如何提高工作效率的方法有哪些
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如何提高工作效率的方法有哪些? 1.員工要有目標意識 一個有理想有抱負的員工,一定會為自己的人生設定出長期、短期目標。為了使這些目標實現(xiàn),他就會充分做好生涯計劃。具體地說,就是處理好自己衣、食、住、行等各方面的生活。 一般說來,員工需用確立的人生目標可分為三種。其一是達成目標。對公司來說,是指營業(yè)額需過多少?或業(yè)績要達到多少?至于一般員工,則是指何時要結婚成家?何時要考取什么資格、執(zhí)照之類的東西。 其二是向上成長目標,就是追求比現(xiàn)在還要好的目標。譬如一個人的人格、性格、領導力、人際關系等,并沒有所謂的終點站,而是要不斷精益求精,追求上進即向上成長目標。 其三是經(jīng)檢目標,即將親身的歷練放在很重要的位置,再依此設定目標。因為一般人是靠經(jīng)驗來促進自身和成長,所以,想要有什么成長,就需要先有什么經(jīng)驗了。如果你以經(jīng)驗為目標,就要爭取多崗位練習的機會,最后確定最適合自己的崗位。 設定人生目標的時候要盡可能明確,但同時也要高瞻遠矚、高屋建瓴。 2.制定你的工作目標 在工作時,員工不可忽略的首要問題是確立目標。工作上沒有目標,就等于馬拉松賽跑沒有終點線。因為,工作目標是一切工作之基石,所有工作之根本。 無論工作的條件或內(nèi)容怎樣,但在制訂目標時,都必須遵守一些原則。這些原則即具體性、計量性、期限性。在確立目標時,必須制訂具體計劃,也就是使用可以計量的數(shù)字予以表示,然后確定完成的具體期限。 在制訂長期目標時,事先應該考慮最終目標、階段性目標和措施目標三項要素。最終目標,即最終要達到的目的地;階段性目標,即每一個階段要實現(xiàn)的短期計劃;措施目標則是為完成階段性規(guī)劃的具體措施方案。沒有目標就不會有成功。員工應該養(yǎng)成制訂切實可行的目標,并力求速度快、高效率的付諸行動的良好習慣。因此,為了切實地完成工作,員工必須為確定目標,實現(xiàn)目標而不懈努力。如能像上述那樣,明確地將目標分為長、中、短三階段,那么實現(xiàn)目標就更容易了。 "在制訂計劃時,我追求的是什么呢?以什么目標開展業(yè)務活動呢?......"要認真想想這些問題,然后條款清晰地記錄在卡片上,根據(jù)自己所處的立場,將你對所有的問題的看法,真實的記錄下來。在記錄中,對你認為需要三年多方能完成的項目寫上"長"字,對三之內(nèi)即可完成的項目標上"中"字;一年之內(nèi)就能完成的項目標上"短"字。因上述目標不可能同時實現(xiàn),故需要確定實現(xiàn)目標的先后順序。 我們在具體實施時應該這樣做:首先在標有"短"字的項目中選擇三個最有價值的,然后以同樣的方法,根據(jù)目標內(nèi)容的重要程度,分別在中、長期項目中各選出三項,計為九項。有趣的是這些內(nèi)容之間大多具有相關性,只是表現(xiàn)方式不同罷了,有的具體,有的抽象。綜合上述內(nèi)容,并聯(lián)系起來,最后選擇三個目標。既已確定了目標,今后努力的方向也就明確了,繼之便是堅定不移地干到底,最終一定能戰(zhàn)勝困難、挫折,勝利地實現(xiàn)目標。 3。制訂你的工作計劃 在完成一項任務或目標之前,員工必須先做好計劃,沒有計劃地進行工作,只會產(chǎn)生"浪費、忽高忽低、不合理"的渙散局面。消極的態(tài)度必然會導致工作上的失誤。計劃是一門技術,如按照計劃進行訓練,再艱巨的目標也能完成。關鍵在于你是否堅持。鑒于計劃的重要性,希望大家務必掌握這門技術,并請牢記制訂計劃的五要素。 ?。ǎ保┐_立目標:沒有目標的計劃是毫無意義的,空乏無力的。為什么要確立目標呢,最終要達到什么樣目的呢?弄清上述問題是制訂計劃應具備的最起碼的先決條件。 ?。ǎ玻┱莆帐欠窬邆鋵崿F(xiàn)目標所必需的條件:人力、財力、物力、時間、信息等等。