《會議與商務活動 教學課件 ppt 作者 胡偉 王凌 成海濤 第四五章》由會員分享，可在線閱讀，更多相關《會議與商務活動 教學課件 ppt 作者 胡偉 王凌 成海濤 第四五章（42頁珍藏版）》請在裝配圖網上搜索。

1、第第4章章 會后工作與管理會后工作與管理一、會場善后工作與安排與會人員離場一、會場善后工作與安排與會人員離場二、會后文書工作二、會后文書工作三、會議總結三、會議總結四、會議經費結算工作四、會議經費結算工作五、會議效果的評估方法五、會議效果的評估方法 六、會后的催辦、反饋與落實工作六、會后的催辦、反饋與落實工作七、會后文件的擬寫七、會后文件的擬寫 （二）安排與會人員離場（二）安排與會人員離場（點擊案例（點擊案例4） 安排與會人員返程安排與會人員返程（1）要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，根據）要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，根據會期長短、外地與會人數多少等實際情

2、況，及早安排好外地與會會期長短、外地與會人數多少等實際情況，及早安排好外地與會人員的回程事宜。人員的回程事宜。（2）一般情況下要按先遠后近的次序安排返程機票、車票的預定事）一般情況下要按先遠后近的次序安排返程機票、車票的預定事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯系，提前預定好飛機、火車、汽車、輪公路、港口等部門溝通聯系，提前預定好飛機、火車、汽車、輪船票。船票。（3）應編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與）應編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、

3、港口，待他們乘坐的交通工具啟程后再會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具啟程后再返回。返回。（4）為了安排好與會者的離場，會議組織者必須對當地的交通狀況）為了安排好與會者的離場，會議組織者必須對當地的交通狀況有充分的了解，這需要會議組織者在會前就作出細致周到的安排，有充分的了解，這需要會議組織者在會前就作出細致周到的安排，會中根據會議進程以及與會者的要求做好隨時調整的準備。會中根據會議進程以及與會者的要求做好隨時調整的準備。二、會后文書工作二、會后文書工作（一）會務文書與會議案卷（一）會務文書與會議案卷p會務文書會務文書（會前文書、會中文書、會后文書）（會前文書、會中文書、會后文書）

4、p會議案卷的內容會議案卷的內容（會議正式文件、參閱文件、發(fā)言稿、講（會議正式文件、參閱文件、發(fā)言稿、講話記錄等材料的案卷）話記錄等材料的案卷）1.文書清退工作文書清退工作（會議文書要在會后指定時間、地點內進行（會議文書要在會后指定時間、地點內進行收集清退工作）收集清退工作）2.會議文件收集清退的范圍會議文件收集清退的范圍（1）關于召開會議的請示與批復。）關于召開會議的請示與批復。（2）提交會議審議批準的文件）提交會議審議批準的文件（3）會議期間使用的文件）會議期間使用的文件（4）會議參考性文件）會議參考性文件（5）會議管理性文件）會議管理性文件（6）會議記錄、簡報）會議記錄、簡報（7）會議宣傳

5、性文件）會議宣傳性文件（8）會議的照片、錄音、錄像等資料）會議的照片、錄音、錄像等資料（二）（二）會后文書清退、收集工會后文書清退、收集工作作（1）根據會議文件清單清退）根據會議文件清單清退（2）一般小型內部會議，如果參加會議的人數較少，人員又比較熟）一般小型內部會議，如果參加會議的人數較少，人員又比較熟悉，可以在宣布會議結束的同時，由主持會議的領導提出要求，悉，可以在宣布會議結束的同時，由主持會議的領導提出要求，請與會人員將需要退還的文件留下，也可由秘書人員在會場門口請與會人員將需要退還的文件留下，也可由秘書人員在會場門口隨時收集。隨時收集。（3）大中型會議收集文件，應提前發(fā)）大中型會議收集

