目錄 一、企業(yè)文化 二、員工規(guī)范化管理制度 三、工作人員須知 四、員工職業(yè)道德行為規(guī)范 五、工裝管理規(guī)定 六、人力資源管理制度 （一）聘用制度 （二）辭退、辭職制度 （三）考勤、休假制度 七、合同管理制度 八、公章使用管理規(guī)定 九、會議室與會議管理制度 十、辦公資產(chǎn)管理制度 十一、差旅費管理制度 十二、辦公室管理制度 （一）辦公室日常管理制度 （二）文件管理規(guī)定 （三）檔案管理制度 （四）辦公用品管理制度 （五）辦公用車管理制度 十三、財務(wù)管理制度 十四、財務(wù)內(nèi)控制度 十五、辦公現(xiàn)場衛(wèi)生管理制度 十六、禁煙制度 十七、安全管理制度 十八、保密制度 一、企業(yè)文化 企業(yè)宗旨：用品質(zhì)創(chuàng)造品味 為客戶創(chuàng)造價值 為員工創(chuàng)造舞臺 經(jīng)營理念：致力創(chuàng)新、打造品牌 不斷進取、追求卓越 服務(wù)理念：見客戶之所見、想客戶之所想 我們的團隊精神：高效、認真、求實、創(chuàng)新 二、員工規(guī)范化管理制度 （一）、員工守則 1、思想品德端正，遵守國家法令。 2、愛崗敬業(yè)務(wù)實，工作分秒必爭。 3、恪守職業(yè)道德，質(zhì)量視同生命。 4、客戶就是上帝，服務(wù)至信至誠。 5、開拓人人有責，經(jīng)濟效益為重。 6、做人忠誠守信，團結(jié)合作執(zhí)著。 7、遵守規(guī)章制度，克制自我言行。 8、珍愛集體財物，處處廉潔奉公。 9、不斷進步完善，舉止大方文明。 10、一切從我做起，事業(yè)繁榮興盛。 （二）、中層以上管理人員的價值取向和行為原則 1、充滿理想、富有激情、具有高度的責任感和使命感； 2、開拓創(chuàng)新、高度務(wù)實、誠實守信； 3、不懈努力，精通本行業(yè)知識； 4、對下級善于激勵，合理授權(quán)，營造良好的溝通氛圍； 5、積極培養(yǎng)下屬，科學管理，果斷決策； 6、胸懷坦蕩，勇于批評與自我批評； 7、嚴于律己，守法廉潔，堪為員工之表率； 8、作風踏實，不急功近利，追求長遠目標和效益。 （三）、員工行為準則 作為威達的一員，個人表現(xiàn)直接影響公司形象，每位員工在各種場合，必須時時具有"我代表威達"的強烈意識，并以此為規(guī)范和指導自己的行動。 1、職業(yè)道德 （1）熱愛公司，忠誠于公司，不做損害公司利益的事，不兼職于其它公司。 （2）盡忠職守，勤勉地履行職責，高效優(yōu)質(zhì)地完成各項任務(wù)，為社會提供一流的產(chǎn)品和服務(wù)。 （3）遵章守紀，嚴守國家法律法規(guī)及公司各項規(guī)章制度和行為規(guī)范。 （4）安全操作，重視質(zhì)量，積極提出合理化建議，增加公司效益。 （5）克己奉公，見義勇為，助人為樂，積極參加社會公益活動。 （6）保守機密，嚴禁向外泄露公司的商業(yè)及技術(shù)秘密。 2、禮儀規(guī)范 儀容、儀表 （1）員工應(yīng)講究個人衛(wèi)生，注意自我修飾，培養(yǎng)健康的生活習慣，保持良好的精神狀態(tài)。 （2）一線生產(chǎn)員工必須按規(guī)定依照不同工種的要求，穿著公司規(guī)定的工作服；管理人員及營銷人員在工作場所提倡職業(yè)著裝。 （3）著裝時，應(yīng)注意發(fā)型、外套、襯衣、領(lǐng)帶、鞋、襪及飾物的搭配。 言談、舉止 （1）與人交談時，禮貌、熱情，稱謂得體。 （2）姿態(tài)大方、自然。 （3）注意目光接觸和聆聽。不隨意打斷對方說話和否定對方的意見。 （4）舉止文明，注意場合及禮節(jié)。 3、電話 （1）接聽迅速，不讓鈴聲超過三次。 （2）使用禮貌用語，如"您好、請講、謝謝、再見"等。 （3）交談簡短扼要，確保線路暢通。 （4）同事暫離時，主動代接并及時轉(zhuǎn)告。 （5）工作時避免打私人電話，嚴禁打有獎聲訊電話。 4、就餐 （1）員工在用餐時間內(nèi)就餐，自覺排隊領(lǐng)取飯菜。 （2）節(jié)約糧食，不準將食品帶出餐廳。 （3）用餐時，保持餐廳衛(wèi)生；注意文明用餐，不高聲喧嘩；用餐完畢，將碗盤送回指定窗口。 5、駕車司機準則： 遵守交通法規(guī)，服從交警指揮。 確保行車安全，規(guī)定區(qū)域停放。 保持車輛整潔，保證車況良好。 不與乘客交談，嚴禁接打手機。 儀表端莊大方，展現(xiàn)公司形象。 四、工作風紀 （一）公司鼓勵員工間積極溝通交流，但不能因此妨礙工作，辦公期間，應(yīng)堅守崗位，不得隨意竄崗聊天；需要暫時離開時，應(yīng)告知上級或同事。 （二）保持辦公室的整齊、干凈、衛(wèi)生是每一位員工的責任；請不要在辦公區(qū)域進食，如要吸煙請到吸煙室。 五、禮儀儀表 從進入公司上班的第一天起，你的一言一行就代表著公司，你應(yīng)注意遵守下列要求： （一）工作期間，你應(yīng)保持精神振作、彬彬有禮、干練高效。 （二）上班時，你應(yīng)注意衣著整潔、大方、得體，不得染帶色頭發(fā)、指甲。男職員不可留長發(fā)，蓄胡須，女職員不可濃妝艷抹。 （三）同事間應(yīng)相互尊重，互幫互愛，語言文明。 （四）對外交往應(yīng)有禮有節(jié)，不卑不亢，禮貌大方，簡樸務(wù)實。 三、工作人員須知 1、辦公區(qū)域或行政管理區(qū)域內(nèi)，不得喧嘩、嘻鬧。 2、著裝整潔、注意個人與環(huán)境衛(wèi)生，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。 3、尊敬上級領(lǐng)導，愛護下級員工，同事間要友愛互助。 4、非工作需要，不得隨意脫崗、串崗，不得接待私客，不得帶小孩入內(nèi)。 5、工作區(qū)域內(nèi)，禁止吸煙。 6、禁止閑談，工作中不得推諉扯皮、欺上瞞下。 7、舉止莊重文雅，講究文明禮貌，注重日常禮節(jié)。 8、愛護公司財物，勤儉節(jié)約，開源節(jié)流，杜絕浪費。 9、 未經(jīng)許可不得隨便翻看他人的文件、資料等。 10、不得利用職務(wù)便利收受財物，損公肥私。 11、重要辦公區(qū)域（如副總經(jīng)理及以上領(lǐng)導的辦公室）非請莫入。 12、樹立與加強保密意識，嚴格尊守各項規(guī)章制度。 四、員工職業(yè)道德行為規(guī)范 為規(guī)范公司員工的職業(yè)道德行為，維護公司利益，根據(jù)國家法律、公司章程和企業(yè)文化，制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于威達建設(shè)集團全體人員。 （一）、職業(yè)道德規(guī)范 1、 認同公司文化，踐行企業(yè)核心價值觀 公司員工要貫徹“拼搏務(wù)實，科技興業(yè)”的威達理念，實踐“用品質(zhì)創(chuàng)造品位，為客戶創(chuàng)造價值，幫助員工成功”的威達宗旨，自覺履行“高效、認真、求實、創(chuàng)新”的威達核心價值觀。 2、 遵紀守法 公司員工要遵守適用于公司業(yè)務(wù)的法律、規(guī)章和條例，帶頭遵守并執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。 3、忠誠于公司，誠實守信 （1）公司員工有義務(wù)對公司的利益保持忠誠, 忠實維護公司整體利益，切實履行職責，不得有濫用職權(quán)、以權(quán)謀私、失職瀆職，損害公司利益的行為。 （2）要實事求是，在不違反保密原則前提下，按照誠實信用原則處理工作事務(wù)。公司反對出于任何目的的欺騙、作假行為。 4、 正確行使權(quán)力，維護公司利益 （1）公司員工應(yīng)妥善保護和使用公司資產(chǎn)（如車輛、辦公設(shè)施等），確保其有效、完整，并有效應(yīng)用于公司經(jīng)營管理。 （2）不得利用職權(quán)貪污、受賄，不得收受合作單位錢財、禮物、有價證劵、消費卡等，不得侵占公司的財產(chǎn)。 （3）自覺規(guī)范職務(wù)消費行為，不得有違反規(guī)定的職務(wù)消費。 （4）未經(jīng)允許不得單獨接受合作單位的吃請，非公務(wù)接待中午不準喝酒。 （5）不允許員工的家人、直系親屬承接公司的工程、供貨等與公司發(fā)生經(jīng)濟關(guān)系。 （6）不得泄露和打聽員工薪酬和待遇。 5、遵從保密原則 （1）嚴格遵守公司各項保密制度,自覺、妥善保管涉密文件資料及其存儲介質(zhì)。 （2）未經(jīng)許可，禁止以個人或公司名義對外披露公司涉密信息，或是公開發(fā)表有關(guān)公司的任何言論，更禁止散布虛假信息。 6、禁止參與可能導致與公司有利益沖突的活動。利益沖突包括： 　 （1）個人投資：公司員工不得在與公司有業(yè)務(wù)往來或者有競爭的經(jīng)濟實體中投資。 （2）公司員工不得： (a) 私自占有應(yīng)當屬于公司經(jīng)營活動范圍內(nèi)的機會； (b) 利用公司財產(chǎn)、信息或地位謀取個人利益； (c) 從事與公司有競爭的活動。 　?。?）業(yè)務(wù)聯(lián)系：公司員工不得在下述公司中擔任董事、高級管理人員、顧問、雇員或以其它任何身份任職： (a) 與公司有競爭的公司； (b) 與公司有業(yè)務(wù)往來的公司； (c) 與其履行公司員工職責有直接沖突或有沖突跡象的公司。 （4）商務(wù)饋贈：公司員工不得接受可能影響商業(yè)決策或有損獨立判斷的有價饋贈，也不得允許或指定其父母、配偶、子女及其他共同生活的家庭成員或第三人接受該等饋贈。公司管理人員可以在商務(wù)活動中交換有限的非現(xiàn)金禮節(jié)性饋贈，但不得由此而不正當?shù)赜绊懫錁I(yè)務(wù)伙伴的決策。 （5）工作回避。應(yīng)嚴格遵守公司“工作回避”的有關(guān)規(guī)定,公司內(nèi)互有親屬關(guān)系應(yīng)主動告知公司。 7、公平對待同事、客戶 在與公司其他員工、競爭對手、供應(yīng)商或客戶的交往當中，每位員工的行為都應(yīng)力求誠實正直，不得利用他人進行任何不公平交易。在同事之間，努力做到以公開、誠信、互尊互敬的方式交流想法和獲取信息。 (二)、附則 1、公司全體員工要嚴格遵守本規(guī)范。違反本規(guī)范的任何行為，將根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定嚴肅處理，包括但不限于行政處罰、解除勞動合同、送交司法機關(guān)處理等。 2、公司每位員工都有義務(wù)對違反本規(guī)范的行為進行舉報。公司保護員工對任何違法、違紀、違規(guī)行為的舉報，舉報電話及信件可以采用匿名方式；對違規(guī)泄漏檢舉人員信息或?qū)εe報人員采取打擊報復的人員，將予以撤職、解除勞動合同，觸犯國家有關(guān)法律的，移送司法機關(guān)依法處理。 3、公司職能部門根據(jù)公司管理層的授權(quán)對員工遵守本規(guī)范進行監(jiān)督。 4、本規(guī)范經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會研究通過，董事長批準公布，解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公會。 5、本規(guī)范自公布之日起施行。 五、工裝管理規(guī)定 為樹立良好的企業(yè)形象，提高員工的集體觀念，增強員工的集體榮譽感，特制定本制度。 1．員工在上班時間內(nèi)，要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方整潔。 2、男職員的著裝要求：夏天穿夏季制服、穿皮鞋，穿工裝時不得赤腳或穿拖鞋。 3、女職工上班不得穿牛仔褲、運動鞋、超短裙、低胸衫或其他有礙觀瞻的奇裝異服，并一律穿黑色肉色絲襪，不得赤腳或穿拖鞋。 4、不同工作崗位應(yīng)按要求著特定工作裝，工作時間不應(yīng)隨意著裝。 5、職工上班必須佩戴工作牌。 6、公司根據(jù)不同季節(jié)為員工定做統(tǒng)一制服，要求員工按要求統(tǒng)一著裝，且工裝不得有掉扣、錯扣、脫線現(xiàn)象。 7、統(tǒng)一著裝時間：每星期一至星期六（特殊情況另行通知）。 8、自備服裝應(yīng)與制服同色或相近顏色，袖長不短于20cm，裙長不短于膝蓋上10cm。 9、工裝盡可能不要穿回家。 10、員工著裝以制度形式規(guī)定下來，望各員工認真執(zhí)行，凡未按規(guī)定著裝者，經(jīng)查實除通報批評外，均計入當月績效考核。 六、人力資源管理制度 （一）聘用制度 為進一步規(guī)范公司的聘用制度，提高員工素質(zhì)，特對公司新招收職工作如下規(guī)定： （一）、本公司各部門如因業(yè)務(wù)需要，必須增加人員時，應(yīng)先向公司提出申請，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由辦公室安排招聘事宜。 （二）、新近人員面試合格后，經(jīng)總經(jīng)理批準，由辦公室辦理試用手續(xù)并簽訂勞動合同。所有應(yīng)聘人員除董事長特批可免予試用或縮短試用期外,一般都必須經(jīng)過三個月的試用期后才可考慮聘為正式員工。 （三）、試用人員如有品行不良、工作業(yè)績欠佳或無故曠工等情況，可隨時停止試用。 （四）、招收職工條件： 1、身體健康，品行端正，積極向上； 2、中專以上學歷； 3、年齡：20至35歲之間（特殊崗位及外聘人員除外）。 4、與其他單位無勞動糾紛。 （五）、試用人員報到時，應(yīng)向辦公室繳驗下列資料： 1、由公司統(tǒng)一發(fā)給并填寫人員檔案登記表； 2、身份證復印件及近期免冠照片2張； 3、學歷、學位證書原件及復印件； 4、工作簡歷一份； 5、意外保險60元，一年后每年由公司代交； （六）、被聘人員經(jīng)試用合格后，經(jīng)總經(jīng)理批準，應(yīng)與公司簽訂正式勞動合同并辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)。 （二）辭退、辭職制度 為加強公司勞動紀律，提高員工素質(zhì)，增強公司活力，促進本公司的發(fā)展，特制訂本制度。公司對違紀員工，經(jīng)教育、勸告、警告而不改者，有辭退的權(quán)利；公司全體員工如因工作不適，工作不滿等原因有辭職的權(quán)利。 （一）、辭退管理 員工若有下列行為之一，公司將予以辭退： 1、一年內(nèi)記過三次； 2、連續(xù)曠職三日或全年累計超過六日； 3、營私舞弊、挪用公款、收受賄賂、傭金； 4、工作疏忽、辦事不力、貽誤要事、玩忽職守，致使公司蒙受重大損失； 5、違抗工作指令、擅離職守、情節(jié)嚴重； 6、聚眾怠工、造謠生事，破壞正常工作秩序； 7、模仿上級主管簽字，盜用印章、信件或涂改公司文件； 8、因破壞、盜取、毀棄、隱匿公司之設(shè)施、資料制品及文書等行為，致使公司遭受損失； 9、品行不端、行為不檢、屢戒不改； 10、在簽約期限內(nèi)，不顧公司工作，擅自離職，另謀他職； 11、在簽約期限內(nèi)，從事本公司以外的其他兼職工作； 12、違反國家法律法規(guī)，或違法公司規(guī)章制度，情節(jié)嚴重； 13、泄露公司秘密，情節(jié)嚴重； 14、員工雖無過失，但不能勝任本職工作； 15、為個人利益?zhèn)卧熳C件，冒領(lǐng)費用； 在公司依據(jù)以上條款辭退員工時，應(yīng)由部門負責人上報辦公室，并由辦公室提前三十日向員工出具《員工辭退通知書》；被辭退員工接到《員工辭退通知書》后，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)，填寫交接清單；最后，由辦公室依據(jù)勞動合同辦理勞動合同終止、轉(zhuǎn)保及結(jié)算工資等相關(guān)手續(xù)。被辭退員工對辭退處理不服的，可以向本地勞動爭議仲裁部門提出仲裁申請；被辭退員工無理取鬧，影響公司正常工作的，公司有權(quán)提請公安部門按照《治安管理處罰條例》規(guī)定處理。 若公司發(fā)生下列情形，可將員工辭退： 1、公司業(yè)務(wù)緊縮，確需裁員； 2、其他情形； （二）、辭職管理 1、公司員工因故辭職時，應(yīng)首先向公司提交辭職申請，并交上級主管簽發(fā)意見； 2、公司員工無論以何種理由提出辭職申請，自提出之日起，仍需在原工作崗位繼續(xù)工作一個月。 3、員工辭職申請被核準后，在離開公司前應(yīng)及時填寫《交接清單》，辦理交接手續(xù)，保證工作的正常進行。 4、交接手續(xù)辦理完畢，辦公室依據(jù)勞動合同辦理勞動合同終止、轉(zhuǎn)保及結(jié)算工資等相關(guān)手續(xù)。 （三）考勤、休假管理制度 為規(guī)范公司員工的日常作息時間，加強對考勤與休假的管理，特制定本制度，本制度適用于公司各部門。 1、考勤 （1）公司實行固定休假制，即每周從周一至周六工作6天，周日為固定休班；在職人員工作時數(shù)每日8小時。 （2）考勤記錄：各部門每月3日前由考勤人員將上月考勤記錄匯總交辦公室，以此為依據(jù)計算員工本月出勤天數(shù)，并報總經(jīng)理審批。 （3）考勤周期：每月考勤計算周期為每月1日至月末；每年考勤計算周期為1月1日至12月31日。 2、工作班別 （1）正常班：工作時間為每日上午8：00－11：30，下午12：30－5：00（按季節(jié)調(diào)整，具體時間以辦公室通知為準）； （2）倒班：由該部門根據(jù)工作情況編排班次，上報辦公室審查備案，員工按排班計劃上下班。 3、打卡/簽到 部門經(jīng)理級及以下人員上下班均應(yīng)打卡/簽到；托人打卡/簽到或代人打卡/簽到，一經(jīng)查實每次罰扣雙方當事人當日工資。 4、考勤卡/簽到簿 考勤卡/簽到簿由考勤管理部門專人負責；該部門負責人每月定時查核考勤記錄，考勤記錄一經(jīng)查實有弄虛作假的扣罰考勤責任人當月績效工資。 5、休假 （1）婚假7天；喪假5天；產(chǎn)假90天；小產(chǎn)20天； （2）凡工齡年滿1年的員工，每年可享受有薪休假10天，每增加1年工齡，有薪休假增加1天，最長累計不超過15天。 （3）正常班人員休假日由各部門負責人視工作需要每月排定。 6、請假類別 （1）事假：請假人員須提前一天填寫“請假單”，報直接上級。1天（含）以內(nèi)的由部門經(jīng)理審批；3天（含）以內(nèi)的由主管副總審批；3天以上由總經(jīng)理審批。 （2）病假：除特殊情況外，需本人向直接上級請假。1天（含）以內(nèi)的由部門經(jīng)理審批；治療休息日在3天（含）以內(nèi)的需出具醫(yī)療部門的證明，由主管副總審批；3天以上的由總經(jīng)理審批。 （3）休假：1天（含）以內(nèi)的由部門經(jīng)理審批；3天（含）以內(nèi)的由主管副總審批；3天以上的由總經(jīng)理審批。 （4）請假人應(yīng)對未完工作在內(nèi)部進行交接，如因交接不清導致不良后果者，由請假人負責。 （5）以上事假、病假、休假若屬弄虛作假、未經(jīng)批準自行休假、未請假或手續(xù)不全、不經(jīng)辦公室備案而部門內(nèi)部擅自安排的，以曠工論處。請假單一式兩份，一份交辦公室備案，一份部門自存。 7、加班 （1）公司原則上不提倡加班，要求工作日清日畢，確需加班必須嚴格執(zhí)行審批制度。 （2）員工確需加班的，由部門主管指派，并填寫“加班審批單”，報部門經(jīng)理審批。加班任務(wù)完成后，加班人在“加班審批單”上填寫加班起至時間、工作內(nèi)容，報部門經(jīng)理核定后，第二天送考勤辦公室備案。 （3）公司值班人員必須對加班人員的工作狀態(tài)進行檢查。 8、公出 因公出差的應(yīng)填寫“公出單”由所在部門負責人批準后，于公出前一天報考勤人員。因公提前離開公司或延遲回公司的需填寫“考勤異常情況說明”，由所在部門負責人簽字后送考勤人員。 9、調(diào)休 被指派加班人員在不影響正常工作情況下，可由各部門安排調(diào)休，并填寫“加班調(diào)休單”；加班調(diào)休最小單位為半日，以當年考勤周期內(nèi)辦理調(diào)休為原則，未調(diào)休完加班時數(shù)于年終發(fā)加班津貼。 10、異常處理 （1）遲到：于規(guī)定上班時間晚到5～30分鐘并未辦理請假手續(xù)的視為遲到。遲到一次扣罰10元；月內(nèi)累計遲到滿3次者，給予通報批評處理，并扣罰當月績效工資；月內(nèi)累計5次以內(nèi)者，扣罰半年績效工資；月內(nèi)累計5次以上者，視為自動離職。 （2）早退：于規(guī)定下班時間半小時以內(nèi)提前離開，并未辦理相關(guān)手續(xù)的視為早退。早退一次扣罰10元；月內(nèi)累計早退滿3次者，給予通報批評處理，并扣罰當月績效工資；月內(nèi)累計5次以內(nèi)者，扣罰半年績效工資；月內(nèi)累計5次以上者，視為自動離職。 （3）缺勤：員工遲到或早退30分鐘至半日內(nèi)，并未辦理相關(guān)手續(xù)，視為缺勤。缺勤1次扣罰當日工資；月內(nèi)累計達3次者，扣罰當月績效工資；3次以上視為自動離職。 （4）曠工：未辦理相關(guān)手續(xù)，無故不出勤滿半個工作日者，視為曠工。無故曠工1天扣罰半月工資及當月績效工資，年內(nèi)無故曠工累計滿2天視為自動離職。 七、合同管理制度 為規(guī)范公司合同的管理，防范與控制合同風險，做到管理有規(guī)章，簽約有約束，履行有檢查，維護公司的合法權(quán)益，制定本制度。本制度適用于公司對外簽訂的所有建設(shè)工程合同、材料設(shè)備買賣合同等經(jīng)濟合同。 （一）、職責 1、經(jīng)理負責公司合同的批準簽訂。 2、辦公室負責各類合同的管理工作，具體職責： （1）負責對合同專用章、法人章、合同示范文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理； （2）由財務(wù)部負責銷售合同、工程合同的檔案管理工作；工程部負責保管合同的相關(guān)文件：招標文件、投標書、協(xié)議；辦公室負責施工圖紙、變更單、簽證單、往來文函、紀要等。 （3）負責合同的簽章； （4）組織學習、貫徹有關(guān)合同的政策、法規(guī)； （5）發(fā)現(xiàn)有無效合同和利用合同進行違法活動時，應(yīng)及時采取措施； （6）負責本制度的監(jiān)督執(zhí)行。 