這些條件自然要受實際情況的限制。所以必須事先搞清楚實際情況對上述條件限制到什么程度。 (3)實現(xiàn)目標的方針、政策:在制訂方針、政策時,一個有效的方法是廣泛征求上級、前輩及下屬等人的意見、建議。 (4)制訂方針政策的具體安排:方針和政策一經(jīng)決定,應馬上做出安排工作。盡量發(fā)揮主觀能動性、啟動腦筋、考慮采用哪些方法才能使既定方針和政策變?yōu)閷嶋H的行動。 ?。ǎ担┝η蠓结槨⒄叩耐晟疲悍结樅驼呤切袆拥闹改?,所以,要經(jīng)常修改。為了提高方針、政策的質量,應時刻具備問題意識,發(fā)現(xiàn)問題并積極改進。 逐條對照五要素提出的要求,以期訂出一個細致、周密、完美無缺的計劃來。還有,因為人們制訂的能力不一,與能力較高的員工共同磋商制訂的有關問題,是制訂計劃時必須靈活掌握的原則。 ?。ǎ保┦孪日J真考慮:失敗并不都是成功之母,有時也會出現(xiàn)連接失敗的情形。最明智的辦法是,在開始制訂計劃認真考慮,這樣才可以防患于未然。 ?。ǎ玻├卫握莆漳繕耍嚎紤]通向目的地的最佳途徑,否則會出現(xiàn)意想不到的糟糕結果。 ?。ǎ常┍M量將計劃訂得大些:計劃也要強化自己的信念,并要比常識性目標定得高。 ?。ǎ矗﹦佑媚X筋積極思考:"xx能成功嗎?""如何干才好呢?"以這種積極的觀念去思考。 ?。?。促進任務完成的"5W-H法則" "5W-H法則"即"Why、What、Who、When、Where、How。這些法則,我想在部分員工都知道,但能熟練地支配并善用的人卻很少。員工如果有在完成任務的過程中,能積極并善用這些法則,其作用是可觀的。下面敘述"5W-H"的詳細內(nèi)容: ?。ǎ保議y(為什么----理由、目的) ?。ǎ玻議at(什么------情況、材料、錢財、資訊) ?。ǎ常議o(誰-----人) ?。ǎ矗議en(什么時間-----時間、時期、期間) (5)Where(什么地方-----場所) ?。ǎ叮〩ow(怎么樣-----實行的方法) 在實際工作中,要認真思考并靈活運用上述法則的各項內(nèi)容。除此之應掌握以下幾個要領。 ?。ǎ保議y(為什么) .有必要嗎? .調查了嗎? ?。ǎ玻¦hat(什么) .什么是必要的? .什么可以使用? ?。ǎ常¦ho(何人) .誰最適合呢? .應答應誰呢? .請誰合作好呢? ?。ǎ矗¦hen(何時) .什么時候開始好? .什么時候完成? .什么時候最合適? (5)Where(何地) .在什么地方最合適? .放在哪里好? .在哪里可把東西弄到手? ?。ǎ叮〩ow(怎么樣) .怎樣干好? .怎么決定呢? .怎么處理好呢? 對上述疑問,如能有令人滿意的回答,就標上OK(很好),如果得不到正確的答案或回答是否定的,就需進行處理。比如說做為一個咨訊人員,有整理資訊時的基本態(tài)度必須以"這個咨訊是否有用呢?"這一判斷為基礎。在過去的三年里,如這份資訊只用一次便不再使用,就應斷然地處理掉。即使不是三年而是一年,如資訊使用情況與上述情況類似,也同樣要處理掉,關鍵是必須根據(jù)"資訊是否有用"這一觀點作正確的判斷。 5.遵循工作流程 每一位員工到公司上班,腦子里應時時刻刻存在有工作要依循目標-計劃-實行-評估的流程來進行。 所謂目標,是指明確地了解工作的目的何在?到何時、做到何種程度將能達到所設定的目標。 計劃是指想些方法,以更有效的做法促使目標如期達到。 實行或稱之為執(zhí)行,這方面應該注意的有: ?。?)依據(jù)計劃來正確、迅速地去執(zhí)行。 (2)嚴守完成日期。 ?。?)不能照預定進度而不得不變更計劃時,一定要向上司報告并接受其建議,千萬不可獨斷獨行。 ?。?)做到一半發(fā)生疑問時,一定要與上司商量。 至于評估,則需考慮以下幾點: ?。?)如果進行得不順利,其原因何在? ?。?)如果進行得順利時,為何那么順利?以及再確認一下其成功的原因。 如果做事情都經(jīng)過上述流程的話,就能自由的掌握住工作的全盤性。