門中可以包括各種單位，如產(chǎn)品組、利 潤中心、工廠、辦公室等。 在一張憑證上，每一個記帳到總分類帳中的行項目均可以指定到某個業(yè)務(wù)部門。 在 止匕，系統(tǒng)還允許用戶對記帳到不同的公司代碼中的數(shù)據(jù)組合成新的數(shù)據(jù)匯總。 所有主要的會計項目， 如完整的損益表、 固定資產(chǎn)、 應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款、 庫 存貨 物等，均可以在業(yè)務(wù)部門中得到評估。 業(yè)務(wù)部

33、門在財會子系統(tǒng)中的功能是什么？ 業(yè)務(wù)部門是在公司代碼之外的一個組織結(jié)構(gòu)， 它為企業(yè)內(nèi)部的業(yè)績評估提供了不同 的層次和視角。 4.3 憑證 4.3.1 憑證原則 SAPR/3的財會子系統(tǒng)遵循嚴(yán)格的財務(wù)會計憑證原則。 所有的會計業(yè)務(wù)都以會計憑 證 方式記帳到會計系統(tǒng)中。憑證是一個數(shù)據(jù)載體，它包含了能影響科目余額的數(shù)據(jù)， 即 行項目。 憑證具有以下功能： ? 準(zhǔn)備創(chuàng)建資產(chǎn)負(fù)債表的直接數(shù)據(jù)來源； ? 通過憑證，用戶可以將有關(guān)數(shù)據(jù)分配到成本中心、 訂單和項目中； ? 它為許多明細(xì)分類帳的業(yè)務(wù)處理如付款和催款等提供數(shù)據(jù)。 一個獨特的憑證創(chuàng)建系統(tǒng)、 結(jié)算記帳規(guī)則和嚴(yán)格地審核憑證的格式與內(nèi)容

34、的體系， 確保了只有完整正確的憑證才能記帳到財會子系統(tǒng)中。 在財務(wù)會計模塊中， 所有的 科目 余額和匯總數(shù)據(jù)都能正確地回溯到每一個正確記帳的憑證中。 為了能用唯一的標(biāo)準(zhǔn)來處理大量的業(yè)務(wù)， 財務(wù)會計模塊提供以下功能： ? 用獨特的記帳和輸入規(guī)則來創(chuàng)建憑證； ? 由大量的參數(shù)來控制憑證輸入。 憑證抬頭是憑證的重要組成部分。 憑證抬頭包括憑證號碼和憑證日期等數(shù)據(jù)， 憑 證的 主體是若干個行項目， 它們都代表了特定的業(yè)務(wù)。 行項目中記錄了業(yè)務(wù)金額、 科目和附 加的科目分配。 4.3.2 基本憑證參數(shù) 以下基本憑證參數(shù)是用于標(biāo)識每一個業(yè)務(wù)處理的： ? 憑證類型： 憑證類型包含用于管理不

35、同的憑證的控制數(shù)據(jù)； ? 記帳碼 （ 輸入類型 ） ： 記帳碼用于確定行項目記帳的方向， 借記或貸記。 它還 確定 了記帳科目的類型 （ 總帳科目或明細(xì)分類帳帳戶 ） 和記帳數(shù)據(jù)輸入的屏幕 格式。 ? 憑證號碼： 每一張憑證都有唯一的號碼， 有的是系統(tǒng)自動分配， 有的是用戶 自定 義。 在任何情況下， SAP 系統(tǒng)確保憑證號碼的唯一性。 系統(tǒng)允許用戶 按業(yè)務(wù)類型 （ 發(fā)票、 預(yù)付定金等 ） 定義憑證號碼值的范圍， 這就意味著不同 的憑證能被正確地 分類和存儲。 ? 科目內(nèi)容和類型： 包括付款條件和其他科目的指定。 SAP的財務(wù)會計模塊提供所有關(guān)于憑證管理方面的功能， 包括在以前

36、的會計期間記 帳等。 在憑證記帳后， 其數(shù)據(jù)可以顯示、 更改、 沖銷和歸檔。 整個憑證始終是一 個單 元， 而憑證之間的聯(lián)系也始終存在。 獨特的憑證原則確保了所有集成的系統(tǒng)和其業(yè)務(wù)或行項目在業(yè)務(wù)上的連接。 4.3.3 更改憑證 憑證在被記帳后也可以更改， 當(dāng)然， 所有影響科目余額的字段是不可更改的， 這 些 字段包括： ? 記帳金額 ? 科目號碼 ? 記帳碼 ? 會計年度 ? 稅額 有些可以更改的字段取決于同財會子系統(tǒng)一起安裝的模塊， 用戶可以對其他字段定 義 相應(yīng)的規(guī)則， 確定在什么情況下， 什么時候和如何進(jìn)行更改。 用戶可以指定某 些科目分 配可以在記帳期間未關(guān)閉時更

