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第4章電子表格 4 1Excel概述表格是人類處理數據的一種有力工具 用計算機處理表格的軟件叫電子表格 通用的電子表格有 Multiplan Visicalc Lotus 123 Excel 一 Excel的功能1 具有很強的制表能力2 采用公式或函數自動處理數據3 根據工作表中數據自動生成各種圖表 4 1Excel概述 1 4 具有很強的數據分析和管理能力5 超級鏈接和Web瀏覽二 Excel的啟動1 開始 程序 MicrosoftExcel2 雙擊桌面上MicrosoftExcel圖標3 雙擊桌面上我的電腦 C ProgramFiles MicrosoftOffice Office Excel文件名 MicrosoftExcel應用程序窗口 4 1Excel概述 2 三 Excel的窗口組成1 標題欄2 菜單欄3 工具欄 視圖 工具欄 4 編輯欄 視圖 編輯欄 名字框 取消按鈕 輸入按鈕 編輯公式按鈕 編輯區(qū)域 5 工作簿窗口 文檔窗口 標題欄 工作簿名稱 4 1Excel概述 3 工作表 256列 65536行 列標為A B AA AB IV 行號為1 2 3 65536 行與列的交叉處稱為單元格 工作表的切換 工具 選項 常規(guī) 最多有255張工作表 滾動條與滾動框 窗口邊框6 狀態(tài)欄 視圖 狀態(tài)欄 4 1Excel概述 4 四 Excel的退出五 鼠標的操作1 左指箭頭 標題欄 菜單欄等 2 形指針 編輯區(qū)域 雙擊單元格 3 空心十字指針 選擇單元格 4 實心十字指針 移至單元格右下角 5 帶箭頭十字指針 改變行寬和列高 6 中間帶空隙雙箭頭指針 水平或垂直分隔窗口 4 2工作表的基本操作 1 一 工作簿與工作表1 建立新工作簿 文件 新建 新建按鈕 2 打開已存在的工作簿 文件 打開 打開按鈕 改變默認工作目錄 工具 選項 常規(guī)選項卡 默認工作目錄 3 保存工作簿 文件 保存或另存為 xls 4 2工作表的基本操作 2 保存工作環(huán)境文件文件 保存工作區(qū) xlw 4 關閉工作簿 文件 關閉 二 單元格的選擇單元格是工作表的基本存儲單元 單元格地址是由列標和行號組成的 又稱單元格引用 如 A1 IV65536 1 選擇一個單元格 單擊 活動單元格 2 選擇一組單元格 活動單元格在左上角 4 2工作表的基本操作 3 單個范圍的單元格選擇 拖曳 多重范圍的單元格選擇 Ctrl 拖曳 選擇行或列 單擊行號或列標 選擇整個工作表 單擊全選框 4 選擇特殊單元格 編輯 定位 F5 三 數據類型與數據輸入1 數據類型 常量 數值 123 256 34 1 223E 15 4 2工作表的基本操作 4 文字 A101 地址 123 日期和時間 1998 12 30 1998 12 30 10 15 00 2 00PM 公式 A1 SUM A6 A12 2 數據輸入 輸入數值 默認右對齊 輸入文字 默認左對齊 輸入日期與時間 Ctrl Ctrl Shift 4 2工作表的基本操作 5 輸入系列數據 輸入系列數值 拖曳 編輯 填充 輸入系列文字 自定義數據系列 工具 選項 自定義序列 四 公式與函數1 公式 公式 操作數 運算符 操作數 可以是數值 文字 單元格地址 函數或其它公式 4 2工作表的基本操作 6 運算符及其優(yōu)先級 4 2工作表的基本操作 7 在單元格中輸入公式時 先輸入等號 