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第三部份 垂直指揮系統(tǒng) 為了使人們達(dá)到預(yù)期的目的而有效地工作，必須按任務(wù)或職位制訂好一套適宜的職位結(jié)構(gòu)。 ——[美] 孔茨 l 必須準(zhǔn)確自如。 l 一個上級的原則。（指揮行為） l 服從的原則。 l 逐級的原則。 一、 垂直指揮系統(tǒng)的依據(jù) 垂直指揮系統(tǒng)以組織系統(tǒng)表（機(jī)構(gòu)圖）為序列，以崗位描述為依據(jù)。 二、 垂直指揮的原則 （一） 服從指揮的原則 l 沒有服從，就沒有管理。 在一般情況下，下級無權(quán)判斷上級的對錯，上級的對錯由上級的上級來裁定。 （二） 一個上級的原則（指揮行為） 每個崗位、每個人只有一個上級，只服從一個上級的指揮，只向一個上級報告。 （三） 逐級的原則 l 上級對下級可以越級檢查不能越級指揮。 下列情況，可以越級指揮： 1） 緊急情況 上級領(lǐng)導(dǎo)沒有找到他的直線下級，不能眼看著損失發(fā)生，即可越級指揮。 2） 直接下屬表示或?qū)嶋H上不服從指揮 直接下屬用種種理由不貫徹執(zhí)行上級的指示，任何領(lǐng)導(dǎo)都有權(quán)越級直接指揮。這種情況發(fā)生后，直接下級應(yīng)該表示自己錯了或辭職。 3） 下級無力完成上級安排的任務(wù) 4） 必要的情況下，進(jìn)行整體指揮 l 下級對上級可以越級申訴，不能越級報告。 申訴和報告的界定是： 報告是在正常情況下，向直接上級請示工作取得指示。 申訴是告狀。 申訴只有在以下三種情況下是被認(rèn)為合法的。 1） 上級有貪污、盜竊、違法亂紀(jì)的行為。 2） 上級有重大出賣和危害公司的行為。 3） 上級濫用職權(quán)，對申訴者有重大不公正的行為。 以上三種情況，如果屬實(shí)，即可成立。如屬誣告，申訴者必須對此負(fù)責(zé)。 三、 垂直指揮的類型 1、 單向指揮 只與單個的直接下級有關(guān)。 2、 多項(xiàng)指揮 與兩個或兩個以上直接下級有關(guān)。 3、 整體指揮 命令同時發(fā)給下屬各級人員。也就是說，命令內(nèi)容與各級下屬都有關(guān)聯(lián)。 例：總經(jīng)理宣布調(diào)整工資方案。 4、 在緊急情況下的現(xiàn)場指揮 四、 垂直指揮的常用形式 1、 命令 命令一般分為口頭命令和書面命令兩種。 口頭命令主要是指面對面的談、小組討論、電話或其他情況下以講話形式出 現(xiàn)的命令方式。 書面命令主要是指通過下任務(wù)單和命令書的形式的命令，往往顯得比較嚴(yán)肅 和正式，而且可以避免口頭命令帶來的問題。 l 命令人 即接受命令的執(zhí)行人，也就是讓誰去完成任務(wù)。 l 命令內(nèi)容 即讓某個人去干什么工作，包括時間、地點(diǎn)、人員、行動、行動的對象。 l 完成的標(biāo)準(zhǔn) 也就是說該項(xiàng)任務(wù)要完成到什么程度，即做成什么樣，一般分常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和特定標(biāo)準(zhǔn)。 常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)即公司已做好的規(guī)定或工作標(biāo)準(zhǔn)——下令時不用講明，可以強(qiáng)調(diào)。 特定標(biāo)準(zhǔn)指沒有先例或未做規(guī)定的工作標(biāo)準(zhǔn)——下令時必須講明。 l 完成的標(biāo)志 驗(yàn)收合格，交回令簽。 l 復(fù)命的時限和方式 在什么時間以前，用書面、電訊或口頭的形式向誰報告。 四小時復(fù)命制 對任何命令不管完成與否，都要在規(guī)定時間內(nèi)復(fù)命，如執(zhí)行人在執(zhí)行開始后發(fā)現(xiàn)有 困難或阻力，應(yīng)努力去克服；如確實(shí)有不可克服的困難，執(zhí)行人無法按時、按標(biāo)準(zhǔn)完成，要立即向下命令者復(fù)命，講明不能完成任務(wù)的困難或原因。如已完成任務(wù)，也要復(fù)命。“立即”：我們規(guī)定為不得超過四小時，這就叫“四小時復(fù)命制”。 這條規(guī)定特別重要。不能完成任務(wù)的人，可以取得下命令人的新指示，保證任務(wù)的完成或取得下命令人的幫助，及時克服困難完成任務(wù)。無論出于什么原因，在發(fā)現(xiàn)不能執(zhí)行命令以后，沒有向下命令人復(fù)命，延誤了工作，要由受命令人負(fù)責(zé)。 