37、改， 還可以設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)， 確保數(shù)據(jù)不被更 改。在會計部 門結(jié)算后，把數(shù)據(jù)傳送到其他系統(tǒng)中。 更改憑證可以象顯示科目和憑證那樣使用排序和查尋功能。 只要有適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，用 戶 可以方便地切換顯示與修改而不會丟失當(dāng)前顯示的視圖。 在SAP財務(wù)會計模塊中， 憑證有什么功能？ SAP的綜合憑證管理體系符合憑證的基本原則， 憑證可以快捷方便地按用戶的需要進(jìn) 行調(diào)整，并且正確地記帳。 4.4 會計科目表 SAP R/3的財務(wù)會計模塊能滿足在法規(guī)、 資金流和記帳分類方面的要求，提供靈 活可 變的方式來建立總分類帳。 會計科目表是會計系統(tǒng)用來記錄資產(chǎn)價值和價值流 的分類系 統(tǒng)，止匕外，它還確

38、保了科目文本的正確翻譯。 在SAP系統(tǒng)中，會計科目表有以下形式： ? 作為經(jīng)營需要的會計科目表。 經(jīng)營用的會計科目表包含了日常經(jīng)營管理所需要 的 科目，也允許進(jìn)行特殊的， 在公司范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)處理。 財務(wù)會計和成本 核算都使 用同一個會計科目表。 ? 作為地區(qū)性的會計科目表。 地區(qū)性的會計科目表包含了為滿足當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)法規(guī)而 設(shè) 的科目。 記帳的數(shù)據(jù)是基于政府的規(guī)定和預(yù)先定義的一些規(guī)則而處理的， 其項目 和經(jīng)營用的會計科目表有所區(qū)別。 ? 作為集團(tuán)公司的會計科目表。 集團(tuán)公司會計科目表包含了在集團(tuán)公司內(nèi)使用的 所 有科目，其記帳數(shù)據(jù)是基于外部集團(tuán)公司會計的要求， 集團(tuán)公司會計科目 表的項

39、 目與經(jīng)營用會計科目表不同。 SAP系統(tǒng)提供定義不同的會計科目表的功能， 使靈活多變的評估成為可能。 記帳 數(shù)據(jù) 可以在公司的層次結(jié)構(gòu)的不同層面上處理。 日常的憑證是記帳到經(jīng)營性會計科 目表中 的，同樣，用戶也能按某個國家的特定要求進(jìn)行會計評估， 也可以將經(jīng)營 用會計科目表 與集團(tuán)公司的需要相結(jié)合。 4.4.1 會計科目表的組織結(jié)構(gòu) 為了滿足不同的要求來建立會計科目表， SAP的財務(wù)會計模塊提供兩種不同的方式 來 建立一個或多個會計科目表： ? 使用集中式的組織結(jié)構(gòu)， 用戶指定一個特定的， 通常是在集團(tuán)公司層面上包 括所 有科目的會計科目表， 供在集團(tuán)公司內(nèi)的所有公司代碼使用

40、。 ? 使用分布式的組織結(jié)構(gòu)， 在公司代碼層面建立會計科目表， 對每一個公司代 碼定 義一個會計科目表。 它們可以是跨國公司， 有許多分部和利潤中心， 以 及跨幾個行業(yè)的集團(tuán)公司。 4.4.2 在多種語言方面的靈活性 只要指定所需要的語言代碼， 每個會計科目表就可以被翻譯成多種語言。 SAP R/3 的國際性設(shè)置使用戶在同一會計科目表中使用多種語言。 其科目名稱在用多種語言 輸入 后，可以為用戶顯示其所需的語言的內(nèi)容。 在財務(wù)會計模塊中的會計科目表有什么功能？ 會計科目表在不同層次上的使用， 使用戶可以在公司結(jié)構(gòu)的不同層次上處理會計數(shù) 據(jù)。 4.5 總分類帳科目 每一個用于

