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禮儀/交際禮儀 溝通的形式與藝術(shù) 　　溝通的形式包括：　　1、文字形式　　當(dāng)組織或管理者的信息必須廣泛向他人傳播或信息必須保留時(shí)，以報(bào)告、備忘錄、信函等文字形式就是口語(yǔ)形式所無(wú)法替代的了，采用文字進(jìn)行溝通的原則有以下幾個(gè)方面：　　1）文字要簡(jiǎn)潔，盡可能采用簡(jiǎn)單的用語(yǔ)，刪除不必要的用語(yǔ)和想法?！　?）如果文件較長(zhǎng)，應(yīng)在文件之前加目錄或摘要?！　?）合理組織內(nèi)容，一般最重要的信息要放在最前面?！　?）要有一個(gè)清楚明確的標(biāo)題。　　2、口語(yǔ)形式　　利用口語(yǔ)面對(duì)面的進(jìn)行溝通是管理著最常用的形式，有效的口語(yǔ)溝通對(duì)信息的輸出者而言，需要具備正確的變碼，以有組織的有系統(tǒng)的方式傳遞信息。至于輸出這個(gè)人具備什么樣的條件能夠有效的增進(jìn)溝通的效果？有關(guān)研究表明，知識(shí)豐富、自信、發(fā)音清晰、語(yǔ)調(diào)和善、誠(chéng)意、邏輯性強(qiáng)、有同情心、心態(tài)開(kāi)放、誠(chéng)實(shí)、儀表好、幽默、機(jī)智、友善等是有效溝通的特質(zhì)。　　3、非口語(yǔ)形式　　非口語(yǔ)溝通可以強(qiáng)化口語(yǔ)所傳遞的信息，也可以混淆歪曲口語(yǔ)所傳達(dá)的信息，因此了解非口語(yǔ)的溝通十分重要，非口語(yǔ)的信息可以用多種方式表達(dá)?！　±每臻g溝通　　人與人之間的距離遠(yuǎn)近，是站著還是坐著，以及辦公室的設(shè)備和擺設(shè)等等，均會(huì)影響到溝通。在各種組織中，不同的地位和權(quán)力通常由空間的安排顯示出來(lái)，高層管理者一般擁有寬敞、視野良好以及高品位擺設(shè)的辦公室，不同檔次的賓館及餐飲業(yè)也可以通過(guò)空間的信息表達(dá)出來(lái)?！　±靡轮鴾贤ā　∪藗円轮牟煌山o對(duì)方傳達(dá)一定的信息。因?yàn)橐轮擅黠@影響人們對(duì)不同的地位、不同的身份、不同的群體的認(rèn)知?！　±门e止進(jìn)行溝通　　人體及其各種舉止可以傳達(dá)許多信息，尤其是面部表情最具有代表性，所以了解人體語(yǔ)言所代表的意義是有效溝通的一個(gè)重要組成部分?！　≡诿鞔_溝通方法的同時(shí)也要注意溝通的藝術(shù)?！　?jù)一項(xiàng)調(diào)查表明，在企業(yè)中，生產(chǎn)工人每小時(shí)進(jìn)行16-46分鐘的溝通信息活動(dòng)；對(duì)于基層管理人員來(lái)說(shuō)，他們工作時(shí)間的20-50%用于同各種人進(jìn)行語(yǔ)言溝通，如果加上各種方式的文字性溝通，諸如寫報(bào)告，最高可達(dá)64%；而經(jīng)理人員在工作時(shí)間內(nèi)則有66-89%的時(shí)間用于語(yǔ)言溝通，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)常開(kāi)會(huì)，找人談話，下基層，其中很大一部分屬于溝通信息的內(nèi)容。企業(yè)中的每個(gè)人都有大量的時(shí)間用于溝通，而溝通要講究藝術(shù)才能更有成效，這點(diǎn)對(duì)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者更為重要?！　贤ū仨毮康拿鞔_、思路清晰、注意表達(dá)方式。在信息交流之前，發(fā)訊者應(yīng)考慮好自己將要表達(dá)的意圖，抓住中心思想。在溝通過(guò)程中要使用雙方都理解的用語(yǔ)和示意動(dòng)作，并恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用語(yǔ)氣和表達(dá)方式，措詞不僅要清晰、明確，還要注意情感上的細(xì)微差別，力求準(zhǔn)確，使對(duì)方能有效接收所傳遞的信息。發(fā)訊者有必要對(duì)所傳遞信息的背景、依據(jù)、理由等作出適當(dāng)?shù)慕忉?