建筑工程有限公司材料采購管理制度.doc
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______________________________________________________________________________________________________________ 材料采購管理制度 第一章 總 則 第一條 目的 為加強(qiáng)公司規(guī)范化管理,規(guī)范采購工作,保障工程進(jìn)度的正常持續(xù)進(jìn)行,選擇合格的供應(yīng)商(廠家)并對采購過程進(jìn)行嚴(yán)格的控制,確保供貨商提供的物料滿足施工的規(guī)定要求,最大限度的降低成本,特制定本制度。 第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各項目工程施工材料物料采購時,計劃審批的價格之審核、訂購、驗收、付款結(jié)算等,除另有規(guī)定外,悉以制度處理。 第三條 職責(zé)劃分 1、由采購員全面負(fù)責(zé)對各工程材料物料的采購工作; 2、由工程部經(jīng)理對工程部材料清單和材料使用計劃計劃單的數(shù)量、要求進(jìn)行詳細(xì)審核把關(guān); 3、由工程部對各類材料的質(zhì)量、技術(shù)要求把關(guān); 4、由采購員對該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價格控制把關(guān)。 第二章 采購(計劃)審批 第一條 采購計劃的制定 1、工程部應(yīng)依據(jù)應(yīng)根據(jù)圖紙、及實際需要制定《材料計劃單》和《用料計劃表》,確保材料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后報總經(jīng)理進(jìn)行審批; 2、總經(jīng)理審批后,采購員依據(jù)工程部《材料計劃單》和《用料計劃表》制定《采購計劃表》報總經(jīng)理審批,總經(jīng)理審批后,由采購員執(zhí)行采購計劃。 第二條 選擇供應(yīng)商 根據(jù)審批后的采購計劃,選擇合格的供應(yīng)商,進(jìn)行詢價、議價與項目技術(shù)人員技術(shù)溝通評選確定后,每種材料供應(yīng)商不準(zhǔn)少于三家,由部門領(lǐng)導(dǎo)審核。 1、供應(yīng)商的選擇可以通過互聯(lián)網(wǎng)、宣傳冊(合格供應(yīng)商)廠家中選??; 2、長期報價采購,凡經(jīng)常性使用,且使用量較大的材料,應(yīng)事先選定廠商,議定長期供應(yīng)價格。 第三條 價格調(diào)查 1、已核定的材料,必須經(jīng)常分析了解或收集資料,作為降低成本之依據(jù); 2、已核定之材料采購單價如需上漲或降低,應(yīng)附上書面之原因說明; 3、采購的數(shù)量或頻率有明顯增加時,應(yīng)要求供應(yīng)商(廠家)適當(dāng)降低單價; 第四條 詢價、比價和議價 1、根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同,采購人員應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象; 2、采購人員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預(yù)算等情況,確定采購目標(biāo)價格; 3、在得到供應(yīng)商的報價信息后,采購人員對供應(yīng)商的報價條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面項目部技術(shù)人員進(jìn)行核對,以保證供應(yīng)商提供的物料符合公司實際的采購要求,并對供應(yīng)商所報的價格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較,以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商; 4、供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r,采購人員應(yīng)送請購部門確認(rèn); 5、專用材料或用品,材料公司應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價; 6、對廠商的報價資料整理后,經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析,以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi),采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商,以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致; 7、對重大的物資采購,無論是技術(shù)、商務(wù)談判,要保證參加人數(shù)不少于兩人。有關(guān)價格、選型及其他重要的技術(shù)、商務(wù)談判,要求有兩個以上的部門派人參加。 第五條 購前審批 采購員與供貨商初步溝通并完成詢價后,在《訂購匯簽單》上詳細(xì)填列以下事項,呈報負(fù)責(zé)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批: 1、詢價或議價結(jié)果及擬定“訂購供貨商”“交貨期限”與“報價有效期限”等; 2、注明與供貨商擬定的付款條件; 3、需與供貨商簽訂長期合同的,采購員應(yīng)將草擬的《長期合同書》報相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。 第六條 價格復(fù)核與市場行情資料提供 1、采購員應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情,并建立供貨商資料,作為采購及價格審核的參考; 2、采購員應(yīng)就公司工程部所提重要材料項,提供市場行情資料,作為材料存量管理及核決價格的參考。 第七條 訂購作業(yè) 采購人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“定購單”后,應(yīng)與供應(yīng)廠商進(jìn)一步接觸, 進(jìn)行正式的質(zhì)量、價格和后續(xù)服務(wù)談判。金額較大或批量采購的應(yīng)到對方生產(chǎn)工廠進(jìn)行實際考察,在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后,向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向,并送樣報驗,未通過報驗的材料不準(zhǔn)采購。 