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會議管理制度 第一章、目的 為規(guī)范公司各項會議及各類培訓流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質量，特制定本制度。 第二章、職責 一、綜合管理部負責會議管理，所有重要會議要在公司領導批準后到綜合部登記備案。 二、會務工作主要由綜合管理部承辦；其他部門主辦或召集的會議，綜合部應予協(xié)助。 三、除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由綜合管理部統(tǒng)一整理、分發(fā)、立卷、存檔。 第三章、會議分類 一、公司部門周例會制度 1、主持與記錄：各部門助理記錄，由部門經理主持 2、召開時間：每周一上午8:30。特殊原因需要延期召開的由部門經理提前通知。 3、參加人員：部門經理、部門員工 由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向部門經理請假。 4、會議內容：該部門上周工作總結、本周工作計劃。 二、公司中層周例會制度 1、主持與記錄：由綜合部召集，總經理主持，行政專員進行會議記錄?？偨浝砦戳邢瘯h時，由副總經理(總經理助理)主持。 2、召開時間：每周六下午兩點。特殊原因需要延期召開時由綜合部提前通知。 3、參加人員：各部門經理、主管。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向綜合部請假。 4、會議內容： （1）公司日常運作情況的總結。 （2）各部門匯報上周工作任務完成情況，著重介紹在任務執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。 （3）全體與會人員就工作中所遇到的問題進行發(fā)言。 三、公司工作述職會議制度 1、主持與記錄：工作述職會議由綜合管理部負責召集，總經理主持，行政專員進行會議記錄。 2、召開時間：每年召開兩次，分別在年中和年末召開，具體時間由綜合部安排。 3、參加人員：公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向綜合部請假。 4、會議內容：各與會人員各自總結、匯報半年來的工作情況，如工作具體內容、工作任務執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等。 四、其他會議 1、公司年終總結表彰大會 總結全年工作情況，布署下一年度工作任務，表彰獎勵先進集體及個人。此項會議由綜合部具體組織實施。 2、各專題會議 相關部門根據(jù)實際工作需要不定期地召開。會議的內容主要是針對運營管理、市場推廣、企劃工作、家裝設計工作、工程預算管理及合約事宜等專項工作進行討論、布署和總結。 3、員工發(fā)起的會議 公司員工可以發(fā)起一定級別的會議，員工對公司的某一制度，或者工作中出現(xiàn)的問題提出解決方案，需要多個部門協(xié)同時，可以提請適當級別的會議。由綜合管理部門將會議納入臨時會議的范圍，并由總經理批準。 第四章、會議召開 一、會議安排： 1、各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。 2、會議一經確定，與會人員應預先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經理請假，獲得批準后方可指派專人代為參加，會后應主動詢問會議內容及交辦事項，確保會議布署的各項工作按時保質完成并對工作結果負責。 3、凡涉及到多個部門人員參加的會議，會議召集部門應在召開前1-2將總經理批準后的會議通知單報綜合管理部，由綜合部進行統(tǒng)一安排。 二、會議的準備： 1、公司有專項主題的會議或需有投影設備演示說明的會議，應由綜合管理部提前做好投影設備連接調試工作； 2、會議之前，綜合管理部應有專人負責會議會標的制作和設置，并根據(jù)會議級別或性質準備好會議飲用水或其他招待用品； 3、特別重大會議，應由綜合管理部專人負責各項準備工作，具體包括以下內容： （1）會議議程安排（應提前報交公司領導或主要參會者）； （2）會議資料準備（如需分發(fā)應在入場前登記分發(fā)）； （3）會議場所布置； （4）會議服務人員的安排； （5）會議簽到； （6）會后事項安排。 （7）會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作。 三、會議召開及傳達： 1、應明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應明確主題，不開無邊際的會議。 2、參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關文件材料。 