41、記帳的科目都在總分類帳中定義， 它們包含了描述其功能的信息， 這 些 信息是保存在每個科目的主記錄中的， 它們控制著對該科目的記帳和對記帳數(shù)據(jù) 的處理。 4.5.1 總帳科目主記錄的結(jié)構(gòu) 總帳科目主記錄分為兩部分： ? 關(guān)于會計科目表的數(shù)據(jù)。 這部分?jǐn)?shù)據(jù)用于整個主記錄， 如總帳科目號碼， 科 目 名稱， 確定科目是資產(chǎn)負(fù)債表科目還是損益表科目。 此外， 用戶還可以 用它來 規(guī)定主記錄中用于公司代碼部分的數(shù)據(jù)的有關(guān)控制信息， 如科目組和 屏幕格式。 ? 關(guān)于公司代碼的數(shù)據(jù)。 這部分?jǐn)?shù)據(jù)包含了如何控制業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入與記帳的參 數(shù)， 如何管理科目的數(shù)據(jù)， 以及其他與公司代碼相關(guān)的數(shù)據(jù)，

42、 如貨幣、 稅 碼、 統(tǒng)馭科目、 行項目的顯示和未清項的管理等。 基于公司的組織結(jié)構(gòu)， 兩部分?jǐn)?shù)據(jù)既可以分開處理， 也可以同時處理。 這就允許 用戶 按自己公司的慣例來控制對主記錄的責(zé)任。 比如， 用戶可以在整個集團(tuán)公司內(nèi) 預(yù)先定義 好所有科目中關(guān)于會計科目表部分的數(shù)據(jù)， 而屬于各子公司的雇員則只有 權(quán)力來處理關(guān) 于公司代碼的數(shù)據(jù)， 當(dāng)然， 用戶也可以給其雇員處理兩部分?jǐn)?shù)據(jù)的權(quán) 限。 4.5.2 對主記錄的處理 SAP 系統(tǒng)可以將創(chuàng)建、 修改和顯示總帳科目主記錄的功能分開。 用戶可以對其雇 員按 照職責(zé)要求給予不同的權(quán)限。 每一個新的主記錄都被分配到一個科目組中， 科 目組是

43、以 下列指標(biāo)來對總帳科目進(jìn)行分類的： ? 科目號碼的分配。 對于有相同或相似用途的科目， 如銀行存款科目等， 用戶 可以 為之預(yù)定義總帳科目號碼的數(shù)字范圍。 ? 用戶界面的屏幕格式。 用戶可以對總帳科目組指定一些強制性的或選擇性的字 段， 不需要的字段可以去掉。 SAP的財務(wù)會計模塊為創(chuàng)建總帳科目主記錄提供多種方式， 這些方式使用戶能靈活 簡 便地在系統(tǒng)中設(shè)定所需要的會計科目表。 用戶既可以使用系統(tǒng)提供的會計科目表 樣本， 也可以自己建立會計科目表， 以下方式可供用戶選擇使用： ? 復(fù)制一個會計科目表。 用戶可以使用系統(tǒng)中的會計科目表作樣本， 復(fù)制一個 自己 的會計科目表，再根

44、據(jù)需要， 對其作一些改動。 ? 參照方式。 參照系統(tǒng)中現(xiàn)有的會計科目表， 把所需要的樣本科目設(shè)置到其中， 讓 系統(tǒng)自動建立所有科目。 當(dāng)用戶使用標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)時， 這種方式最好。 當(dāng)然 用戶應(yīng)當(dāng) 給科目新的名稱和號碼。 ? 數(shù)據(jù)傳送方式。 在先前系統(tǒng)中使用的總帳科目主記錄可以傳送到 R/3系統(tǒng)中。 ? 樣本科目方式。 在系統(tǒng)中預(yù)先定義一些樣本科目， 對許多科目的主記錄中的 字段預(yù)先定義。這種方式在用戶有幾個公司代碼且它們的業(yè)務(wù)基本相似時最 好。 用戶也可以修改、 凍結(jié)或刪除個別的主記錄中的字段， 也能增加一些字段或增加 新的 總帳科目。系統(tǒng)提供了靈活多變的查尋功能， 所有的輸入都被記錄下

45、來， 以 保證對主記 錄維護(hù)的正確性。 4.5.3 行項目顯示 行項目顯示的功能使用戶能得到某個科目中的未清項、 統(tǒng)馭科目和暫存項目的概 況，用戶能夠確定哪些項目應(yīng)當(dāng)顯示在屏幕上。 即使在顯示清單已經(jīng)出現(xiàn)在屏幕上 時，用戶 也能動態(tài)地改變顯示。 多種分類排序的選擇， 如按號碼、憑證日期、科 目分配等，使 用戶能以交互方式來選擇、 匯總和排列所需要的憑證項目。 查尋和 匯總功能在相應(yīng)的屏 幕上可以方便地地使用。 行項目顯示功能適用于： ? 在一個公司代碼中的一個科目 ? 用任務(wù)清單方式顯示集團(tuán)公司中的一個科目組 用戶可以隨時從行項目清單切換到單個憑證的顯示。 行項目清單可以由系統(tǒng)

