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第二部分:寫作應(yīng)試技巧 BEC Vantage寫作考試共分為兩部分, 第一部分要求考生寫一篇40-50字左右的備忘錄、便條或簡短電子郵件；第二部分要求考生寫一封120-140字左右的書信（電子郵件）或一份字?jǐn)?shù)相同的報(bào)告。以下是考試準(zhǔn)備階段應(yīng)注意的問題和應(yīng)試技巧。 1.了解寫作原則:商務(wù)寫作要求措辭得體、言簡意賅、思路清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確和完整。如果遵守以上幾個(gè)原則, 通?？梢阅玫礁叻?。 2.熟悉各類型寫作:考生要熟悉備忘錄、商務(wù)信函、報(bào)告的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、寫作技巧及常用句型、套話等。比如了解各種書信及簡歷的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)和寫法；熟悉圖表作文的具體要求:如何歸納信息, 如何用詞簡潔等。 3.掌握常用詞句:平時(shí)可以背誦一些常用于此類文章中的起、承、轉(zhuǎn)、合結(jié)構(gòu)的詞（組）, 句型以及各種書信（如求職信、申請信、邀請信、道歉信等）中常用于開頭或結(jié)尾的套話等。勤學(xué)多練, 熟能生巧。平時(shí)在閱讀商務(wù)書信、報(bào)告以及做模擬題時(shí), 要注意積累常用詞匯、表達(dá)法及句型, 分析文章的構(gòu)思、組織方法, 以便在寫作考試時(shí)能做到有條不紊, 順理成章。 4.背誦寫作范文:在閱讀范文前可根據(jù)所給的作文題目及要求按自己的思路試寫一下, 然后與范文對照找出差距, 并有意識地背誦一些代表性文章, 儲(chǔ)存多種信息, 以防寫作時(shí)無話可說。 5.熟悉應(yīng)試技巧:如何識別題目中的關(guān)鍵詞；如何充分利用所給材料；如何描述圖表內(nèi)容, 提出相關(guān)問題并加以分析、說明；如何開頭；如何結(jié)尾等。 6.臨場注意事項(xiàng):考生在答題時(shí)應(yīng)放松情緒, 一定要認(rèn)真審題, 并努力按照5C(見P23）的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)思和寫作。選詞要熟悉、簡潔、具體及多樣化；文章主題明確, 段落清晰, 表達(dá)的內(nèi)容能讓人一目了然；而且字跡要工整, 卷面要保持整潔, 給閱卷人一個(gè)好印象。寫完后仔細(xì)檢查作文中用詞、句法方面有無不妥之處。 因此, 想要在寫作考試部分取得好成績, 不但需要了解相應(yīng)的考試要求、評分原則, 掌握各種商務(wù)寫作的要領(lǐng), 更需要考生平時(shí)打好基本功, 多讀多寫, 加強(qiáng)實(shí)踐?？偠灾? 熟能生巧（Practice makes perfect.）, 積少成多（Many a little makes a miracle.） 寫作第一部分應(yīng)試技巧—便條、備忘錄或簡短電子郵件 （一）題型介紹 寫作第一部分要求考生寫一篇40一50詞的短文, 文體有便條、備忘錄、簡短電子郵件（一般為公司內(nèi)部通訊）等。寫作時(shí), 考生首先要明白題自賦予寫作者的身份, 然后確定寫作中必須包含題目指定的要求；再考慮語言是否流暢, 是否有語法錯(cuò)誤、拼寫錯(cuò)誤等。 （二）解題技巧 商務(wù)英語的一大特點(diǎn)是簡易化（plain English）即:措辭簡單、短句居多。因此, 考生在寫作過程中應(yīng)使用簡易英語, 無需刻意使用難詞, 這樣不僅符合現(xiàn)代商務(wù)英語的文體特征, 同時(shí)也能大大減少語法錯(cuò)誤?？忌诖痤}時(shí)尤其應(yīng)注意以下幾點(diǎn): 1．仔細(xì)審題, 充分利用所給的材料。 2.備忘錄或便條的內(nèi)容必須包含題目中的每項(xiàng)要點(diǎn)。 3.文章必須符合備忘錄或便條的一般格式, 使用的體裁必須恰當(dāng)。 4.措辭簡潔, 語意連貫。 5.切忌過多發(fā)揮, 偏離主題。 6.盡量將字?jǐn)?shù)控制在要求的范圍內(nèi)。 以下分別介紹一下便條、備忘錄、簡短電子郵件（參見寫作第二部分）的有關(guān)寫作技巧: 1．便條NOTE: 商務(wù)便條屬于公司內(nèi)部上司與下屬或員工與員工之間的一種非正式書面溝通方式, 一般是一對一的書面溝通。便條內(nèi)容包括三方面:稱呼（可以是正式的Dear十Family Name, 也可以是直呼其名, 取決于溝通雙方的關(guān)系）；正文（便條的內(nèi)容）；署名。具體格式參見下面范例: Robert, The trip to Japan has been confirmed for the 15th of next month. I’ve decided to go abroad with the seminars as we discussed. . The topics she covers . Short description of each topic . Whether you think we should use her services or look for someone else We haven’t much time, so please do this ASAP and also check the availability of the executives who will be involved in this training. Peter BEC Vantage考試中的便條一般較簡短, 字?jǐn)?shù)在40一50詞之間, 考生可以按照以上格式進(jìn)行寫作。考生在寫作過程中, 應(yīng)不斷提醒自己, 盡量做到措辭得體、言簡意賅、思路清晰, 避免拖沓冗長, 但所寫的內(nèi)容又必須準(zhǔn)確、完整, 不可誤傳信息或遺漏重要信息。 2.備忘錄MEMO: 備忘錄也屬于公司內(nèi)部上司與下屬或員工與員工之間的一種非正式書面溝通方式, 可以是一對一的書面溝通, 也可以是一對多的公司內(nèi)部通函。備忘錄比便條要正式, 它有固定的寫作格式, 一般包括以下幾部分:寫信人、收信人、寫作日期、寫作主題、正文。