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如何提高工作效率 把事情很快地做完 叫做效率把事情很快又很對地做完 叫做效能是指在在單位時間內(nèi)完成工作的數(shù)量 叫做工作效率 思考 為什么有人比我工作更出色 目標(biāo) 途徑 方法 效率 哪些因素導(dǎo)致工作效率低下 1 工作熟練度不夠 工作一段時間后即使完全掌握了本崗位的工作技能 由于崗位的需要 不得不另外重新學(xué)其他的工作技能 技能的不熟練 自然導(dǎo)致工作速度不快 工作成績不大了 2 時間概念不強(qiáng) 看見事情就做 對自己的工作時間沒有具體的安排 也不清楚自己的時間到底是怎么損失的 也不明白自己所花費(fèi)的時間是否合理 拿到一份領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù) 不明確自己能夠多長時間做出來 沒有潛意識里的強(qiáng)制性概念 對于時間概念不強(qiáng)的問題 應(yīng)該從2個方面著手進(jìn)行處理 1 了解自己的時間分配 找出浪費(fèi)的原因 分析如何解決這個時間的浪費(fèi)問題 2 建立和強(qiáng)化時間概念 利用日程表記錄每天的工作內(nèi)容 要時刻清楚 這小時我干什么 工作統(tǒng)籌能力不足 1 先把已經(jīng)確定時間的任務(wù)羅列出來 并根據(jù)已確定時間間隔安排其他工作 2 逐步培養(yǎng)自己的日程安排能力 根據(jù)自己的喜好 將相應(yīng)的任務(wù)安排在合適的時間段里 3 相似的工作排在一起 盡量減少主觀思維上的變化 4 工作不要排的太滿 始終給自己保留一定的彈性時間 3 任務(wù)分解能力不足 有些復(fù)雜的工作 工作多年的好手 會仔細(xì)的把這個復(fù)雜的工作進(jìn)行拆解 并逐步分類 以各個完成 然而有些人并不具備任務(wù)分解的能力 這導(dǎo)致了缺乏思路無從下手 越想越繁雜 無法很好的系統(tǒng)的完成該項(xiàng)工作 于任務(wù)分解能力上的不足 這需要我們時刻保有項(xiàng)目管理的概念 不論事情巨細(xì)大小 一律按照項(xiàng)目案來處理 抓到問題就分解 按類別來逐步逐步完成自己的工作 形成自己的任務(wù)分解能力 4 目標(biāo)不明確 明確的目標(biāo) 合理的職業(yè)生涯規(guī)劃對于我們在職業(yè)生涯發(fā)展道路上至關(guān)重要 沒明確的目標(biāo)對個人的職業(yè)生涯發(fā)展是極其不負(fù)責(zé)任的 先就業(yè)后擇業(yè)不失為當(dāng)下一策略但大方向 必須清楚個人目前所從事的職業(yè)必須結(jié)合最終的職業(yè)生涯為基礎(chǔ) 除了要有明確的目標(biāo) 堅定的信念 在物質(zhì)上生活品質(zhì)的提高對大部分人來講是當(dāng)前最切實(shí)際的 具體的目標(biāo)可以從基本生活保障開始到生活品質(zhì)的提高 怎樣提高工作效率 一 目標(biāo)管理 行為研究結(jié)論表明 人不會持續(xù)不斷地做自己都不知道為什么要做的事情 哈佛大學(xué)的調(diào)查 目標(biāo)的作用 1 給人的行為設(shè)定明確的方向 使人充分了解自己每一個行為所產(chǎn)生的效果 2 使自己知道什么是最重要的事情 有助于合理安排時間 3 能清晰地評估每一個行為的進(jìn)展 正面檢討每一個行為的效率 4 能預(yù)先看到結(jié)果 穩(wěn)定心情 從而產(chǎn)生持續(xù)的信心 熱情與動力 以目標(biāo)為導(dǎo)向 1 設(shè)立明確的目標(biāo) 寫出年度的幾個目標(biāo) 找出一個核心目標(biāo) 并依次排列重要性 然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計劃 你的關(guān)鍵就是依照計劃進(jìn)行 2 進(jìn)行目標(biāo)切割 1 年度目標(biāo)切割成季度目標(biāo) 列出清單 每一季度要做哪一些事情 2 季度目標(biāo)切割成月目標(biāo) 并在每月初重新再列一遍 碰到有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形便及時調(diào)整過來 3 每一個星期天 把下周要完成的每件事列出來 4 每天晚上把第二天要做的事情列出來 有效工作目標(biāo)的特征 明確具體可衡量可行性相關(guān)性時間性 制定個人工作目標(biāo)前 請首先結(jié)合部門的年度目標(biāo) 設(shè)定目標(biāo)的7個步驟 將實(shí)現(xiàn)這些計劃的行動列入每天的日程安排第七步 根據(jù)自己制定的計劃立即采取行動第六步 將事情按照輕重緩急排列順序第五步 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要做的所有事情的任務(wù)清單第四步 將自己的目標(biāo)設(shè)定一個最后的期限第三步 將自己的目標(biāo)寫下來 把目標(biāo)變的清晰而具體第二步 確定自己的目標(biāo) 明確自己想要什么第一步 為什么要做計劃 練習(xí) 列出下一年你個人要實(shí)現(xiàn)的10個目標(biāo)找出其中最重要的一個目標(biāo)將目標(biāo)進(jìn)行分解 按照七個步驟制定行動計劃 二 時間管理 時間管理是什么 