然后再輸入公式本身 如 20 62 在公式中使用單元格地址 相對地址 A1 相對地址表示某一單元格相對于當前單元格的相對位置 當把一個含有單元格地址的公式復制到新位置時 公式中的單元格地址會改變 絕對地址 A 1 4 2工作表的基本操作 8 絕對地址是單元格在工作表中的絕對位置 當把含有單元格地址的公式復制到新位置時 單元格地址保持不變 混合地址 A1 A 1 混合地址是前兩種地址的混合 3 函數函數是Excel預先定義好的公式 函數由函數名 一對圓括號和幾個參數組成 例如 SUM A1 A2 A3 函數名輸入時 字母的大小寫等效 各參數之間必須用逗號分隔 4 2工作表的基本操作 9 4 粘貼函數插入 函數 粘貼函數按鈕常用函數 10個 SUM AVERAGE IF COUNT MAX SIN等5 自動求和 求行或列的總和 五 數據編輯1 數據的修改 選擇單元格 輸入新數據 選擇單元格 在編輯欄中修改 4 2工作表的基本操作 10 2 數據的刪除與清除 單元格數據的刪除 編輯 刪除 選擇區(qū)域數據刪除 編輯 刪除 行和列的刪除 編輯 刪除 數據的清除 編輯 清除 子菜單 3 單元格的插入 插入 單元格 4 數據的復制5 數據的移動6 數據的查找和替換 編輯 查找或替換 4 2工作表的基本操作 11 六 數據格式編排1 常用格式 格式 單元格 2 自動套用格式 格式 自動套用格式 3 設置行高 鼠標 格式 行 行高 4 設置列寬 鼠標 格式 列 列寬 5 保護數據 保護工作簿 工具 保護 保護工作簿 保護工作表 工具 保護 保護工作表 保護單元格 格式 單元格 保護 4 2工作表的基本操作 12 七 工作表的管理1 選擇工作表 單擊工作表標簽 Ctrl 2 重命名工作表 格式 工作表 重命名 3 插入新工作表 插入 工作表 4 刪除工作表 編輯 刪除工作表 5 移動和復制工作表 編輯 移動或復制工作表 選擇工作表標簽 拖曳 加Ctrl 6 拆分窗口和凍結窗口 窗口菜單 4 3圖表 1 一 什么是圖表在Excel中 根據工作表上的數據生成的圖形仍存放在工作表中 這種含有圖形的工作表稱為圖表 圖形具有直觀形象的優(yōu)點 它可以反映數字看不出的趨勢和異常情況 如用直方圖顯示每月的銷售額等 幾個圖表術語 4 3圖表 2 二 建立圖表1 建立圖表方式 嵌入圖表 圖表放在原工作表中 獨立圖表 圖表放在新工作表中 2 建立圖表過程 在工作表中選擇數據點 選擇 插入 圖表 菜單命令 圖表向導1 圖表類型 圖表向導2 圖表數據源 4 3圖表 3 圖表向導3 圖表選項 圖表向導4 圖表位置 單擊 完成 按鈕建立圖表3 圖表工具欄三 編輯圖表1 改變大小 拖曳控點 2 移動圖表 拖曳圖表 3 復制圖表 Ctrl 拖曳圖表 4 刪除圖表 編輯 清除 全部 4 3圖表 4 5 重設圖表類型 數據源 圖表選項和位置 右擊圖表 快捷菜單 四 編輯圖表數據1 向圖表添加數據 嵌入圖表 選擇數據系列拖到圖表 獨立圖表 復制 粘貼2 更新圖表數據 鏈接關系 3 刪除圖表數據 4 3圖表 5 五 設置圖表格式 右擊對象 1 圖表標題格式2 圖表區(qū)格式3 圖形區(qū)格式4 數據系列格式5 坐標軸格式6 網格線格式7 圖例格式 4 3圖表 6 六 用圖表分析數據1 趨勢線 趨勢線顯示數據的趨勢 通常用來研究預測分析問題 建立趨勢線方法是 在圖表中選擇數據系列 圖表 添加趨勢線 添加趨勢線對話框 選擇合適設置 2 誤差線 誤差線通常用于工程和統計數據領域 以相對于數據大小的方式顯示誤差大小 