如下例: MEMORANDUM To: Jon Wright, Managing Director From:Jane Rice, Chief Accountant Date: 18 July, 2004 Subject:Complaint from Thrifty Electronics I have checked my records with regard to the account with Thrifty Electronics and have found out that they are still waiting for order No. 43566 as they mentioned. As you know, we have been experiencing a number of problems with the new transport company. The principal problem is their unreliability. May I suggest that we accept responsibility and assure Mr. Lee of better delivery dates in future? If you wish, I can arrange for the overdue order to be delivered personally by messenger within two days. 和便條一樣, 備忘錄寫作的字?jǐn)?shù)也在40一50詞之間, 考生可以按照以上格式進(jìn)行寫作。但與便條寫作又有所不同。便條只需寫三部分:稱呼、正文、署名；備忘錄需要寫五部分:寫信人、收信人、寫作日期、寫作主題、正文。 （4） 考試范文 1．便條 Friday, 7th October Dave, Here is just a quick note to let you know that I’m going to London next month. Could you please book a flight to London 12/11 and the return 15/11? Please make a reservation at the Stage Hotel for me. Thank you, Maria 2.備忘錄 To: All staff From: The Training Manager Date: 1 March, 2004 Subject: A Foreign Language Training Course I was asked to organize a foreign-language training course because of the large export order we received recently. It will start on March 15th. Those who will deal with orders should attend the course. 二、寫作第二部分應(yīng)試技巧—信函或電子郵件 在探討B(tài)EC Vantage商務(wù)信函或電子郵件的寫作之前, 先來了解一下一般商務(wù)電于郵件的寫作技巧及有關(guān)注意事項(xiàng): （一）商務(wù)電子郵件寫作簡介 1.商務(wù)英語電子郵件一般寫作原則 在撰寫商務(wù)電子郵件時(shí)候應(yīng)確保郵件信息明了（Clear)、內(nèi)容完整（Complete、準(zhǔn)確無誤（Correct）、簡明扼要（Concise）、禮貌周到（Courteous）, 簡稱5C原則。具體內(nèi)容如下: A.信息明確:郵件要寫得清清楚楚, 毫無晦澀難懂之處, 以使收信人看了信后不會(huì)誤解寫信人的意圖。盡量做到郵件開頭開門見山, 直人正題。 B．內(nèi)容完整:郵件的內(nèi)容應(yīng)力求完整全面, 提供所有讀者所需的信息。若是郵件的回函, 需回答來信中所提出的所有問題。 .C．準(zhǔn)確無誤:正確性不僅僅是指英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號和拼寫, 更重要的是書信的內(nèi)容要敘述得正確, 不要說過頭, 也不宜漏說略述。避免使用一些語意模糊的詞語或短語, 如: majority, ASAP等, 以免引起不必要的糾紛。 D．簡明扼要:許多商人認(rèn)為簡潔是商務(wù)寫作中最重要的原則, 一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的書信不僅書寫費(fèi)時(shí), 對方閱讀更浪費(fèi)時(shí)間, 有時(shí)干脆看不懂。因此撰寫商業(yè)信件時(shí)要避免鑼嗦, 用盡可能簡單的文字, 完整、清楚地表達(dá)意思。 E．禮貌周到:寫郵件時(shí)要注意禮節(jié), 語氣要真誠、善解人意以及考慮周全, 不要盛氣凌人；避免使用冒犯、傷害、貶低的短語, 如:your neglectful attitude, impatience, we deny your claim等；為了做到禮貌得體, 應(yīng)多使用諸如“please", “your kind inquiry", “I would appreciate it if you would…”等短語。 2.商務(wù)英語電子郵件格式范例 常見的商務(wù)英語電子格式如下: 3.商務(wù)英語電子郵件各個(gè)構(gòu)成部分的寫作介紹 A.郵件的寫信人電子郵件地址、收信人電子郵件地址、抄送收信人電子郵件地址、密送收信人電子郵件地址這四部分處理比一般信件要簡單得多, 無需填寫繁雜的郵政地址, 只需填入相應(yīng)的電子郵件地址即可, 而且并非每一項(xiàng)都填, 若收信人只有一個(gè), 就不需填寫抄送收信人電子郵件地址。當(dāng)填寫密送收信人電子郵件地址時(shí), 寫信人將郵件發(fā)給收信人的同時(shí), 還將郵件秘密發(fā)給了其他人, 而收信人卻不知道這一事實(shí)。 B．主題摘要（Subject):郵件的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)意思明確、信息具體。郵件標(biāo)題是郵件內(nèi)容的濃縮, 也是讀者瀏覽信箱時(shí)決定是否讀郵件的根據(jù)。郵件標(biāo)題選擇合適與否也影響讀者處理信箱中信件的效率。因此, 為了確保收信人及時(shí)閱讀郵件, 郵件的標(biāo)題不僅要弓｝人注目, 而且應(yīng)該意思明確, 避免模糊籠統(tǒng)。此外, 還應(yīng)注意標(biāo)題應(yīng)該是名詞短語或動(dòng)名詞短語。如: “A:‘This is very important！Read Immediately！’ B:‘Meeting’ C:‘Questions about Meeting’ D:‘Monthly Sales Meetings”’等四個(gè)標(biāo)題中A項(xiàng)既不是名詞短語, 也沒有體現(xiàn)郵件的主＿旨, B和C過于籠統(tǒng), 只有D項(xiàng)最為妥當(dāng), 信息明確, 一目了然。 