3、合同管理總（合同管理人）負責合同的編制、洽談和監(jiān)督工作： （1）負責合同文本的編制工作； （2）負責招標文件的擬定； （3）負責對投票商務(wù)函進行分析、總結(jié)； （4）負責組織合同洽談工作； （5）負責合同和簽訂工作，填寫申請用章會簽表； （6）負責甲控、甲供材料和設(shè)備的詢價、核價工作； （7）負責在付款申請上簽署付款金額； （8）負責建立付款情況臺帳； （9）負責按合同辦理工程結(jié)算； （10）負責監(jiān)督合同的履行情況。 4、工程部負責參與建設(shè)工程合同、設(shè)備買賣合同的具體履行和簽訂工作： （1）負責確定發(fā)包工程內(nèi)容、范圍、施工程序及做法或確定甲控、甲供材料的品種、規(guī)格、顏品牌等; （2）負責審定施工方案、技術(shù)措施； （3）負責參與合同的簽訂工作； （4）負責履行合同中規(guī)定的職責，監(jiān)督工程進度及工程質(zhì)量，進行造價控制； （5）負責按規(guī)定辦理現(xiàn)場簽證； （6）負責監(jiān)督材料、設(shè)備的驗收； （7）負責收集、記錄、整理與合同有關(guān)的協(xié)議、函件、變更單、簽證單，并及時提交辦公室。 （二）、合同的簽訂 1、合同主體的審查： 訂立合同前，必須認真了解對方當事人的情況，包括：對方單位是否具有法人資格、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否為法定代表人或委托代理人及其代理權(quán)限。做到既要考慮本公司的經(jīng)濟效益，又要考慮對方的條件和能力，防止簽訂無效經(jīng)濟合同，確保所簽合同有效、有利。 簽訂建設(shè)工程施工合同要重點審查承包人的營業(yè)執(zhí)照規(guī)定的經(jīng)營范圍、資質(zhì)等級、管理能力和實際業(yè)績等。 2、合同的形式 　訂立合同、除即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經(jīng)濟事務(wù)外，一律采用書面形式，要求采用正式的合同書形式。 3、合同的內(nèi)容 合同應(yīng)注意寫明當事人名稱、合同標的、質(zhì)量、數(shù)量、價款及履行期限和方式，還應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，力求文字表達清楚、準確。 4、合同的簽訂程序： （1）確定發(fā)包工程的內(nèi)容、范圍或確定材料的品種、規(guī)格、顏色、品牌等； （2）擬定招標文件，注明招標內(nèi)容、范圍、工期和具體要求等； （3）經(jīng)調(diào)查，選擇符合資質(zhì)條件的承包方（供貨方）進行投票報價，并報資質(zhì)預審文件（資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、資信情況、業(yè)績等）； （4）對各投票單位的辦公地點及其業(yè)績進行實地考察； （5）相關(guān)人員對各家技術(shù)力量、質(zhì)量、報價和承諾等進行認真對比、分析、匯總，并交換意見； （6）有意向的確定承包方（供貨方），匯報公司領(lǐng)導后，組織對方負責人到場，逐一就合同有關(guān)細節(jié)條款進行商談（包括價款、質(zhì)量要求、付款方式等）； （7）按招標意向確定中標的承包方（供貨方）； （8）擬定合同文本，附合同會簽表，由相關(guān)人員進行會簽后，報公司法定代表人或委托代理人批準簽字； （9）合同經(jīng)雙方簽字蓋章后，交辦公室保管； （10）5萬元以內(nèi)的合同簽訂，可不經(jīng)過內(nèi)部招標程序，但須了解市場行情后，相關(guān)人員參與談判，將談判結(jié)果匯報公司領(lǐng)導，經(jīng)批準后簽訂合同。 （三）、合同的履行 1、工程部應(yīng)按照合同的約定代表公司全面履行自己的權(quán)利和義務(wù)； 2、有關(guān)合同履行中的設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證、來往文函、電報等均為合同的組成部分，經(jīng)辦人員應(yīng)及時整理、妥善保管，及時歸檔。 3、向?qū)Ψ浇桓吨匾Y料應(yīng)當由對方簽收，履行合同付款時應(yīng)當由對方當事人出具收條或發(fā)票，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)帳支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。 4、合同履行過程中若出現(xiàn)違約情況或違反合同的事件，合同履行部門應(yīng)及時查明原因，通過取證，按照合同約定及時、合理、準確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r（含違約）報告。 5、辦理現(xiàn)場簽證的程序： （1）由施工單位填報現(xiàn)場簽證單（一式三份），簽證內(nèi)容有三種情況： ①已完成工作內(nèi)容、質(zhì)量、數(shù)量的簽認； ②現(xiàn)場臨時工作的內(nèi)容、做法的簽證和簽工（工日）； ③工期延期簽證。 （2）工程部現(xiàn)場代表依據(jù)合同約定，會同監(jiān)理人員一起對簽證的工作內(nèi)容、范圍、做法、質(zhì)量、原因，按實際情況進行核定，并簽署具體意見； （3）現(xiàn)場簽證單應(yīng)報分管領(lǐng)導進行二級簽證，簽字后留一份原件歸檔，其余返給施工單位，做為結(jié)算依據(jù)。 6、按合同支付工程款的程序： （1）由對方提交付款申請報告，先報監(jiān)理公司審核。監(jiān)理公司對工程進度、工程質(zhì)量、工程量、技術(shù)資料等情況簽署具體意見； （2）由工程部對付款申請進行審核，并簽署具體意見； （3）由合同管理部（合同管理人）對工程量和款額進行計算核對，簽署付款金額，經(jīng)分管領(lǐng)導審核后，填寫用款申請單； （4）由總經(jīng)理在用款申請單上簽署審批意見； （5）由財務(wù)部按合同和批準的付款金額進行付款。 （四）、考核與獎懲 1、公司全體職員應(yīng)嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司辦公室負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。 2、對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)巨大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中避免或挽回重大經(jīng)濟損失的，予以獎勵。 3、對在合同簽訂履行過程中由于失職給公司造成損失的，公司要對相關(guān)人員予以罰款。 八、公章使用管理規(guī)定 為明確責任，完善規(guī)章制度，對公司各種印章使用制定如下規(guī)定： 1、公司印章由制定部門負責管理。 2、印章的使用實行登記審批制度，凡需蓋章的文件資料須持公章審批單進行詳細登記，包括：時間、申請用章人、資料內(nèi)容、須蓋章資料的分數(shù)、批準人等。 3、經(jīng)手人一欄由持表蓋章人員簽字，屬代表公司對外行文的，須部門經(jīng)理簽字；以公司正式文件對外行文時，還須經(jīng)總經(jīng)理批準；屬一般業(yè)務(wù)資料的，由辦公室主任簽字。時間指蓋章的日期。 