46、輸出或 在 電子表格軟件中處理， 還可以通過SAP辦公室管理系統(tǒng)以電子郵件方式發(fā)給特定 的人，他們可以將其存入自己的微機中， 用Excel軟件處理。 4.5.4 科目余額 只要當(dāng)憑證記帳到某一個科目， 該科目的余額就被更新。 用行項目顯示的功能可 以指 出憑證中哪個行項目被記帳到相應(yīng)的科目， 用戶可以顯示科目余額和相應(yīng)的憑 證的行項目?？颇坑囝~按會計期間分借貸方向用戶顯示了與之相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的概 況?？捎玫姆?類指標(biāo)包括科目號碼、 公司代碼、會計年度、業(yè)務(wù)部門和幣種。 在 科目余額顯示中， 用戶可以直接進(jìn)入行項目顯示。 在SAP的財務(wù)會計模塊中， 總帳科目的功能是什么？ 大于總帳科

47、目和其功能， 以確保對業(yè)務(wù)處理的正確記帳， 同時有效地管理憑證和 顯示行項目。 5 總分類帳的主要業(yè)務(wù)處理 5.1 計劃 如果用戶需要一份有意義的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表， 那么資產(chǎn)負(fù)債表和損益表中不同 形 式的計劃和實際值的比較就很重要了。 由于以下原因，計劃功能在SAP系統(tǒng)的財務(wù)會計模塊中具有重要意義。 ? 計劃中包括了公司代碼、業(yè)務(wù)部門和總帳科目； ? 會計期間的詳細(xì)數(shù)據(jù)； ? 所有的相關(guān)參數(shù)； ? 以不同的形式保存的。 在一個公司代碼中， 用戶可以對科目或科目與業(yè)務(wù)部門的組合作計劃。 計劃是基 于資產(chǎn)負(fù)債表和損益表結(jié)構(gòu)的。SAP的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)包括一些以樹狀結(jié)構(gòu)顯示的可更改

48、 的計劃 模式，用戶可以對以下方面輸入計劃值： ? 完整的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表 ? 業(yè)務(wù)部門 當(dāng)計劃值輸入后， 用戶能夠作以下工作： ? 自動分配 ? 按期間分配 ? 作為參考 ? 結(jié)轉(zhuǎn) ? 復(fù)制 它們可以快捷地以不同的形式顯示并用于比較。 在預(yù)定義有關(guān)參數(shù)和結(jié)構(gòu)的前提 下，財務(wù)會計模塊能自動處理計劃功能。 另外，用戶可以方便地增加， 改寫和選 擇數(shù)據(jù)，這 就確保了在所有層次上進(jìn)行計劃。 財務(wù)會計模塊的計劃的靈活性是如何體現(xiàn)的？ 總分類帳的計劃功能可以在不同的組織結(jié)構(gòu)、 期間和不同的形式中單獨執(zhí)行。 用 戶可 以預(yù)定義其結(jié)構(gòu)與內(nèi)容。 5.2 總分類帳科目記帳 5.

49、2.1 一次性記帳的原則 所有需要記帳的業(yè)務(wù)都必須在遵循有關(guān)記帳的規(guī)則的前提下記入公司代碼中的相關(guān) 部 門與科目中。 只有在保證原始數(shù)據(jù)的前提下， 記帳的數(shù)據(jù)才有可能是精確、 可 靠和完整 的， 這就意味著所有公司實體的原始數(shù)據(jù)的來源與責(zé)任部門均處于監(jiān)控之 中。 總分類帳的記帳數(shù)據(jù)來源于以下方面： ? 如果 SAP 物料管理系統(tǒng) (MM) 也安裝使用并且集成到系統(tǒng)中的話， 諸如發(fā)貨 等經(jīng) 營業(yè)務(wù)就會自動地記帳到總分類帳中； ? 在明細(xì)分類帳中的記帳， 例如 SAP 的固定資產(chǎn)會計核算模塊被使用與集成， 資產(chǎn) 的購置會生成總分類帳的憑證記帳； ? 在總分類帳中的直接記帳。