C．稱呼（Salutation):每封郵件開頭稱呼語應(yīng)禮貌得體, 符合商務(wù)寫作習(xí)慣。 a)下屬寫給上司或雙方關(guān)系較為正式時(shí)一般用“Dear Mr. /Mrs. /Miss/Ms.＋Surname（姓）, ”作為稱呼, 如:“Dear Mr. Jackson, Dear Mrs. Anniston, Dear Miss Jones, ”。其中Mrs.用于已婚婦女, Miss用于未婚女子, Ms.作為未知婚否的女子禮節(jié)尊稱, 相當(dāng)于中文里的“女士”。 b）若不知道對方的姓名卻知道對方的商務(wù)頭銜, 可用“Dear＋Title, ”作為稱呼, 如:“Dear Credit Manager, Dear Sales Manager, Dear Human Resources Manager, ”這些稱呼比“Dear Sir。:Madam, ”要更清楚、更可取。 c）若知道對方姓和名卻無法識別對方的性別時(shí), 不應(yīng)冒險(xiǎn)亂猜測對方的性別, 可“Dear＋First name＋Surname, ”作為稱呼, 如:“Dear Imran Jawed, Dear Moira Gedding, ”。 d）若郵件是一份通函, 同時(shí)發(fā)給幾個(gè)人收時(shí), 可用Dear all, 作為郵件稱呼。 e）若雙方關(guān)系較親近, 可用“Dear＋First name, ”或“Hi＋First Name, ”作為稱呼, 后者在美國英語中尤為盛行, 如:“Dear Jack, Hi Mike, ”等。 F）稱呼后面一定要用逗號（, ）與郵件的正文隔開。美國、加拿大等國的正式商務(wù)電子郵件中, 還可能會(huì)用冒號, Dear Mr. Jones: D．開頭（Beginning）:萬事開頭難, 商務(wù)郵件更是如此, 不過一旦掌握郵件開頭的寫作規(guī)律及實(shí)用句型, 這部分寫作也就不難了。郵件的開頭因郵件內(nèi)容的不同而有所變化, 但無論何種商務(wù)郵件, 開頭一般都需表明寫信的緣由或主旨, 常見開頭句型如下: a）I am writing because… b）I am writing in connection with…。）I am writing about… d）On Saturday, 3rd March, I bought a BMX Mountain bike from your shop. Since then Ihave had to return it eight times for repairs. e）I would like to buy 2 tickets for the Mozart concert on September 9th? f) The noise made by the workmen in your apartment is causing me considerable is comfort. 若是回函或?qū)懶徘芭c收信人已經(jīng)聯(lián)系過（如:通過電話等）, 開頭應(yīng)確認(rèn)已收到對方的郵件或提及這一聯(lián)系, 常見開頭句型如下: a）Thank you for your email of May 12th in which you asked for information about holidays in Thailand． b）Further to our telephone call this morning, I am attaching an application form for you to complete. c）Further to our meeting last Tuesday, I am sending you the amendments to the contract as we agreed． E．正文（Body）:信的正文是信函主體, 是最重要的部分。這一部分的好壞決定了整篇信函的水平和質(zhì)量。寫作時(shí)應(yīng)牢記"5C"原則。此外, 正文寫好之后應(yīng)進(jìn)行編排, 確保其結(jié)構(gòu)清晰, 便于讀者閱讀。為了達(dá)到這一目的, 以下幾點(diǎn)值得參考: a)使用小段落, 盡量做到每個(gè)小話題都用一個(gè)段落來闡述； b)段落與段落之間空一行； c)提供段落的刁標(biāo)題； d)使用列舉符號羅列具體信息； E)使用星號或下劃線強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)內(nèi)容。 以下為一份郵件的兩種形式, 毋庸置疑, 右邊比左邊的內(nèi)容更清楚, 一目了然。 Dear Mr. White, Further to our telephone, conversation yesterday, we would like , to confirm your additional requests and are pleased to provide the following services for you. We will provide two rooms from March 15th to the 17th, and en tables for each room, and a TV and DVD in one room. We will serve lunch on the 16th. We guarantee that you will enjoy our excellent service: If you have any other questions, please feel free to contact us. We are looking forward to meeting you soon. Sincerely Bush Jackson Officer Arrowhead Conference Center Dear Mr. White, Further to our telephone conversation yesterday, we would like to confirm your additional requests and are pleased to provide the following services for you. ．Provide two rooms from March 15th to the 17th． ．Provide ten tables for each room. ．Provide AV and DVD in one room. ．