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1、廣東威凱電器有限公司 廣東威凱電器有限公司 文件編號(hào)： 版次： 合同管理制度 一 總則 1、為依法維護(hù)廣東威凱電器有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）的合法權(quán)益，規(guī)范合同管理、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范，保證依法簽訂、履行、變更和解除合同，最終保障經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法通則》和《中華人民共和國(guó)合同法》等相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。 2、本制度所稱合同是指公司和各分公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中與法人、自然人或其他經(jīng)濟(jì)組織之間發(fā)生的所有書面合同。 3、合同管理應(yīng)遵循以下原則： ① 依法簽訂合同，保證合同的合法性；

2、 ② 切實(shí)履行合同，提高合同履約性； ③ 及時(shí)處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。 4、加強(qiáng)合同管理，指定部門、落實(shí)人員專（兼）職負(fù)責(zé)合同管理工作，建立健全合同管理臺(tái)帳，完善合同管理制度，提高合同管理水平。 二 合同管理部門及職責(zé) 1、公司對(duì)合同實(shí)行綜合歸口、分類專項(xiàng)管理。 ① 公司總經(jīng)辦是合同管理的綜合歸口部門，總經(jīng)辦主管負(fù)責(zé)合同檔案管理工作 ； ② 公司成立合同評(píng)審領(lǐng)導(dǎo)小組，組成人員是：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人； 2、公司總經(jīng)辦作為合同管理的綜合歸口部門主要職責(zé)是： ① 宣傳貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)合同及合同管理的法律法規(guī)和規(guī)章； ② 承擔(dān)直接管理的有關(guān)業(yè)務(wù)工作； ③ 審查

3、合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)； ④ 統(tǒng)一管理公司合同章； ⑤ 制訂公司合同管理實(shí)施辦法，完善合同管理制度； ⑥ 監(jiān)督、檢查有關(guān)公司簽訂、履行合同的情況，并定期向總裁匯報(bào)； ⑦ 建立合同管理臺(tái)帳，將正式合同文本準(zhǔn)確歸檔； ⑧ 參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動(dòng)。 3、合同管理員職責(zé) ① 協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參加相關(guān)合同的談判、起草與簽訂； ② 審查合同，防止不完善或不合法合同出現(xiàn)； ③ 檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題和糾 紛； ④ 會(huì)同合同承辦人員辦理有關(guān)合同文書，并負(fù)責(zé)建立合同檔案； ⑤ 制止不符合法律、法規(guī)規(guī)定的合同行為，并

4、及時(shí)向合同管理部門和公 司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告； ⑥ 依法參加對(duì)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟； ⑦ 建立合同管理臺(tái)帳及統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括： （1）合同簽訂履行情況臺(tái)帳； （2）合同變更解除臺(tái)帳； （3）違約合同登記臺(tái)帳； （4）合同履行情況進(jìn)度表； （5）合同簽訂情況進(jìn)度表。 4、合同承辦人員職責(zé) ① 對(duì)需要簽訂的合同項(xiàng)目或經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行可行性調(diào)查研究，重點(diǎn)調(diào)查考證對(duì)方當(dāng)事人的簽約資格和履約能力等； ② 提請(qǐng)公司合同評(píng)審領(lǐng)導(dǎo)小組、合同管理部門審查其經(jīng)辦的合同，檢查所簽訂合同的履行情況，及時(shí)向合同管理人員通報(bào)合同在履約過(guò)程中發(fā)生的問(wèn)題，并同時(shí)提出解決問(wèn)題的意見和建議，必要時(shí)可以直接向公司