50、與此同時， 必須考慮與管理會計模塊的關(guān)系。 憑證、 科目的分配和對業(yè)務(wù)的記帳 均取 決于集成系統(tǒng)的類型。 記帳的憑證、 原始數(shù)據(jù)和科目的分配都同時反映在總帳 和明細(xì)分 類帳上 5.2.2 數(shù)據(jù)集成 明細(xì)分類帳在下列層次上與總分類帳完全、 綜合地集成： ? 主記錄 ? 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù) ? 報表 主數(shù)據(jù)的集成包括了會計科目表和與成本核算相關(guān)聯(lián)的明細(xì)分類帳的所有科目關(guān) 系。 主數(shù)據(jù)的參數(shù)也可以共享， 數(shù)據(jù)可以相互檢驗正確性與有效性。 記帳數(shù)據(jù)的集成反映在以下方面： ? 中央數(shù)據(jù)庫是唯一的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲倉庫； ? 核心憑證的有關(guān)行項目中包含原始數(shù)據(jù)和相應(yīng)的科目之間的聯(lián)系。 一個共享

51、的數(shù)據(jù)庫意味著： ? 不會產(chǎn)生和維護(hù)數(shù)據(jù)冗余； ? 可以完全驗證的文檔和檢查系統(tǒng)； ? 對所有應(yīng)用模塊可以全面地存取數(shù)據(jù)； ? 報表和信息系統(tǒng)的完整的設(shè)置。 數(shù)據(jù)的集成是明顯的， 因為對于一個業(yè)務(wù)處理的所有憑證都是通過預(yù)定義的科目之 間 的關(guān)系而聯(lián)系在一起的。 所有的明細(xì)分類帳均能集成在一起是非常重要的。 在各個業(yè)務(wù)層次上徹底的數(shù)據(jù)集 成 是 SAP 系統(tǒng)的一個重要的優(yōu)勢， 每個記過帳的業(yè)務(wù)將自動影響所有相關(guān)的評估， 自動傳 輸?shù)臄?shù)據(jù)確保了一個實時的和網(wǎng)絡(luò)化的財務(wù)會計和管理會計系統(tǒng)的有效性。 5.2.3 明細(xì)分類帳與總分類帳的協(xié)調(diào)一致 帶有各種資產(chǎn)和資產(chǎn)負(fù)債表科目的會計科

52、目表為總帳和各明細(xì)分類帳之間建立了記 帳 的關(guān)聯(lián)。 統(tǒng)馭科目的作用是當(dāng)在明細(xì)分類帳中發(fā)生記帳業(yè)務(wù)時， 其行項目將自動 地記帳 到相應(yīng)的總分類帳科目 （ 統(tǒng)馭科目 ） 中， 并且其結(jié)果將反映到資產(chǎn)負(fù)債表上。 對總帳科目余額的更新是自動地并且同時發(fā)生的， 這就確保了： ? 總分類帳與明細(xì)分類帳始終是一致的； ? 集成的報表可以顯示在明細(xì)分類帳中記帳的具體憑證； ? 財會信息系統(tǒng)可以馬上使用所有與資產(chǎn)和損益相關(guān)的帳務(wù)； ? 財會信息系統(tǒng)可以馬上顯示所有與資產(chǎn)和損益相關(guān)的帳務(wù)； 5.2.4 數(shù)據(jù)輸入的工具 SAPR/3 系統(tǒng)提供眾多的數(shù)據(jù)輸入工具和自動功能， 這意味著大量不同的記帳數(shù)

53、據(jù) 可 以有效、 正確和完整地輸入到系統(tǒng)中。 使用系統(tǒng)的授權(quán)功能， 每一個相關(guān)的人 士可以使 用許多這類功能來滿足特定的需求。 系統(tǒng)提供以下功能來幫助憑證輸入： 1. 技術(shù)性的輸入工具： ? 數(shù)據(jù)維護(hù) ? 附加功能和調(diào)整未完成的數(shù)據(jù)輸入 ? 對統(tǒng)計性的注釋項的記帳 ? 數(shù)據(jù)值的傳送 ? 借用已經(jīng)記帳的憑證、 樣本憑證或指定科目的憑證來更改或增加輸入 3. 自動記帳 ? 周期性記帳處理 ? 關(guān)聯(lián)性記帳 （ 現(xiàn)金折扣、 增值稅等 ） 4. 控制功能 ? 對憑證中字段的格式與內(nèi)容進(jìn)行檢驗 ? 對憑證的確認(rèn) 5.2.5 附加的檢驗功能 SAP 的財務(wù)會計模塊允許用戶對每