Serve lunch on the 16th. We guarantee that you will enjoy our excellent service. If you have any other questions, please feel free to contact us. We are looking forward to meeting you soon. Sincerely, Bush Jackson Officer Arrowhead Conference Center F, 結(jié)尾（Ending):郵件的結(jié)尾部分一般指明寫信人將采取的行動(dòng)或?qū)懶湃讼Ｍ招湃瞬扇∧撤N行動(dòng)或反應(yīng)。這部分避免畫蛇添足, 造成累贅感。同時(shí)也應(yīng)注意措詞禮貌得體, 語調(diào)積極樂觀, 給收信人留下良好的印象。常見句型如下: a）I look forward to hearing from you soon． b）I am looking forward to meeting you soon． c）Thank you for your cooperation. We wish to take you as our regular customer. d）I would appreciate it if you could confirm the order by the end of this month． e）We would be grateful if you could make the payment by the end of the month． f) If you require further copies of the contract, please contact me and I will arrange for them to be sent to you． G.禮貌結(jié)束語（Complimentary Close):一般信函禮貌結(jié)束語有幾種, 在英國" Yours faithfully, ”是正規(guī)用法, 在美國常用“Sincerely yours, ”, 兩種作為電子郵件的禮貌結(jié)束語都過于冗長、陳舊。一般來說, 正式郵件用“Sincerely, ”, 雙方熟悉、親近用“Regards, ”。注意結(jié)尾客套語的第一個(gè)詞的頭一個(gè)字母要大寫, 后面要加逗號。 H.寫信人全名（Writers Full Name）:在禮貌結(jié)束語空一行處寫信人應(yīng)寫上名和姓。若收信人是關(guān)系比較親近的同事或商業(yè)伙伴, 可不加“姓”。中國人的姓名就按照漢語拼音寫, 姓和名第一字母都要大寫。若是雙名, 其漢語拼音應(yīng)作為一個(gè)整體, 不能分開而且第一字母需大寫。此外應(yīng)注意的是無需將姓和名顛倒, 如:“He Dongling”屬于正確的寫法, 而“Dongling He”, “He Dong Ling"則不妥。 I.寫信人職務(wù)及所屬部門（Writers Title and Department）:．增加這部分信息主要是為了便于收信人了解寫信人的身份, 以便在回郵件的時(shí)候采取恰當(dāng)?shù)姆Q呼和寫作語氣。 J.寫信人所屬公司和其他信息:這部分可能包括寫信人公司的名稱、標(biāo)志、地址、電話號碼、傳真號碼、網(wǎng)址等。 4.商務(wù)英語電子郵件寫作的其他注意事項(xiàng) 和一般商務(wù)信函相比, 商務(wù)電子郵件除了有自己習(xí)慣格式以外, 其最大的特點(diǎn)是它通過因特網(wǎng)這一媒介傳送, 其傳送的速度比一般信函要快, 正因?yàn)檫@一特點(diǎn), 才受到越來越多人的青睞。然而, 人們在享受這一快捷服務(wù)的同時(shí), 也應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的特征注意以下幾點(diǎn): A.了解收信人和抄送收信人的區(qū)別。一般, 寫信人不期望抄送收信人的回復(fù)或采取某種行動(dòng)。 B.選擇一個(gè)職業(yè)化的郵箱地址。諸如“Sexy Girl, Cool Cat, Lady killer"等過于隨意, 不利于正式商務(wù)溝通。 C.不要發(fā)送對方不需要的郵件（即垃圾郵件）, 以免浪費(fèi)對方的寶貴時(shí)間。 D.郵件若攜帶附件, 應(yīng)在郵件中加以說明。傳遞附件時(shí), 應(yīng)當(dāng)注意盡量減少附件的數(shù)量；若附件容量較大, 還應(yīng)對其進(jìn)行壓縮, 以便收信人減少下載時(shí)間。 E．寫郵件時(shí)應(yīng)心平氣和, 切莫在生氣時(shí)發(fā)郵件, 以免寫出一些對商務(wù)溝通不利的言語。寫一般郵件時(shí), 有足夠的時(shí)間斟酌、思考, 甚至在寄信的路上還可以反悔, 將信撕毀。然而, 電子郵件的傳送速度驚人, 一旦點(diǎn)擊“Send", 一切不該說的話已覆水難收。 F．避免過度使用縮略語。諸如“Plz, Immed, IOW, RGDS, FYR, FTF, Thks”等屬于網(wǎng)絡(luò)聊天縮略語或手機(jī)短信使用語言, 不宜用在商務(wù)郵件中。它們相應(yīng)的正確寫法為:“Please, Immediately, In other words, Regards, For your reference, face to face, Thanks”。當(dāng)然, 類似于“Mr., Mrs.”等縮略語早已成為正式的表達(dá), 其全拼寫反而不妥。 G.一般郵件中都自動(dòng)生成寫信日期。若要加日期, 可以放在郵件的底部, 但寫法要規(guī)范。如“10/12/2005”這一寫法容易產(chǎn)生歧義, 在英國指的是2005年12月10日；而在美國是指2005年10月12日。規(guī)范寫法為: 10th December 2005（英）、10 December 2005（英） October 12th, 2005（美）、October 12, 2005（美） H.在點(diǎn)擊“Send(發(fā)送）”之前, 應(yīng)當(dāng)仔細(xì)閱讀郵件確保信息、語法及拼寫正確。一封含有語法錯(cuò)誤的郵件會(huì)有損公司的形象, 也會(huì)令人費(fèi)解；一封郵件若出現(xiàn)信息錯(cuò)誤, 輕則導(dǎo)致溝通失敗, 重則帶來經(jīng)濟(jì)損失。 電子郵件的普及往往讓人忽視了其應(yīng)有的規(guī)范和格式, 以上寫作原則、格式以及注意事項(xiàng)的介紹, 正是要喚醒人們的注意。要知道, 在商務(wù)場合中, 一封準(zhǔn)確、規(guī)范的英語電子郵件不僅反映寫信人的英語水平, 更重要的是可以看出寫信人的為人處世的態(tài)度和風(fēng)格。 （二）BEC Vantage商務(wù)信函或電子郵件寫作題型介紹 BEC VANTAGE寫作第二部分要求考生寫一篇篇幅為120-140字的商務(wù)信函或電子郵件。要求考生根據(jù)所提供的短文, 如書信、便函、傳真、便條等, 起草一封書信或電子郵件。一般只要求考生書寫信件的正文部分?？忌煜び嘘P(guān)投訴、道歉、解釋、詢問等商務(wù)信寫法, 寫信時(shí)要注意信和郵件的格式, 一般一個(gè)主題成一段。文章的字?jǐn)?shù)最好按要求在120-140個(gè)詞之間, 稍微多幾個(gè)或少幾個(gè)影響不大?？忌鷮懽鲿r(shí), 務(wù)必充分理解題目要求, 明白寫作者的身份, 看懂所提供的信息。 （三）BEC Vantage商務(wù)信函或電子郵件寫作技巧考生在答題時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn): 1.仔細(xì)閱讀考題提供的原始商務(wù)書信或其他形式的信息。 2.在吃透原文的基礎(chǔ)上充分利用原文的信息。 3.如考題中要求考生提供方案解決某一問題, 一定要仔細(xì)斟酌, 切忌輕易提筆。 4.文章必須符合商務(wù)信函或郵件的一般格式。 5.文章主題明確、結(jié)構(gòu)清晰、用詞恰當(dāng)。 6.不要遺漏任何要點(diǎn), 也不要添油加醋、畫蛇添足。 （四）BEC Vantage商務(wù)信函或電子郵件寫作步驟考生可按以下步驟進(jìn)行這部分寫作: 1.看題構(gòu)思:下筆之前, 應(yīng)先將所給的材料理解透徹, 看清寫作要求, 然后充分利用試卷空白處進(jìn)行構(gòu)思（outline）, 以便在答題紙上一氣呵成。一般來說, 寫作部分應(yīng)該沒有時(shí)間打草稿, 也不提倡打草稿。考生平時(shí)應(yīng)勤練習(xí), 養(yǎng)成不打草稿的習(xí)慣。 2.借鑒利用:在寫作過程中可充分借鑒所給的材料, 利用其中原句, 轉(zhuǎn)為己用, 但不可全盤抄襲或出現(xiàn)誤抄?？忌槐剡^分追求字?jǐn)?shù)精確, 稍稍超過或少幾個(gè)詞不會(huì)導(dǎo)致扣分。 3.校對修改:寫完以后, 考生還要通讀全文, 檢查是否有語法錯(cuò)誤、拼寫錯(cuò)誤、標(biāo)點(diǎn)符號錯(cuò)誤等。由于這部分是用鉛筆答題, 故修改較為方便。最后要強(qiáng)調(diào)的是考生應(yīng)做到字跡清楚、卷面整潔。 （五）考試范文 1. 電子郵件 To:Ms. Jane Brown Subject:Requesting Information about New Premises Dear Ms. Brown, In reference to your advertisement in the local newspaper, we would like to have more information about the above. Could you tell us which other firms are in the area, and which sizes of units are available for rent? About the financial help mentioned, could you inform us who would qualify for it and how to apply. Another point to clarify is the skilled-labor costs compared with other areas. Finally, we would be grateful if you could send us the information pack to our address. We look forward to hearing from you soon. Yours sincerely, Jenny Lee 2.信件 Dear Mrs.Geddings, I am writing about a training course on health and safety which I attended 27 November. When I signed up for this course, I chose your company as it came highly recommended and the courses seemed to he of a high standard.I promised an experienced trainer but unfortunately he was sick and the replacement was not as good as expected. Regarding the information packs these were only a pile of loose photocopies, which was not promised. The class was supposed to be about 8 people but in mine there were about 15. Finally, I should make it clear that the class started 1 hour later, and the lunch that served was cold:I’m sure you can understand my disappointment. I would therefore be glad if you could investigate this matter. I look forward to hearing from you. Yours sincerely, Peter Jackson 三、寫作第二部分應(yīng)試技巧—簡短商務(wù)報(bào)告 在探討B(tài)EC Vantage簡短商務(wù)報(bào)告寫作之前, 先來了解一下一般商務(wù)報(bào)告寫作的技巧及有關(guān)注意事項(xiàng): （一）商務(wù)報(bào)告寫作簡介1．商務(wù)報(bào)告的常見類型 商務(wù)英語報(bào)告是以英語撰寫的商務(wù)報(bào)告。按種類劃分, 常見的有:事件調(diào)查報(bào)告(Investigative Reports)、意見調(diào)查報(bào)告（Survey Reports)、周報(bào)告（Weekly Reports）、月度報(bào)告（Monthly Reports )、進(jìn)展報(bào)告( Progress Reports )、市場調(diào)查報(bào)告（Market Research Reports)、可行性研究報(bào)告（Feasibility Reports)等。