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. 會(huì)議管理制度 目　錄 第一章 總則 第二章 會(huì)議分類及審批 第三章 會(huì)議管理 第四章 獎(jiǎng)懲 第五章 附則 第一章　總則 第一條　引言 為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，特制定本制度。 第二條　適用范圍 本制度適用于公司所有部門的會(huì)議管理。 第三條　管理權(quán)責(zé) 一、人事行政部負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督; 二、會(huì)議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰建議; 三、會(huì)議的審批權(quán)限詳見“第五條　會(huì)議發(fā)起與審批”; 第二章　會(huì)議分類及審批 第一條　會(huì)議分類，見附表 　 會(huì)議分類 序號(hào) 會(huì)議名稱 主題/特點(diǎn) 類別 主持人 參加人 1 周例會(huì) 1總結(jié)本周工作/安排下周工作 2總結(jié)上周會(huì)議決議的落實(shí)情況 3公司例會(huì)每周五下午3點(diǎn)在3號(hào)會(huì)議室進(jìn)行 4部門例會(huì)應(yīng)避免與公司例會(huì)沖突 1公司例會(huì) 2部門例會(huì) 1人事部負(fù)責(zé)人或指定會(huì)議主持人 2部門負(fù)責(zé)人或指定會(huì)議主持人 1主管以上人員或會(huì)議指定參會(huì)人員； 2部門例會(huì)、組長以上人員或指定參會(huì)人員。 2 動(dòng)員會(huì) 發(fā)言固定，沒有討論程序。 公司臨時(shí)召開 行政會(huì)議 部門負(fù)責(zé)人、指定會(huì)議主持人 會(huì)議發(fā)起人提擬參會(huì)人員 3 研討會(huì) 對(duì)某一課題或問題切磋、探討，不一定有結(jié)果。 公司臨時(shí)召開 行政會(huì)議 部門負(fù)責(zé)人、指定會(huì)議主持人 會(huì)議發(fā)起人提擬參會(huì)人員 4 評(píng)審會(huì) 對(duì)某事物的價(jià)值、性能、質(zhì)量鑒別，必須有結(jié)論。 公司臨時(shí)召開 行政會(huì)議 公司總經(jīng)理或其指定會(huì)議主持人 會(huì)議發(fā)起人提擬參會(huì)人員 5 專題會(huì) 為某一專題而開，必須有結(jié)論。 公司臨時(shí)召開 行政會(huì)議 會(huì)議提擬人或會(huì)議提擬人指定會(huì)議主持人 會(huì)議發(fā)起人提擬參會(huì)人員 6 評(píng)比會(huì) 必須有結(jié)論 一般在年底或某一重大活動(dòng)結(jié)束后召開 公司例會(huì) 人事行政部負(fù)責(zé)人 會(huì)議發(fā)起人提擬參會(huì)人員 7 總結(jié)會(huì) 總結(jié)前一段工作，研究、部署下階段工作。 公司例會(huì) 部門負(fù)責(zé)人或指定會(huì)議主持人 會(huì)議發(fā)起人提擬參會(huì)人員 8 匯報(bào)會(huì) 下級(jí)向上級(jí)或有關(guān)人員匯報(bào)工作情況。 公司臨時(shí)召開 行政會(huì)議 會(huì)議提擬人或會(huì)議提擬人指定會(huì)議主持人 會(huì)議發(fā)起人提擬參會(huì)人員 9 調(diào)度會(huì) 任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備物資情況的調(diào)動(dòng)。 公司臨時(shí)召開 行政會(huì)議 會(huì)議提擬人或會(huì)議提擬人指定會(huì)議主持人 會(huì)議發(fā)起人提擬參會(huì)人員 10 部門早會(huì) 各部門固定程序 部門會(huì)議 部門負(fù)責(zé)人自定 部門全體人員 第二條　會(huì)議發(fā)起與審批 一、公司(例會(huì))和(例行早會(huì))無須發(fā)起和審批; 二、研討、評(píng)審、專題、評(píng)比、匯報(bào)、調(diào)度等會(huì)議的召開，需由發(fā)起人(主管級(jí)以上員)，按要求在辦公軟件里填寫會(huì)議申請(qǐng)，報(bào)到人事行政部，批轉(zhuǎn)后方可按程序辦理相關(guān)事項(xiàng); 三、公司臨時(shí)行政會(huì)議、公司年會(huì)由總經(jīng)理或副總經(jīng)理直接發(fā)起或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人發(fā)起，總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn); 三、部門會(huì)議由各部門自行安排，但會(huì)議時(shí)間、參加人等，不得與公司會(huì)議沖突; 第三條　會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。 