54、個使用者和每一部分的信息定義附加檢驗， 例 如， 可以對每個使用者在下列應(yīng)用領(lǐng)域檢查其是否可以記帳： ? 一個科目 ? 一個業(yè)務(wù)部門 ? 一個公司代碼 ? 一個成本中心 ? 一個成本對象 對在憑證中的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的有效性檢驗確保了所輸入數(shù)據(jù)的正確性。 5.2.6 多種貨幣的處理能力 財務(wù)會計模塊允許用戶同時使用三種貨幣， 以下貨幣類型是系統(tǒng)提供的： ? 集團(tuán)公司貨幣 ? 全球公司貨幣 ? 硬通貨 ? 索引貨幣 在憑證上用戶可以用任選的貨幣處理， 與此同時， 在總帳科目中將記錄相關(guān)的貨 幣金 額。 總分類帳確保了經(jīng)營業(yè)務(wù)的集成， 所有業(yè)務(wù)處理只需要輸入一次原始記錄，

55、其數(shù) 據(jù)可 以集中處理和用于評估。 5.2.7 未清項管理 在每個總分類帳科目中都可以使用未清項管理， 這個功能使用戶可以根據(jù)憑證來結(jié) 清 借貸方余額。 使用未清項管理功能的科目可以在業(yè)務(wù)處理中更新余額。 5.3 結(jié)算 5.3.1 在會計年度內(nèi)的結(jié)算 每天的結(jié)算不必通過記帳來調(diào)整。 當(dāng)用戶輸入有關(guān)業(yè)務(wù)憑證后， 可使用下列報表 的功 能： ? 每天的準(zhǔn)確無誤的科目余額以及憑證的行項目； ? 用戶指定日期和排序方式的憑證日記帳。 憑證日記帳具有重要的檢驗和對帳功能， 而且可以為期間結(jié)算提供精確的數(shù)據(jù)。 用 戶 可以對每個公司代碼和科目定義兩個未結(jié)算的期間。 財務(wù)會計模塊允

56、許客戶用月結(jié)算來為年終結(jié)算作周期性的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。 用戶可以使用下列標(biāo)準(zhǔn)程序來處理結(jié)算： ? 用統(tǒng)馭項來更新余額審計線索； ? 建立一個完整的、 自定義的和可排序的日記帳； ? 對憑證和其總計金額進(jìn)行對帳； ? 對憑證進(jìn)行重新組織和歸檔處理。 這些準(zhǔn)備工作對那些在年終結(jié)算程序中要使用的科目和行項目進(jìn)行了處理， 此外， 年 終結(jié)算所使用的所有功能均可以用于月度或季度結(jié)算。 每天和月度結(jié)算使用戶可以觀察和評估明細(xì)的盈虧數(shù)據(jù)。 5.3.2 年終結(jié)算 年終結(jié)算可以基于月度結(jié)算的數(shù)據(jù)， 但這并非必須要這么做。 SAP 系統(tǒng)為年終結(jié) 算提 供一系列特定的功能， 用于處理相應(yīng)的科目和行

57、項目。 以下是對資產(chǎn)負(fù)債表作 調(diào)整的重 要步驟： ? 關(guān)閉記帳期間； ? 對未清項和總帳科目余額進(jìn)行外幣評估； ? 按付款期限對包括未清項在內(nèi)的客戶和供應(yīng)商列出收付款清單； ? 確定客戶帳戶中的貸項和供應(yīng)商帳戶中的借項； ? 對外幣評估、 調(diào)整和待攤預(yù)提項記帳； ? 打印資產(chǎn)負(fù)債表和損益表。 以下是一些實時性的工具， 它們可以為最終的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表作準(zhǔn)備： ? 科目記帳的總金額 ? 未清項余額審計線索 ? 余額結(jié)轉(zhuǎn) 其他標(biāo)準(zhǔn)報表如關(guān)于未清項的報表， 可以用于分析與監(jiān)測， 它們?yōu)楫?dāng)前的會計業(yè) 務(wù)與 年終結(jié)算建立了聯(lián)系。 所有的報表均可以交互式地使用。 總帳中重要的

58、評估有以下這些： ? 科目余額表 ? 資產(chǎn)負(fù)債表與損益表 ? 總分類帳 ? 增值稅報表 ? 憑證日記帳 ? 記帳總金額 ? 行項目清單 ? 未清項余額審計線索 ? 總分類帳科目清單 由于年度結(jié)算是高度自動化的， 因此有關(guān)報表的生成是非?？旖菖c可靠的。 5.3.3 結(jié)算報表 5.3.3.1 評估的層次 通常一個公司都有其資產(chǎn)負(fù)債表和經(jīng)營組織結(jié)構(gòu)的責(zé)任中心層次， 前者是會計法規(guī) 的 要求， 而后者則是內(nèi)部管理的要求。 上述的兩種層次結(jié)構(gòu)是不同的。 由于經(jīng)營管理上的需要， 與內(nèi)部管理相關(guān)的會計 結(jié)構(gòu) 通常使用另一種層次結(jié)構(gòu)。 一個有效的報表系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能結(jié)合這兩種層次結(jié)