尤其是組織的工作,必有其縱向、橫向流程,每一位員工,腦子里必須時時存在著目的、背景與其他事情的關連性等觀念,事情才能做到正確無誤。 6.工作要分清輕重緩急 一個具有判斷力的員工,做事時一定會考慮優(yōu)先順序,先做最重工業(yè)的事,然后才做比較次的要的工作。萬萬不可先做自己認為好做或自己喜愛的事,那樣,可能會將重要的事耽擱,造成公司的損失。 那么該如何決定工作的優(yōu)先順序呢? 一般說來,可以依據(jù)工作期限、重要程度,以及性質來判斷。就公司而言,一般都要求員工在交貨期之前必須完成工作,所以,在做事之前,應該制定一個緊密且可行的流程才是。 身為員工,做事一定要堅持一大原則,就是"今日事,今日畢",絕不可拖至明天,因為明天還有明天要做的事。如果每天都無法將今日的事做完,就會累積一大堆工作,造成趕不上交貨期。假使突然接到臨時插進來的工作,最好跟上司或資深人員商量,請教他們該如何處理。 避免擅自作主出差錯。不過,也不可什么事都去麻煩他們,最好是自己先衡量后再去請求人家。 7 .按照正確的步驟做事 一名員工被指示做某一工作時,最好依以下步驟來進行,可以收到事半功倍之效。 ?。?)接受工作指令或命令。一般員工在做某一工作時,會接獲上司的工作指令。這時候,不能只聽上司所交代的,還要明確地掌握工作目的,所以,員工要深思的事情有: a.目標是什么? b.為什么必須達到那個目標? c.何時達到呢? d.如何會做得更好? (2)搜集有關的資料、情報。即搜集與工作的計劃、執(zhí)行等相關的文件、資料、情報,而且對于情報的選擇,要有獨到的眼光。 ?。?)考慮工作的步驟與方法。愈是需要花長時間工作的事情,愈需要依照工作的步驟與方法來做,才比較有效率,此是宜好好活用"5W2H" ?。?)決定工作的步驟與方法。不妨從所擬定的幾個方案中挑選較合理的,決定時應該考慮到"更早、更好、更輕松、更便宜"這幾項因素,來做篩選。 ?。?)制定實施表。 ?。?)實施時須留意: a.確實依照所計劃的步驟和方法去做。 b.很有自信地去執(zhí)行。 c.時時審核實際進度和預定計劃的差距,必要時修改所定計劃。 ?。?)檢討與評估。從品質、期限、成本等層面,將工作結果和當初的計劃做一比較,如果不能達到預期效果,就應該找出其原因。 ?。?)做完后,向上司報告。 8.學會消除工作倦怠癥 一般員工在進入公司兩三年后,大致上已摸熟了每天要做的例行工作,空虛感就會趁機而入,整天提不起勁,對工作產(chǎn)生倦怠感,嚴重的甚至會變得神經(jīng)質、懶散、精神萎靡不振。 空虛感因人而有不同的感覺和表現(xiàn)方式,但大致有如下癥狀: (1)每天多多少少流露出憂郁的神情。 ?。?)每天覺得無聊、發(fā)悶。 ?。?)對工作場所覺得索然無味。 ?。?)覺得工作很不順手。其發(fā)生空虛感的原因,與工作的重復呆板有很大的關系。 員工情緒處于低潮時,切不可借酒消愁,那無濟于事。最好是向公司請幾天假,參加旅游等休閑活動,換個環(huán)境來調劑身心,或者調換工作、調單位,來消除工作的倦怠感。 但不管采取什么方法,以后仍難免再發(fā)生對工作的倦怠感。所以,員工應從根本上有面對工作、沖破障礙的意念。 有句名言:"生活中并不缺少美,而是缺少發(fā)現(xiàn)美。"同樣,工作中也有許多新鮮刺激的樂趣,而是缺少發(fā)現(xiàn)。而且,我們還可以創(chuàng)造娛樂化的工作。 9.養(yǎng)成使用"日常備忘錄"的習慣 "日常備忘錄",是一種把簡單且精確的訊息、文件和資料存儲的工作,需要時可以立即找出來。 為了讓"日常備忘錄"更有用,要養(yǎng)成一種習慣,把你現(xiàn)在想的或做的,以及以后你想要提示的事都記在上面。一些成功的職場人士,會把老板談到的工作或一些指示也記下來,每天早上查看,并督促自己去做。 有些人在和上司談工作或閑聊時,一聽到重要消息,就會馬上從口袋里拿出備忘錄,把重點記下來。 在每一個公司,老板都會喜歡工作用心而無遺漏的員工,因為在老板看來,這樣的員工工作態(tài)度好,所以對他們做事比較放心。