，使?duì)方對(duì)信息有明確、全面的了解：假如你要分配一項(xiàng)任務(wù)，那么要對(duì)任務(wù)進(jìn)行全面分析，這樣你才能正確地對(duì)任務(wù)進(jìn)行說(shuō)明；假如你面臨的是紀(jì)律問(wèn)題，那么在批評(píng)和處罰之前，應(yīng)對(duì)情況進(jìn)行全面了解，取得了真憑實(shí)據(jù)，這樣的處理就會(huì)取得圓滿的效果?！　贤ㄒ哉\(chéng)相待。發(fā)訊者要心懷坦誠(chéng)，言而可信，向?qū)Ψ絺鬟f真實(shí)、可靠的信息，并以自己的實(shí)際行動(dòng)維護(hù)信息的說(shuō)服力。不僅如此，發(fā)訊看還要誠(chéng)懇地爭(zhēng)取對(duì)方所反饋信息，尤其要實(shí)心實(shí)意聽(tīng)取不同意見(jiàn)，建立溝通雙方的信任和感情?！　贤ㄒx擇有利的時(shí)機(jī)，采取適宜的方式。溝通效果不僅取決于信息的內(nèi)容，還要受環(huán)境條件的制約。影響溝通的環(huán)境因素很多，如組織氛圍、溝通雙方的關(guān)系、社會(huì)風(fēng)氣和習(xí)慣作法等。在不同情況下要采取不同的溝通方式，要抓住最有利的溝通時(shí)機(jī)。時(shí)機(jī)不成熟不要倉(cāng)促行事；購(gòu)誤時(shí)機(jī)，會(huì)使某些信息失去意義；溝通者應(yīng)對(duì)環(huán)境和事態(tài)變化非常敏感?！　贤ㄒ鰪?qiáng)下級(jí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的信任度。下級(jí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者是否信任，程度如何，對(duì)于改善溝通有很重要作用。信息在社會(huì)中的傳播是通過(guò)獨(dú)特的“信任”和“不信任”的“過(guò)濾器”進(jìn)行的。這個(gè)過(guò)濾器能起到這樣的作用：如果沒(méi)有信任，完全真實(shí)的信息可能變成不可接受的，而不真實(shí)的信息倒可能變成可接受的。一般來(lái)說(shuō)只有受到下級(jí)高度信任的領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)出的信息，才可能完全為下級(jí)所接受。這就要求領(lǐng)導(dǎo)者加強(qiáng)自我修養(yǎng)，具有高尚的品質(zhì)和事業(yè)心，以及豐富的知識(shí)和真誠(chéng)的品格。具備了這些，領(lǐng)導(dǎo)者就會(huì)贏得下級(jí)的信任，就有了有效溝通的基礎(chǔ)?！　贤ㄒv究“聽(tīng)”的藝術(shù)。作為一名領(lǐng)導(dǎo)者在與員工的溝通過(guò)程中，應(yīng)該主動(dòng)聽(tīng)取意見(jiàn)，善于聆聽(tīng)，只有善于聽(tīng)取信息才能成為有洞察力的領(lǐng)導(dǎo)者。就是說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)者不僅要傾聽(tīng)，還要聽(tīng)懂員工的意思。因此，在聽(tīng)對(duì)方講話時(shí)要專心致志，不要心不在焉；其次，不要心存成見(jiàn)，也不要打斷對(duì)方講話，急于作出評(píng)價(jià)，或者表現(xiàn)出不耐煩，這樣會(huì)使對(duì)方不愿把溝通進(jìn)行下去；最后，要善解人意，體味對(duì)方的情感變化和言外之意，做到心領(lǐng)神會(huì)。　　溝通要講究“說(shuō)”的藝術(shù)。與人溝通，不僅要會(huì)聽(tīng)，還得會(huì)說(shuō)，會(huì)表達(dá)自己的意見(jiàn)。在表達(dá)自己的意見(jiàn)時(shí)，要誠(chéng)懇謙虛。如果過(guò)分顯露自己，以先知者自居的話，即使有好的意見(jiàn)，也不容易為人接受，會(huì)使人產(chǎn)生反感和戒備心理。講話時(shí)要力求簡(jiǎn)明扼要，用簡(jiǎn)單明了的詞句表明自己的意思，語(yǔ)調(diào)要婉轉(zhuǎn)，態(tài)度也要從容不迫。在談話時(shí)如果發(fā)現(xiàn)對(duì)方有心不在焉或厭煩的表情時(shí)，就應(yīng)適可而止或轉(zhuǎn)換話題，使溝通能在良好的氛圍中進(jìn)行。而且，在表明某個(gè)意思后，最好能稍作停頓，并向?qū)Ψ酵兑哉髟兊哪抗?，這樣，使對(duì)方有插話的機(jī)會(huì)，也是尊重對(duì)方的表現(xiàn)。