時間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣 以令自己更富績效 更富效能時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃 時間的特性 供給毫無彈性 無法蓄積 無法取代 無法失而復(fù)得 影響時間流失的因素 目標(biāo)或目的性不明確工作描述不明確缺乏決定的權(quán)力時間安排不合理不速之客來訪等候他人 處理工作的技能差日常過多的行政事務(wù)過多的路途時間辦公室閑聊溝通不好工作安排不當(dāng) 有效利用時間的方法 精心計劃是高效工作的基礎(chǔ) 我們?yōu)槭裁匆鲇媱?1 凡是可能出錯的都會出錯 2 每次出錯的時候 總在最不可能出錯的地方 3 不論您估算多少時間 計劃的完成都會超出期限 4 不論您估算多少的開銷 計劃的花費(fèi)都會超出預(yù)算 5 所以 在做任何事情之前 都必須先做一些準(zhǔn)備的工作 1 精心計劃 精心計劃 工作的最高目標(biāo)之一 就是讓自己投入的心力 體力與情感有最大的回報 令人欣慰的是 制定計劃時多花費(fèi)一分鐘 就能讓你在行動中節(jié)約10分鐘 花費(fèi)十幾分鐘做每天的計劃 可以讓你為自己節(jié)約兩個小時的時間和精力 你需要的計劃單 每天計劃 每周計劃每月計劃 步驟 準(zhǔn)備紙筆列出任務(wù)清單 想起一件新的工作立刻加到清單上 根據(jù)輕重緩急來排先后的順序在每天工作中將完成的任務(wù)劃掉 10 90定律 工作前花10 的時間用于制定計劃 在工作中將節(jié)約90 的時間 2 重要VS緊要 重要事情 你個人覺得有價值且對你的使命 價值觀及首要目標(biāo)有意義的事和活動 如果它成功地完成 你或別人將取得很大的收益 帶來的收益越高 這項(xiàng)任務(wù)的重要程度越高 緊急事情 你或別人認(rèn)為需要立刻注意的事和活動 如果不能按期完成 它對你或別人的價值會減少甚至消失 明確自己的價值觀 設(shè)定目標(biāo) 制定階段性步驟 把握今日 最重要時刻 長期 中期 短期 3 自我領(lǐng)導(dǎo) 4 使用ABCDE的方法來管理每天 ABCDE法是一種極為有效的設(shè)置優(yōu)先時間的方法 適合每天使用 A是項(xiàng)目的非常重要事情 如果不只一項(xiàng) 可以A1A2 B項(xiàng)目是你應(yīng)該做的 后果不嚴(yán)重 但是你不做會讓別人麻煩C項(xiàng)目是做起來輕松愉快 地位卻無足輕重的事情D是可以委派別人來做的事情E是完全取消的不做的事情 練習(xí) 將你明天的任務(wù)清單 用ABCDE的方法來練習(xí) 5 工作的關(guān)鍵點(diǎn)管理 你為什么能拿到薪水 公司需要你完成具體的工作 薪水和獎金是對你完成的數(shù)量以及質(zhì)量的回報 我們每個人的工作可以分解為5 7個環(huán)節(jié) 我們需要把關(guān)鍵點(diǎn)找出來 找出自己在每個環(huán)節(jié)的優(yōu)勢和劣勢 你工作中最薄弱的那個環(huán)節(jié) 決定了你發(fā)揮自己能力的最大限度 6 克服拖沓 克服拖沓最好的辦法就是在做事之前將一切準(zhǔn)備就緒 清理你的辦公桌 將文件按照你需要的程度擺放 收起無用的文件和物品 準(zhǔn)備工作所需要的資料 電腦程序 電子郵件地址 其他通訊的資料 為自己創(chuàng)建一個長時間工作舒適的辦公環(huán)境 良好的自我確認(rèn) 自己是個效率很高的人 迅速進(jìn)入狀態(tài) 7 給自己壓力 將重要的工作的完成日期書面化 以提醒自己剩余的時間 并書寫下列項(xiàng)目 適當(dāng)?shù)慕o自己一些壓力 寫出完成這個工作可以給自己帶來的五項(xiàng)好處寫出不完成這個工作給自己帶來的五項(xiàng)損失冥想完成后自己的心理感受和場景與壓力共處 將壓力化為動力 1 我做了什么根本不需要做的事 2 我做了什么耗時過長的事 3 我做了什么會浪費(fèi)別人時間的事 8 以后要經(jīng)常反省自己 總結(jié) 目標(biāo)清晰 清晰自己的各階段目標(biāo)請讓自己的年度工作目標(biāo)結(jié)合部門的目標(biāo)設(shè)定有效目標(biāo) 高效工作管理等于 自我管理到位 精心計劃輕重緩急 按照角色自我領(lǐng)導(dǎo)用A E的方法管理每天工作的關(guān)鍵點(diǎn)管理克服拖沓與給自己壓力經(jīng)常反省自己 時間管理水平自測 選擇 從不 記0分 選擇 有時 記1分 選擇 經(jīng)常 記2分 選擇 總是 記3分 1 我在每個工作日之前 都能為計劃中的工作做些準(zhǔn)備 2 凡是可交派下屬 別人 去做的 我都交派下去 3 我利用工作進(jìn)度表來規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo) 4 我盡量一次性處理完畢每份文件 5 每天列出應(yīng)辦事項(xiàng)清單 按重要順序排列并依次辦理 6 盡量回避干擾性電話 不速之客來訪以及突然約會 7 我試著按照生理節(jié)奏變動有規(guī)律的來安排我的工作 8 我的日程表留有回旋余地 以便應(yīng)對突發(fā)事件 9 當(dāng)其他人想占用我的時間 而我又必須處理更重要事情時 我會說 不 0 12分 你自己沒有時間規(guī)劃 總是讓別人牽著鼻子走 13 17分 你試圖掌握自己的時間 卻不能持之以恒 18 22分 你的時間管理狀況良好 23 27分 你是值得學(xué)習(xí)的時間管理的典范