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文秘專業(yè)人才市場需求狀況的調(diào)查報告 一、前言 文秘人員是一種社會從屬性、服務(wù)性職業(yè)。秘書是領(lǐng)導(dǎo)同外界接觸交往的重要渠道,除了領(lǐng)導(dǎo)人本人直接收集的信息而外,一個單位的文件、電話、傳真、報表等信息,都是先由秘書收發(fā)登記處理的。所以文書工作、信息工作、接待工作等成為秘書職業(yè)的經(jīng)常性基礎(chǔ)工作。在一定情況下,秘書還可能被授權(quán)代表領(lǐng)導(dǎo)人處理某些事務(wù),秘書部門的負責人或個別秘書常常起著領(lǐng)導(dǎo)的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用。領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性,決定了輔助、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)人工作的秘書職業(yè),也就必然帶有強烈的全面性,它不同于任何專門職能部門,不會長期局限于某項專門性的業(yè)務(wù)工作,但秘書必須全面綜合各種信息,是領(lǐng)導(dǎo)的全方位助手。 隨著信息社會、網(wǎng)絡(luò)社會的高速發(fā)展，社會的分工愈加細化，各領(lǐng)域、各行業(yè)的管理工作中的決策活動和輔助性活動相分離，為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施提供服務(wù)的文秘人員，在各個工作領(lǐng)域中就起到十分重要的作用。社會究竟需要什么樣的文秘人才？文秘人才又應(yīng)具備哪些素質(zhì)、職業(yè)能力？由于高校的不斷擴招大學(xué)生已經(jīng)不是以前的搶手貨，而是隨處可見的待業(yè)人員。對于文秘專業(yè)的學(xué)生而言就業(yè)壓力是不言可喻的，因為很多其他專業(yè)的女學(xué)生未必都是從事與專業(yè)對口的行業(yè)相反的是從事文秘方面的文職類工作，若再加上一些其他或有或無的狀況時時出現(xiàn)，這對文秘專業(yè)的學(xué)生的沖擊力加大成了一種必然，因此對于文秘專業(yè)社會需求情況調(diào)查顯得非常有必要。 二、研究方法 研究所采用的方法：主要通過面談與調(diào)查的方式對文秘專業(yè)的市場需求進行了調(diào)研，較為全面地了解社會對文秘專業(yè)人才的需求情況，用人單位對文秘人員的技能要求，以及文秘從業(yè)人員的薪金情況和文秘人員的職業(yè)生涯發(fā)展狀況。 三、研究結(jié)果及分析 文秘類工作的社會需求在不斷的增長，我們不能過分擔心供大于求，只要做好本職工作，及時了解市場信息并做到有永不懈怠的“進取心”、寵辱不驚的“平常心”、謹小慎微的“細致心”，切實提升自己。前途是光明的，道路是曲折的。 1、社會對文秘專業(yè)人才的需求情況 國家機關(guān)、事業(yè)單位、全民所有制單位的文秘人員需求量在逐步遞減，而外資企業(yè)、民辦企業(yè)的文秘人員需求量在逐步遞增。大型單位分工較細，文秘人員的需求量大，多以行政秘書工作為主，有專職文員、專職檔案員、人事文員等，職責比較單一中小型單位的文秘人員需求量小，一般出任文秘人員實際上是一種“綜合秘書”，也稱為“辦公室文員”，身兼多職，通過與從事此行業(yè)的人訪談所知，通常要照顧到最基本的日常工作，即收發(fā)文件、接待來訪客人方面。需要提到的一點是由于國際貿(mào)易的日益發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)外企也需要用到文秘人員，但對于英語更加偏重，至少也要能用日常英語與人溝通即有CET—4以上的英語能力。