6、文件，應提前發(fā)文件清退目錄文件清退目錄，先由與會，先由與會人員個人清理，再由召集人收齊交大會秘書處。人員個人清理，再由召集人收齊交大會秘書處。（4）清退會議工作人員手中的文件，可采取按目錄的限時交退。）清退會議工作人員手中的文件，可采取按目錄的限時交退。（5）機密文件的清退。）機密文件的清退。3.清退文件的方法清退文件的方法（三）會議文件的立卷歸檔工作（三）會議文件的立卷歸檔工作1.概述概述2.會議文件立卷方法會議文件立卷方法（1）編制案卷目錄）編制案卷目錄（2）靈活運用文件的特征立卷）靈活運用文件的特征立卷（6特征：部門、時間、名稱、作者、地區(qū)、通訊者）特征：部門、時間、名稱、作者、地區(qū)、通

7、訊者）3.會議文件立卷工作程序會議文件立卷工作程序v大型會議文件立卷大型會議文件立卷（1）收集資料）收集資料（2）鑒別整理）鑒別整理（3）分類歸卷）分類歸卷（4）組卷）組卷（5）卷內文件編目）卷內文件編目（6）填寫卷內文件資料備考表）填寫卷內文件資料備考表（7）擬定案卷標題）擬定案卷標題（8）填案卷封面）填案卷封面（9）案卷排列）案卷排列（10）編寫案卷目錄）編寫案卷目錄v日常工作會議文件資料立卷日常工作會議文件資料立卷 （點擊案例（點擊案例5）4.會議文書的歸檔會議文書的歸檔（1）平時歸卷）平時歸卷（2）定期歸檔）定期歸檔5.會議文件銷毀工作程序會議文件銷毀工作程序登記造冊：凡需銷毀的文件，

8、均需登記造冊，登記造冊：凡需銷毀的文件，均需登記造冊，經主管領導審查簽字，監(jiān)銷人核對無誤后才能經主管領導審查簽字，監(jiān)銷人核對無誤后才能銷毀，個人不得自行銷毀文件。銷毀，個人不得自行銷毀文件。文件銷毀的方法：文件銷毀的方法：（1）焚燒。注意不留殘片，當全部化為灰）焚燒。注意不留殘片，當全部化為灰燼后方能離開。燼后方能離開。（2）直接送市國家保密局公文回收站。）直接送市國家保密局公文回收站。（3）送造紙廠化漿。）送造紙廠化漿。三、會議總結三、會議總結（一）概念（一）概念（會議總結是機關團體、企事業(yè)單位對自身某一階（會議總結是機關團體、企事業(yè)單位對自身某一階段或某一項工作進行總的回顧，找出內在規(guī)律，

9、段或某一項工作進行總的回顧，找出內在規(guī)律，以指導未來實踐而使用的公文）以指導未來實踐而使用的公文）（二）特點（二）特點1.經驗性經驗性2.規(guī)律性規(guī)律性3.借鑒性借鑒性（點擊案例（點擊案例6）（三）會議總結的結構（三）會議總結的結構p標題標題p正文正文（1）前言）前言（2）主體（并列式、遞進式）主體（并列式、遞進式）（3）結尾（總結式、展望式）結尾（總結式、展望式）p落款落款四、會議經費結算工作四、會議經費結算工作（一）收款的方法和時機（一）收款的方法和時機（1）應在會議通知或預定表格中，詳細注明收費的）應在會議通知或預定表格中，詳細注明收費的標準和方法。標準和方法。（2）應注明與會人員可采用的

10、支付方式。）應注明與會人員可采用的支付方式。（3）開具發(fā)票的工作人員，事先要與財務部門確定）開具發(fā)票的工作人員，事先要與財務部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。正確的收費開票程序，不能出任何差錯。（二）付款的方法和時間（二）付款的方法和時間會議效果的評估方法會議效果的評估方法 （一）會議效果的影響因素（一）會議效果的影響因素會中影響會議效果的因素會中影響會議效果的因素，應應注意避免：注意避免：（1）外界的干擾；視聽器材）外界的干擾；視聽器材發(fā)生故障。發(fā)生故障。（2）主持人離題；少數人壟）主持人離題；少數人壟斷會議；會中的交誼活動。斷會議；會中的交誼活動。（3）與會者離題；與會者不）與會

