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1、 撰寫人：___________日 期：___________ 行政管理制度 目錄 第一章 總則 1.1目的 1.2組織機(jī)構(gòu) 1.3管理職責(zé) 第二章 工作規(guī)范 2.1儀容儀表 2.2禮儀規(guī)范 2.3辦公室行為規(guī)范 2.4清潔規(guī)范 第三章 公文處理 3.1辦公室職責(zé) 3.2公文種類 3.3公文格式 3.4行文規(guī)則 3.5公文擬制 3.6公文管理 第四章 會務(wù)管理 4.1會議主旨 4.2會議類型與組織 4.3總經(jīng)理議事會議制度 4.4專題會議制度 4.5參會人員確定 4.6會議管理 第五章 檔案與證照印章管理

2、5.1檔案歸檔管理 5.2 檔案管理范圍 5.3檔案借閱管理 5.4電子文件管理 5.5證照管理 5.6印章管理 第六章 車輛管理制度 6.1管理要點 6.2車輛使用調(diào)度 6.3車輛使用監(jiān)督 6.4燃油管理 6.5車輛維修保養(yǎng)管理 6.6車輛安全管理 6.7駕駛員管理 6.8新車購置和車輛報廢處理 第七章 資產(chǎn)管理 7.1 資產(chǎn)分類 7.2 資產(chǎn)申領(lǐng)、申購 7.3 資產(chǎn)出入庫管理 7.4 資產(chǎn)盤點管理 7.5資產(chǎn)臺賬管理 7.6資產(chǎn)規(guī)范管理 第八章 事務(wù)管理 8.1出差管理 8.2 公務(wù)接待 8.3通

3、訊管理 8.4 文化宣傳 第九章 獎罰管理 9.1獎罰概述 9.2獎罰流程 9.3獎勵實施細(xì)則 9.4處罰實施細(xì)則 第十章 管理人員守則 11.1管理率人員廉政守則 11.2中高層管理人員公約 第十一章 公司突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案 第十二章 附則 第一章 總則 1.1 目的 為進(jìn)一步提供工作效能和服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮辦公會服務(wù)、參謀、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、管理、監(jiān)督和保障等職能，同時為加強(qiáng)管理，完善各項工作制度，促進(jìn)公司發(fā)發(fā)展壯大，提高經(jīng)濟(jì)效益，為使公司辦公工作實現(xiàn)規(guī)范化、程序化、制度化，進(jìn)一步完善和協(xié)調(diào)，明確辦公程序

4、，提高辦公效率，保障和促進(jìn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和各項業(yè)務(wù)的發(fā)展，特制定本制度。 1.2 組織機(jī)構(gòu) 1.2.1 集團(tuán)公司層級 （1）集團(tuán)公司辦公室為總經(jīng)理辦公室、行政板塊辦公室等業(yè)務(wù)主管部門。 1.3 管理職責(zé) 1.3.1集團(tuán)公司辦公室職責(zé) （1）辦公室管理人員直接受行政副總領(lǐng)導(dǎo)，在直屬領(lǐng)導(dǎo)管理下主持開展辦公室的各項工作。 （2）負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。 （3）負(fù)責(zé)集團(tuán)公司文書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務(wù)有序開展。 （4）協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)

5、的服務(wù)。 （5）負(fù)責(zé)集團(tuán)公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。 （6）收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。 （7）負(fù)責(zé)制定、監(jiān)督、落實公司各項規(guī)章制度，加強(qiáng)規(guī)范公司內(nèi)部管理，執(zhí)行獎懲條例。 （8） 協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作。 第二章 工作規(guī)范 2.1 儀容儀表 2.1.1在工作時間穿著與自己職業(yè)相稱的服裝，保持服裝整齊干凈、搭配得體。男士不得著短褲，穿著襯衫以單色、淺色為主，正式場合以白襯衫為主。女士衣著顏色搭配適當(dāng)，淡雅協(xié)調(diào)，不得著超短裙、低胸、露背（肩）等服裝。 2.1.2男

6、士不得留長發(fā)，定期修剪，保持清潔，梳理整齊；不留胡須，保持面部清潔； 2.1.3女士保持頭發(fā)整齊，不得將頭發(fā)燙染夸張造型和顏色；保持面部清潔，著淡妝，忌濃妝；不可佩戴夸張配飾。 2.1.4周五工作時間及加班可著商務(wù)休閑裝上班，但正式會議、會見客戶及一切需要展示公司形象的正式場合，要求相同與2.1.1條。 2.1.5工地現(xiàn)場可根據(jù)現(xiàn)場實際情況著裝。 2.2禮儀規(guī)范 2.2.1遇見同事，面帶微笑，問候“您好！” 2.2.2下級見上級領(lǐng)導(dǎo)，微笑，問候“您好！”，行點頭禮。 2.2.3在公司遇見陌生人，微笑，使用“您好！請問找哪位？請問有什么可以幫您嗎？”等禮貌語句，如若是客戶或是合作

7、單位人員應(yīng)主動幫助并給予正確指引。 2.2.4工作期間，行走時抬頭挺胸，坐姿端正；接遞客戶、同事資料要用雙手。 2.2.5 到領(lǐng)導(dǎo)辦公室請示、匯報工作，先敲門，進(jìn)門要說“您好，打擾您！”，離開時輕輕關(guān)上門。 2.2.6接聽電話時，保持音量適中，工作交流完畢后，應(yīng)輕輕掛斷電話，如遇非本部門電話，要及時進(jìn)行轉(zhuǎn)告。 2.2.7乘車時，職位低者禮讓職位高者先行上車；下車時，職位低者先下車，開車門，職位高者后下車；安排座位以右為尊，小轎車后排座位靠右邊位置為尊，左邊位置其次，中間位置為最?。磺芭潘緳C(jī)旁邊位置為經(jīng)辦人位置。面包車，司機(jī)后面一排的座位為尊，職位低者應(yīng)依次自前往后坐，司機(jī)同排右邊座位為

8、經(jīng)辦人員座位。 2.2.8接待基本禮儀規(guī)范： （1） 儀表：面容清潔，衣著得體。 （2）舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方 （3）言語：語氣溫和、禮貌文雅。 （4）態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。 （5）迎接重要來賓：要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機(jī)場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序，先領(lǐng)導(dǎo)，后隨從。 （6）接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。 （7）過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。 （8）進(jìn)電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。 （9）座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人

9、，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。 （10）送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。 2.3辦公室行為規(guī)范 2.3.1常用的規(guī)范語言如“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“再見”、“沒關(guān)系”、“不要緊”、“別客氣”、“請稍等”等。 2.3.2辦公人員要求行為得體、用語文明，不得在辦公區(qū)域大聲喧嘩、扎堆聊天。 2.3.3工作中出現(xiàn)分歧，不得進(jìn)行爭吵，使用不文明語言。 2.3.4不得私下議論領(lǐng)導(dǎo)、同事，惡意污蔑，造謠生事。 2.3.5工作時間內(nèi)，不得做與工作無關(guān)的事（例如玩電腦游戲、聽音樂、看與工作無關(guān)視頻等），嚴(yán)禁擅離職守。 2.3.6不得超出工作