5、領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，對(duì)所承辦的合同負(fù)有監(jiān)督履行責(zé)任； ③ 對(duì)已簽訂的合同出現(xiàn)不履行、不能履行和不完全履行情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司合同管理部門報(bào)告，并會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門研究提出解決問(wèn)題的方法、建議，同時(shí)向總裁匯報(bào)； ④ 依法參加對(duì)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟； ⑤ 保管好合同及與簽訂、履行、變更、解除合同等有關(guān)的文件和資料，及時(shí)交合同管理機(jī)構(gòu)歸檔。 5、合同評(píng)審領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé) 合同評(píng)審領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)分公司、各部門擬簽訂的送審合同進(jìn)行有效審查，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)，其中，合同簽訂單位經(jīng)辦人擬稿初審、部門負(fù)責(zé)人全面復(fù)審；財(cái)務(wù) 負(fù)責(zé)人按財(cái)稅制度審核合同資金收支結(jié)算關(guān)；行政副總綜合審核合同文字和漏洞

6、關(guān)；總經(jīng)理根據(jù)各方意見最后確定審批事宜。 三 合同的簽訂和履行 1、簽訂合同應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家法律法規(guī)，符合產(chǎn)業(yè)政策，遵循平等自愿、誠(chéng)實(shí)信用、協(xié)商一致、互利有償?shù)脑瓌t。 2、各單位（部門）簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用合同專用章。 3、合同專用章實(shí)行專人管理，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批制度。 4、公司對(duì)外簽訂的合同應(yīng)由公司法律顧問(wèn)或行政副總 審核，總經(jīng)理或由總 經(jīng)理委托授權(quán)的代理人進(jìn)行審批；分公司對(duì)外簽訂的所有經(jīng)濟(jì)合同，審批程序按本制度規(guī)定執(zhí)行 。 5、禁止無(wú)權(quán)代理。委托代理人簽訂合同的，必須由法定代表人簽發(fā)“法人授權(quán)委托書”。委托書中應(yīng)明確委托代理人的權(quán)限和期限等重要內(nèi)容，同時(shí)加蓋公章和法人代表私章生效。

7、 6、委托代理人代表公司簽訂的合同，必須是在授權(quán)范圍及有效期內(nèi)行使代理權(quán)，禁止濫用代理權(quán)，超越代理權(quán)。 7、合同簽訂前，合同承辦人員要切實(shí)了解對(duì)方當(dāng)事人是否符合簽訂合同的主體資格，資信狀況是否良好，并驗(yàn)證對(duì)方相關(guān)有效證件。 8、簽訂重大經(jīng)濟(jì)合同前，合同承辦人員應(yīng)向公司總經(jīng)理報(bào)告,并會(huì)同有關(guān)部門對(duì)合同草案進(jìn)行評(píng)審。合同簽訂單位（部門）對(duì)涉及各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)相關(guān)合同條款的合法性、可行性和履約能力做出明確判斷；合同評(píng)審人員應(yīng)對(duì)合同的主體、內(nèi)容、形式是否合法，以及條款的完備性等提出書面意見并對(duì)此負(fù)責(zé)。 9、所有合同的簽訂，應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)合同文本或公司統(tǒng)一制訂的合同文本形式。 10、簽訂經(jīng)濟(jì)合同，

8、除合同履行地在我方所在地外，簽約時(shí)應(yīng)力爭(zhēng)合同由我方所在區(qū)、市人民法院管轄。 11、簽訂合同需要擔(dān)保時(shí)，應(yīng)當(dāng)簽訂書面擔(dān)保協(xié)議。擔(dān)保人必須是能夠承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任、具備法人資格的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。對(duì)方以財(cái)產(chǎn)進(jìn)行抵押的，抵押物必須是抵押人的合法財(cái)產(chǎn)，并提供產(chǎn)權(quán)證明，按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。 分公司（部門）不得對(duì)外提供合同擔(dān)保。 12、依法應(yīng)當(dāng)公證的合同，應(yīng)及時(shí)到有關(guān)部門辦理相關(guān)法律手續(xù)。 13、依法簽訂的合同，合同正本我方不能少于貳份，一份交公司總經(jīng)辦存檔備查，一份交本單位行政檔案室保管,另提供一份復(fù)印件給本單位財(cái)務(wù)作為收付款依據(jù)。 14、分公司（部門）合同管理人員對(duì)已生效的合同，要及時(shí)建立合同管理臺(tái)帳及各