59、構(gòu)來使用相關(guān)數(shù)據(jù)， 這些數(shù)據(jù)一方面 可 以供資產(chǎn)負(fù)債表和損益表使用， 另一方面又可為內(nèi)部核算所用。 這就意味著用戶可以選擇任何部分的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來顯示業(yè)務(wù)部門的狀況， 可以對一個 跨 公司代碼的業(yè)務(wù)部門作相應(yīng)的評估。 5.3.3.2 報表結(jié)構(gòu) 財務(wù)會計模塊為結(jié)算提供了許多報表， 它們使用戶可以直接從記帳數(shù)據(jù)中生成與評 估 報表， 作為總分類帳的一個重要組成部分， 資產(chǎn)負(fù)債表和損益表應(yīng)當(dāng)對所有業(yè)務(wù) 定義。 資產(chǎn)項與負(fù)債項或者是費用項與收入項應(yīng)當(dāng)在報表中分別定義。 用戶應(yīng)當(dāng)考慮以下 幾 個方面： ? 明細(xì)數(shù)據(jù)的層次和科目的分類 ? 資產(chǎn)負(fù)債表和損益表中的項目與其子項目中科目的指定

60、? 文本信息的分配 ? 是否顯示總金額 SAP系統(tǒng)允許用戶使用許多種資產(chǎn)負(fù)債表和損益表， 這種功能使用戶可以對現(xiàn)存的 科 目按以下考慮的方面來分析與評估： ? 商務(wù)和稅務(wù)方面的法規(guī) ? 集團(tuán)公司的要求 ? 經(jīng)營管理的需要 用戶還可以把成本從不同的會計科目表中匯總到一個報表里。 系統(tǒng)允許用戶從不同 的 會計科目表中對公司代碼的科目產(chǎn)生不同類型的報表進(jìn)行分析與處理。 5.3.3.3 資產(chǎn)負(fù)債表和損益表 用戶可以隨時使用交互方式生成資產(chǎn)負(fù)債表和損益表， 包括分期間、 計劃值與實 際值 對以下數(shù)據(jù)進(jìn)行比較： ? 不同的科目和記帳憑證的增加值； ? 通過明細(xì)分類帳查尋有關(guān)的行項目

61、； ? 詳細(xì)的說明文本； ? 圖形化的處理； ? 數(shù)據(jù)評估與分析。 此外，資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的結(jié)構(gòu)還具有以下幾個特點: 1 .不同形式的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表可多達(dá) 10個層次； 2 .不同類型的處理 ? 到報表期間為止的累計值 ? 余額結(jié)轉(zhuǎn)后的期初余額 ? 用戶所選擇的任何期間段的會計數(shù)據(jù) 3 .不同類型的價值（計劃值與實際值），不同期間（當(dāng)年與去年）和不同形式的 差異（絕對值、百分比）的比較； 4 .多種貨幣。 一個綜合的報表系統(tǒng)確保了對結(jié)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。 財務(wù)會計模塊的結(jié)帳是如何完成的？ 財務(wù)會計模塊對年度的會計數(shù)據(jù)以高度自動化的方式直接作結(jié)算準(zhǔn)備工作。 6

62、財務(wù)會計信息系統(tǒng) SAP的財務(wù)會計信息系統(tǒng)（FIS）是基于SAP的綜合信息倉庫（EIS）的交互式信息 系統(tǒng)，它使用戶可以在指定的數(shù)據(jù)參數(shù)的基礎(chǔ)上對相應(yīng)的財會數(shù)據(jù)作評估。 財務(wù)會 計信息系統(tǒng)對下列領(lǐng)域的經(jīng)營管理提供有效和綜合的支持： ? 不同幣種的分析 ? 總分類帳科目分析 ? 資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的分析 總帳科目信息系統(tǒng)同資產(chǎn)負(fù)債表與損益表一樣是基于總帳科目的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。 其主要 報表的類型就是資產(chǎn)負(fù)債表的分析和資產(chǎn)負(fù)債表的主要數(shù)據(jù)的報表。 資產(chǎn)負(fù)債表的分 析 是按資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的層次結(jié)構(gòu)而輸入信息系統(tǒng)中的。 系統(tǒng)允許用戶按照實 際值和 計劃值作多種形式的分析， 年度、半年、