3、與會者的發(fā)言要言簡意駭，一般發(fā)言不可過長，會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和控制，時間到后，無特殊情況不予延長。每次開會中應該強調發(fā)言的時間要求。 4、重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內容。 5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄，以便于會后向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務，綜合管理部將不定期抽查與會人員的會議記錄。 6、公司會議的會議紀要由綜合管理部專人負責整理并由公司領導審閱簽發(fā)，會議紀要應分發(fā)給與會人員，必要時，分發(fā)給相關部門。其它會議由召集部門責或專人負責記錄整理，由主管領導審閱簽發(fā)并編號存檔。 7、會議結束后綜合管理部或其它會議組織部門負責將問題進行匯總、分類，并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發(fā)。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由綜合管理部專人負責，根據(jù)規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進，并在下一次例會前將各部門完成情況報公司領導。 四、會議紀律 1、要嚴格遵守會議的開始時間，提前3分鐘到達會議現(xiàn)場。不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。遲到則贊助10元，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。如需請假需經會議召集人批準。無故缺席者，贊助50元。 2、管理級別以上人員共同參加的為中層會議，中層會議除周例會外應至少提前一天通知。遲到的則繳納100元贊助費，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。 3、決策層人員共同參加的為高層會議，高層會議除周例會外應至少提前一天通知。參會人必須到場，遲到的則繳納500元贊助費，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。 4、所有參會人員在開會期間應將手機等通訊設備設置為無聲或震動狀態(tài)。會議期間，所有與會人員不得看報紙雜志、聽音樂、接聽與本職工作無關的手機等做與會議無關的動作，發(fā)現(xiàn)有以上情況者，一次單項贊助10元，依次累加。除總經理外所有人的緊急電話到會議室外接聽。 5、會議需要表決時，原則上采取少數(shù)服從多數(shù)的方法，特殊情況可集中，一經會議決議之事，應按期完成。管理級別未能兌現(xiàn)承諾的每次贊助100元。對于需要在會議上討論的問題，提前與會議發(fā)起人溝通，以便于及時通知所有參會人，在提出問題的時候應該同時提交對該問題的解決方案。 6、有意見有看法，要說到會上、講到明處，不能當面不說、背后亂說，會上不說、會后亂說，更不能捕風捉影、無中生有，熱衷于小道消息、信謠傳謠，毀壞公司和同事的聲譽。 第三十三條 附則： 1、本制度經公司總經理批準頒行，由公司綜合部負責執(zhí)行。如有未盡事宜，將按公司相關規(guī)定執(zhí)行。 2、本制度自二零一叁年七月一日起試施行，八月一日起正式執(zhí)行。 煙臺正泓裝飾工程有限公司 綜合部 2013-07-01 會議紀要 編號： 會議時間： 主持人： 會議地點： 參會人員： 缺席人員： 缺席理由： 會議議題： 1， 2， 3 會議紀要： 1、關于議題一： 2、關于議題二： 3、關于議題三： 會后跟進清單/也是下次會議跟進檢查清單： 序號 跟進事宜 完成時間 跟進人員/部門 完成情況 1 2 3 內部會議簽到表 會議主題： 地 點： 相關部門： 日 期： 主 持 人： 序號 部門 姓名 職位 時間 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 會后跟進清單/下次會議跟進檢查清單 年　　　月　　　日 序號 跟進事宜 完成時間 責任人員 /部門 跟進人員/部門 完成情況 1 2 3 4 5 6 7 8 各部門會議議題清單 年　　　月　　　日 部門/人 議題編號 議題內容 議題所涉及部門（請劃√） 綜合部 市場部 財審部 家裝部 工裝部 綜合部 議題一 議題二 議題三 市場部 議題一 議題二 議題三 財審部 議題一 議題二 議題三 家裝設計組 議題一 議題二 議題三 家裝工程組 議題一 議題二 議題三 工裝設計組 議題一 議題二 議題三 工裝技術組 議題一 議題二 議題三 工程施工組 議題一 議題二 議題三 議題一 議題二 議題三 議題三