而那些聽過就忘的員工則不知道下一步將怎樣開展工作,即使他們記住了開會時上司安排的工作內(nèi)容,也容易給上司留下應付公事的壞印象。 如果平時不記"備忘錄",只用腦子去記,突然要用的時候卻要花很長時間才能想起來,或者根本就想不起來了。有時候,不做"備忘錄",你會忘記上司安排你做的工作,當上司問你做的如何時,你才猛然想起來,可這時已經(jīng)晚了。類似的事情你一定經(jīng)歷過。很多事記不下來,就必須在腦子里想著不能忘!不能忘!這樣一來,你累都累壞了,還能干好什么工作! 養(yǎng)成做"備忘錄"的習慣,會給你帶來不少好處。 當你每天早上打開當天的"備忘錄",就可以找到你想要的東西。你會因為沒有把事情或工作忘了而心安;你可以把苦思冥想的時間省下來,用在其他的工作上;你總能知道你的約會、計劃和文書工作,你因用不著分心于其他的事而變得工作起來相當有效率。同時,它還能記錄你的工作狀況,讓你能看清楚自己在某段時間里的變化,從而引導你采取正確的工作方法與技巧走向新的目標;它還能提醒你在適當?shù)臅r候發(fā)個郵件、打個電話,與同事、朋友保持聯(lián)系...... 使用"日常備忘錄",能讓你用最少的時間,以充沛的精力去提高工作效率。當你使用"日常備忘錄"時,你就能親身體驗到它帶來的積極變化,為你的成功提供有力的保證。 一人優(yōu)秀的員工在進公司上班后,應該養(yǎng)成記備忘錄的習慣,特別是新進人員。 帶了筆記本之后,應該記些什么事呢? (1)如果出席會議的話,應該記下會議上交談之事、所決定的事情,以及被指示的事項等。 ?。?)在一個小單位里,若有商談、小型會議的話,也要將所談的內(nèi)容記錄下來。 ?。?)被上司呼叫的時候,要帶著筆記本去,把批示、聯(lián)絡的內(nèi)容寫下來。 ?。?)為了工作而外出?;蛟L問老顧客之際,應將客戶交待之事記下。 (5)有其他公司的人到公司拜訪時,把與該人談話的內(nèi)容簡單地寫下。 ?。?)看報紙時,將記事本放在旁邊,隨時記下與工作有關之事。 隨時記下備忘,除日后用得著外,對以后寫營業(yè)日記、業(yè)務日記也有很大的便利。至于寫備忘錄時,不可忘記"5W2H",是指When、Where、Who、Why、What;而"2H",則是指How、How much。 10.為第二天的工作做好準備 做任何事情,只有先做好相關的準備工作,到時才不至于手忙腳亂,才能事情圓滿地做好做完善。 蘇格拉底說:"沒有經(jīng)過考驗的人生是一文不值的。同樣,沒有做前期準備的工作是不會一帆風順的。"有了第一天的短短幾分鐘的準備過程,你就能對第二天的工作有充分的認識,這樣就知道第二天哪件事最重要,哪件事是應該最先做的,就能知道做事的輕重緩急和先后次序。所以,不要對昨天的幾分鐘的準備不以為然。相反,如果你在工作中無視"準備",事前準備不充分,事后就會麻煩多多。 比如:你昨天少花幾分鐘做準備工作,可能會導致你今天忙而無序,而且不能順順利利 地完成工作;或許你昨天少花了幾分鐘對談判資料及相關文件加以熟悉,可能會導致你在第二天的談判中陷入不利的局面,面對對方凌厲的攻擊,而無還手之力,最后導致失敗。 做任何事情,都要提前做好充分的準備。作為一個上班族,要想把第二天的工作做好,你最好在每天下班前的幾分鐘制定出第二天的工作計劃,如果拖到第二天上午上班的時候才制定工作計劃表,那就會做得比較費勁,因為那時又面臨新一天的工作壓力。而前一天晚上就把第二天的要做的事準備好,第二天工作起來就輕松的多了。 頭一天做好準備工作,可以了解第二天第項工作可能會發(fā)生的問題,并能采取預防措施,防微杜漸。 第一天要準備第二天的事,每一天做的事都是在為將來做準備,當你做好了充分的準備,機會來臨時你就會抓住,如果你沒有做好準備,不管任何機會都不會是你的。 凡事做好準備,每一天都可以很輕松地達成你的目標。所有成功的人,都是凡事有準備的人。- 配套講稿:
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