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電子表格Excel的基本使用 提綱 概述工作表的基本操作數(shù)據(jù)的圖表化數(shù)據(jù)管理 概述 日常工作生活中 經(jīng)常需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì) 分析 計(jì)算等 可利用電子表格MicrosoftExcel最早誕生于1987年目前最新版本 2010版本 概述 Excel基本知識工作簿 Book 用來存儲(chǔ) 處理工作數(shù)據(jù)的文件 擴(kuò)展名為 xls由若干工作表組成 默認(rèn)為3張 最多為255張可根據(jù)需要增加或者刪除工作表工作表 Sheet Excel窗體的主題 由若干行 1 65536 和列 255 組成單元格 行和列的交叉單元格地址 列號和行號的組合區(qū)分不同工作表的單元格 Sheet2 I2活動(dòng)單元格 當(dāng)前正在使用的單元格 由黑框框住 工作表基本操作 對工作表的基本操作包括輸入數(shù)據(jù)和公式工作表的編輯和格式化 工作表基本操作 數(shù)據(jù)類型與數(shù)據(jù)輸入 單元格中存放的數(shù)據(jù)類型數(shù)值型如輸入的數(shù)據(jù)太長 Excel會(huì)以科學(xué)計(jì)數(shù)法來表示文本型是可以輸入的任意符號顯示方式 看右側(cè)有無內(nèi)容以及內(nèi)容本身的長度日期型內(nèi)置了一些日期的格式邏輯型True和False 工作表基本操作 數(shù)據(jù)類型與數(shù)據(jù)輸入 單元格中數(shù)據(jù)的輸入從其它文件中導(dǎo)入從文本文件中 工作表基本操作 數(shù)據(jù)類型與數(shù)據(jù)輸入 單元格中數(shù)據(jù)的輸入文本型對數(shù)字形式的文本型數(shù)據(jù) 如學(xué)號 身份證號 在輸入的數(shù)字前加單引號利用 智能標(biāo)記 自動(dòng)填充有規(guī)律的數(shù)據(jù)選中 拖拽 號填充方式 按照 等差等比系統(tǒng)預(yù)定義用戶自己定義 工具菜單 選項(xiàng) 自定義序列 工作表基本操作 輸入有效控制 可利用 數(shù)據(jù) 有效性 對單元格的有效數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)置 防止輸入非法數(shù)據(jù)舉例 輸入學(xué)生成績 必須在0 100之間選定要檢驗(yàn)的單元格 選擇 數(shù)據(jù) 有效性 設(shè)置 工作表基本操作 輸入有效控制 單元格中數(shù)據(jù)的輸入用語音進(jìn)行提示 選擇 工具 語音 利用 文本到語音 在全部輸入完成后 讓計(jì)算機(jī)朗讀一遍邊輸入邊朗讀要求安裝了 文本到語音 的功能 工作表基本操作 輸入有效控制 校對 圈標(biāo)無效數(shù)據(jù)選擇 視圖 工具欄 公式審核 圈釋無效數(shù)據(jù) 選擇性數(shù)據(jù)設(shè)置 下拉框 選擇 數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)有效性 設(shè)置 序列 然后輸入內(nèi)容 或者選擇存儲(chǔ)選項(xiàng)內(nèi)容的單元格注意 輸入選項(xiàng)內(nèi)容時(shí) 不同選項(xiàng)之間用英文逗號隔開要求 如果是單元格選擇的 則不能刪除數(shù)據(jù)源設(shè)置字體顏色隱藏 然后設(shè)置打印區(qū)域 工作表基本操作 使用公式與函數(shù) 使用公式 實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算常用的運(yùn)算符算術(shù)運(yùn)算符 百分號 乘方 文字連接符 字符串連接 關(guān)于運(yùn)算符 邏輯運(yùn)算符NOT AND OR舉例 計(jì)算職工的獎(jiǎng)金 由兩部分構(gòu)成 每一年加2元和工資的18 工作表基本操作 使用公式與函數(shù) 