9、類報(bào)表，實(shí)行分類管理，并于每月5日前將上月的合同整理后報(bào)送公司總經(jīng)辦備案。 15、與合同有關(guān)的文書（圖紙、往來(lái)信函、電報(bào)、電傳、報(bào)告、批示等）應(yīng)當(dāng)附在合同卷內(nèi)存檔。合同履行終止后，統(tǒng)一存檔保管。 16、合同生效后，應(yīng)當(dāng)全面履行。如因我方原因，合同不能履行，應(yīng)當(dāng)積極爭(zhēng)取補(bǔ)救措施，減少損失。遇有不可抗力等影響合同履行時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方，并注意保存有關(guān)證據(jù)。 17、發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人員除催促對(duì)方繼續(xù)履行外，應(yīng)立即將對(duì)方不履行,或不完全履行合同的情況及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理、本單位主要領(lǐng)導(dǎo)和公司合同管理部門。 四 合同的變更和解除 1、當(dāng)事人可依法變更合同。

10、 2、因我方發(fā)生需要變更合同的情況時(shí)，應(yīng)當(dāng)書面通知對(duì)方，并說(shuō)明變更理由。 3、我方在接到對(duì)方要求變更合同的通知時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即審查對(duì)方的理由是否正當(dāng)。如果符合變更條件，或我方同意變更的，應(yīng)當(dāng)簽訂變更協(xié)議。因變更造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向?qū)Ψ教岢鏊髻r。 4、當(dāng)事人可依法解除合同。 5、因我方發(fā)生需要解除合同的情況時(shí)，應(yīng)當(dāng)書面通知對(duì)方，并說(shuō)明理由。 6、在接到對(duì)方解除合同的通知時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即審查解除合同的理由是否正當(dāng)，如果因解除合同而損害了自身利益，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向?qū)Ψ教岢鰰嫠髻r。 五 合同糾紛的處理 1、對(duì)外簽訂的合同在發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，首先要協(xié)商解決，形成書面協(xié)議，并加蓋雙方單位公章后執(zhí)行

11、。如協(xié)商不成，應(yīng)完整保存協(xié)商時(shí)的各種資料，報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)研究決策，采取必要的有效措施。 2、需要向仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院遞交仲裁申請(qǐng)書、起訴書或答辯書的，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由公司法律顧問(wèn)全權(quán)代理。 六 合同的監(jiān)督檢查 1、合同監(jiān)督檢查是合同管理的重要內(nèi)容之一。 2、公司總經(jīng)辦組織合同管理人員、合同承辦人員，定期（每半年）到相關(guān)部門檢查合同的執(zhí)行情況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告，并提出處理意見。同時(shí)注意保存書面紀(jì)錄和證據(jù)，盡量減少或避免損失。 3、公司根據(jù)工作發(fā)展需要，可以成立合同監(jiān)督檢查小組。在未正式成立合同監(jiān)督檢查小組之前，由公司總經(jīng)辦和分公司（部門）合同管理人員共同履行其職責(zé)。 4、合同監(jiān)督

12、檢查的主要內(nèi)容有： ① 合同管理臺(tái)帳及報(bào)表建立情況； ② 合同的簽訂和履行情況； ③ 合同糾紛的處理情況； ④ 合同管理人員的教育培訓(xùn)情況； ⑤ 對(duì)于在簽訂、履行和管理經(jīng)濟(jì)合同中，因違反合同管理制度，造成重大經(jīng)濟(jì)損失的人員的責(zé)任追究情況。 5、合同管理部門履行監(jiān)督檢查職責(zé)時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)積極配合，如實(shí)提供與檢查事項(xiàng)有關(guān)的文件、資料，并對(duì)有關(guān)檢查事項(xiàng)涉及的問(wèn)題做出解釋和說(shuō)明。 6、檢查小組或檢查人員應(yīng)在結(jié)束檢查后十天內(nèi)向受檢單位（部門）送達(dá)檢查意見書。檢查意見書要核明檢查人員姓名和職務(wù)，提出被檢單位（部門）合同管理的基本做法、存在問(wèn)題及需加強(qiáng)對(duì)合同管理的意見等。 7、合同管理部門根