11、者離題；與會者不表明真正的感受或意見；與會表明真正的感受或意見；與會者之間爭論；與會者與主席爭者之間爭論；與會者與主席爭論；與會者欠缺熱心；與會者論；與會者欠缺熱心；與會者之間交頭接耳；讓沒有必要留之間交頭接耳；讓沒有必要留在會場的與會者留在現場。在會場的與會者留在現場。（4）會議超出預定時間；資）會議超出預定時間；資料不充足；決策偏頗。料不充足；決策偏頗。 （5）主持人未能總結會議的）主持人未能總結會議的成果。成果。（二）會議評估方法與常見表格編制工作（二）會議評估方法與常見表格編制工作1.會議評估的方法w（1）調查問卷）調查問卷（現場手（現場手工填寫現場電腦填寫會工填寫現場電腦填寫會后電腦

12、填寫）后電腦填寫）w（2）面談）面談w（3）電話調查）電話調查w（4）現場觀察）現場觀察w（5）會務人員述職報告）會務人員述職報告（點擊案例（點擊案例7） 數據分析可以分為定量和定性分析。定量評估數據分析可以分為定量和定性分析。定量評估是將各種數字進行運算和統(tǒng)計分析，從而建立各種是將各種數字進行運算和統(tǒng)計分析，從而建立各種方式（方法、中介、模型），用以進行比較或深層方式（方法、中介、模型），用以進行比較或深層分析。近期，人們對定性評估仍比較困難。定分析。近期，人們對定性評估仍比較困難。定量研究比定性研究更容易設計、操作和分析，但在量研究比定性研究更容易設計、操作和分析，但在會議評估中兩者都應充

13、分應用。會議評估中兩者都應充分應用。v（1）對主持人的評估v（2）對會議工作人員的評估v（3）對會議發(fā)言人的評價v（4）對會議管理工作的總體評估六、會后的催辦、反饋與落實工作六、會后的催辦、反饋與落實工作（一）會議決定事項的催辦與登記（一）會議決定事項的催辦與登記明確催辦人員明確催辦人員健全登記制度，建立催辦登記簿，逐項列出檢查催健全登記制度，建立催辦登記簿，逐項列出檢查催辦的事項，并由催辦人員根據實際情況，定期記錄辦的事項，并由催辦人員根據實際情況，定期記錄催辦事項的進展狀況催辦事項的進展狀況建立匯報制度，催辦人員可采用口頭匯報、書面匯建立匯報制度，催辦人員可采用口頭匯報、書面匯報、專題報告

14、等多種方式向領導匯報催辦事項的落報、專題報告等多種方式向領導匯報催辦事項的落實情況，對一些重大問題不能自作主張，要聽從領實情況，對一些重大問題不能自作主張，要聽從領導的指示導的指示（二）會議決定事項的反饋（二）會議決定事項的反饋（三）會議的落實工作（三）會議的落實工作七、會后文件的擬寫七、會后文件的擬寫 n會議決定n會議紀要（1）會議紀要結構（2）寫法要求（3）會議紀要與會議記錄的區(qū)別第第5章章 商務會議與會展商務會議與會展一、商務會議與會展業(yè)一、商務會議與會展業(yè)二、商務會議承辦二、商務會議承辦三、會展業(yè)的組織經營三、會展業(yè)的組織經營四、會展的市場調研四、會展的市場調研五、會展的方案策劃五、會

15、展的方案策劃六、會展的銷售和營運管理六、會展的銷售和營運管理（點擊案例（點擊案例1）二、商務會議承辦二、商務會議承辦 （一）商務會議策劃（一）商務會議策劃 1.1.商務會議財務核算商務會議財務核算 p（1）會議成本）會議成本 交通費用；會議場地費用；住宿費用；餐飲費交通費用；會議場地費用；住宿費用；餐飲費用；視聽設備、辦公用品費用；嘉賓、發(fā)言人、娛樂用；視聽設備、辦公用品費用；嘉賓、發(fā)言人、娛樂節(jié)目、演員等費用；其他支出。節(jié)目、演員等費用；其他支出。p（2）會議收入）會議收入 會議贊助收入；會議廣告收入；與會者、參展商、會議贊助收入；會議廣告收入；與會者、參展商、聯合主辦方交費；文件資料匯編（