第八條 簽訂采購合同 1、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后,采購員需填寫正式的采購合同,合同需要列明至少下列條款: (1)供應(yīng)商資料:包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式; (2)采購物料的詳細(xì)描述:包括品名、型號、規(guī)格等,如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明; (3)訂單所采購的數(shù)量/重量;單位包裝數(shù)量/重量;包裝件數(shù); (4)價格:單價,合計價,合同總額,定金或預(yù)付款; (5)交付期:分批交付時應(yīng)明確每批的交付時間和交付數(shù)量; (6)付款方式; (7)所需的質(zhì)量證明(檢驗單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗報告單等); (8)質(zhì)量保證條款:發(fā)生質(zhì)量問題是進(jìn)行退換或其他處理方法; (9)運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。 2、采購單經(jīng)部門經(jīng)理審核后,加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。到供應(yīng)廠商處現(xiàn)場采購的,由授權(quán)代理人簽字,對方簽章后生效;采購單一式兩份,雙方各保存一份。材料公司負(fù)責(zé)采購合同的傳閱會簽和各部門的存檔。 3、采購人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期,及時向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。 4、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”,以便驗收確認(rèn)。 5、若屬分批交貨者,采購人員應(yīng)在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。 6、長期訂貨和大額進(jìn)貨,原則上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的辦法進(jìn)行,應(yīng)與供應(yīng)商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦,第二份存供應(yīng)商,另需合同復(fù)印件四份分別交材料公司、核算中心、財務(wù)中心及工程部存檔。 第九條 緊急訂貨 采購人員接到主管經(jīng)理以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件,應(yīng)立即進(jìn)行詢價、議價,迅速辦理。 第十條 進(jìn)度控制及事物聯(lián)系 除一般采購作業(yè)方式外,材料公司可依材料使用及采購特性,選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購: 1、集中計劃采購:凡具有共同性的材料,須以集中計劃辦理采購較為有利者,可核定材料項目,通知各請購部門依計劃提出請購,材料公司定期集中辦理采購; 2、長期報價采購:凡經(jīng)常性使用,且使用量較大宗的材料,材料公司應(yīng)事先選定廠商,擬定長期供應(yīng)價格,呈準(zhǔn)后通知各請購部門依需要提出請購。 第十一條 退貨作業(yè) 對于檢驗不合格的材料退貨時,應(yīng)開立“材料退貨單”并見附有關(guān)的“材料檢驗報告表”呈主管簽認(rèn)后,憑此異常材料出廠。 第三章 驗收與付款 第一條 貨物進(jìn)廠驗收 1、貨物進(jìn)場供應(yīng)商交貨時,采購人員通知庫管員,實際清點(diǎn)件數(shù)或稱重,對貨物攜帶的有關(guān)證件進(jìn)行驗證,經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收,倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時,即通知材料公司會同處理; 2、對有專項質(zhì)量要求的材料物資,通知工程部派質(zhì)檢員驗收,驗收合格后由庫管出具入庫單并由庫管員簽字。 第二條 付款結(jié)算 1、嚴(yán)格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行; 2、采購款項須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由材料公司統(tǒng)一支付; 3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出,申請付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同要求和項目進(jìn)度情況進(jìn)行,分清輕重緩急,必要時須提交驗收報告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票,申請付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已付款、余款,按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后,方可辦理付款手續(xù); 4、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進(jìn)行直接支付: (1)緊急采購且不能及時辦理財務(wù)支付手續(xù); (2)在外埠采購且供應(yīng)商要求立即付款時; (3)在現(xiàn)場調(diào)試期間急需材料的采購; (4)1000元以下的零星采購。 第三條 進(jìn)度控制及異常處理 1、材料公司應(yīng)特別注意“采購單”注明的到貨時間要求,掌握到貨進(jìn)度; 2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時,應(yīng)主動與供貨廠商聯(lián)系催交,對異常原因及時處理對策,匯通相關(guān)職能部門、分公司處理。 第四條 質(zhì)量評價 使用單位應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注,根據(jù)使用效果對材料質(zhì)量提出評價,以利于進(jìn)一步工作。 第四章 附 則 第一條 參與采購過程的各相關(guān)部門,既要明確分工、明確責(zé)任、互相配合,還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用,確保企業(yè)的利益不受損害; 第二條 參加采購的人員要嚴(yán)格自律,加強(qiáng)法制觀念,自覺抵制不正之風(fēng),任何人不得私下收受回扣或酬金,并接受公司全體員工監(jiān)督; 第三條 超出本辦法的事項呈董事長核準(zhǔn)后實施; 第四條 本辦法自公布日期執(zhí)行。 二○一一年三月十二日 THANKS !!! 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