盡管這些報(bào)告都有自身的特點(diǎn), 但它們都遵循商務(wù)英語報(bào)告總體寫作原則。 2.商務(wù)英語報(bào)告寫作的總體原則 在撰寫商務(wù)英語報(bào)告時(shí), 應(yīng)確保報(bào)告內(nèi)容準(zhǔn)確無誤（Accurate）、簡明扼要（Brief）, 結(jié)構(gòu)清晰（Clear）, 建議明確果斷（6eeisive）, 故簡稱ABCD原則。具體內(nèi)容如下: ．內(nèi)容準(zhǔn)確無誤:報(bào)告的正確性不僅僅是指英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號和拼寫, 更重要的是其內(nèi)容要敘述得正確。報(bào)告的事實(shí)陳述部分既不能因嘩眾取寵而夸大其詞, 也不能因其涉及令人不愉快的消息而低調(diào)陳述。實(shí)事求是、準(zhǔn)確無誤是報(bào)告寫作的重要原則。 ．內(nèi)容簡明扼要:報(bào)告的長短一般取決于報(bào)告的內(nèi)容及其正式程度。正式報(bào)告篇幅一般較長, 而非正式報(bào)告則較短。不論何種報(bào)告, 報(bào)告的語言必須簡潔、流暢, 切忌陳詞濫調(diào)。一份拖沓冗長的報(bào)告不僅寫時(shí)費(fèi)力, 對方閱讀更浪費(fèi)時(shí)間。撰寫商務(wù)英語報(bào)告時(shí)要盡量避免哆嗦, 用盡可能少的文字, 完整、清楚地表達(dá)需要表達(dá)的意思。 ．結(jié)構(gòu)清晰明了:用數(shù)字、符號標(biāo)明段落、層次、要點(diǎn)等, 加強(qiáng)邏輯性, 使讀者一目了然。 ．建議明確果斷:多數(shù)報(bào)告都有結(jié)論和建議部分, 這是報(bào)告的核心。撰寫時(shí), 應(yīng)確保報(bào)告的結(jié)論和建議是經(jīng)過充分論證而得出, 而且應(yīng)明確果斷, 切忌模棱兩可。 3.商務(wù)英語報(bào)告的四步寫作法 在撰寫報(bào)告之前, 應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備。因此, 撰寫者不妨應(yīng)先回答以下幾個(gè)問題:．報(bào)告的目的:為什么寫這份報(bào)告？ ．報(bào)告的讀者:誰是報(bào)告的讀者？他（們）知道什么信息？他（們）需要什么信息？。報(bào)告的素材:撰寫這份報(bào)告需要收集哪些信息？到哪里收集這些信息？ ．報(bào)告的結(jié)構(gòu):如何構(gòu)思報(bào)告？如何做到報(bào)告結(jié)構(gòu)清晰, 便于讀者閱讀？是否需要自己設(shè)計(jì)報(bào)告的格式還是公司有現(xiàn)成的格式可以參照？ ．報(bào)告的寫作期限:報(bào)告何時(shí)須上交？ 回答完以上問題后, 可以按照以下四個(gè)步驟進(jìn)行運(yùn)作: A.收集信息（Collecting information):收集信息可以采取口頭或書面形式?？陬^形式包括面對面溝通或、電話溝通獲取信息等；書面形式指的是用辦公室便函（Memos）、電子郵件（Emails）、問卷調(diào)查（Questionnaires)等方法向公司內(nèi)部或外部索取信息。此外, 查閱公司的相關(guān)材料（如產(chǎn)品目錄、價(jià)格單等）也屬于書面收集信息形式。 B.謀篇布局(Planning the structure):確定報(bào)告寫作的目的, 對收集到的信息進(jìn)行整理、分類, 刪除無關(guān)信息。然后按照信息的重要程度進(jìn)行合理排列, 列成提綱。若需要擺放插圖或圖表, 也應(yīng)在這一階段確定其在報(bào)告中的位置。 C．撰寫草稿（Writing the draft）:撰寫報(bào)告的各個(gè)部分, 各部分的具體內(nèi)容在本文第四部分詳細(xì)講解。 D．校對編輯（Proofreading and editing):校對編輯是報(bào)告寫作的最后一個(gè)過程也是極其重要的一個(gè)過程, 很遺憾這一過程往往被人忽視。撰寫人寫完草稿后應(yīng)對報(bào)告進(jìn)行全面檢查, 檢查的具體內(nèi)容包括兩方面:一是語言, 包括語法、拼寫；標(biāo)點(diǎn)符號、語言風(fēng)格等；二是信息, 包括數(shù)據(jù)、圖表、觀點(diǎn)等。檢查后, 應(yīng)對報(bào)告進(jìn)行編輯, 盡量做到報(bào)告便于讀者閱讀。 4.商務(wù)英語報(bào)告的寫作語氣 一般而言, 報(bào)告大多由下屬寫給上司, 使用的語言比較正式。此外, 報(bào)告的內(nèi)容和篇幅也決定了其寫作語氣比商務(wù)信函要正式得多。在撰寫商務(wù)英語報(bào)告的過程中, 可以適當(dāng)多使用一些能提高語言正式度的英語語法結(jié)構(gòu)。具體而言如下: ?使用被動(dòng)語態(tài), 如:The e-Source message will be delivered to the target audience multiple times through multiple avenues． ?使用復(fù)雜詞匯, 如:The training program incorporates（includes）many visual aids． ?使用長句子, 如:The content and message of the kit will be similar to that sent to conventional outlets, but will be tailored to electronic media and will either be e-mailed to the Webmaster or sent in hard copy and on a diskette. ?使用名詞短語, 如:The rectification of this problem can be achieved by insertion of a wedge. ?使用非人物主語, 如:Putting a copy of this CD-ROM in the hands of editors of targeted publications will allow them to see for themselves the features of the State Computer Store. ?