10、職責(zé)范圍泄露或打聽保密信息，包括薪酬信息等。 2.3.8外出時無論時間長短應(yīng)將自己的物品作簡單收理，對可能造成泄密的資料、現(xiàn)金、印章、支票等，加鎖存放； 2.3.9未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的電腦、文件、資料等。 2.3.10節(jié)約辦公資源和能源，愛惜辦公用品和辦公設(shè)施，隨時檢查辦公用品的安全性。嚴(yán)禁故意損壞公司物品或故意破壞清潔，違者予以通報批評，并賠償所損壞的物品，通過審核后人力直接從工資扣除。 2.3.11發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備(包括通訊、照明、電腦等)損壞或發(fā)生故障時，應(yīng)立即向行政部報修，以便及時解決問題。 2.3.12最后離開辦公室的人員應(yīng)鎖好門窗，做到人走關(guān)燈、關(guān)閉電源、電器等。

11、2.3.13節(jié)假日辦公室統(tǒng)一封門。 2.4 清潔規(guī)范 2.4.1部門領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，監(jiān)督管理所有清潔項目。 2.4.2清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、會議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。 2.4.3清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責(zé)任制，按照排班安排，輪流打掃清潔，值日生按時做好辦公室公共區(qū)域所有清潔，并不定時對衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)，行政部人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查工作。 2.4.4辦公室內(nèi)嚴(yán)禁隨意堆放物品，辦公桌面應(yīng)保持整潔，干凈。物品使用完畢后及時放回原處。 2.4.5未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。 第三章 公文處理 3.1辦公室職責(zé) 3.1.1集團(tuán)公司辦公室是公文處理的牽頭部門。 3.2公文總類

12、3.2.1 決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。 3.2.2 決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。 3.2.3 命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。 3.2.4 公報。適用于公布重要決定或者重大事項。 3.2.5 公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。 3.2.6 通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。 3.2.7 意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 3.2.8 通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級部門執(zhí)行和有

13、關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。 3.2.9 通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。 3.2.10 報告。適用于向上級部門匯報工作、反映情況，回復(fù)上級部門的詢問。 3.2.11 請示。適用于向上級部門請求指示、批準(zhǔn)。 3.2.12 批復(fù)。適用于答復(fù)下級部門請示事項。 3.2.13 議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。 3.2.14 函。適用于不相隸屬部門之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。 3.2.15 紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。 3.2

14、.16 其它。行政部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報）、上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。 3.3公文格式 3.3.1公文按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；根據(jù)公文屬性、類別，對所有公文進(jìn)行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、附件說明、發(fā)文部門署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部門、印發(fā)部分和印發(fā)日期、頁碼等組成。 （1） 份號。公文印制份數(shù)的順序號。

15、涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。 （2） 密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。 （3） 緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。 （4） 發(fā)文部門標(biāo)志。由發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文部門標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文部門名稱，也可以單獨用主辦部門名稱。 （5） 發(fā)文字號。由發(fā)文部門代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦部門的發(fā)文字號。 （6） 簽發(fā)

16、人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。 （7） 標(biāo)題。由發(fā)文部門名稱、事由和文種組成。 （8） 主送部門。公文的主要受理部門，應(yīng)當(dāng)使用部門全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型部門統(tǒng)稱。 （9） 正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。 （10） 附件說明。公文附件的順序號和名稱。 （11） 發(fā)文部門署名。署發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱。 （12） 成文日期。署會議通過或者發(fā)文部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。 （13） 印章。公文中有發(fā)文部門署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文部門印章，并與署名部門相符。 （14） 附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項。 （15） 附件。公文

17、正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。 （16） 抄送部門。除主送部門外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他部門，應(yīng)當(dāng)使用部門全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型部門統(tǒng)稱。 （17） 印發(fā)部門和印發(fā)日期。公文的送印部門和送印日期。 （18） 頁碼。公文頁數(shù)順序號。 3.4行文規(guī)則 3.4.1 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。 3.4.2 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的部門。 3.5公文擬制 3.5.1 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)、存檔等程序。見流程設(shè)計。 流程設(shè)計 起草文書→填寫《發(fā)文稿箋》(需要時

18、)→下發(fā)→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀 3.5.2公文起草應(yīng)當(dāng)做到： （1）符合國家法律法規(guī)和公司的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文部門意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。 （2）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。 （3）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。 （4）文種正確，格式規(guī)范。 （5）公文涉及其他公司或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草部門必須征求相關(guān)公司或者部門意見，力求達(dá)成一致。 3.5.3 公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文辦公室進(jìn)行審核。 3.6 公文管理 3.6.1文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔

19、整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。 3.6.2公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。 3.6.3公司對內(nèi)公開文件由行政部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理簽發(fā)。 3.6.4凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。 3.6.5機(jī)密文件由行政部專人保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給專人管理。 3.6.6各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手

20、續(xù)，對有密級程度的文件，需行政經(jīng)理、行政副總審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。 3.6.7辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。 3.6.8按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。 3.6.9根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀，需上報行政經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。 3.6.10根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。 3.6.11按照文書管理范圍，行政部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文稿箋》，所有文書原稿均由行政部分類存檔備查。 3.6.12行政部發(fā)出的學(xué)

21、習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。 3.6.13按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。 3.6.14根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進(jìn)行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。 3.6.15行政部負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由行政部負(fù)責(zé)承擔(dān)。 3.6.16違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。 3.6.17文件管理流程設(shè)計 （1） 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔 （2） 外部文件管理流程：外部收文→

22、文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀 （3） 借閱流程：提出申請→辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀 第四章 會務(wù)管理 4.1會議主旨 4.1.1會議是企業(yè)處理重要事務(wù)、實現(xiàn)科學(xué)決策的重要途徑，也是信息溝通、協(xié)調(diào)關(guān)系的重要手段。必須對會前、會中、會后的全過程進(jìn)行科學(xué)的管理。 4.2會議類型 4.2.1公司會議類型包括：公司年會、月度總結(jié)會、周例會、工作協(xié)調(diào)會、工作專題會等。 4.2.2會議的組織。公司年會、月度總結(jié)會、周例會由公司行政部或人力資源部籌備召開；工作協(xié)調(diào)會、工作專題會分別由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人籌備召開。 4.3會議管理 4.3.1會議必要性的

23、審核 （1）會議召開前應(yīng)先就需解決的問題進(jìn)行分析考慮，如果不用通過開會的方式也能解決的，則不輕易開會。 （2）如需要通過開會方式才能解決問題的，應(yīng)從會議的時機(jī)是否成熟、內(nèi)容是否重復(fù)脫節(jié)、費用開支是否合理等方面多加考慮再作決定。 （3）可利用傳閱文件的方式或通過現(xiàn)代通訊手段來替代傳統(tǒng)的會議，從而減輕面對面的會議負(fù)擔(dān)。 4.3.2會議人員 （1）總的原則是與會無關(guān)者不參加，控制會議人數(shù)能更好地保障會議質(zhì)量。不是按“資格”確定出席會議人員，而是按解決問題的需要來確定參會者。 （2）凡對會議要實現(xiàn)的目標(biāo)負(fù)有主要責(zé)任或與會議行動直接相關(guān)者，具備專門知識經(jīng)驗有助于議題深化者，對討論的問題有決策