l 命令時的語言要求 A． 簡煉、準(zhǔn)確、不需要形容和描繪。 B． 使用專業(yè)術(shù)語，概念清楚，盡可能排除誤解。 C． 有可操作性。 D． 保證傳達(dá)渠道暢通無誤。 2、 會議 會議經(jīng)常用來決定多項(xiàng)指揮和總體指揮。會議要求開得簡短，并能解決實(shí)際問題。 xxx房地產(chǎn)開發(fā)有限公司會議種類 序號 會議名稱 主持人 召開時間 會議內(nèi)容 參加人員 基本要求 1 公司月度 工作例會 總經(jīng)理或 副總經(jīng)理 每月1日下午 2:00~4:00 1. 上個月工作中存在問題及解決方案。 2. 下個月工作計、重要方案研討。 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 各部門經(jīng)理 總經(jīng)理秘書 行政秘書（記錄） 每月28日前將書面材料交到人事行政部以便會議中使用。 2 公司周度 工作例會 每周五下午 4:00~5:00 1. 上周工作中存在問題及解決方案。 2. 下周重點(diǎn)工作方案研討。 3. 對公司建議。 3 公司經(jīng)濟(jì)活動分析會議 總經(jīng)理 每月15日下午 2:00~4:00 1. 對上個月財務(wù)管理、資金使用、經(jīng)濟(jì)效益情況給予匯報分析。 2. 下個月資金計劃 及調(diào)配使用。 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 財務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理秘書(記錄) 4 各部門月度工作例會 各部門經(jīng)理 每月28日下午 2:00~4:00 1. 上個月工作中存在問題及解決方案。 2. 下個月重要工作,方案研討。 3. 對公司建議。 各部門員工 每月29日交會議紀(jì)要到人事行政部 5 各部門周度工作例會 各部門經(jīng)理 每周五下午 2:00~4:00 1. 上周工作中存在問題及解決方案。 2. 下周重點(diǎn)工作方案研討。 3. 對公司建議。 每周一交會議紀(jì)要到人事行政部 （1） 會前準(zhǔn)備： 包括議題、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、有準(zhǔn)備發(fā)言，對會議進(jìn)程 的預(yù)測和對策。 l 議題：不要多于三個。 l 主持人：主管級以上管理人員（不同層級會議） l 記錄人由主持人委派，即各部門文員，總經(jīng)理會議有總經(jīng)理秘書，行政例會有行政秘書。 l 將下發(fā)的文件要做到準(zhǔn)確，有錯誤在會前要經(jīng)過修改。 l 文件要按照與會人數(shù)復(fù)印，不要造成開會中途文件準(zhǔn)備不全。 l 要預(yù)先考慮到保密程序。 （2） 會議通知： 根據(jù)會前準(zhǔn)備擬定會議通知。 會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點(diǎn)、參加人需帶資料，以及 通知發(fā)放方法和途徑。 3、 會議紀(jì)要 l 由記錄人整理會議紀(jì)要。會議紀(jì)要只記決議，不記討論過程，個別重要語句可記。 l 會議紀(jì)要一定要有執(zhí)行人和完成時間。 l 會議紀(jì)要整理后要由會議主持人簽發(fā)。 l 如果是連續(xù)性會議（如例會），會議上要總結(jié)上次會議決議的執(zhí)行情況。 “會議的成果，凝固在會議紀(jì)要的決議中?！? 會議紀(jì)要格式如下： 會 議 紀(jì) 要 雄森M字[年份]第 號 會議名稱： 地 點(diǎn)： 時 間： 主 持 人： 記 錄 人： 參 加 人： 缺 席： 序號 決議 執(zhí)行人 協(xié)作人 完成時間 簽發(fā)人： 3、 公文 l 批閱文件 批閱文件，下達(dá)書面指示是重要的指揮方法之一。 l 呈報文件 按文件呈報程序向有關(guān)負(fù)責(zé)人呈報，呈報時間和批復(fù)時間要做記錄。 只能有一個人呈報，可以抄送其他人。 l 批閱文件的處理形式 三種處理形式：發(fā)回、批轉(zhuǎn)、留中。 A． 發(fā)回即發(fā)回給呈報人執(zhí)行（或否）。 B． 批轉(zhuǎn)即被呈送人不能做出決定則批轉(zhuǎn)給有關(guān)負(fù)責(zé)人。 C． 留中有兩種情況： ① 做為資料收存。 ② 暫不處理（文件暫不處理的決定要及時通知呈報人）。 