建立誤差線方法是 在圖表中選擇數據系列 格式 數據系列 數據系列格式對話框 誤差線Y選項卡 4 4圖片與圖形對象 1 一 圖片1 在工作表中插入圖片插入 圖片 剪貼畫或來自文件2 創(chuàng)建圖表和單元格的圖片 選定圖表或單元格范圍 Shift 編輯 復制圖片 復制圖片對話框 4 4圖片與圖形對象 2 在工作表或其它文檔中選擇合適位置 單擊粘貼按鈕3 圖片的編輯 圖片的縮放 拖曳控制點 圖片的移動 拖曳 圖片的復制 Ctrl 拖曳 圖片的刪除 Del 4 4圖片與圖形對象 3 二 圖形Excel為用戶提供了各種圖形元素 如直線 矩形 橢圓和自選圖形 并可對繪制的圖形設置一些格式效果 1 繪圖工具欄 常用工具欄 繪圖按鈕 2 繪制圖形 與Word97相同 三 編輯圖形對象1 選擇圖形對象2 改變圖形對象大小 4 4圖片與圖形對象 4 3 移動圖形對象4 復制圖形對象5 刪除圖形對象6 圖形對象的旋轉和翻轉7 圖形對象的置前和置后四 設置圖形對象格式1 設置圖片格式 格式 圖片 2 設置自選圖形格式 格式 自選圖形 3 陰影和三維效果 4 5打印工作表和圖表 一 打印預覽文件 打印預覽 打印預覽 按鈕二 設置打印格式 文件 頁面設置 1 頁面選項卡2 頁邊距選項卡3 頁眉 頁腳選項卡4 工作表選項卡5 圖表選項卡三 打印輸出 文件 打印 4 6數據清單 1 一 數據清單概述數據清單 又稱工作表數據庫 它是指在工作表中 由行和列圍起的一片數據區(qū) 包括一個字段行和若干個記錄行 二 創(chuàng)建和編輯數據清單1 建立數據清單分兩步 建立字段行和輸入各記錄行 輸入各字段名 格式化 輸入各個記錄 4 6數據清單 2 直接輸入數據 數據 記錄單2 編輯記錄 直接編輯數據 用記錄單編輯記錄3 添加記錄4 刪除記錄5 條件查找記錄 4 6數據清單 3 三 數據排序排序是根據數據清單的列內容重新調整各行的位置 Excel提供三級排序 主要關鍵字次要關鍵字遞增或遞減第三關鍵字排序的操作步驟是 選擇任何單元格 數據 排序 排序對話框四 數據篩選數據篩選是指在眾多的數據當中挑出滿足給定條件的數據 4 6數據清單 4 1 自動篩選 在數據清單中選一單元格 數據 篩選 自動篩選 字段行中有篩選箭頭 解除自動篩選 數據 篩選 自動篩選 數據 篩選 全部顯示 自動篩選記號2 高級篩選使用高級篩選可以建立更復雜的條件來篩選數據清單中的數據 4 6數據清單 5 邏輯與 建立條件區(qū)域 數學為70至85 同行 選定清單中任一單元格 數據 篩選 高級篩選 高級篩選對話框 邏輯或班級為1或2 異行 復合篩選班級1平均成績70分以上 同行班級2平均成績80分以上 同行 異行 4 6數據清單 6 解除篩選 數據 篩選 全部顯示 五 分類匯總分類匯總就是將數據分類進行統計 選擇數據清單中任一單元格 數據 分類匯總 分類匯總對話框 班級 均值 平均成績 分級顯示 數據 組及分級顯示 六 數據透視表1 什么是數據透視表 4 6數據清單 7 數據透視表是一種交互式的數據表格 它可以對大量數據快速匯總并建立交叉列表 2 建立數據透視表 選擇 數據 數據透視表 菜單命令 數據透視表向導1 數據源 數據透視表向導2 選定區(qū)域 數據透視表向導3 設計數據透視表 數據透視表向導4 顯示位置 4 6數據清單 8 七 頻率分布統計統計一組數據在各個數值區(qū)間的分布 其建立過程是 建立統計間距區(qū)域 選擇輸出區(qū)域 Frequency 統計數據 分段點 Shift Ctrl Enter組合鍵