24、能力者，應(yīng)考慮確定為參會人員。 （3）經(jīng)常性的會議時間要固定，以方便參會人員預(yù)先合理安排時間，避免因出席會議而影響重要工作 4.3.3會議簽到 （1）參會者要養(yǎng)成按時到會的習(xí)慣，不得遲到，會議提前5分鐘到達(dá)，簽到，參會者因故不能到會應(yīng)事先請假。不得無故缺席。關(guān)閉手機(jī)；會議中坐姿端正，認(rèn)真聽會、記錄，積極討論。 4.3.4會議時間 （1）時機(jī)成熟的會議應(yīng)抓緊召開以不失時效，時機(jī)未到尚需醞釀的會議可延后召開。 （2）考慮與會者中關(guān)鍵人物的最佳時間并結(jié)合大多數(shù)參會者的方便時間段，避免會議打亂公司工作的正常運行秩序。 （3）會議本身的時間最好控制在1小時之內(nèi)，開短會能集中精力達(dá)到更好效率

25、。 4.3.4會議服務(wù) （1）公司年會、月度總結(jié)會、周例會由公司行政部安排并做好相關(guān)會議服務(wù)（座位引導(dǎo)、材料分發(fā)、會場內(nèi)外聯(lián)系、會議總務(wù)等具體工作）。 (2) 工作協(xié)調(diào)會、工作專題會分別由該部門會議負(fù)責(zé)人安排、部署做好會議相關(guān)服務(wù)工作。 4.3.5會議議程 （1）一般由會議召開部門擬訂。應(yīng)讓參會者知悉各項議題的討論順序和時間分配。每次會議議題數(shù)量不宜太多，如內(nèi)容太多可考慮另擇時間再議。 4.3.6會議通知 （1）根據(jù)會前準(zhǔn)備擬定會議通知，內(nèi)容包括會議的名稱、時間、地點、參加人、議題等，并附上回執(zhí)讓被通知人確定能否準(zhǔn)時出席。會議通知應(yīng)盡早發(fā)給參會者以方便安排時間。會議如有書面議程，

26、應(yīng)隨會議通知一并發(fā)給參會者（也可將會議通知與議程合并在一起印發(fā)）。 4.3.7會議記錄 （1）會議記錄應(yīng)從會議組織（名稱、時間、地點、主持人等）和會議內(nèi)容（議題、發(fā)言、決議等）兩方面真實、準(zhǔn)確、完整地記載。一般日常性工作會議采用摘要記錄方式，要求抓住重點，摘錄要義，取舍得當(dāng)。特別重要的會議應(yīng)采用詳細(xì)記錄方式，要求有言必錄，可采用速記符號或借助錄音設(shè)備。會議記錄人員應(yīng)有一定的秘書工作知識和經(jīng)驗，熟悉會議情況，明確會議基本精神，并自始至終一直參加會議。 4.3.8會議紀(jì)要 （1）會議記錄人員整理會議記要。會議記要作為第一手材料，是會議內(nèi)容的客觀反映，會后應(yīng)及時整理原始記錄使之完善。記錄人在

27、會上沒弄明白或發(fā)言者表述不清楚的內(nèi)容，會后亦須及時同有關(guān)人員核對。 （2）撰寫會議紀(jì)要或簡報。根據(jù)會議的性質(zhì)內(nèi)容來決定是采用會議紀(jì)要的形式或會議簡報的形式。在整理會議記要的基礎(chǔ)上，再進(jìn)行分析、綜合、提煉，選擇能夠反映會議宗旨和精神的內(nèi)容撰寫會議紀(jì)要或簡報。會議成果凝聚在會議紀(jì)要的決議中。會議紀(jì)要的寫作要求“紀(jì)實”、“扼要”，除簡述會議的基本情況外，尚需闡述會議討論的問題、基本結(jié)論、會議所做出的正式?jīng)Q定（必須有執(zhí)行人和完成時間）。 （3）簽發(fā)會議紀(jì)要。會議紀(jì)要寫好后交會議主持人審核簽發(fā)。然后根據(jù)內(nèi)容的相關(guān)性和保密性等具體情況，再將會議紀(jì)要內(nèi)容以全文或摘錄方式印發(fā)給與會人員和有關(guān)部門。 （4

28、）會議內(nèi)容保密。與會者應(yīng)嚴(yán)格保守會議機(jī)密，對會議決定，在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露，更不準(zhǔn)把會上的不同意見向外傳播。對屬于保密性的文件資料應(yīng)妥善保管，防止散失和泄密。 （5）檢查催辦決議事項。會議是各抒己見的過程，允許持有不同觀點和保留意見，但會上一旦形成決議，無論個人同意與否，都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。要設(shè)專人負(fù)責(zé)催辦工作，健全登記制度，由催辦人員定期記載催辦事項的進(jìn)展情況。還要建立反映匯報制度，催辦人員可用多種方式定期或不定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報催辦事項的進(jìn)展情況，遇特殊情況應(yīng)立即反映聽取指示，不能耽誤。 第五章 檔案與證照印章管理 5.1檔案歸檔管理 5.1.1應(yīng)歸檔的文件、材料

29、由檔案室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。 5.1.2所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。 5.1.3堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。 5.1.4檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。 5.1.5檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。 5.2檔案管理范圍 公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息

30、資料。 5.3檔案借閱管理 5.3.1各部門需借閱相關(guān)檔案，須由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字（部門經(jīng)理、直管領(lǐng)導(dǎo)），審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。 5.3.2借閱檔案材料需進(jìn)行復(fù)印或掃描時，應(yīng)做好登記，填寫檔案材料借閱登記薄。 5.3.3借閱人歸還檔案材料時，需如實填寫檔案登記薄，記錄歸還日期，以便查閱。 5.3.4所有借出檔案須在指定時間內(nèi)歸還，不得橫向借閱。歸還時間以7天為期限（從借出之日算起）。若不按時歸還，且不說明原因，將報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，處以經(jīng)辦人員100—200元罰款。 5.3.5借閱檔案若出現(xiàn)損毀、丟失現(xiàn)象，將追究借閱人責(zé)任，視情節(jié)嚴(yán)重給予處罰，并追究相關(guān)人員責(zé)任。 5.3.

31、6檔案管理員要及時催收已經(jīng)到期的借閱檔案材料，提高檔案材料使用效率。 5.4電子文件管理 5.4.1統(tǒng)一管理。對電子文件實行統(tǒng)籌規(guī)劃，對具有保存價值的電子文件實行集中統(tǒng)一管理。 5.4.2 全稱管理。對電子文件行程、辦理、傳輸、歸檔等實行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。 5.4.3規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對電子文件實行標(biāo)準(zhǔn)化管理。 5.4.4便于利用。發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢，對有價值的電子文件提供分層次、分類別共享應(yīng)用。 5.4.5安全保密。采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子文件信息安全。 5.5證照管理 5.5.1證照新辦、變更、年審 （1）營業(yè)執(zhí)照