l 公司中常用的文件 公司內(nèi)部日常事務(wù)文件，是一種信息決策、執(zhí)行配合、審批手續(xù)、立此存 照、公務(wù)聯(lián)系、宣傳教育、工作依據(jù)、規(guī)范指導(dǎo)等等一系列重要手段的媒介體裁。 常使用的公文種類有： 計劃、通知、總結(jié)、報告、簡報、章程、辦法、規(guī)則、準(zhǔn)則、守則、備忘錄、 函等等。 l 公文格式 1） 標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文部門和公文種類。 2） 簽發(fā)人：發(fā)到哪一級的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。 3） 主送部門：即負(fù)責(zé)承辦的受文單位。 4） 正文：由開頭、主題、結(jié)尾三部分組成，或由依據(jù)、說明、決策三部分組成。要條理層次清楚，文字簡練確切，標(biāo)點(diǎn)符號精確無誤，篇幅短小，一目了然。 5）發(fā)文部門落款：俗稱“下款”。發(fā)文部門應(yīng)寫部門全稱或規(guī)范化簡稱，幾個 部門聯(lián)合發(fā)文，將主辦部門排在前面。 6）發(fā)文時間：用公元，小寫漢字?jǐn)?shù)碼，不能省略“年”、“月”、“日”，也不能 省略數(shù)字。一個部門單獨(dú)成文的，按簽發(fā)人簽發(fā)的日期；幾個部門聯(lián)合制發(fā) 的，按最后一個部門的簽發(fā)人的簽發(fā)日期。 為了便于本公司的文件管理，現(xiàn)將各部門的文件統(tǒng)一編制文件頭，請各部門 按以下的文件頭參照本文的打印格式發(fā)出文件： 總經(jīng)辦 雄森總 字[年份]第 號 策劃部 雄森策 字[年份]第 號 銷售部 雄森售 字[年份]第 號 設(shè)計部 雄森設(shè) 字[年份]第 號 開發(fā)部 雄森開 字[年份]第 號 人事行政部 雄森人 字[年份]第 號 財務(wù)部 雄森財 字[年份]第 號 工程部 雄森工 字[年份]第 號 裝修部 雄森裝 字[年份]第 號 總工室 雄森總工 字[年份]第 號 預(yù)決算部 雄森預(yù) 字[年份]第 號 物業(yè)管理部 雄森物 字[年份]第 號 R—報告 P—計劃 N—通知 M—會議紀(jì)要 O—其它 因企業(yè)經(jīng)營管理中心和工程管理中心隸屬總經(jīng)辦，其發(fā)文落款需注明相應(yīng)名稱。 例如：總經(jīng)辦發(fā)出一份通知，那么其文件的編號為“雄森總N字[2003]第001 號”。[ ]中填寫的是年份，“第”和“號”之間填寫的是第幾號文件。 5） 附件：補(bǔ)充說明主題內(nèi)容的附件，與正文構(gòu)成一份完整的文件。 6） 印章：公文一律加蓋印章。這是正式成文的標(biāo)志。印章蓋在部門名稱和日期上。落款部門應(yīng)與印章一致，否則失去法定存在權(quán)。 l 公文的撰寫程序 撰寫公文時所要遵守的一定的程序，專指公文的制作流程，基本程序有： 1） 交擬 2） 擬稿 3） 核稿 4） 繕校 5） 簽發(fā) 6） 用印 7） 封發(fā) l 公文的發(fā)文程序 1）審核 公司各部門發(fā)文必須經(jīng)人事行政部審核后才可簽發(fā) 2）簽發(fā) 3）用印 4） 分發(fā) 5） 立卷 6） 歸檔 7） 銷毀 l 公文的收文程序 1） 傳遞 2） 簽收 3） 登記 4） 分發(fā) 5） 催辦 6） 查辦 7） 立卷 8） 歸檔 9） 銷毀 簽收的方法是在原件上由收件人背簽，背簽后直接放入文件夾存檔備查。 五、垂直指揮系統(tǒng)的重要法則 1、 不間斷 公司的管理要做到指揮不間斷，包括休假、下班、夜間。 l 時間不間斷。 l 最高決策不間斷。 l 指揮渠道不間斷。 2、 及時 決策就是要不失時機(jī)。該決定時不決定是最大的失敗。 領(lǐng)導(dǎo)做出決定要有時限，任何指揮上的延誤都會造成混亂和損失。 3、 前后一致 領(lǐng)導(dǎo)人在進(jìn)行指揮的時候： l 要考慮到同類事情的連續(xù)性。 l 要考慮到領(lǐng)導(dǎo)者本人的連續(xù)性。 l 要考慮到換屆負(fù)責(zé)人之間的連續(xù)性，在這一條上，基本原則是人換法不換。 公司不同部門之間的一致性： 凡出現(xiàn)不一致的情況，要有以下三點(diǎn)： A． 原則 B． 內(nèi)容 C． 轉(zhuǎn)換時間 4、 確保執(zhí)行 確保能執(zhí)行，確保已執(zhí)行。 凡不能執(zhí)行的命令不要下，這就是可行性的問題。 5、 可監(jiān)督 命令下達(dá)后要有有效的監(jiān)察手段。