第一章 總則 第一條 為加強公司會計檔案管理工作，提升會計檔案管理水平，更好地服務于企業(yè)發(fā)展，根據(jù)《中國“公司名稱”股份有限公司會計檔案管理辦法》和檔案相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際，制定本辦法。 第二條 會計檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保公司檔案的完整與安全。 第三條 本辦法所稱會計檔案是指企業(yè)在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機的電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。 第四條 建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。 第五條 本辦法適用于公司及所屬全資子公司、控股公司的會計檔案管理工作。 第二章 會計檔案的收集、整理 第六條 會計檔案工作應納入財務部門職責及財務人員崗位責任制，明確會計檔案的收集、整理、移交歸檔等責任，并建立相應的考核措施，確保會計檔案齊全、完整和安全。 第七條 財務部門應當按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。 第八條 歸檔范圍 會計資料的歸檔范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他會計核算資料等四個部分。（具體詳見附件1會計檔案歸檔內(nèi)容及保管期限表） （一）會計憑證 包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記帳憑證、銀行存款（借款）對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。 （二）會計賬簿 包括按科目設置的總分類帳、各類明細分類帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳以及輔助簿等。 （三）會計報表 包括有主要財務指標快報，月、季度會計報表、年度會計報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務情況說明書等 （四）其他會計核算資料 包括經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀冊等。 第九條 裝訂要求 （一）會計憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔； （二）會計帳簿的裝訂。各種會計帳簿年度結(jié)帳后，應按時整理立卷； （三）會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失； （四）會計資料裝訂前，應當剔除易生銹、易氧化的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針等），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；要求整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱，裝訂尺寸為A4（210x297）。 （五）裝訂前要檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因并在“卷內(nèi)備考表”（附件6）中注明。 （六）會計資料用“三針引線法”裝訂，裝訂資料應使用棉線，結(jié)扣應是活的，并放在憑證封皮里面，裝訂時盡可能縮小所占位置，使記賬憑證及附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱； （七）憑證外要加封面，封面要用上好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證； （八）裝訂憑證厚度一般1.5厘米為宜，最多不超過5厘米。 第十條 整理歸檔 （一）歸檔前，財務部門應檢查附件是否漏缺，是否賬物相符；憑證后所附單據(jù)要標注頁碼，便于核對；記賬憑證上有關(guān)人員（如財務主管、復核、記賬、制單等）的印章是否齊全； （二）歸檔單位須在帳簿使用日期欄填寫移交日期； （三）會計資料歸檔單位應填寫“會計檔案保管清冊”（附件2、附件3）、“會計資料移交清冊”（附件4、附件5），一式兩份，交接人員雙方按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。歸檔同時應發(fā)送一份電子保管清冊和移交清冊給檔案管理人員； （四）會計資料封面、檔案盒、目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、會計檔案移交清單的項目設置、規(guī)格、質(zhì)量及填寫應當符合要求。見DA/T39-2008《會計檔案案卷格式》。 第十一條 歸檔時間 （一） 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由財務部門臨時保管一年，再向檔案館移交。因工作需要確需推遲移交的，應當經(jīng)檔案館同意。 （二） 財務部門臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。 第十二條 財務部門向檔案館移交會計檔案時，其案卷質(zhì)量、手續(xù)必須符合要求，如達不到要求，財務部門應在檔案管理人員指導下重新整理，合格后再向檔案館移交。 第十三條 會計資料封面、卷內(nèi)備考表、會計檔案保管目錄及會計檔案移交清冊等項目的填寫應符合要求。 第十四條 歸檔手續(xù) （一） 財務部門應編制會計檔案移交清冊，一式兩份，列明應當移交的會計檔案內(nèi)容、會計處理號、卷號、保管期限、冊數(shù)等內(nèi)容。 （二）交接雙方按會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，進行清點，核對無誤后簽字蓋章，辦理移交手續(xù)。交接雙方各留一份保存。 （三）移交歸檔時，會計檔案保管清冊應一并交接。 第十五條 檔案館在接收會計檔案歸檔時，應按規(guī)定檢查案卷質(zhì)量，對不符合歸檔要求的會計檔案。有權(quán)拒絕接收。 第十六條 檔案管理人員接收會計檔案歸檔后，進行系統(tǒng)、分類整理，按照憑證、賬簿、會計報表等分類、排列、編號。 第十七條 會計檔案整理完畢后，檔案管理人員填寫備考表，完成檔案管理填寫部分，并在檔案盒脊背上蓋章做出標識，便于會計檔案的利用。 第三章 會計檔案的保管和利用 第十八條 對保管的會計檔案進行科學管理，做到妥善保管，排列系統(tǒng)，存放有序，查找方便。 第十九條 會計檔案庫房應做好防火、防盜、防光、防潮濕、防有害生物、防高溫、防蟲鼠等安全防護工作。 第二十條 建立健全會計檔案查、借閱登記制度。 第二十一條 會計檔案除本單位財務會計部門有權(quán)查閱外，其它部門或外單位查閱要填寫“檔案查借閱申請表”，并經(jīng)財務部門負責人或主管領(lǐng)導批準后，辦理登記手續(xù)方可查閱。 第二十二條 會計檔案原則上不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)主管領(lǐng)導批準方可借出，并限期歸還。 第二十三條 會計檔案利用后，利用者應填寫“檔案利用價值（效益）信息反饋單”，并由單位負責人簽字。 第四章 會計檔案的鑒定與銷毀 第二十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限為30年、10年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 第二十五條 應組成鑒定小組（或鑒定委員會），對期滿的會計檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案館牽頭，組織會計、審計、紀檢監(jiān)察等部門共同進行，并形成會計檔案鑒定意見書，報公司主管領(lǐng)導審批。 第二十六條 經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿但無保存價值的會計檔案，由檔案館與財務部門共同組織銷毀。 （一）企業(yè)主管領(lǐng)導，檔案負責人、經(jīng)辦人，會計部門負責人、經(jīng)辦人，須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 （二）檔案館與會計部門共同派員監(jiān)銷。銷毀前，監(jiān)銷人員應按照會計檔案銷毀目錄所列內(nèi)容進行清點核對；銷毀后，監(jiān)銷人員應在會計檔案銷毀清冊上簽名，并將監(jiān)銷情況書面報告本部門領(lǐng)導。 （三）保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。 單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。