32、、經(jīng)營許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等證照由行政部負(fù)責(zé)辦理。 （2）稅務(wù)登記證由財務(wù)部負(fù)責(zé)辦理。 5.5.2所有證照辦理完畢，必須移交到人力資源部，由人力資源部負(fù)責(zé)人保管，并登記造冊，同時所有證照的原件借出、復(fù)印件申領(lǐng)、管理人員變更移交，均須登記備案。 5.5.3證照辦理移交時，以前的登記資料隨同完整移交。 5.5.4新設(shè)立公司確定經(jīng)營范圍或已注冊公司變更經(jīng)營范圍，應(yīng)由人力資源部協(xié)同部門負(fù)責(zé)人提出需求分析，報公司總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可辦理。 5.6印章管理 5.6.1本制度所稱印章主管部門是指行政部。 5.6.2印章的種類包括：法人公章（公司、部門）、財務(wù)專用章、合同專用章、法人代表及總經(jīng)理名

33、章、電子印章。 5.6.3印章主管部門代表公司對印章的刻制、領(lǐng)用、保管、使用、交接、回收、銷毀實行全面管理。 5.6.4印章的刻制實行審批。需要刻制印章，需由本部門提交書面申請，申請包括刻的用途、圖樣、管理人等，報印章主管部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可刻制。 5.6.5印章統(tǒng)一由公司印章主管部門委托具有印章刻制相關(guān)資質(zhì)的部門刻制，并按照有關(guān)規(guī)定對刻制好的印章辦理備案手續(xù)。 5.6.6刻制印章的內(nèi)容必須與《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》、《營業(yè)執(zhí)照》核準(zhǔn)登記的名稱完全一致，部門專用章要與公司內(nèi)部的規(guī)定名稱一致，規(guī)格和式樣要符合公司印章管理的規(guī)定。 5.6.7印章的保管 （1）原則上實行印章

34、保管和印章使用審批人分開。 （2）總經(jīng)理、行政部部負(fù)責(zé)人是用章審批人。 （3）以下人員為印章管理人： （3.1）公司公章的管理由公司行政部管理。 （3.2）財務(wù)專用章由財務(wù)部專人管理。 （4）下屬控股公司公章、合同專用章由控股公司負(fù)責(zé)人管理。 （5）集團(tuán)公司各管理中心印章由部門負(fù)責(zé)人管理。 （6）根據(jù)下列條件確定印章管理人員： （6.1）責(zé)任心強(qiáng)，為人正直，做事細(xì)心。 （6.2）對公司忠誠。 （6.3）非見習(xí)員工（在公司工作不少于六個月的）。 （7）印章管理人由公司部門負(fù)責(zé)人作為監(jiān)督保證人。 （8）印章管理人員名單必須報公司行政部，如有人員調(diào)動時，必須辦理交接手續(xù)，并把

35、新人員名單及交接手續(xù)傳真至公司人力資源部備案。 5.6.8公司公章的使用 （1）公司印章的使用必須由部門使用人負(fù)責(zé)人申請，報部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后方可使用。 （2）公章的使用必須登記。所有加蓋公司公章的文件、資料等必須設(shè)立分類檔案并做好登記。各印章使用部門必須建立印章使用登記薄，明確記載印章使用時間、事由和其它相關(guān)情況，并由使用人、使用部門負(fù)責(zé)人及部門上級領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。 （3）公司印章不得隨身攜帶外出，除非總經(jīng)理認(rèn)可，不得使用蓋有公章的空白介紹信、空白紙張、空白合同以及其他空白文本。如特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理認(rèn)可后方可使用并予以登記。事畢后，向印章管理人匯報使用情況，并將已使用過的空白介紹

36、信，空白紙張的復(fù)印件和未使用的一并交還印章管理人。印章管理人立即在未使用的蓋有公司印章的空白介紹信、空白紙張上注明“作廢”字樣，統(tǒng)一銷毀。 （4）各控股公司印章管理參照公司印章的管理辦法制定，并報公司備案。使用和登記要求同上述公司印章使用管理辦法相同。 （5）公司部門印章管理使用經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可使用。 （6）各公司部門印章決不能替代公司對外出具文件或簽約等。如對方有特殊要求須蓋部門印章的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可外發(fā)文件及信函。 （7）專用章包括財務(wù)方面專用章、納稅專用章、合同專用章等，其使用和管理同樣遵照公司印章管理規(guī)定執(zhí)行。 （8） 公司印章的使用范圍： （8.1）以公司

37、名義向下屬控股公司下發(fā)文件。 （8.2）在公司內(nèi)下發(fā)的只適用本公司的通知等。 （8.3）以公司名義對外發(fā)出函件等。 （8.4）以公司名義對外簽定合同。 （8.5）以本公司名義對公司及集團(tuán)公司各管理中心呈報的文件，或向公司下屬控股公司發(fā)出的文件、信函等。 （8.6）以公司名義進(jìn)行訴訟、仲裁、調(diào)解活動相關(guān)的文件。 （8.7）其他情況。 5.6.9印章的回收和銷毀 （1）印章丟失時，必須在24小時內(nèi)登報申明予以作廢。 （2）已撤銷的部門，其印章由印章主管部門統(tǒng)一回收并按印章銷毀程序進(jìn)行銷毀。 （3）公司任何部門不得私自保留已撤銷的部門印章。 （4）對外從事業(yè)務(wù)的印章報廢，必須在

38、省級以上的報刊進(jìn)行公告。印章銷毀須在部門負(fù)責(zé)人現(xiàn)場監(jiān)督下行政部部負(fù)責(zé)人和印章保管人具體實施。 （5）對銷毀的印章應(yīng)留存一份銷毀證明書存檔備查。證明書上應(yīng)留存待銷毀印章印模，并由部門負(fù)責(zé)人、行政部、印章保管人在證明書上簽字確認(rèn)。 5.6.9違反本規(guī)定應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任 （1）部門負(fù)責(zé)人、印章保管人、使用人有以下行為之一，按公司公司有關(guān)行政處罰措施進(jìn)行處罰，造成損失的追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任，構(gòu)成犯罪的移交司法部門追究其刑事責(zé)任。 （2）私刻印章； （3）未經(jīng)批準(zhǔn)私自使用印章或濫用印章； （4）私自保存應(yīng)回收、銷毀的印章； （5）因失職行為導(dǎo)致印章丟失、被盜、損毀； 第六章 車輛管理制度 6

39、.1管理要點 6.1.1為規(guī)范本公司車輛管理，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際，特制定本辦法。 6.1.2本辦法中所稱駕駛員是指受聘于公司的專職機(jī)動車駕駛員。 6.1.3實行用車登記制度，每次出車登記出車駕駛員、起止時間、地點、用途、起止里程等，以此作為檢查油耗和審核過路、橋、停車費的依據(jù)，控制費用。 6.1.4完善車輛檔案，嚴(yán)格車輛維修檢查，包括故障鑒定、維修歷史記錄查詢、維修價格詢證等。 6.1.5每月底統(tǒng)計車輛月度相關(guān)情況，包括維修保養(yǎng)費、審驗費、保險費、油費、行駛里程、過路過橋停車費等。年底匯總費用并進(jìn)行統(tǒng)計分析，分析數(shù)據(jù)作為駕駛員及總公司行政綜合辦主任及各子公司、控股公司辦公室