各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。 第三章　會(huì)議管理 第一條　所有會(huì)議通知遵照以下規(guī)定： 一、會(huì)議通知一般應(yīng)在會(huì)議召開前一天的12：00以前，通知對(duì)象為與會(huì)人員、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門（人事行政部）； 二、所有會(huì)議通知形式采取辦公軟件會(huì)議管理方式通知 第二條　會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定： 一、會(huì)議發(fā)起部門須提前做好會(huì)議資料（如議程、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、其它與會(huì)人應(yīng)提交的資料）的準(zhǔn)備； 二、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門，須提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，應(yīng)提前半小時(shí)打開會(huì)議室，檢查會(huì)議室的衛(wèi)生情況，打開窗戶通風(fēng)戓開啟空調(diào)，備好會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等; 三、各參會(huì)人員，應(yīng)根據(jù)會(huì)議要求，準(zhǔn)備好相關(guān)材料，材料包括：會(huì)議所需要的技術(shù)材料、本部門需在會(huì)議上解決問題的議案及上次會(huì)議決議落實(shí)情況的匯報(bào)，以上材料要以書面形勢(shì)提出; 第三條　部門會(huì)議需用公司會(huì)議室的，應(yīng)向會(huì)議室管理部門（人事行政部）通過辦公軟件提出申請(qǐng)并按照相關(guān)程序辦理，由會(huì)議室管理部門（人事行政部）統(tǒng)籌安排。 第四條　會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定： 一、主持人須于會(huì)前指定一名會(huì)議記錄員，對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由記錄員在會(huì)前對(duì)所有參會(huì)人員的書面議案進(jìn)行收取，交給會(huì)議主持人或招集人，并在會(huì)后對(duì)會(huì)議記錄、紀(jì)要進(jìn)行整理; 二、主持人須于會(huì)前 5 分鐘到達(dá)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況; 三、主持人一般應(yīng)于會(huì)議開始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的簡單說明; 四、公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議一般應(yīng)控制在 2 小時(shí)以內(nèi)，根據(jù)會(huì)議進(jìn)行情況確需延時(shí)的，主持人須征得與會(huì)人員同意; 第五條　與會(huì)人員注意事項(xiàng)： 一、行政會(huì)議的與會(huì)人員，須在會(huì)議2小時(shí)前向會(huì)議主持人提交會(huì)議發(fā)言提綱或提案文本，如果本人沒有在會(huì)議上發(fā)言的計(jì)劃，或者發(fā)言內(nèi)容很少，可告知或口述給會(huì)議記錄員，由會(huì)議記錄員記錄; 二、與會(huì)人員須準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議簽到表》上簽到;見附件一 第六條　會(huì)議記錄 一、公司各類會(huì)議均須進(jìn)行會(huì)議記錄，必要時(shí)由發(fā)起人進(jìn)行會(huì)議錄音; 二、公司各類會(huì)議由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)記錄，各部門應(yīng)設(shè)一名會(huì)議記錄員，負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作; 第七條　會(huì)議記錄員職責(zé)： 一、做好會(huì)議的原始記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議記錄、紀(jì)要; 二、會(huì)議記錄、紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定，最遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人及相關(guān)與會(huì)人員; 三、會(huì)議決議的相關(guān)責(zé)任人要在會(huì)議紀(jì)要上確認(rèn)簽名。