4、銷售相關(guān)資料蓋章的，銷售部經(jīng)理批準；開發(fā)辦資料由部門經(jīng)理簽字批準（招投標、招拍掛可能需將公章帶至現(xiàn)場，但在當日下班前必須交回公章管理部門）；工程部資料需工程部經(jīng)理簽字批準；財務(wù)須蓋章資料由副總會計師批準；各部門資料均由部門負責人簽字后方可由本部門人員持審批表到公章管理部門加蓋公章。 5、凡出具文件資料的人員要對其所提供的資料的內(nèi)容負責，并在資料上簽具經(jīng)辦人及復核人姓名，或由其部門負責人簽字確認。 6、經(jīng)批準人審核后，到公章管理部門由公章管理人員加蓋公章。 7、已加蓋公章的文件資料如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容需修整或有誤時，應(yīng)及時全部回收，由經(jīng)手部門負責銷毀。 8、申請人與經(jīng)手人須為公司員工，如有外來人員有資料須蓋章，須由相關(guān)部門員工代為執(zhí)行印章使用規(guī)定。 九、會議室及會議管理制度 1、會議室是公司舉行會議、接待外賓的場所，為加強管理，制定如下使用和管理規(guī)定： 2、公司會議室只限于公司內(nèi)部各部門使用，任何部門無權(quán)將會議室借給外單位使用。 3、各部門使用會議室須經(jīng)辦公室同意，領(lǐng)取會議室鑰匙。 4、愛護會議室設(shè)施，保持室內(nèi)清潔，各部門用后應(yīng)及時清洗水杯，整理桌椅，鎖好門窗，將要吃歸還辦公室。 5、任何個人不得將會議室內(nèi)的桌椅、茶具等設(shè)施拿出會議室。 6、建立會議制度，形成有規(guī)律的常務(wù)或理性會議，提高會議效率，降低會議成本。 7、會議安排：公司周例會定于每周六上午舉行，與會人員：公司中高層；公司經(jīng)營分析會定于每月6日上午舉行，與會人員：集團高層領(lǐng)導。 8、要求會議召集人需本著實用、高效原則召集會議，認真界定與會人員。如通過個別聯(lián)系可解決的問題盡量不開會討論。 9、嚴肅會議紀律，確保會議的高校、有序。 10、參加會議人員要提前做好會議準備，在會中認真做好會議記錄。 11、不得無故遲到、早退或缺席，否則將依照《考勤管理制度》的有關(guān)規(guī)定予以處罰。 12、會議進行中原則上不允許接聽來電，通訊工具（手機、傳呼機等）必須關(guān)閉或調(diào)為振動，緊急事件經(jīng)會議組織者或主持領(lǐng)導同意，方可在會場外接聽，以免干擾會議。 13、與會人員要保持冷靜清醒的頭腦和文明謙讓的言行，避免無謂的爭執(zhí)或有意進行的人身攻擊。 14、公司的部門經(jīng)理及以上級別的辦公會議，由主持者或指定專人進行詳實的會議記錄；會議中通過的決議、提案或形成的意向、答復等應(yīng)及時編制會議紀要，并由總經(jīng)理簽字確認下發(fā)。 15、會議紀要具有公司規(guī)章制度同等的效力。 16、未經(jīng)許可，參加會議人員不得將會議內(nèi)容外泄，否則將依據(jù)《保密制度》的有關(guān)規(guī)定和情節(jié)輕重予以處罰。 十、辦公資產(chǎn)管理規(guī)定 為了加強辦公資產(chǎn)的管理，掌握資產(chǎn)的構(gòu)成與使用情況，確保公司財產(chǎn)不受損失，特制定本管理制度。本制度適用于威達建設(shè)集團各公司的辦公資產(chǎn)，包括辦公桌椅、電腦、打印機、檔案柜、電話、空調(diào)、風扇、飲水機等辦公室內(nèi)設(shè)施設(shè)備。 1、分工管理 （1） 建設(shè)集團辦公室作為辦公資產(chǎn)的主管部門，建立健全資產(chǎn)的明細臺帳并進行辦公資產(chǎn)的分類，統(tǒng)一編號，建立辦公資產(chǎn)檔案。 （2）辦公室負責各公司辦公用品的清點和統(tǒng)計管理。 （3）各分公司及各部門負責辦公資產(chǎn)的日常使用、保管。 2、主管部門職責（辦公室） （1） 隨時掌握固定資產(chǎn)的使用狀況，確保設(shè)備完好提高利用率，并定期組織清點，保證帳、物相符。 （2） 對違反資產(chǎn)管理制度，擅自贈送、變賣、拆除資產(chǎn)的行為和破壞固定資產(chǎn)的現(xiàn)象，要嚴格追查責任，視情節(jié)給予處罰。 3、使用部門職責 （1）各辦公資產(chǎn)使用部門負責本公司、本部門的辦公資產(chǎn)管理工作，設(shè)置兼職管理員，每項辦公用品要明確使用、保管、維護的責任者。 （2）嚴格執(zhí)行技術(shù)操作規(guī)程和維護保養(yǎng)制度，確保設(shè)備的完好、清潔和安全使用。 （3）建立辦公資產(chǎn)明細帳，領(lǐng)用、調(diào)撥、報廢必須經(jīng)總經(jīng)理批準，并報集團辦公室存檔備案。未經(jīng)批準，不得擅自調(diào)動、報廢，更不能自行外借和變賣。 4、辦公資產(chǎn)的購置 （1）由于生產(chǎn)、工作需要，各公司購置辦公資產(chǎn)必須提前申請，報經(jīng)各公司負責人批準后，由相關(guān)部門負責購置。 （2）所購設(shè)備進廠后，各公司、各部門要及時上報建設(shè)集團辦公室作以登記。因誤報或不報登記者，出現(xiàn)問題由使用部門自行負責。 5、辦公資產(chǎn)的調(diào)撥與轉(zhuǎn)移 （1）凡列入公司臺賬的辦公資產(chǎn)未經(jīng)各公司負責人批準，任何人不得擅自調(diào)拔、轉(zhuǎn)移、借出和出售。 （2）公司內(nèi)部設(shè)備的調(diào)撥與轉(zhuǎn)移，必須通過主管領(lǐng)導批準并辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)，同時由調(diào)出、調(diào)入單位的雙方領(lǐng)導及經(jīng)辦人簽字后，上報建設(shè)集團辦公室辦理轉(zhuǎn)帳登記。 （3）未經(jīng)主管領(lǐng)導同意，各使用部門無權(quán)辦理設(shè)備轉(zhuǎn)移及處理，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將追究部門及經(jīng)辦人的責任。 6、辦公資產(chǎn)的報廢與封存 （1） 公司的辦公資產(chǎn)報廢處理時，須使用部門提出申請，填寫設(shè)備報廢單一式三份，經(jīng)公司負責人、領(lǐng)導批準后，存辦公室、財務(wù)、本部門各一份，并辦理報廢相關(guān)手續(xù)。 （2）凡符合下列條件可申請報廢： (a) 超過使用年限，主要結(jié)構(gòu)陳舊，精度低劣生產(chǎn)率低，耗能高，而且不能改造利用的。 (b)不能動遷的設(shè)備，因工房改造或搬遷改變必須拆除的。 (c)腐蝕嚴重無法修復或繼續(xù)使用要發(fā)生危險的。 (d) 絕緣老化，控制失效，性能低劣無修復價值的。 (e) 因事故設(shè)備遭受損壞無修復價值的。 （3）凡經(jīng)批準報廢的固定資產(chǎn)不能繼續(xù)使用，主管部門與使用部門要及時作價處理。 處理后的辦公資產(chǎn)由主管部門辦理辦公資產(chǎn)的注銷手續(xù)，對外處理報廢辦公資產(chǎn)時由使用部門提出處理意見，各公司總經(jīng)理批準，變價收入上交財務(wù)部。 （4）凡停用三個月以上的辦公資產(chǎn)由使用部門封存、保管。 