使用分詞短語, 如:Armed with this information, our customers will be able to identify trends and make strategic decisions in accordance with their agencys goals． ?使用動(dòng)詞不定式, 如:to streamline the internal approval process, we can e-mail our quote to our purchasing agent for budget approval． .使用介詞短語, 如:With convenient access to Web Services in our online Electronic Product and Pricing Catalog＆Order Tracking and Status System, customers can generate sales and service reports upon demand． 5.商務(wù)英語報(bào)告各構(gòu)成部分寫作介紹 一般來說, 商務(wù)英語報(bào)告的常見構(gòu)成部分有:摘要（Executive Summary）、標(biāo)題（Title）、導(dǎo)言（Introduction/Terms of Reference）、材料收集方法（Methodology/Proceedings）、調(diào)查結(jié)果（Findings）、結(jié)論（Conclusions）、建議（Recommendations）、附錄（Appendices）等。以下就各個(gè)部分的內(nèi)容及其寫作方法分別講解。 A.摘要（Executive Summary） 一份正式且篇幅較長的報(bào)告通常在報(bào)告的前面加上摘要。摘要一般不超過一頁, 是報(bào)告的導(dǎo)言、調(diào)查結(jié)果、結(jié)論和建議的內(nèi)容總結(jié)。這部分一般是在整篇報(bào)告寫好以后再寫。非正式或篇幅較短的報(bào)告則無需寫報(bào)告摘要。寫摘要時(shí), 應(yīng)注意以下幾點(diǎn): ．盡量限制段落的數(shù)量, 一般可用三段式:報(bào)告的目的、報(bào)告的調(diào)查結(jié)果和結(jié)論、報(bào)告的建議。 . 摘要寫作的時(shí)態(tài)用一般現(xiàn)在時(shí), 因?yàn)閳?bào)告已經(jīng)存在。如“This report shows…”屬于正確表達(dá), 而“This report will show…”則不妥。 . 報(bào)告摘要中無需引用具體數(shù)據(jù)?？捎谩癰y and large, the vast majority, only a few"等語言表達(dá)大概的數(shù)據(jù)或趨勢。 B．標(biāo)題（Title） 報(bào)告的標(biāo)題應(yīng)盡可能概括報(bào)告的內(nèi)容, 因?yàn)樗钦獔?bào)告的信息濃縮, 而且標(biāo)題應(yīng)該準(zhǔn)確、客觀, 不應(yīng)像報(bào)刊文章標(biāo)題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外, 標(biāo)題應(yīng)該是名詞短語或動(dòng)名詞短語。如以下幾例:“Report on Improving the Training Methods of HDC, Report on the Proposed Incentive Scheme, Report on the Adoption of Flex-time Working Systems”。 C．導(dǎo)言（Introduction/Terms of Reference） 在導(dǎo)言部分, 扼要地說明一下報(bào)告的寫作背景和主旨。此外, 還應(yīng)該注明報(bào)告提交給何人、何時(shí)提交等。如果是事件調(diào)查報(bào)告應(yīng)先說明事件的經(jīng)過, 包括事件發(fā)生的日期、時(shí)間、地點(diǎn)、情況敘述等。以下是導(dǎo)言部分寫作的常見句型: ．The report examines/explains… ．The purpose of this report is to investigate/evaluate/study…．The objective of this report is to recommend/analyze/give．, ．．The aim of this report is to estimate/assess…‘ ．Enclosed is a report about… D．材料收集方法（Methodology/Proceedings） 報(bào)告的這部分應(yīng)說明收集信息或資料的方法和步驟。在報(bào)告中注明提供這一信息可以增強(qiáng)報(bào)告的真實(shí)性和客觀性, 尤其是意見調(diào)查報(bào)告。當(dāng)然并不是所有的報(bào)告都需要收集資料, 因此, 并非每一種報(bào)告都需要提供這部分內(nèi)容。這部分內(nèi)容在整篇報(bào)告所占篇幅較短, 可以寫成一個(gè)段落。以下是該部分寫作的常見句型: ．A sample of workers were individually asked for their opinions． ．A questionnaire was completed by those who were surveyed in this project? ．The information was mainly obtained with a number of telephone calls to manufacturers? E．調(diào)查結(jié)果（Findings） 報(bào)告的調(diào)查結(jié)果部分是報(bào)告建議的依據(jù), 其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無誤, 結(jié)構(gòu)清晰, 語言流暢、銜接。這部分內(nèi)容的每一個(gè)段落都應(yīng)當(dāng)有一個(gè)明確的主題句, 一般放在段首, 這樣便于讀者攝取這部分的信息。以下是這部分主題句寫作的常見句型: ．The findings of the investigation indicate that… ．It was proposed /found /felt /discovered that…．It was generally the case that… ．Most people thought /suggested that…．A number of people mentioned that…．