40、主任或行政管理負(fù)責(zé)人考核指標(biāo)。 6.1.6總公司行政部、各子公司、控股公司行政管理部門為公司車輛的統(tǒng)籌管理機(jī)構(gòu)，全面負(fù)責(zé)車輛的使用調(diào)度、使用監(jiān)督、燃油管理、維修保養(yǎng)管理、安全管理、事故處理、違法處理、保險及審驗、駕駛員管理、新車購置和車輛報廢處理等相關(guān)事項。 6.2車輛的使用調(diào)度 6.2.1公司員工因工作需用車，首先應(yīng)填寫《用車申請表》，寫明用車人、用車時間、目的地、用車事項、預(yù)計返回時間等事項，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政部具體出車事宜。 6.2.2行政部應(yīng)統(tǒng)籌安排，協(xié)調(diào)好出車順序，多個用車人途經(jīng)同一地點的，應(yīng)盡量協(xié)調(diào)同時用車。 6.2.3經(jīng)協(xié)調(diào)，公司現(xiàn)有車輛無法滿足多個用車人同時的

41、用車需求時，用車人可填寫《私車公用申請表》，注明預(yù)計費用，經(jīng)小車班長、行政部經(jīng)理簽字確認(rèn)后，自行出行，發(fā)生的費用應(yīng)按公里數(shù)合理計算金額，由行政部經(jīng)理簽字確認(rèn)方可報賬。 6.3車輛的使用監(jiān)督 6.3.1公司車輛嚴(yán)禁私用或個人專用，嚴(yán)禁駕駛員非因公用車。違者由行政部酌情出具處罰方案，報行政副總批準(zhǔn)后予以處罰。 6.3.2駕駛員憑《用車申請單》出車，報銷費用時需將票據(jù)、用車申請單一起上報。 6.3.3公司車輛非工作時間（包括節(jié)假日）及工作時間返回公司后須停放于公司規(guī)定停放的地點，下班后車鑰匙交回行政部。 6.3.4行政部應(yīng)每月對車輛的燃油、維修、行駛情況等進(jìn)行統(tǒng)計、分析，并出具審查結(jié)論，交

42、行政部經(jīng)理審查。對于在審查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，要追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任，由行政部酌情出具處罰方案，報行政副總批準(zhǔn)后予以處罰。 6.4燃油管理 6.4.1公司車輛加油時，統(tǒng)一使用本公司專用加油卡在指定地點加油。油卡實行一卡一車的原則。特殊情況下需要用本車油卡為其他車輛加油時，駕駛員須向行政部經(jīng)理請示，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施。 6.4.2在外地可由駕駛員使用現(xiàn)金加油，返回后按正式發(fā)票所載的合理金額，報銷。 6.4.3嚴(yán)禁私自將油料外流（或變賣），一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即解除勞動關(guān)系，向責(zé)任人收回同等數(shù)量油料價值金額，情節(jié)嚴(yán)重的，依法移送司法部門處理。 6.5車輛維修保養(yǎng)管理 6.5.1車輛保養(yǎng)或維修，應(yīng)事前

43、提出報修申請，填寫《車輛維保申請表》，經(jīng)行政部進(jìn)行故障鑒定、維保歷史記錄查詢、價格審查等并將調(diào)查意見注明在申請表上。維保費用經(jīng)行政副總審批。取得維保申請許可后方可實施。 6.5.2選擇條件好，信譽(yù)度高的修理廠，進(jìn)行定點維修、保養(yǎng)。行政部在選擇定點修理廠時，應(yīng)至少選擇3家修理廠進(jìn)行綜合比選，綜合評估其材料價格、工時費、技術(shù)水平、結(jié)算方式、服務(wù)態(tài)度、增值服務(wù)等，并出具比選報告，經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后方可選定。若需更換定點修理廠，參照上述程序執(zhí)行。 6.5.3車輛外出出現(xiàn)故障，無法或不適宜返回定點修理廠處理時，駕駛員應(yīng)向行政經(jīng)理、小車班長及時反映相關(guān)情況，征得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，進(jìn)行臨時緊急維修，事后應(yīng)出

44、具書面報告并補(bǔ)全相關(guān)審批手續(xù)。 6.5.4車輛日常保養(yǎng)和清潔由駕駛員負(fù)責(zé)，由小車班長、行政經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)督。 6.6車輛安全管理 6.6.1安全駕駛 （1）堅持“安全第一，預(yù)防為主”和“應(yīng)修必修，修必 修好”的原則，嚴(yán)禁病車上路。 （2）駕駛員每天出車前須進(jìn)行車輛安全檢查，發(fā)現(xiàn)損壞或不良情況，應(yīng)及時按程序處理，否則視為駕駛員損壞；若由此造成安全事故，酌情追究駕駛員責(zé)任。 （3）駕駛員在行車途中應(yīng)特別注意安全行駛，遵守交通規(guī)則。 （4）車輛須停放于指定的合法位置（如停車場等），任意放置車輛導(dǎo)致的違法、損壞、失竊，由駕駛員賠償損失，并酌情予以處分。 （5）嚴(yán)禁酒后駕車，否則駕駛員將承

45、擔(dān)一切后果并立即解除勞動關(guān)系。若駕駛員生病或過度疲勞時，也不得駕駛。 （6）未經(jīng)行政綜合辦主任書面審批，嚴(yán)禁將車輛交給他人駕駛，違者酌情予以處罰，由此所造成的所有費用、損失全部由責(zé)任駕駛員承擔(dān)。將車輛交由未取得相應(yīng)準(zhǔn)駕車型駕駛執(zhí)照的人駕駛的，立即解除勞動關(guān)系。 （7）車內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆劇毒物品及其他違禁物品。6.6.2事故處理 （1）當(dāng)車輛發(fā)生交通事故時，駕駛員應(yīng)首先作應(yīng)急處理，保護(hù)現(xiàn)場，及時搶救受傷人員和財產(chǎn)，并報告交警部門和保險公司，再迅速與行政部經(jīng)理及小車班長聯(lián)絡(luò)妥善處理。事后應(yīng)提交書面事故報告，交由行政部進(jìn)行處理。 （2）車輛發(fā)生交通事故造成的損害賠償費用，駕駛員負(fù)全責(zé)或主責(zé)

46、的，在扣除保險金額后，由責(zé)任駕駛員承擔(dān)。若因車輛遭遇特殊緊急情況、或出現(xiàn)駕駛員無法控制的特殊情況時，由行政部出具相關(guān)報告，界定事故性質(zhì)和費用承擔(dān)方案，交小車班長、行政經(jīng)理及行政副總審批后執(zhí)行。 （3）未經(jīng)批準(zhǔn)出車發(fā)生交通事故的，責(zé)任人承擔(dān)全部賠償責(zé)任。 6.6.3違法處理 （1）駕駛員駕駛公司車輛若違法被公安部門處罰，由駕駛員自行承擔(dān)責(zé)任和罰金。情節(jié)嚴(yán)重者，公司酌情予以處罰。 （2）駕駛員應(yīng)定期上網(wǎng)查詢公司車輛的違法情況，并及時進(jìn)行處理。因違法未及時處理造成車輛審驗不過關(guān)或被罰款的，由駕駛員承擔(dān)一切責(zé)任，并酌情對當(dāng)事駕駛員進(jìn)行處罰。 （3）在交通事故中，本公司駕駛員負(fù)全責(zé)或主要責(zé)任，

47、構(gòu)成犯罪，被司法部門依法追究刑事責(zé)任的，一律解除勞動關(guān)系，并承擔(dān)除保險公司賠償以外的所有賠償責(zé)任。 6.6.4 保險及審驗 （1）公司車輛年度審驗手續(xù)由責(zé)任駕駛員負(fù)責(zé)辦理，過期罰款由駕駛員承擔(dān)。行政專員有義務(wù)向駕駛員提供審驗所需的相關(guān)資料。 （2）車輛保險到期前，駕駛員應(yīng)至少提前10天應(yīng)向行政專員書面提出，由行政綜合辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一購買，未購買保險的車輛不得上路行駛。若上路行駛發(fā)生事故，賠償責(zé)任由當(dāng)事駕駛員承擔(dān)。 6.7駕駛員管理 6.7.1駕駛員在出車過程中要禮貌待人，不得談?wù)撍耸欠?，不可帶著個人情緒開車。 6.7.2駕駛員要遵守保密制度，對同事、領(lǐng)導(dǎo)在車內(nèi)的談話要嚴(yán)格保密。 6.