16、音像）出版收入；聯合主辦方交費；文件資料匯編（音像）出版收入；賓客游覽費、活動費；會議附加物售賣收入（標志、吉賓客游覽費、活動費；會議附加物售賣收入（標志、吉祥物）；其他。祥物）；其他。 2.制訂策劃方案制訂策劃方案l充分了解主辦方要求充分了解主辦方要求l設計符合主辦方要求的主設計符合主辦方要求的主題、宗旨題、宗旨l找出有創(chuàng)意的閃光點找出有創(chuàng)意的閃光點l設計有特色的會議模式設計有特色的會議模式l設計公關活動模式設計公關活動模式l設計媒體報道方式設計媒體報道方式l安排時間進程安排時間進程l制訂實施計劃制訂實施計劃 （二）商務會議服務工作（二）商務會議服務工作 n（1）來賓管理）來賓管理n（2）現

17、場組織協調）現場組織協調n（3）會場安全）會場安全n（4）活動服務）活動服務（三）商務會議評估工作商務會議評估工作 調查問卷表調查問卷表數據分析、報告數據分析、報告新的行動措施新的行動措施不同階段的效果評估不同階段的效果評估一、會前效果評估。在會議舉行前，以下因素會影響會議效果：一、會前效果評估。在會議舉行前，以下因素會影響會議效果：欠缺目標或目標不準確。欠缺目標或目標不準確。欠缺議程。欠缺議程。與會者人數太多或太少。與會者人數太多或太少。會議時間、地點不當。會議時間、地點不當。開會的通知時間不當。開會的通知時間不當。開會通知的內容欠周詳。開會通知的內容欠周詳。會議場地設備欠佳。會議場地設備欠

18、佳。與會者沒有作充分準備。與會者沒有作充分準備。未定明會議的終止時間以及每一項議題的時間分配。未定明會議的終止時間以及每一項議題的時間分配。以前的會議太多，使與會者一聽說要開會，都感到厭煩。以前的會議太多，使與會者一聽說要開會，都感到厭煩。開會次數太少，使每次會議的議題過多。開會次數太少，使每次會議的議題過多。二、會中效果評估。在會議進行中，影響會議效果二、會中效果評估。在會議進行中，影響會議效果的有如下因素：的有如下因素： 與會者離題。與會者離題。主持人離題。主持人離題。資料不充足，決策偏頗。資料不充足，決策偏頗。少數人壟斷會議。少數人壟斷會議。主持人未能總結會議的成果。主持人未能總結會議的

19、成果。與會者不表明真正的感受或意見。與會者不表明真正的感受或意見。與會者之間爭論，與會者與主席爭論，與會者欠缺熱心。與會者之間爭論，與會者與主席爭論，與會者欠缺熱心。設備器材發(fā)生故障，會議超出預定時間設備器材發(fā)生故障，會議超出預定時間 三、會后效果評估三、會后效果評估會議結束后，經常會出現以下情況，應注會議結束后，經常會出現以下情況，應注意避免：意避免：欠缺會議記錄。欠缺會議記錄。對決議落實不力。對決議落實不力。不對會議的成敗得失進行總結。不對會議的成敗得失進行總結。不解散已完成任務的委員會或工作小組。不解散已完成任務的委員會或工作小組。與會者對會議感到不滿。與會者對會議感到不滿。（三）會展業(yè)

20、的組合經營（三）會展業(yè)的組合經營 v（1）要有較為全面的管理）要有較為全面的管理知識與技能知識與技能v（2）有較強的能力素質）有較強的能力素質v（3）要有良好的心理素質）要有良好的心理素質和工作激情和工作激情v（4）較寬廣的行業(yè)知識是）較寬廣的行業(yè)知識是會展從業(yè)人員的必備條件會展從業(yè)人員的必備條件（四）會展的人員要求（四）會展的人員要求市長說市長說：會展是一項提升城市兩個文明建設、利國利民的德政工程。會展是一項提升城市兩個文明建設、利國利民的德政工程。學者說學者說：會展是智者的峰會，是理論與實踐的組合，是新思想、新觀會展是智者的峰會，是理論與實踐的組合，是新思想、新觀念的論壇。念的論壇。 導游