雖然中小型單位對文秘人員需求量少，但中小型單位的數(shù)量呈增長趨勢，所以中小型單位的綜合文秘人員的需求量總的來說是增長的。而且在經(jīng)濟、法律、醫(yī)務(wù)方面也需要增加文秘人員來協(xié)助管理工作?，F(xiàn)階段主要是以“綜合秘書”(辦公室文員)以及總裁助理為崗位群體?！稗k公室文員”隊伍迅速壯大，“商務(wù)秘書”逐漸增多，同時，每個職業(yè)崗位群所對應(yīng)的職業(yè)崗位變化也很大，不斷有新興的崗位誕生。由此可見，秘書的社會需求是相當大的。 2、用人單位對文秘人員的技能要求 用人單位認為好的秘書人員必須要有好的職業(yè)道德與素質(zhì)中，包括隨機應(yīng)變，任勞任怨，服從領(lǐng)導(dǎo)，當好參謀，善于合作，嚴于律己，實事求是，勇于創(chuàng)新，甘于奉獻，恪守信用，嚴守機密，遵紀守法，廉潔奉公。由此可見，大部分企事業(yè)單位最為看重的是秘書本人的靈活程度與努力程度。而認為文秘專業(yè)應(yīng)拓展的知識與能力如下：公文寫作能力，辦公自動化設(shè)備操作能力，人際商務(wù)溝通技巧，人力資源管理，演講與口才，電子文件管理，書法。根據(jù)不同行業(yè)的要求要懂得本行業(yè)的專業(yè)知識背景、辦公室事務(wù)管理知識、應(yīng)變能力、商務(wù)知識、法律知識。由此看出，現(xiàn)在社會上對文秘的人際溝通協(xié)調(diào)能力，口頭、筆頭的表達能力都有了很高的要求。 除此之外，各單位還希望文秘具備業(yè)務(wù)背景，如生產(chǎn)部秘書職位要求化工或理工科背景；涉外秘書職位要求至少要有英語四級證書、口語良好能進行基本的交流；公關(guān)部門秘書職位要求具備公共關(guān)系管理的基礎(chǔ)知識和一定的實踐經(jīng)驗等。不難發(fā)現(xiàn)具備以上相關(guān)崗位條件的會優(yōu)先錄用。在新形勢下，文秘人員的關(guān)鍵能力應(yīng)更全面，從業(yè)能力應(yīng)更細致，關(guān)鍵能力和從業(yè)能力所共同表現(xiàn)出的綜合職業(yè)能力應(yīng)更強。 3、企業(yè)認為文秘專業(yè)需開設(shè)的課程 1、職業(yè)道德；2、秘書禮儀；3、辦公室日常事務(wù)處理；4、文書擬寫與制作；5、辦公軟件的使用；6、辦公設(shè)備的使用與維護；7、會議服務(wù)；8、文檔管理；9、接待與差旅服務(wù)；10、信息管理與調(diào)研。 4、文秘從業(yè)人員的薪金情況 通過調(diào)研，文秘人員的月薪情況如下：月薪在500—1000元以下文秘占32.1%.1000—3000的文秘占45.2%;3000—5000元的文秘占9.3%。5000—8000元的文秘占6.3%;8000—10000元的文秘占2.8%。10000元以上的文秘占2.2%。70%以上的文秘人員月薪在3000以內(nèi)，大部分文秘人員對薪金現(xiàn)狀表示比較滿意，有的文秘人員甚至還打算向高層次拼博，成為高級秘書，獲取更高的薪金。 5、文秘人員的職業(yè)發(fā)展前景 通過調(diào)研，發(fā)現(xiàn)從事秘書工作年限的，3個月以下的占14.5%，1年以下的占18.6%，1—3年占40.3%，3—5年的占14.1%，5—10年的占6.7%，10年以上的占5.8%。隨著企事業(yè)單位用人機制改革的深化，從業(yè)文秘人員在一個單位的一個崗位上干一輩子的可能性越來越小，升遷或轉(zhuǎn)職機會多，一般在3—5年后會得到晉級的機會。行政主管是文秘人員未來的主要職業(yè)發(fā)展方向。