48、7.3駕駛員應(yīng)認(rèn)真履行崗位職責(zé)，愛護(hù)車輛，隨時保持車況良好、車容整潔。 6.7.4駕駛員應(yīng)服從行政綜合辦的工作安排，無正當(dāng)理由，不得拒絕出車。 6.7.5駕駛員因個人原因，丟失車輛證件、牌照和駕駛證，由責(zé)任人承擔(dān)全部補(bǔ)辦費用。 6.7.6駕駛員在公司未出車休息期間，應(yīng)保持隨時待命狀態(tài)，不得無故遠(yuǎn)離公司，應(yīng)利用空閑時間充分做好車輛的加油、清潔和保養(yǎng)檢查工作。 6.7.7駕駛員在出車過程中，應(yīng)主動墊付油費、過路費、緊急維修費等與用車有關(guān)的各項費用。事后憑相關(guān)票據(jù)和審批手續(xù)由行政備用金先行墊付。 6.8新車購置和車輛報廢處理 6.8.1公司需要購置新車時，應(yīng)首先由行政部出具相關(guān)申請報告，

49、闡明購置新車的必要性、擬購置車型、配置標(biāo)準(zhǔn)、招標(biāo)采購部詢3家以上經(jīng)銷商的價格、售后服務(wù)、增值服務(wù)等比選結(jié)果，經(jīng)行政副總、董事長、總經(jīng)理、逐級審批后方可實施采購。 6.8.2公司車輛達(dá)到法定使用年限或因其他原因需要報廢或變賣處理時，應(yīng)首先由行政部出具相關(guān)申請報告，闡明報廢的必要性、3家以上回收商的收購價格、支付方式等比選結(jié)果，經(jīng)行政經(jīng)理、行政副總、總經(jīng)理逐級審批后方可實施報廢處理。 第七章 資產(chǎn)管理 7.1資產(chǎn)分類 7.1.1資產(chǎn)的概念 （1）固定資產(chǎn)是指使用年限在一年以上，且部門價值在2000元及以上，并在使用過程中基本保持原來物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。 （2）低值設(shè)備是指使用年限在一年以上

50、，部門價值在2000元以下，并在使用過程中基本保持原來物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。 （3）易耗品是指使用年限在一年以下，部門價值在2000元以下的物質(zhì)資料以及部門價值很高，但使用過程短暫，無法保持原來物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。 7.1.2資產(chǎn)分為固定資產(chǎn)、低值設(shè)備和易耗品三大類，具體如下： （1）固定資產(chǎn)分為三類： （1.1）房屋及建筑物。指房屋、建筑物及其附屬設(shè)施。房屋包括辦公用房、生產(chǎn)經(jīng)營用房、倉庫、職工生產(chǎn)用房、食堂用房、鍋爐房等；建筑物包括道路、圍墻、水塔、雕塑等；附屬設(shè)施包括房屋、建筑物內(nèi)的電梯、通訊線路、輸電線路、水氣管道等。 （1.2）生產(chǎn)設(shè)備。蹬車橋、電動打包機(jī)、平板拖車、空氣壓縮

51、機(jī)、電子磅秤、監(jiān)控設(shè)備、電動液壓叉車、電動液壓堆高車、皮帶裝卸機(jī)等物流設(shè)備。 （1.3）交通運輸設(shè)備。貨運車輛、公務(wù)轎車、機(jī)動叉車等。 （1.4）辦公設(shè)備：電腦、復(fù)印機(jī)、一體機(jī)、投影儀、打印機(jī)、驗鈔機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)、交換機(jī)、服務(wù)器、音響設(shè)備等； （1.5）生活設(shè)備：空調(diào)、彩電、洗衣機(jī)、冰箱、發(fā)電機(jī)、水泵等。 （2）低值設(shè)備分為三類： （2.1）辦公用品：辦公桌椅、電話機(jī)、移動硬盤、裝訂機(jī)、碎紙機(jī)、自行車、計算器、文件框、保險柜、文件柜、傳真機(jī)、考勤機(jī)等。 （2.2）生活用品: 電熱水器、微波爐、、消毒柜床鋪、鐵桶、衣柜、消防器材等 （3）易耗品分為三類： （3.1）

52、辦公用品：筆、筆記本、復(fù)寫紙、A4紙、B5紙等 （3.2）生活用品：廚房用品、清潔用品等。 7.1.3資產(chǎn)的計價 （1）購入、調(diào)入的資產(chǎn)，按實際支付的買價、調(diào)撥價以及運雜費、保險費、安裝費、車輛購置附加費等記賬； （2）自行建造的固定資產(chǎn)，按建造過程中實際發(fā)生的全部支出記賬； （3）在原有固定資產(chǎn)基礎(chǔ)上改建、擴(kuò)建的固定資產(chǎn)，按改建、擴(kuò)建發(fā)生的支出，減去改建、擴(kuò)建過程中發(fā)生的變價收入后的凈增加值，增記固定資產(chǎn)賬； （4）接受捐贈的資產(chǎn)，按照同類資產(chǎn)的市場價格或者有關(guān)憑證記賬，接受捐贈資產(chǎn)時發(fā)生的相關(guān)費用應(yīng)計入資產(chǎn)價值； （5）無償調(diào)入資產(chǎn)，不能查明原值的，按照估價入賬； （6）盤

53、盈的資產(chǎn)，按照重置完全價值入賬； （7）已投入使用，但尚未辦理移交手續(xù)的資產(chǎn)，可先按估價入賬，待確定實際價值后，再進(jìn)行調(diào)整； （8）用外幣進(jìn)口的設(shè)備，按當(dāng)時的匯率折合成人民幣金額，加上國外部分的運費及其它費用（外幣應(yīng)折合成人民幣金額），再加上支付的關(guān)稅、海關(guān)手續(xù)費等計價入賬； （9）融資租入的固定資產(chǎn)，按租賃協(xié)議確定的設(shè)備價款、運雜費、安裝費等記賬； （10）購置資產(chǎn)過程中發(fā)生的差旅費，不計入資產(chǎn)價值。 7.1.4已經(jīng)入賬的固定資產(chǎn)除發(fā)生下列情況外，不得任意變動固定資產(chǎn)賬面價值： （1）根據(jù)國家規(guī)定對固定資產(chǎn)進(jìn)行重新估價的； （2）增加補(bǔ)充設(shè)備或改良裝置的； （3）將固