使用函數(shù)有些情況下 自己設(shè)計(jì)公式和麻煩函數(shù)種類財(cái)務(wù)日期與時(shí)間數(shù)學(xué)與三角函數(shù)統(tǒng)計(jì)查找與引用數(shù)據(jù)庫文本邏輯信息 工作表基本操作 使用公式與函數(shù) 使用函數(shù)函數(shù)的語法格式函數(shù)名稱 參數(shù)1 參數(shù)2 函數(shù)輸入有兩種方法粘貼函數(shù)插入函數(shù)常用的函數(shù)如 sum average max min sumif count 工作表基本操作 使用公式與函數(shù) 使用函數(shù)邏輯函數(shù)IF logical test value if true value if false 可以嵌套舉例 以60分為界 對學(xué)生的百分制成績進(jìn)行 通過 與 不通過 的兩級評定If函數(shù)的嵌套舉例 將百分制成績轉(zhuǎn)換為優(yōu) 良 中 及格 不及格5個(gè)等級 工作表基本操作 使用公式與函數(shù) 單元格引用時(shí)的三種方式相對引用公式在復(fù)制 移動(dòng)時(shí) 會(huì)根據(jù)移動(dòng)的位置自動(dòng)調(diào)節(jié)公式中引用單元格的地址絕對引用在行號和列號前均加上 混合引用舉例 對職工工資表 首先求平均工資 然后對高于平均工資的人員在 評價(jià) 一欄顯示 高工資 否則不顯示 工作表基本操作 工作表的編輯和格式化 工作表的編輯對整個(gè)工作表進(jìn)行刪除 插入 復(fù)制 移動(dòng)等單元格的編輯樣式設(shè)置樣式樣式 自動(dòng)套用格式 工作表基本操作 工作表的編輯和格式化 單元格的編輯和設(shè)置對單元格進(jìn)行清除 修改 刪除 插入 復(fù)制 移動(dòng) 粘貼與選擇性粘貼選擇 格式 單元格 對單元格格式進(jìn)行設(shè)置選擇 格式 自動(dòng)套用格式 工作表基本操作 工作表的編輯和格式化 單元格的編輯和設(shè)置設(shè)置對齊水平方向垂直方向文本控制自動(dòng)換行文字方向設(shè)置列寬 列高 工作表基本操作 工作表的編輯和格式化 單元格的編輯和設(shè)置使用 條件格式 舉例 利用 條件格式 以醒目的方式顯示不及格的成績舉例 判斷兩列值之間的關(guān)系 然后以醒目的方式顯示出來舉例 判斷同一列中是否有重復(fù)的內(nèi)容 如果有 則以醒目的方式顯示出來要用公式 工作表基本操作 工作表的編輯和格式化 對不同的部分進(jìn)行輸入保護(hù)使用記錄單方式和查詢錄入數(shù)據(jù) 工作表基本操作 合并計(jì)算 對多個(gè)相同格式的工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并比如年度總結(jié)時(shí) 需要每個(gè)月的報(bào)表格式而每個(gè)月的報(bào)表格式都相同 數(shù)據(jù)的圖表化 將數(shù)據(jù)或統(tǒng)計(jì)結(jié)果以統(tǒng)計(jì)圖表的形式顯示出來舉例 用圖表顯示各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)步驟選擇 插入 圖表 圖表向?qū)?利用向?qū)?分4個(gè)步驟創(chuàng)建圖表選擇圖表類型與子類型選定圖表的源數(shù)據(jù)區(qū)域和顯示方式在圖表上添加說明性文字 更直觀地反映圖表情況選擇圖表放置的位置 嵌入式和獨(dú)立圖表 數(shù)據(jù)的圖表化 圖表編輯更改圖表類型及對圖表中各個(gè)對象的編輯圖表對象 可以在圖表上直接選擇 或者右鍵圖表中數(shù)據(jù)的編輯圖表中文字的編輯圖表 圖表選項(xiàng) 數(shù)據(jù)的圖表化 圖表的格式化指設(shè)置圖表中各個(gè)對象的格式文字和數(shù)值的格式 顏色 外觀等選擇要格式化的對象選定 單擊右鍵 相應(yīng)的格式菜單Excel圖表拷貝到word中 數(shù)據(jù)的圖表化 數(shù)據(jù)管理 數(shù)據(jù)管理功能排序 篩選 