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. 會議室系統(tǒng) 搬 遷 方 案 有限公司 年 月 一、基本情況介紹 會議室是全市最為重要的會議室之一，該會議室會議系統(tǒng)主要包括三個部分：一為支撐會議系統(tǒng)的硬件設備，二為大型橢圓型會議桌椅，三為會議軟件系統(tǒng)。 經過對現(xiàn)在使用的會議室及即將要搬遷的新會議室進行了實地現(xiàn)場調研，我們了解清楚了現(xiàn)有的會議室所有設備及軟件系統(tǒng)情況，同時也了解到新會議室機房中已經采購了部分新的設備（詳見附件設備清單）。因此我們認為此會議系統(tǒng)的搬遷對于新會議室已購買的機新設備，我們進行會議系統(tǒng)的設備更換，對于必須使用到原設備的則充分利用原會議系統(tǒng)的設備。 二、搬遷技術方案 1、需要搬遷的設備 根據對現(xiàn)有會議室及新會議室設備的對比及分析，我們確定需要搬運的設備清單如下： 序號 設備名稱 數(shù)量 單位 1 2 3 4 5 6 7 8 9 2、搬遷前期準備 為保證搬遷工作順利、有序、安全的進行，我們將制定詳細的搬遷流程，并做好充分的前期準備工作。 （1）搬遷流程 （2）設備標記 對于各個設備進行標記，為設備編制名稱，并在每臺設備上用標簽打印紙標記名稱。特別對于同類型但是用處不同的設備更是要進行詳細標記清楚，避免在搬遷現(xiàn)場混亂時搞錯了，從而影響設備搬遷后的快速連接，延誤搬遷事件等情況的發(fā)生。 （3）數(shù)據備份 在搬遷過程中比較容易導致服務器數(shù)據丟失等問題發(fā)生，特別是一些較為陳舊的服務器設備比較容易產生數(shù)據丟失的情況，為了避免這類情況的發(fā)生，我們在搬遷之前先要對服務器中的數(shù)據進行數(shù)據備份，以便出現(xiàn)問題時可以很好進行數(shù)據恢復。 3、設備拆卸及運輸 （1）設備拆卸 機柜中的硬件設備拆卸按照在機柜從上到下的順序進行拆卸，拆卸下來的設備需要用紙箱或者相關包裝墊等進行包裹，并做在外表做好標記。 會議桌中的會議升降架及電腦的拆卸需要與會議桌同步拆卸，在拆卸過程中需要拆辦公家具的技術人員與公司硬件設備工程師一起配合同步拆卸。 （2）運輸 雇傭一輛帶頂?shù)闹行拓涇囉糜诩揖呒霸O備的運輸，拆卸下來的設備及會議桌椅按照一定規(guī)則的裝載到運輸車中，搬運過程如果要用小推車等運輸工具要在車上和設備間加墊緩沖物，以免在運輸過程中震動過大，防止因為行車過程中的震動導致設備硬盤損壞及造成設備配件松動。 4、會議桌及設備安裝 （1）設備上架 設備上架按照下架相反程序操作。上架要按照雙方提前設計好的位機柜布置圖上架，布置圖需要設計合理，節(jié)省空間，便于維護，美觀。 （2）線路布置 在會議桌中需要安裝的顯示屏升降架、話筒、會議表決器以及操作電腦等相關設備，需要有會議桌安裝之前先把網絡交換機、網線以及音頻線都先按照設計圖安裝布置好后方可進行會議桌及升降架等設備的安裝。 （3）會議桌及升降架安裝 會議桌、升降架及電腦的安裝需要辦公家具技術人員及公司會議系統(tǒng)工程師一起同步配合進行安裝。 5、系統(tǒng)調試 （1）會議軟件系統(tǒng)拓撲圖 （2）會議軟件系統(tǒng)說明 會議軟件系統(tǒng)服務器主要安裝了軟件系統(tǒng)數(shù)據庫，用于存放軟件系統(tǒng)中所有數(shù)據文件。 管理主機安裝了會議管理軟件，主要用于上傳、編輯及管理每次會議的議題文件。 會議室控制主機安裝了會議控制軟件，主要是用于控制和管理客戶端1至客戶端15的操作。 客戶端1至客戶端15安裝了會議軟件系統(tǒng)客戶端軟件，主要是用于各參會人員通過會議軟件系統(tǒng)操作并討論各自的議題。 （2）音視頻系統(tǒng)連接圖 三、搬遷預算 會議系統(tǒng)搬遷費用主要有三個部分組成，一為會議桌椅及設備的拆卸及搬運，二為會議桌及設備的安裝和綜合布線，三為會議軟件系統(tǒng)、音視頻系統(tǒng)等所有系統(tǒng)的調試。 序號 項目名稱 詳細內容 費用（元） 備注 1 會議桌椅及設備的拆卸及搬運 會議桌、機柜中的音視頻設備、顯示器升降架及主機的拆卸和搬運。 2 會議桌及設備的安裝和綜合布線 新會議室的音頻線的安裝、網絡線的安裝、會議桌及會議設備的安裝、機柜設備的安裝。 3 系統(tǒng)調試 會議軟件系統(tǒng)、音視頻系統(tǒng)、有線電視系統(tǒng)等所有系統(tǒng)的調試。 4 稅費 四、需要確定的事項 1、新會議室現(xiàn)場沒有話筒接口，因此若需要用有線話筒可以通過重新布置一根話筒線或者用現(xiàn)有的網絡線進行改造，安裝話筒接口模塊的方式來進行。若全部用手拉手式的無線話筒則不需要進行布線或者改造。 2、電視機聲音是否需要接入功放音箱進行擴聲。電視機要接功放音箱擴聲時需要從電視機頂盒中把音頻線連接到調音臺設備中，調音臺設備安裝在機房中，目前在電視機安裝處沒有安裝音頻線。 因此若需要用功放音箱進行擴聲有兩個方案，一是需要把機頂盒安裝在機房中連接調音臺，然后在電機旁安裝一個電視信號紅外接收器，用于用遙控器控制電視；二是把機頂盒安裝在電視旁，然后把電視處的一根網絡線改造為音頻接口，以便連接機頂盒上的音頻接口。 附件一：現(xiàn)會議室設備 序號 設備名稱 品牌 規(guī)格型號 數(shù)量 單位 附件二：新會議室已有設備 序號 設備名稱 品牌 規(guī)格型號 數(shù)量 單位 10 可編輯修改