13、據(jù)檢查情況，可以向被檢部門提出如下意見： ① 對(duì)于未按規(guī)定執(zhí)行合同管理制度，或者落實(shí)制度有重大漏洞的，責(zé)令限期改正； ② 對(duì)于在簽訂、履行合同中，因違反合同管理制度，造成重大經(jīng)濟(jì)損失的部門或者個(gè)人，建議追究其相關(guān)法律責(zé)任； ③ 對(duì)于在合同管理工作中成績(jī)顯著，為企業(yè)避免或者挽回經(jīng)濟(jì)損失的部門和個(gè)人，建議給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。 8、被檢單位（部門）應(yīng)當(dāng)自收到檢查意見書之日起一周內(nèi)將落實(shí)整改情況書面報(bào)告合同管理部門。 七 獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰 1、合同管理部門及承辦人員有下列表現(xiàn)的，應(yīng)視不同情況給予表彰、記功和獎(jiǎng)勵(lì)： ① 盡職盡責(zé)，使所在單位訂合同得以全面履行，為公司取得重大經(jīng)濟(jì)效益，成績(jī)顯著的；

14、 ② 在處理合同糾紛過(guò)程中，起到重大作用，為公司獲得較大經(jīng)濟(jì)效益或免受重大經(jīng)濟(jì)損失的； ③ 按合同管理部門的要求,定期上報(bào)公司合同管理資料，在合同檔案管理工作中表現(xiàn)突出的； ④ 所保管的合同清晰明了、全面整潔、無(wú)損，無(wú)任何遺失的。 2、合同管理部門及承辦人員有以下情況之一的，視情節(jié)輕重，分別給予不同的行政處分、或無(wú)任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償解除勞動(dòng)合同關(guān)系，構(gòu)成犯罪的移交司法機(jī)關(guān)處理： ① 在以法人名義進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，應(yīng)簽訂書面經(jīng)濟(jì)合同而沒(méi)有簽訂，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的； ② 合同承辦人員在簽訂、履行合同過(guò)程中未盡職盡責(zé)，造成經(jīng)濟(jì)損失或違反法律法規(guī)導(dǎo)致合同糾紛的； ③ 丟失、擅自銷毀、涂改合同文

15、件造成經(jīng)濟(jì)損失的； ④ 失職、瀆職、玩忽職守，造成經(jīng)濟(jì)損失的； ⑤ 被追究違約責(zé)任，造成重大經(jīng)濟(jì)損失的； ⑥ 收受賄賂、內(nèi)外勾結(jié)，造成重大經(jīng)濟(jì)損失的。 八 附則 1、本管理制度中所指的“合同承辦人員”是指除法定代表人，總經(jīng)理外，在授權(quán)范圍內(nèi)直接承辦并參與合同簽訂、變更、解除的經(jīng)辦人員。 2、公司“法人授權(quán)委托書”中的說(shuō)明構(gòu)成本管理制度的一部分。 3、本制度自 年 月 日起實(shí)施。 4、本制度由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。 5、合同管理流程附后。 總部權(quán)限外合同管理流程 確定合同意向 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、行政副總審核合同 總經(jīng)理或授權(quán)代理人審批

16、 合同簽訂 合同公證 合同變更 合同完成 合同糾紛 合同執(zhí)行 合同歸檔（并按規(guī)定時(shí)間移交總公司） 合同解除 分公司權(quán)限內(nèi)合同管理流程 確定合同意向 部門經(jīng)理審核 經(jīng)營(yíng)者審批 合同簽訂 合同變更 合同公證 合同糾紛 合同執(zhí)行 合同歸檔（并按規(guī)定時(shí)間移交總公司） 合同解除 合同完成 總經(jīng)理 審批 行政副總 審核 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人意見 復(fù)核 經(jīng)辦人 意見 合同 起草 分公司合同評(píng)審流程 行政副總 審核 經(jīng)營(yíng)者 意見 經(jīng)辦人 意見 合同 起草 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核 復(fù)核 總經(jīng)理 審批