54、定資產(chǎn)一部分拆除的； （4）根據(jù)實際價值調(diào)整原來暫估價值的； （5）發(fā)現(xiàn)原來記錄固定資產(chǎn)價值有誤的。 7.2資產(chǎn)申領(lǐng)、申購管理 7.2.1資產(chǎn)進(jìn)行定額配置、定時申請、專人管理。 7.2.2固定資產(chǎn)隨時可以根據(jù)需要，按照程序遞交報告。 7.2.3非固定資產(chǎn)每季度申請一次，由使用部門提出需求，需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人同意，并以書面形式遞交給公司綜合管理部或人力資源部。 （1）非印刷品類：原則上各部門須在每季度首月3號之前填寫下季度的《物資申領(lǐng)單》，綜合管理部或人力資源部在5日之前把各部門的《物資申領(lǐng)單》匯總，按照《物資申領(lǐng)報告明細(xì)》 （2）印刷品每季度申領(lǐng)一次。綜合管理部或人力資源部在每個

55、季度的最后一個月5日之前遞交申請報告。遞交的應(yīng)為下個季度的申領(lǐng)報告。 7.2.4填寫《物資申領(lǐng)單》，需要把規(guī)格、數(shù)量、用途填寫齊全，字跡工整，申領(lǐng)部門的主管負(fù)責(zé)人必須簽字把關(guān)確認(rèn)。 7.2.5綜合管理部或人力資源部根據(jù)各部門的《物資申領(lǐng)單》，結(jié)合庫存狀況（注意防止物資積壓，努力壓縮庫存），匯編出申領(lǐng)計劃，并遞交申購報告。 7.3資產(chǎn)出入庫管理 7.3.1資產(chǎn)入庫 （1）所有物品入庫都必須辦理《入庫單》，并且要有行政、招采部人員簽字才能生效。 （2）凡購進(jìn)、調(diào)撥、調(diào)入物資入庫時，兼職庫房保管員要親自同交貨人交接手續(xù)，必須憑采購清單、發(fā)票或申領(lǐng)報告核對物資名稱、數(shù)量是否一致，在

56、物資交接本（入庫單）上簽字確認(rèn)后辦理入庫手續(xù)。 （3）購進(jìn)的生產(chǎn)設(shè)備、貴重的配件等，兼職保管員應(yīng)會同相關(guān)使用部門負(fù)責(zé)人共同驗收，合格后辦理入庫手續(xù)。 （4）驗收物資時，能開箱或拆包的應(yīng)開箱拆包點檢。按物資清單清點數(shù)據(jù)，驗明品名、規(guī)格、型號是否齊全以及各類合格證、安全標(biāo)志等。隨貨物所帶技術(shù)資料不得任意抽取。 （5）物資入庫原則上應(yīng)以物資的屬性、特點和用途規(guī)劃設(shè)置庫房，并根據(jù)庫房的條件考慮劃區(qū)分工，凡吞吐量大的落地堆放，周轉(zhuǎn)量小的貨架存放。 （6）兼職保管員，應(yīng)按物資的產(chǎn)地、單價作橫向比較，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)地、規(guī)格、外觀質(zhì)量、單價有較大變化的，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。 （7）物資入庫按照“上小下大、

57、上輕下重、左整右零、下整上零、前整后零”要求儲存。 7.3.2資產(chǎn)庫房管理 （1）倉庫內(nèi)物品定期檢查，防止損壞、變質(zhì)、變形。 （2）庫房禁止其他部門員工擅自入庫。兼職保管員不得對外透露庫存物資價格、數(shù)量、采購渠道等經(jīng)濟(jì)秘密。 （3）所有入庫物資應(yīng)分類、定量管理。各類物資必須做好標(biāo)識（數(shù)量、名稱、入庫時間等），所有物資均應(yīng)分類建帳，帳、卡、物必須相符。 （4）庫房應(yīng)有“防火、防盜、防潮、防鼠”等四防措施。對屬易燃易爆、化學(xué)物品，必須按要求分類保管存放穩(wěn)妥，庫房必須常備消防滅火裝置，保管員要懂得使用消防器材和必要的防火知識。發(fā)現(xiàn)重大安全隱患，必須在第一時間內(nèi)向相關(guān)負(fù)責(zé)人通報。

58、（5）庫房物資如有損失、貶值、報廢、盤盈、盤虧等，保管員不得采取“發(fā)生盈時多送，虧時克扣”的違紀(jì)做法。需查明原因后及時做好殘值和報廢處理，報廢物資提交報告簽批同意后方可執(zhí)行。 （6）兼職保管員發(fā)現(xiàn)庫存物資接近最低儲備量或超過最高儲備量時,應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人反映,提出物資申領(lǐng)和停止調(diào)出（入）意見,以保證供應(yīng)不斷,儲存不積壓。 （7）在庫物資（除移動頻繁的物資外）均應(yīng)實行定置管理。 7.3.3資產(chǎn)出庫管理 （1）倉庫內(nèi)的物資必須憑《出庫單》才能出庫，按照先進(jìn)先出原則辦理。 （2）出庫單必須字跡工整，填好品名、規(guī)格、數(shù)量和出庫日期。 （3）《出庫單》一式三聯(lián)（財務(wù)、招采、存根）。財務(wù)做帳

59、一聯(lián)，招采一聯(lián)，存根一聯(lián)，物質(zhì)領(lǐng)出時，申領(lǐng)人須在《出庫單》上簽字確認(rèn)。 （4）由申領(lǐng)部門填寫《物資申領(lǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，交綜合管理部或人力資源部審核，審核無誤后填寫《出庫單》發(fā)放。 （5）凡屬計劃外領(lǐng)用物資，兼職保管員不得隨意發(fā)放。因急用無計劃的，須由領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人與綜合管理部或人力資源部負(fù)責(zé)人聯(lián)系，核實后補(bǔ)填物資需求單，按程序?qū)徟l(fā)放物資。 （6）物資一經(jīng)發(fā)出，兼職保管員應(yīng)及時對庫存該類物資進(jìn)行存量盤查，并做好帳、卡和標(biāo)識的變更記載。 （7）凡屬有回收價值的物資（如金屬制品、電器儀表、包裝物或封口膠內(nèi)圈），原則上堅持交舊領(lǐng)新。 （8）綜合管理部或人力資源部根據(jù)公司實際情

60、況，對配備給個人使用的資產(chǎn)，要建立《個人資產(chǎn)登記卡》：包括工卡、西裝制服、手機(jī)卡、文具、電腦、交通工具等，并督促使用人愛護(hù)所用資產(chǎn)。工作人員工作異動時，應(yīng)在其辦理所用資產(chǎn)交還手續(xù)后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。 （9）所有出、入庫物資憑證，兼職保管員應(yīng)妥善保管，不得丟失。 7.4資產(chǎn)盤點管理 7.4.1季度盤點。公司財務(wù)、行政每季度定期對資產(chǎn)進(jìn)行盤點（含倉庫物資），盤點的結(jié)果直接輸入信息系統(tǒng)。簽批人為綜合管理部或人力資源部負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人。 7.4.2通過盤點，要認(rèn)真核實數(shù)量，檢查庫內(nèi)物資是否帳、卡、物相符，如發(fā)現(xiàn)物資短缺或損壞，應(yīng)及時查找原因和上報，不得隱瞞。 7.4.3通過盤

