如何正確寫工作電子郵件.ppt
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如何寫工作電子郵件,,1、電子郵件的構(gòu)成,2、郵件禮儀及注意事項,電子郵件的構(gòu)成,1、收件人 抄送 密送,3、正文,4、附件,5、署名,2、主題,一、收件人 抄送 密送,to:收件人 你郵件的發(fā)送對象 cc:抄送 上司等需要知悉郵件內(nèi)容的對象 bcc:密送 工作郵件一般無 發(fā)給誰? 參與者:一定想清楚誰是參與人,需要發(fā)送給哪些人,抄送給哪些人。 (1)跨部門的一定要抄送給對方主管,當然還得抄送給自己的直屬主管和部門的主管。 (2)發(fā)送會議記錄的時候,參會人員是收件人,應該參會而沒有參會的人是抄送人。,,點擊添加抄送,點擊添加密送,,二、主題,郵件必須要有主題,不能空著,主題要求簡潔明了,突出關鍵字。要表述簡潔,具體到所針對的層面。 收你郵件的人不一定每封郵件都讀的,尤其是領導,通常會根據(jù)標題選擇性按順序查看 ,可使用[請批示][請審閱] [請回復] [請參考] [請協(xié)調(diào)] [緊急]等。,例子,,三、正文,2、開場白,稱呼要正確:人名書寫正確;稱謂合理(如內(nèi)部以職位或大家通用稱謂來稱呼,外部以先生女士相稱);稱呼要包含所有收件人,1、收件人 抄送人,,,1、在線溝通講求時效,所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要,并求溝通效益。 2、結(jié)論先行,先下結(jié)論,把結(jié)論和重點放在首位,讓人一目了然。 在寫郵件內(nèi)容的時候,郵件內(nèi)容一定不要過多,一行的內(nèi)容也不宜過長。 3、為了使郵件內(nèi)容條理清晰,注意分段,一個要點占一個自然段,清晰直觀。各個段落之間要插入一行空行。 4、表述需完整:再簡單的內(nèi)容也要完整表述,以免造成誤解,影響執(zhí)行效率和效果。,3、內(nèi)容,,5、如果有附件,應該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途。 6、加上結(jié)束語,結(jié)尾要總結(jié),再次明確需求,如是“請知悉”即可,還是要求有所反饋,如需確認或反饋,一定要在結(jié)尾明確“需要確認”或反饋的具體期限和要求等,先下結(jié)論!最好一個畫面顯示全部內(nèi)容!,TO:劉經(jīng)理 王主管 CC:楊東東,結(jié)論, . .,TO:劉經(jīng)理 王主管 CC:楊東東,結(jié)論, . .,^_^,- - !,1、加上 結(jié)束語,TO:劉經(jīng)理 王主管 CC:楊東東,各位領導: 你們好!我是人事部的李丫丫,本周原本固定周三下午的人事部例會,改為周四上午。,以下附件是關于會議議程變更的文檔,請查收。 如有問題,請盡快與我聯(lián)系?。?!,以上!??!,四、署名,注明部門、職位、姓名 別忘了留下聯(lián)系方式(郵箱、電話),在署名中,如果是英文名字,建議附上中文名字。,五、附件,1、附件名要清晰明了,不要忘傳、錯傳 。 2、郵件正文中寫明附件的主要內(nèi)容和發(fā)送目的,即:附件是什么,想讓對方做什么 。 3、多項同類附件要壓成一份壓縮文件,例如:同款產(chǎn)品的多張圖片 4、盡量減小附件大小 ?通過zip等壓縮 ?圖片變換為JPG,GIF(BMP的容量很大) ?減少圖片的大小???在ppt中將圖片拉小是不起作用的! ?減少圖片像素(例:1024色?256色) ?將PPT變換為PDF ?太大的文件不要使用附件,使用鏈接 5、不要發(fā)送執(zhí)行文件作為附件,執(zhí)行文件容易引起病毒.有可能被病毒替換 6、關于超大附件 騰訊企業(yè)郵箱普通郵件附件大小是50M.使用超大附件功能,最大附件可以達到1G. 支持同時上傳多個附件,每個附件大小限制為1G。超大附件的有效時間為7天可以發(fā)往任何的郵箱地址,不受對方郵箱大小限制。,郵件禮儀及注意事項,,1、發(fā)送電子郵件必須注意禮貌,用詞要得當,以免引起誤解或給收信人留下不好的印象。 2、意見有反饋:對于他人提出的意見,在正文中要予以反饋和解決,不能僅是表示感謝。 不要使用背景圖片.使得文字看不清楚,而且在某些系統(tǒng)中無法顯示圖片. 3、正式的工作郵件,不要使用各種文字格式. 通常中文宋體, 英文 Times New Roman.要簡潔,不需要太多的色彩. 4、,中文使用中文的字體,英文使用英文的字體.或者統(tǒng)一使用系統(tǒng)默認的簡單格式,例如宋體. 5、,圖片,圖表,盡量插入到郵件中,有利于效率. 6、,回復郵件請附上對方的來信,方便對方理解處理. 7、可以少量的使用網(wǎng)絡符號: ) , 不要濫用,畢竟是工作而不是網(wǎng)絡聊天呵. 8、如果是報告、方案,無論給老板,還是給同事,要不給合作伙伴,記得最后說“請審閱”三個字, 9、不要用晦澀難懂的縮寫或生僻字以免產(chǎn)生誤解,也不要用俚語。,小結(jié),收件人(TO:),抄送(CC:),主題(Subject),- 配套講稿:
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- 如何 正確 工作 電子郵件
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