21、說導游說：會展場館乃是著名城中景觀，游客不可不去。會展場館乃是著名城中景觀，游客不可不去。 農民說農民說：會展是種地，舍不得動腦子、賣力氣，就收不到好果子。會展是種地，舍不得動腦子、賣力氣，就收不到好果子。 模特說模特說：靚女靠打扮，產品靠會展。會展梳妝臺，企業(yè)爭先來。靚女靠打扮，產品靠會展。會展梳妝臺，企業(yè)爭先來。 建筑家說建筑家說：會展場館規(guī)模宏大、氣派，是城市標志性建筑會展場館規(guī)模宏大、氣派，是城市標志性建筑 預言家說預言家說：會展是充滿活力、前途無量的朝陽產業(yè)。會展是充滿活力、前途無量的朝陽產業(yè)。 ITIT總裁說總裁說：會展是各種信息交流、碰撞、傳遞的信息加工機。會展是各種信息交流、碰

22、撞、傳遞的信息加工機。大學生說大學生說：會展是外語練習與社會實踐的市場實習基地。會展是外語練習與社會實踐的市場實習基地。數學家說數學家說: 會展的布展是排列與組合、平面與立體、黃金分割與數模會展的布展是排列與組合、平面與立體、黃金分割與數模運籌的應用。運籌的應用。 美術家說美術家說：會展是我們生活中又一道豐富亮麗的色彩。會展是我們生活中又一道豐富亮麗的色彩。武俠小說愛好者說：武俠小說愛好者說：會展象會展象“葵花寶典葵花寶典”，有些最終成了碎片，隨，有些最終成了碎片，隨風而散。風而散。氣象學家說：氣象學家說：會展是經濟發(fā)展的風向標、晴雨表。會展是經濟發(fā)展的風向標、晴雨表。環(huán)保專家說：環(huán)保專家說：

23、會展是會展是“不冒煙的工廠不冒煙的工廠”，是無污染的綠色產業(yè)。，是無污染的綠色產業(yè)。道橋專家說：道橋專家說：會展是國際經貿、科技、文化交流的橋梁。會展是國際經貿、科技、文化交流的橋梁。展覽公司說：展覽公司說：會展會展“展示別人即展示自己展示別人即展示自己”。老百姓說：老百姓說：會展是購買物美價廉貨真價實物品的好去處。會展是購買物美價廉貨真價實物品的好去處。 參展商說：參展商說：會展是最經濟、最實惠、最有效的立體營銷廣告。會展是最經濟、最實惠、最有效的立體營銷廣告。 便食店老板說：便食店老板說：會展是遍地設灶、新鮮出爐。會展是遍地設灶、新鮮出爐。軟件小攤販說：軟件小攤販說：會展是視窗，打開之后，

24、不乏也有盜版存在。會展是視窗，打開之后，不乏也有盜版存在。投機招展商說：投機招展商說：展不在好，能辦則贏；展不在精，能撈則靈。展不在好，能辦則贏；展不在精，能撈則靈。 居委會老大媽說：居委會老大媽說：會展是會展是“擺在家門口的大集市擺在家門口的大集市”。 搭建商說：搭建商說：會展是會展是“奢華奢華”，一擲千金三、五天，是最短命的裝飾工，一擲千金三、五天，是最短命的裝飾工程。程。 哲學家說：哲學家說：會展是企業(yè)經營理念的展示，是步入市場經濟理性成熟的表會展是企業(yè)經營理念的展示，是步入市場經濟理性成熟的表現。現。經濟學家說：經濟學家說：會展是經濟發(fā)展的又一個新的增長點。會展是經濟發(fā)展的又一個新的增

25、長點。 展臺設計者說：展臺設計者說：會展是受參展商資金與觀念限制的藝術創(chuàng)作。會展是受參展商資金與觀念限制的藝術創(chuàng)作。 化學專家說化學專家說：會展過熱，市場化合反應后，一部分生成的是會展過熱，市場化合反應后，一部分生成的是 “泡泡沫沫”。 物理學家說：物理學家說：會展是國民經濟增長的強力會展是國民經濟增長的強力“助推器助推器”。（一）會展市場調研的概念（一）會展市場調研的概念（二）會展市場調研的步驟（二）會展市場調研的步驟 （1）確定調研目標）確定調研目標 （一般要經過三個階段：（一般要經過三個階段：提出市場假設，對問題進行梳理。提出市場假設，對問題進行梳理。初步發(fā)現問題后，開展試探性市場調研，