文秘人員因工作接觸到單位業(yè)務(wù)的各個方面，在職業(yè)轉(zhuǎn)換，特別是單位內(nèi)部換崗晉升具有很好的優(yōu)勢，換崗晉升的可能依次是行政主管、經(jīng)理助理、人力資源經(jīng)理、部門經(jīng)理、秘書(初級、中級、高級)、市場部主管、公關(guān)部主管、財務(wù)管理人員。 四、研究討論 1、學(xué)生存在的問題 通過大量的企業(yè)調(diào)研，并對比企業(yè)標準，我們的畢業(yè)生還存在學(xué)習(xí)能力不強、責任心不強、團隊協(xié)作能力差等問題。但是從用人單位考慮，企業(yè)在考慮人才成本、人才的穩(wěn)定性、實踐動手能力強等方面，還是很愿意接受職業(yè)學(xué)校的學(xué)生的。 中等職業(yè)學(xué)校畢業(yè)生還普遍存在專業(yè)技能不足、基礎(chǔ)知識薄弱，使后續(xù)發(fā)展空間受限，就業(yè)期望值過高等問題，所以正確認識自己的位置，具有良好的心理狀態(tài)，先就業(yè)，再擇業(yè)，在工作中不斷的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗，是職業(yè)學(xué)校學(xué)生的最佳選擇。企業(yè)在選擇人才時也特別重視應(yīng)聘人員的思想品質(zhì)及職業(yè)道德。 2、解決方法及建議 （1）、努力加強自身的培養(yǎng)，加強專業(yè)認識。很多同學(xué)對于自己所處的文秘專業(yè)認識模糊不清，專業(yè)認識不清必然導(dǎo)致學(xué)習(xí)興趣不濃，缺乏動力。因此，要加強專業(yè)介紹，如：專業(yè)特點、市場需求、素質(zhì)要求、就業(yè)前景等。 （2）、向復(fù)合型人才發(fā)展。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。明確自己的成才目標，給自己一個機會去轉(zhuǎn)變：從一個無才——專才——通才。時刻留意崗位的要求，并盡可能的將用人單位的要求轉(zhuǎn)變成為求職者自身具備的能力，增強就業(yè)能力 (3)、從基層做起，敢于接受挑戰(zhàn)，萬事起頭難。文秘分工廣泛，分有多種職位，其中最常見的便是辦公室文員、助理。 (4)、面對相關(guān)證書的重要程度提升要努力考取，既然現(xiàn)在用人單位對“國家秘書資格證”、“英語四級證”等證書的認可，為增加自身的競爭力應(yīng)該盡全力去考，在備考的過程中其實是在提升自己的能力。 (5)、秘書人員應(yīng)具備的能力、知識、技能應(yīng)有意識培養(yǎng)公文寫作能力、辦公自動化設(shè)備操作能力、人際溝通能力、執(zhí)行能力、合作能力都是秘書人員需要具備的能力。 五、結(jié)束語 文秘人員社會需求量很大，大多數(shù)文秘人員在從事文秘工作3--5年后會轉(zhuǎn)換崗位或得到晉升，但并不表示文秘是吃青春飯的職業(yè)。雖然在中、初級文秘人員中女性占絕大多數(shù)，但也不表示文秘是“花瓶職業(yè)”。做到五六十歲退休的女秘書大有人在，比爾蓋茨的秘書就是一位很老練成熟的秘書，可以把比爾蓋茨的日程安排設(shè)計到分和秒。在西方國家很多年長資深的秘書他們會更加受青睞，因為她/他們的自身的素質(zhì)，以及對企業(yè)文化的認同度都造成了她/他們在職業(yè)生涯中的游刃有余。這也是高級秘書和初級文員的區(qū)別，也是文秘職業(yè)縱向發(fā)展的方向。 文秘人員在日常工作中接觸到人事、財務(wù)、專業(yè)業(yè)務(wù)的機會比較廣泛，對各方面技能要求很高，只有具備較強的文字與語言表達能力、綜合協(xié)調(diào)合作能力和邏輯思維與分析能力，富有經(jīng)驗的文秘人員才是在我們社會急需的復(fù)合性人才。社會對文秘人員的需求情況決定了文秘職業(yè)是一個充滿活力和挑戰(zhàn)性的職業(yè)，也是一個具有廣闊發(fā)展前景的職業(yè)。