63、季度和月度比較均可。 用戶也可 以生成各種主要數(shù)據(jù)報表，同時參照系統(tǒng)提供的樣本。 用戶可以對所有的組織結(jié)構(gòu)單元（如公司代碼、公司和業(yè)務(wù)部門）和各種會計期間 （會 計年度與會計期間）進(jìn)行評估。 報表既可以用公司代碼的貨幣， 也可以用其他 平行使用的貨幣如集團(tuán)公司貨幣、硬通貨等。 有了以上手段，用戶可以根據(jù)經(jīng)營或法規(guī)的要求， 從業(yè)務(wù)中提取出相應(yīng)的數(shù)據(jù)，同 時 還可以迅速地通過自定義的路徑找到所需要的信息。 上述的財會信息系統(tǒng)的均有以下功能： ? 用設(shè)置參數(shù)的方法來自定義、 選擇、評估與分析； ? 用交互方式在屏幕上連接； ? 與自定義的處理流程與報表相結(jié)合； ? 用文本、注釋和消息的

64、技術(shù)與所有業(yè)務(wù)流程集成。 SAP的財務(wù)會計模塊是如何支持經(jīng)營管理的？ 一個符合所有經(jīng)營業(yè)務(wù)和會計法規(guī)要求的、 詳盡的、交互式的信息系統(tǒng)支持所有 的系統(tǒng)功能。 7 特別用途的分類帳 7.1 對象 如果用戶將其他系統(tǒng)與 SAP 的財會子系統(tǒng)一起使用， SAP 為所有的應(yīng)用模塊提供 多種 評估方式， 包括傳統(tǒng)的科目分析和對財務(wù)會計的結(jié)算報表。 它們通常是基于總 帳科目和 每月的借貸方記帳余額。 在成本會計核算中， 系統(tǒng)提供的評估功能是基于 責(zé)任中心或成 本的匯集者 （ 如定單或成本結(jié)算對象 ） 。 這些功能也是基于每月的數(shù) 據(jù)， 包括附加的計算 值、 待攤和預(yù)提、 以及按特定的參

65、數(shù)所作的分配與分?jǐn)偂? 7.1.1 分析 公司上周銷售了多少塑料制品？ 這些成本發(fā)生在哪一個責(zé)任中心的什么產(chǎn)品組 中？ 以上問題都是財務(wù)會計中的總分類帳科目的余額所無法回答的。 用戶可以從管理會 計 模塊中得到這些數(shù)據(jù)。 管理會計模塊的一個優(yōu)勢在于用戶可以顯示復(fù)雜的、 與成 本相關(guān) 的數(shù)值和結(jié)算數(shù)據(jù)流。 特別用途的分類帳系統(tǒng)向用戶提供一套附加的評估體 系， 它能讓 用戶在傳統(tǒng)的科目基礎(chǔ)上使用公司自定義的帳戶系統(tǒng)。 通過對不同應(yīng)用 模塊的字段的組 合， 用戶可以生成與公司特定業(yè)務(wù)相關(guān)的銷售分析報告， 這種報告 能方便地用于各種目 的的評估。 SAP系統(tǒng)允許用戶附加并定義一些在傳

66、統(tǒng)的科目之外的帳戶來方便靈活地對業(yè)務(wù)進(jìn) 行 評估。 7.2 帳戶分配條件與總計格式 7.2.1 帳戶分配 在財務(wù)會計和其他模塊中， 所有與科目和附加帳戶的分配相關(guān)的字段都能作為參數(shù) 用 于總計值的格式和用戶的公司的報表系統(tǒng)。 通常報表會有各種要求， 它們往往會 基于以 下指標(biāo)： ? 時間 （ 年、 季、 月、 周、日 ） ； ? 類型 （ 科目、 成本中心、 產(chǎn)品、 地區(qū) ） ； ? 比較方式 （ 實際值、 預(yù)算、 計劃值、 分配值、 數(shù)量 ） ； ? 內(nèi)部與外部的要求 （ 法定的帳簿、 合并的財務(wù)報表等 ） ； ? 特別選定的某些業(yè)務(wù)， 例如， 所有余額超過 100,000 本位幣單位的銷售收入 科目 等。 考慮到以上指標(biāo)， 用戶可以同時更新不同的分類帳， 可以指定將數(shù)據(jù)從哪些公司 代碼 或公司傳送到指定的分類帳。 通過使用與特定公司業(yè)務(wù)相關(guān)的帳戶分配可以滿足不同的要求。 7.3 貨幣與數(shù)量 7.3.1 匯率 在特別用途的分類帳中， 用戶可以同時使用三種貨幣來評估經(jīng)營業(yè)績： ? 第一種貨幣是交易貨幣， 它是處理經(jīng)營業(yè)務(wù)的原始貨幣； ? 第二種與第