26、以證實所確定的初步發(fā)現問題后，開展試探性市場調研，以證實所確定的調研方向的正確性。調研方向的正確性。確定市場調研活動的主題，形成基本確定市場調研活動的主題，形成基本假設。）假設。） （2）制訂調研計劃）制訂調研計劃（對調研主題的解釋、擬定調研提綱、（對調研主題的解釋、擬定調研提綱、說明信息來源、選擇調研對象、經費預算以及人員培訓等）說明信息來源、選擇調研對象、經費預算以及人員培訓等） （3）搜集市場信息）搜集市場信息（文案研究和實地調研）（文案研究和實地調研） （4）整理分析資料）整理分析資料 （5）撰寫調研報告）撰寫調研報告 （三）會展市場調研的內容（三）會展市場調研的內容（1）目標客戶調研

27、）目標客戶調研（誰是我們的目標客戶？誰是我們的目標客戶？目標客戶有什么樣的需求特點？市場需求量目標客戶有什么樣的需求特點？市場需求量有多大？有多大？ ）（2）主題網站調研）主題網站調研（3）行業(yè)環(huán)境調研（）行業(yè)環(huán)境調研（產業(yè)發(fā)展水平、產業(yè)產業(yè)發(fā)展水平、產業(yè)規(guī)模、產業(yè)結構、產業(yè)布局、產業(yè)銷售方式、規(guī)模、產業(yè)結構、產業(yè)布局、產業(yè)銷售方式、產業(yè)技術含量和產業(yè)政策等）產業(yè)技術含量和產業(yè)政策等）（4）產品調研）產品調研（5）價格調研）價格調研（6）企業(yè)調研）企業(yè)調研（信譽、經營狀況、品牌形（信譽、經營狀況、品牌形象、資金實力、人力資源等）象、資金實力、人力資源等）（7）渠道調研）渠道調研（展覽會的分銷渠

28、道是指產（展覽會的分銷渠道是指產品（包括實物、服務和創(chuàng)意）從生產者轉移品（包括實物、服務和創(chuàng)意）從生產者轉移到顧客過程中所經過的各中間商連接起來的到顧客過程中所經過的各中間商連接起來的渠道。）渠道。）（8）促銷方式調研）促銷方式調研（點擊案例（點擊案例9）（一）會展立項策劃（一）會展立項策劃（確定主題、名稱、標志、地點、時間）（確定主題、名稱、標志、地點、時間）（二）會展營銷策劃（二）會展營銷策劃 市場調研與預測市場調研與預測 制訂營銷計劃制訂營銷計劃 實施營銷計劃實施營銷計劃營營銷效果評估銷效果評估（三）會展常用策劃文案的寫作（三）會展常用策劃文案的寫作（六）（六） 會展的銷售和營運管理會展

29、的銷售和營運管理（一）會展的銷售（一）會展的銷售（1）三原則（創(chuàng)新性、服務性、客觀性）三原則（創(chuàng)新性、服務性、客觀性）（2）五元素（賣什么、怎么賣、賣給誰、誰去賣、何時）五元素（賣什么、怎么賣、賣給誰、誰去賣、何時賣）賣）（3）參展商的銷售策略）參展商的銷售策略 巧搭順風車巧搭順風車 流動的媒體流動的媒體 搶眼的禮儀小姐搶眼的禮儀小姐 現場的各種活動現場的各種活動（二）會展的營運管理（二）會展的營運管理（1）會展營運管理的內容）會展營運管理的內容 會展日常經營管理會展日常經營管理 會展現場管理會展現場管理（2）會展營運管理的流程（展前、展中、展后）會展營運管理的流程（展前、展中、展后）（3）會展銷售和營運文案的寫作）會展銷售和營運文案的寫作 邀請函邀請函 參展合同參展合同 參展手冊參展手冊 展覽會快報展覽會快報 感謝信感謝信 展覽會工作總結展覽會工作總結