7、辦公資產(chǎn)的清查 為了保護辦公資產(chǎn)的安全與完整，各公司每年年末必須對辦公資產(chǎn)進行定期清查、盤點，以掌握固定資產(chǎn)的實有數(shù)量，查明有無丟失、毀損或未列入帳的固定資產(chǎn)，保證賬實相符。在清查時發(fā)現(xiàn)辦公資產(chǎn)毀損和盤盈、盤虧，要查明原因，由使用部門寫出書面情況，報知各公司負責人，待批復后，作相應(yīng)的帳務(wù)處理。 十一、差旅費管理制度 根據(jù)社會現(xiàn)狀并結(jié)合本公司實際情況，本著既勤儉節(jié)約、開支，又要保證出差人員工作與生活需要的原則，制訂本制度。 一、出差人員乘坐交通工具的報銷范圍： 1、出差人員報銷長、短途汽車票，市內(nèi)公共汽車票，三等以下的船票 ，火車硬（軟）座票，硬臥票，地鐵票（出租車票不報銷）及相關(guān)訂票費，未按照規(guī)定乘坐交通工具的，超支部分自理。 2、公司聘任的高二級職員（含工程師，二級以上技師）可乘輪船二等艙，憑票報銷；經(jīng)批準乘座飛機的職員可憑票報銷飛機票，機場專線客車費，機場管理建設(shè)費，航空旅客人身意外傷害保險費（限1份/人次）。 二、出差人員住宿費的報銷范圍： 1.普通職員出差住宿費100元以內(nèi)憑票報銷。 2.公司聘任的二 三級職員出差住宿費120元內(nèi)憑票報銷。 3.公司聘任的一級職員出差住宿費150元內(nèi)憑票報銷。 4.公司聘任的高一級職員（含工程師，二級以上技師）出差住宿費260元內(nèi)憑票報銷。 5.公司聘任的高二級職員出差住宿費360元內(nèi)憑票報銷。 6.住宿費須附住宿明細單。 三、出差人員的補助標準： 1、出差人員夜間（晚八點至早七點）乘坐火車硬座、輪船散席六個小時以上或者連續(xù)乘坐12小時以上，按票價的60％發(fā)給途中補助；乘坐新型全列空調(diào)特快列車硬座或軟座，符合上述乘坐時間的，按照座票價的30%發(fā)給途中補助，另外加收的空調(diào)費不計算補助。 2、出差人員出差補助費，威海市以外（不含威海）出差，長江以北地區(qū)每天補助40，長江以南地區(qū)每天補助60元。 3、威海市內(nèi)，公司特殊部門長期頻繁外出辦理業(yè)務(wù)的職員，經(jīng)總經(jīng)理、集團分管副總批準可按月發(fā)放補助60元。（專職報關(guān)員、財務(wù)銀行稅務(wù)會計、供應(yīng)業(yè)務(wù)等） 四、情況申報 1、全程隨經(jīng)理出差的司機，不報銷交通費、住宿費，無出差補助費。 2、已經(jīng)繳納或由接待單位提供承擔的交通費、食宿費，不予報銷，出差人員要如實申報情況。 3、報銷時，應(yīng)如實書面申報出差起止時間，所經(jīng)路線，住宿等情況。 五、報銷審核 1、出差人員回公司后，五個工作日內(nèi)到財務(wù)審核計算差旅費，無特殊情況拖延的，財務(wù)不再受理報銷。 2、出差人員無正規(guī)合格票據(jù)的；票據(jù)連號，隔次號的；多地住宿，住宿費一地開票的；一律不予報銷。 3、定額車票必須在票面標明出發(fā)地，目的地及出發(fā)時間。票據(jù)經(jīng)審核合格后方可粘貼匯總。 4、對于超報銷標準的票據(jù)，不得進入財務(wù)審核計算流程。 十二、辦公室管理制度 為完善公司的行政管理機制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。 （一）辦公室日常管理規(guī)定 1、所有辦公設(shè)備均應(yīng)由專人管理和維護，包括打印機、傳真機等。 2、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見方可打印。各部門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打印。打印文件、發(fā)傳真均需逐項登記，以備查驗。 3、文員必須按時、按質(zhì)、按量完成各項傳真、復印任務(wù)，不得積壓延誤。辦理中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時與有關(guān)人員校對清楚。 4、做好公司來電記錄，及時傳遞到相關(guān)部門。 5、文員要及時更新公司通訊錄并下發(fā)至各部門。 6、認真做好領(lǐng)導辦公室衛(wèi)生清掃工作和接待工作。 7、根據(jù)總經(jīng)理的指示，積極組織好公司的重大活動及日常辦公會議。 8、根據(jù)公司行為規(guī)范要求，維護日常辦公秩序。 （二）文件管理規(guī)定 1、公司內(nèi)、外部接收文件由辦公室專人接收、傳閱、審批、報送。 2、需傳閱文件當日填寫文件傳閱單，按領(lǐng)導批示的要求送達有關(guān)部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。 3、已簽發(fā)的文件由檔案人員登記，并按不同類別編號后，按規(guī)定存檔、處理。 4、董事會和公司的文件由辦公室負責報送，送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結(jié)果。 5、秘密文件由專人按核定的范圍報送。 6、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說明原因。 （三）檔案管理制度   為規(guī)范檔案管理工作，特制定本制度。本文件適用于建設(shè)集團各公司對檔案的管理。 1、文書檔案管理 （1）文書檔案分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案和會計檔案四類。 A、行政檔案包括： ★重要會議材料，如報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等； ★政府部門發(fā)來與本公司有關(guān)的文件，包括通知、決定、紀要、決議、指示、條例、規(guī)定、計劃等； ★公司對外正式發(fā)文或與有關(guān)單位來往的文件，包括請示、報告、總結(jié)、計劃、公函等； ★公司的各種行政文件，包括決議、總結(jié)、計劃、請示、工作協(xié)調(diào)單、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等； ★公司其他文件，包括合同、協(xié)議書、干部任免、職工獎懲、勞動、工資、福利等。 ★其它，行政檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、工作標準、管理標準。 注：本類文件正式發(fā)出蓋章時要留一份存檔，各職能部門及內(nèi)部形成的文件每月25日至月末搜集整理完畢，一式兩份交辦公室歸檔。 B、人事檔案包括： ★員工合同書、入職登記表、應(yīng)聘書、員工試用期考評表； ★員工求職自薦（推薦）材料、簡歷，學歷證明、各類資格證明的復印件等； ★員工績效考核材料，歷次所寫的小結(jié)材料、個人述職材料等； ★任免、調(diào)動、獎勵、懲處登記表、離職通知書； ★公司員工花名冊及其它有保存價值的文件資料等。 注：本類檔案要設(shè)專人進行管理，登記員工入職、調(diào)動時間和有關(guān)材料。 C、 技術(shù)檔案包括： ★各類施工、規(guī)劃資料； ★各類生產(chǎn)、科研、設(shè)計等資料。 注：各類技術(shù)文檔收到和形成當日要在本部門的“檔案登記簿”上登記，以備查閱，使用完畢后由本部門歸檔保存；有副本或備份必須交辦公室檔案管理人員保存。 