如有與會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要產(chǎn)生異議，須提交本人當(dāng)次會(huì)議的原始記錄，再與其他與會(huì)人員核定確認(rèn)，經(jīng)核定確認(rèn)異議存在，須立即修正; 四、做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作。及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會(huì)議簽到表》《會(huì)議記錄、紀(jì)要》報(bào)人事助理處存檔; 五、除部門早會(huì)外，其它所有會(huì)議都必須有會(huì)議記錄、紀(jì)要; 第八條　會(huì)議資料的歸檔保管： 一、會(huì)議資料包括：(會(huì)議簽到表)、(會(huì)議記錄)、(會(huì)議紀(jì)要)及與會(huì)人員提交的(議案)等; 二、各部門組織的本部門會(huì)議的會(huì)議資料，由各部門會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)歸檔。涉及多個(gè)部門會(huì)議，由會(huì)議發(fā)起部門負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的歸檔; 三、公司所有會(huì)議的會(huì)議記錄、記要、簽到表，會(huì)后整理完畢后統(tǒng)一交由人事助理處存檔; 四、會(huì)議記錄、記要為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期限為2年，到期由人事行政部統(tǒng)一銷毀; 第九條　會(huì)議決議的跟進(jìn) 一、會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會(huì)議主持人另有指定的，從主持人指定; 二、例會(huì)的會(huì)議決議事項(xiàng)，由會(huì)議指定的責(zé)任人負(fù)責(zé)落實(shí)，并由主持人指定的專人對(duì)落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤、督查，在下周例會(huì)上先對(duì)本周決議的落實(shí)情況進(jìn)行核實(shí)，對(duì)末按要求落實(shí)的項(xiàng)目，當(dāng)事責(zé)任人要給出合理解釋，否則按末完成工作任務(wù)處理，并限期完成; 三、會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn); 第4章 　會(huì)議紀(jì)律 第一條、無正當(dāng)理由遲到、早退每次罰款 10 元的; 第二條、無正當(dāng)理由缺席每次罰款 50 元的; 第三條、因通知原因造成參會(huì)議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān); 第四條、與會(huì)人員須遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至振動(dòng)，與會(huì)期間不許接聽電話、不準(zhǔn)吸煙、聊天、不準(zhǔn)隨便走動(dòng)，有急事需離開時(shí)，要向主持人請(qǐng)假，獲準(zhǔn)后方可提前離開，否則每次罰款10-30元; 第五章　附則 第一條　本制度由公司人事行政部負(fù)責(zé)解釋。 第二條　凡本制度未明確規(guī)定的獎(jiǎng)懲，按《獎(jiǎng)懲管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 附件一：《會(huì)議簽到表》 附件二：公司會(huì)議紀(jì)要模板 會(huì)議簽到表 會(huì)議名稱：　　 會(huì)議室：　　　　　　　　　年　月　日 時(shí) 分 姓名 簽到時(shí)間 簽退時(shí)間 未與會(huì)理由 制表人：　　　　　　　　制表日期：　　　年　　　月　　　日　　　 會(huì) 議 紀(jì)　要 會(huì)議名稱 會(huì)議主持 會(huì)議地點(diǎn) 記錄員 會(huì)議日期 召開時(shí)間 結(jié)束時(shí)間 參會(huì)人員 缺席人員 項(xiàng)次 會(huì) 議 內(nèi) 容 責(zé)任人 完成時(shí)間 上周會(huì)議遺留問題： 一 二 三 上周其它事項(xiàng)已完成 本周會(huì)議內(nèi)容： 一 二 三 四 五 六 與 會(huì) 部 門 質(zhì) 量 部 制 造 部 設(shè) 計(jì) 部 發(fā) 展 部 物 料 部 市 場(chǎng) 部 研 發(fā) 部 人事行政部 總 經(jīng) 理 記錄： 審核： 批準(zhǔn)： .