Several changes were put forward. ．Several staff members expressed the view that… 若報(bào)告中需提供圖表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)或描述行情走勢, 撰寫人應(yīng)當(dāng)熟悉這方面寫作的常用句型, 以下就是該方面寫作的一些典型句子結(jié)構(gòu): ．The table/chart/graph/diagram/figure/statistics show（‘s）/describe（s）/illustrate（s）that… ．As can be seen from the table/chart/figure… ．It is clear/apparent from the table/chart/graph/diagram/figure/statistics that… ．The number of…increased /jumped /rose suddenly /rapidly /dramatically from…to… ．The number of…decreased /dropped /fell greatly /significantly /sharply from…to… . The number of…fluctuated slowly/slightly between…to… . The number of…remained steady/stable（stayed the same）between…to ．There was a．（very）sudden /rapid /dramatic /significant increase /jump /rise in the number of…from…to… ．There was a（very）sharp/steep/steady/gradual/slow/slight decrease/drop/fall in the number of…from…to… ．The monthly profit/figures peaked in December at 10%. ．The monthly profit/figures reached a peak/a high（point）in December at 10%? ．The monthly profit/figures bottomed out in December at 10%． ．Sales witnessed a great rise/increase/drop/fall from…to… F．結(jié)論（Conclusions） 報(bào)告的結(jié)論部分是寫報(bào)告的人在報(bào)告調(diào)查結(jié)果的基礎(chǔ)上是對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和解釋。同一調(diào)查結(jié)果會(huì)因?yàn)樽珜懻叩牟煌贸霾煌慕Y(jié)論, 但這部分不應(yīng)當(dāng)包括報(bào)告前文中沒有提到的新的信息。 G．建議（Recommendations） 建議往往是許多商務(wù)報(bào)告寫作的最重要部分。一份報(bào)告有效程度常常取決于報(bào)告中所提供建議的質(zhì)量高低。建議部分主要內(nèi)容為報(bào)告撰寫人在經(jīng)過充分的論證后認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取的措施或行動(dòng)。報(bào)告人有時(shí)也會(huì)描述采取措施后可能出現(xiàn)的后果或情形。 H．附錄（Appendices） 正式的商務(wù)報(bào)告為了增強(qiáng)報(bào)告的說服力或真實(shí)性往往會(huì)有一些附加材料, 因其篇幅較長不宜放在報(bào)告當(dāng)中, 只能選擇放在附錄中。這部分內(nèi)容包括圖表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)室報(bào)告、問卷調(diào)查等。當(dāng)然, 簡短報(bào)告若無此需要?jiǎng)t不需增加附錄部分。 6.如何提高商務(wù)英語報(bào)告的可讀性 許多人在寫完報(bào)告之后往往會(huì)遺忘或忽視報(bào)告寫作的最后一個(gè)過程:對報(bào)告進(jìn)行編輯排版, 使之結(jié)構(gòu)清晰, 內(nèi)容便于讀者閱讀。報(bào)告中所增加的一些信息或符號如同公路上路標(biāo)指引這司機(jī)開車, 為讀者降低閱讀難度, 加快閱讀速度, 這一點(diǎn)對爭分奪秒的商業(yè)人士來說尤為重要。以下是一些提供報(bào)告可讀性的常見手段: ．為報(bào)告提供小標(biāo)題； ．使用小段落, 盡量做到每個(gè)小話題都用一個(gè)段落來闡述；．段落與段落之間空一行； ．提供段落的小標(biāo)題； ．使用列舉符號羅列具體信息； ．使用星號或下劃線強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)內(nèi)容。 下面為一份非正式報(bào)告的兩種形式, 毋庸置疑, 右邊經(jīng)過編輯后的版本結(jié)構(gòu)清晰、層次分明, 內(nèi)容清楚、一目了然, 其格式不論是對寫正式報(bào)告還是非正式報(bào)告都值得借鑒. Proposed Incentive Scheme Mr. John Smith, Office Manager, has asked me to write this report on a proposed incentive scheme offering rewards, possibly financial, to members of staff for money-saving ideas or ways to improve work practices. A sample of workers was individually asked for their opinions. The following is the findings: most thought the incentive scheme was a good idea; most preferred financial rewards; some suggested time off instead; a few thought this was a management area. In general most workers were in favor of an incentive scheme offering financ