61、點要檢查庫存積壓物資質(zhì)量狀況以及“先進(jìn)先出”原則執(zhí)行情況。 7.4.4對盤盈和盤虧要在一周之內(nèi)拿出處理意見，并調(diào)整好帳面資產(chǎn)處理。 7.4.5如實編制實物盤點表，匯總后經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后原件保管于公司綜合管理部或人力資源部。 7.5資產(chǎn)臺賬管理 7.5.1通過使用材料明細(xì)帳本，對資產(chǎn)詳細(xì)分類登記，如實反映物資當(dāng)月使用狀態(tài)，為資產(chǎn)盤點工作的真實性、準(zhǔn)確性，提供詳細(xì)數(shù)據(jù)和依據(jù)。 7.5.2資產(chǎn)管理應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)，加強(qiáng)責(zé)任心，對資產(chǎn)盤點、臺帳登記、資產(chǎn)狀態(tài)做到心中有數(shù)，對閑置、報廢物資要及時反映并提交處理報告。 7.5.3材料帳本范疇及界定如下： （1）固定資產(chǎn)：

62、使用年限在一年以上，且部門價值在2000元及以上，并在使用過程中基本保持原來物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，如：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、運輸車輛（營運類和非營運類）等。 （2）低值設(shè)備：使用年限在一年以上，部門價值在2000元以下，并在使用過程中基本保持原來物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，如：辦公桌、傳真機(jī)、電話機(jī)、托盤、高低床、衣柜、裝訂機(jī)等。 （3）易耗品：使用年限在一年以下，部門價值在2000元以下的物質(zhì)資料和部門價值很高，但使用過程短暫，無法保持原來物質(zhì)狀態(tài)的資產(chǎn)，如：常用辦公用品、鐵絲、紙箱、廚房用品等。 7.5.4帳本建立方法如下： （1）在帳本封皮標(biāo)簽處填寫資產(chǎn)類別（固定資產(chǎn)、低值設(shè)備、易耗品）。 （2

63、）在帳頁第一張“帳簿啟用及交接表”里認(rèn)真填寫部門名稱、帳簿名稱、帳簿編號、頁數(shù)、啟用日期、經(jīng)管人員、交接記錄、目錄。 7.6資產(chǎn)規(guī)范管理 7.6.1資產(chǎn)編碼 （1）固定資產(chǎn)和低值設(shè)備必須進(jìn)行統(tǒng)一編碼管理。 （2）資產(chǎn)編碼資產(chǎn)編碼由15位數(shù)組成，實行四級分類編碼管理，即：公司代碼（4位）→使用部門（2位）→資產(chǎn)類別（2位）→資產(chǎn)購置年月（4位）→資產(chǎn)流水號（5位）。 7.6.2資產(chǎn)使用管理 （1）所有物質(zhì)一經(jīng)出庫，均由使用人或使用部門進(jìn)行管理。 （2）所有固定資產(chǎn)、低值設(shè)備出庫時，綜合管理部或人力資源部須與使用人或使用部門負(fù)責(zé)人簽訂《資產(chǎn)設(shè)備領(lǐng)用登記表》，見附件。 （3）

64、《資產(chǎn)設(shè)備領(lǐng)用登記表》簽訂以后隨員工書面檔案資料一起保存，員工離崗交接時，綜合管理部或人力資源部應(yīng)對其保管資產(chǎn)按照所簽訂的《資產(chǎn)設(shè)備領(lǐng)用登記表》進(jìn)行核對。 （4）辦公設(shè)備和生產(chǎn)設(shè)備的使用方法，使用人必須要熟知，并且要學(xué)會簡單的故障處理方法。 （5）如因保管不善，造成固定資產(chǎn)、低值設(shè)備丟失的，保管責(zé)任人按折舊比例承擔(dān)賠償責(zé)任。 7.6.3資產(chǎn)的維修保養(yǎng) （1）固定資產(chǎn)和低值設(shè)備必須進(jìn)行定期保養(yǎng)，建立保養(yǎng)制度，選擇合作部門，做好保養(yǎng)記錄。 （2）所有資產(chǎn)入庫時的保修卡統(tǒng)一放在各部門的倉庫，并在臺帳上注明保修時間，建立保修卡檔案資料。 （3）資產(chǎn)出現(xiàn)損壞，需要及時維修。維修的第一原則是

65、先找保修的維修點，再找定點的維修點。 （4）根據(jù)維修專業(yè)意見，對操作設(shè)備人員進(jìn)行培訓(xùn)。以掌握正確的操作方法，延長資產(chǎn)的使用壽命，降低成本。 （5）維修和保養(yǎng)的合作部門需要建立檔案，填寫《資產(chǎn)維修、保養(yǎng)登記卡》，突出聯(lián)系方式、價格、合同以及維修記錄和具體費用等。 7.6.4資產(chǎn)的報廢處理 （1）固定資產(chǎn)因損耗無法修復(fù)或維修費用過高，可按資產(chǎn)編號在信息系統(tǒng)提交申請報廢報告，報廢報告同意后方可提交申領(lǐng)報告。 （2）非固定資產(chǎn)處理，由行政部部招采部、財務(wù)、部門負(fù)責(zé)人簽字處理，但必須通過簽批報告，并作好相應(yīng)的帳務(wù)處理。 （3）固定資產(chǎn)報廢處置由使用部門先填寫《資產(chǎn)報廢處置申請單》。經(jīng)部門負(fù)責(zé)

66、人同意，由行政部部招采部遞交簽批報告到總經(jīng)理同意后由行政部部招采部負(fù)責(zé)處理。財務(wù)部和兼職資產(chǎn)管理員進(jìn)行帳務(wù)調(diào)整。 第八章 事務(wù)管理 8.1出差管理 8.1.1為加強(qiáng)和規(guī)范公司差旅費、業(yè)務(wù)接待費的合理使 用與管理，推行厲行節(jié)約反對浪費，參考中共中央國務(wù)院下發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)厲行節(jié)約反對浪費條例》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。 8.1.2本辦法適用于集團(tuán)公司各管理中心、控股公司全體員工。 8.1.3差旅費總體要求 （1）差旅費是指公司員工臨時到常駐地以外地區(qū)公務(wù)出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、誤餐補(bǔ)助費和公雜費 （2）各管理中心、控股公司應(yīng)當(dāng)建立健全公務(wù)出差審批制度，嚴(yán)格先審批、后出差的報批程序，從嚴(yán)控制出差人數(shù)和天數(shù)；嚴(yán)禁無實質(zhì)內(nèi)容、無明確公務(wù)的差旅活動，嚴(yán)禁以任何名義和方式變相旅游，嚴(yán)禁異地部門間無實質(zhì)內(nèi)容學(xué)習(xí)交流和考察調(diào)研。 （3）差旅費標(biāo)準(zhǔn)按照分地區(qū)、分級別、分項目的原則制定，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展水平、市場價格及消費水平變動情況適時調(diào)整。 （4）各管理中心、控股公司應(yīng)當(dāng)建立健全公務(wù)出差審批制度，嚴(yán)格先審批、后出差的報批程序，從嚴(yán)控制