D、 會計檔案 ★會計憑證，如原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、工資單等； ★會計賬簿，如日記賬、明細賬和輔助賬薄、銀行對賬單等； ★會計報表，如主要財務(wù)指標及文字分析、月/季度會計報表及文字分析、年度會計報表/決算及方案分析、不定期的、重要的一次性報表及文字分析； ★其它，如會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、業(yè)務(wù)制度、規(guī)定辦法、工作標準和管理標準、有保存價值的文件材料等。 注：會計檔案由財務(wù)部派專人搜集整理歸檔。 （2）文書檔案的歸檔、立卷管理 （a）檔案分類，依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別； （b）歸檔前將資料按類分組放置在待辦卷宗內(nèi)； （c）檔案的立卷按永久、長期、短期分別組卷；卷內(nèi)應(yīng)把文件正文、底稿，附件請示和批復按一定順序放在一起； （d）每個檔案案卷要及時整理，使之厚度適宜，一般應(yīng)控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加稱邊，材料過寬應(yīng)折疊整齊，字跡難以辨認的，應(yīng)附抄件，并為每一案卷書寫端正的標題； （e）對所有公司檔案應(yīng)按一定次序排列和存放，并確定保管期限。 （f）應(yīng)編制檔案目錄（卡片），并在每年年底對檔案進行一次檢查，清理不必要保存的檔案。 （g）文書檔案的工作環(huán)境要求：工作環(huán)境干凈、整潔、無污染。 2、聲像檔案管理 （1）聲像檔案：反映公司主要活動和其他單位形成的與本公司有關(guān)的錄音、錄像、照片。 （2）收集、整理和歸檔 （a）各部門形成和收到的聲像資料應(yīng)及時交行政事務(wù)部存檔。辦公室應(yīng)對聲像檔案進行整理，其工作內(nèi)容包括分類、組合、排列和編目。 （b）聲像檔案的分類、編號 照片檔案按年代、事件分類，同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號，底片在卷宗內(nèi)編流水號，格式為：卷宗號—流水號；錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代分類，按內(nèi)容編號，同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一宗卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。 （c）聲像檔案應(yīng)編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號，其格式為：（檔案形態(tài)）檔號/（檔案形態(tài)）檔號。 （3）聲像檔案的保管期限應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。 （4）聲像檔案的文字說明 （a）文字說明的基本內(nèi)容可包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等。 （b）文字說明的要求 ★準確揭示檔案的內(nèi)容，概括其全部信息，標注項目正確齊全； ★照片的自然張（內(nèi)容相似的亦可以若干張）編寫文字說明； ★錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明；一組聲像資料聯(lián)系密切的也應(yīng)加文字說明。該文字應(yīng)簡潔，通順，時間用阿拉伯數(shù)字表示。 （5）聲像檔案編制格式 （a）照片編制按橫寫格式編制，其格式為：照片/底片—文字說明—參見號—攝制時間—攝制者；照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄。 （b）錄像帶、錄音帶、攝像帶的格式編制參照5.5.1的要求逐項填寫；錄像帶、錄音帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。 （6）聲像檔案的保管 （a）聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術(shù)處理。 （b）底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放。 （c）存放磁帶最好不用鐵皮柜，對庫存的照片檔案，要一年檢查一次。 （d）對有共同主題的若干聲像資料組成案卷，集中編放。 （e）案卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理和變動情況。 （7）建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等各項統(tǒng)計工作。 3、檔案的借閱、使用 檔案的借閱應(yīng)經(jīng)部門負責人批準，任何人不得私自借閱檔案資料，如需借出閱覽，必須同檔案管理人員簽署檔案借閱單，并在規(guī)定時限內(nèi)歸還檔案，如無法按時歸還，需續(xù)簽借閱單。 4、文書與聲像檔案的保管 （1）、應(yīng)防止檔案的損壞，確保檔案的壽命，維護檔案的安全。 （2）、公司應(yīng)設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募煲员４鏅n案。 （3）、做好檔案室的防盜、防潮、防塵、防高溫、防水、防火、防鼠、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。 5、文書與聲像檔案的鑒定 （1）、應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。 （2）、確定各類檔案的管理期限，檔案保存分永久、長期、短期三種，介于兩種保管期限的，保管期限從長,具體執(zhí)行《記錄控制程序》的有關(guān)規(guī)定。 6、文書與聲像檔案的銷毀 對已失效的檔案，要經(jīng)過認真鑒定，方?jīng)Q定是否銷毀，同時編制“檔案銷毀清單”，并永久保存；辦理銷毀手續(xù)征得歸檔單位和各公司總裁/總經(jīng)理批準后方能銷毀；銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在“檔案銷毀清單”上簽字。 （四）辦公用品管理規(guī)定 為加強辦公用品的管理，控制費用開支，確保辦公用品滿足使用要求，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于建設(shè)集團辦公用品管理。 公司所有辦公用品的購置統(tǒng)一由辦公室計劃、報經(jīng)領(lǐng)導批準后方可購置。 所有用品必須統(tǒng)一由辦公室專人管理并經(jīng)常檢查核對。各部門領(lǐng)用時須辦理登記領(lǐng)用手續(xù)。個人領(lǐng)用的辦公用品要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作調(diào)動時，必須辦理移交手續(xù)，如有遺失，照價賠償。具體管理辦法如下： 1、核定辦公用品發(fā)放定額 （1）、各部門負責人要依據(jù)上年度辦公用品的使用情況以及工作量，制定崗位辦公用品消耗定額。制定定額時應(yīng)做到科學適用，滿足各級人員辦公使用要求。 （2）、辦公室要根據(jù)各部門上報的定額及各崗位的職責和工作量，制定統(tǒng)一的“辦公用品發(fā)放定額表”。 （3）、如有臨時追加業(yè)務(wù)時，另行提出專項費用申請，經(jīng)分管副總批準后執(zhí)行，不列入“辦公用品發(fā)放定額表”。 2、提出辦公用品需求申請 （1）、各部門要根據(jù)在職人員的數(shù)量及批準的核定定額提出需求申請并通過辦公用品核庫盤點結(jié)果進行綜合平衡，制定出“辦公用品需求申請單”。 （2）、各部門如有專項的業(yè)務(wù)需配備辦公用品時，必須另行提出需求計劃，當需求量不多時，可以在“辦公用品需求申請單”備注欄說明。 （3）、各部門“辦公用品需求申請單”每月月底前上報辦公室。 3、制訂購買計劃 （1）、辦公用品購買實行集團集中采購制。辦公室根據(jù)各部門上報的需求申請進行匯總審批后由統(tǒng)一報集團公司采購。 （2）、辦公室在編制“物品請購單”時，要按滿足最高需求量和最低安全量的原則編制，要做到既滿足使用，又不占有資金。并逐步杜絕臨時采購和緊急采購的現(xiàn)象。 4、入庫 （1）、采購物品后，保管人員要根據(jù)采購清單對辦公用品進行驗收。 （2）、保管人員在入庫驗收時，應(yīng)嚴格按采購清單上所列的品名、規(guī)格或型號、合格證或說明書、數(shù)量、價款等進行驗收，一旦不符合采購要求的，應(yīng)予以標注退回。 5、辦公用品的領(lǐng)用 （1）、辦公用品原則上每月領(lǐng)用一次，各部門負責人按上報辦公用品需求計劃于每月到辦公室統(tǒng)一領(lǐng)用。 （2）、辦公用品保管人員要對領(lǐng)用物品進行編號登記。 （3）、要合理使用辦公用品，盡量減少損耗，嚴守物品領(lǐng)用制度，提倡以舊換新，否則不予領(lǐng)用。對不能滿足正常使用的辦公用品經(jīng)當場檢驗確認后，可在下次領(lǐng)用時進行更換。 （4）、物品報廢時應(yīng)由使用部門填寫情況說明，交辦公室審核注銷；職工調(diào)離時，須持“移交清單”對領(lǐng)取或正使用的物品交回原物或按單交接。 6、賬簿登記、核對、物品盤點 （1）、物品保管人員根據(jù)留存的單據(jù)隨時進行賬簿登記。 （2）、辦公室應(yīng)掌握每月物品采購、庫存、發(fā)放、使用情況。在保證滿足辦公效率情況下，使庫存資金最小化，壓縮行政費用。 7、辦公用品使用原則 （1）、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。 （2）、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。 （五）、辦公用車管理規(guī)定 為加強公司車輛管理，使之充分有效合理利用，節(jié)省開支，特制定本規(guī)定。本規(guī)定所指車輛包括公司配給高層職員的公務(wù)車及其他公務(wù)車。 1、車輛使用規(guī)定 （1）辦公室統(tǒng)一調(diào)度公司所有車輛，各部門要以公司利益為上，無條件服從，不得推脫； （2）、需要辦公室派車的部門，應(yīng)提前一天將用車計劃通知辦公室，以便辦公室合理安排。用車部門填寫<<用車申請單>>，該單注明用車時間、部門、人員、事由、途徑等，辦公室收到此申請單后方可派車。 2、 配給車輛的管理 （1）、享受公司配給車輛（未配司機）的高級職員，只能由該職員專屬使用，不得借與他人使用，否則造成的一切后果由其本人承擔。 （2）、行駛途中，應(yīng)當遵守交通法規(guī)，若有違規(guī)處罰自行承擔。 （3）、工作需要辦公室有權(quán)征用配給車輛，各級人員都應(yīng)以公司利益為上無條件服從，不得推脫；因公征用的車輛，在駕駛過程中出現(xiàn)的一切問題由公司負責。 （4）、（未配司機）的高級職員節(jié)假日或工余時間需用車出駐地地區(qū)，事前向建設(shè)集團總經(jīng)理報批，方可使用，所產(chǎn)生費用由個人承擔。 （5）、維修保養(yǎng)由本人向車隊提出申請，說明故障，由車隊指定司機處理。 3、 司機管理規(guī)定 （1）、必須遵守《中華人民共和國道路交通法》及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則，安全駕車，應(yīng)遵守公司其他相關(guān)的規(guī)章制度。 （2）、司機應(yīng)愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車輛的主要機件。每月至少用半天時間對自己所開車輛進行檢修，確保車輛正常行駛。 （3）、司機應(yīng)保持車輛的清潔（包括車內(nèi)、車外和引擎的清潔）。辦公室每周檢查一次，發(fā)現(xiàn)一次不合格考核扣減一分; （4）、出車前，要例行檢查車輛的水、電、機油及其他機件性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正常時，要立即加補或調(diào)整。出車回來，要檢查存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足一格時，應(yīng)立即加油，不得出車時才臨時去加油。 （5）、車輛發(fā)生故障時，駕駛員要及時告知辦公室，由辦公室做出停止使用或及時維修的處理意見并報總公司車隊隊長填寫申請維修單到指定地點進行維修。未經(jīng)批準，不得擅自修理。 （6）、公司員工乘車時在車內(nèi)不準吸煙。 （7）、司機出車執(zhí)行任務(wù)，遇特殊情況不能按時返回的，應(yīng)及時通知辦公室，并說明原因。 （8）、所有因公費用（過路橋費、加油費、停車費等）必須以正式有效憑證為報銷依據(jù)，先由車隊長審核簽字，再交由相關(guān)領(lǐng)導簽字，方可報銷。 （9）、司機未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得將自己保管的車輛隨便交給他人駕駛或練習駕駛；任何人不得利用公司車輛學開車。 （10）、出車在外停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，不能在不準停車路段或危險地段停車。車輛外出任務(wù)結(jié)束后和節(jié)假日應(yīng)停放在公司指定場所。司機離開車輛時，要將車門鎖好，防止車輛被盜。 4、 油耗規(guī)定 每月28日前上報各部門出車里程統(tǒng)計報表，依此核實下月油耗標準，辦公室負責向總公司上報充卡數(shù)。超出以上油耗標準，由使用者共同承擔。 部門出車里程登記表（范本） 序號 出車時間 出車地點 起始里程數(shù) 返回里程數(shù) 使用人簽字 5、車輛停放規(guī)定 下班及節(jié)假日期間，車輛應(yīng)停放在公司指定地點（總公司停車點、為虎山分公司設(shè)置的虎山村委停車點、為文登分公司設(shè)置的香和苑停車點）。節(jié)假日或非工作日時間車輛的使用，必須上報辦公室，由辦公室核準后方可調(diào)派。駕駛?cè)藛T不服從安排，私自出車、開車回家的，初次罰款200元，第二次加倍處罰，出現(xiàn)的一切事故由個人承擔。 6、違章管理規(guī)定 部門駕駛員在出車時要攜帶好車輛的有關(guān)證件。車輛行車途中駕駛?cè)藛T要安全駕駛并嚴格遵守交通規(guī)則。若發(fā)生交通事故，根據(jù)交警部門的責任認定，除按國家規(guī)定處罰外，還需接受公司的處罰。 （1）發(fā)生輕微事故，負全責者對駕駛員罰款200元；負主責者罰款150元；負同責者罰款100