分類匯總等數(shù)據(jù)清單由工作表中的單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域即一張二維表建立和編輯當(dāng)做一般工作表以記錄為單位 選擇 數(shù)據(jù) 記錄單 數(shù)據(jù)的圖表化 數(shù)據(jù)管理 數(shù)據(jù)排序可以根據(jù)一列或多列的數(shù)據(jù) 按升序或降序?qū)?shù)據(jù)清單進(jìn)行排序?qū)h字 按筆畫或按拼音排序目的 分類匯總簡單排序按單一字段排序選擇 數(shù)據(jù) 排序 復(fù)雜數(shù)據(jù)排序可適用最多三個(gè)字段進(jìn)行三級復(fù)雜排序 數(shù)據(jù)的圖表化 數(shù)據(jù)管理 數(shù)據(jù)篩選將數(shù)據(jù)清單中滿足條件的數(shù)據(jù)顯示出來 不滿足條件的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏兩種方式 自動(dòng)篩選和高級篩選自動(dòng)篩選 對單個(gè)字段進(jìn)行篩選高級篩選 不講選擇 數(shù)據(jù) 篩選 自動(dòng)篩選 舉例 在學(xué)生成績表中 篩選總分高于250分 且數(shù)學(xué)分高于80分的男生取消篩選再次選擇 數(shù)據(jù) 篩選 全部顯示或自動(dòng)篩選 數(shù)據(jù)的圖表化 分類匯總 分類匯總對數(shù)據(jù)清單按某字段進(jìn)行分類將字段值相同的連續(xù)記錄作為一類 進(jìn)行求和 平均 計(jì)數(shù)等匯總運(yùn)算要求 分類匯總前 必須要對分類的字段進(jìn)行排序簡單匯總對數(shù)據(jù)清單的一個(gè)字段僅統(tǒng)一做一種匯總嵌套匯總?cè)∠诸悈R總選擇 數(shù)據(jù) 分類匯總 全部刪除 數(shù)據(jù)的圖表化 分類匯總 通過創(chuàng)建數(shù)據(jù)列表增加匯總行 數(shù)據(jù)的圖表化 數(shù)據(jù)透視表 分類匯總適合于按一個(gè)字段進(jìn)行分類對一個(gè)或多個(gè)字段進(jìn)行匯總按多個(gè)字段進(jìn)行分類并匯總困難解決方法 數(shù)據(jù)透視表舉例統(tǒng)計(jì)各系男女生的人數(shù)既要按 系別 分類 又要按 性別 分類 數(shù)據(jù)的圖表化 數(shù)據(jù)透視表 選擇 數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖 利用向?qū)Х?步建立數(shù)據(jù)透視表 舉例 銷售額數(shù)據(jù)透視表 將Word表格復(fù)制到Excel中 在MicrosoftWord中 選定表格中需要復(fù)制的行和列 如果需要選定整個(gè)表格 請單擊該表格 然后指向 表格 菜單中的 選擇 再單擊 表格 單擊 常用 工具欄上的 復(fù)制 切換到MicrosoftExcel工作表 在需要粘貼表格的工作表區(qū)域左上角單擊 復(fù)制表格中的單元格可替換此區(qū)域中任何已有的單元格 單擊 粘貼 若要調(diào)整格式 請單擊數(shù)據(jù)旁的 粘貼選項(xiàng) 再單擊 匹配目標(biāo)格式 以使用Excel單元格原有的格式 若要盡量匹配Word表格的格式 請單擊 保留源格式 將數(shù)據(jù)粘貼到Word中 在 格式 工具欄上 單擊 粘貼 單擊數(shù)據(jù)旁邊的 粘貼選項(xiàng) 并執(zhí)行下列操作之一 若要將此數(shù)據(jù)粘貼為Word表格 請單擊 匹配目標(biāo)區(qū)域表格樣式 或 保留源格式 若要粘貼為指向Excel數(shù)據(jù)的鏈接 以便在原始Excel工作簿中更改數(shù)據(jù)時(shí) Word文檔中的數(shù)據(jù)可自動(dòng)更新 請單擊 匹配目標(biāo)區(qū)域表格樣式并鏈接到Excel 或 保留源格式并鏈接到Excel 若要將數(shù)據(jù)粘貼為文本 每行數(shù)據(jù)位于不同的段落 并且?guī)в蟹指魡卧裰档闹票砦?請單擊 僅保留文本 補(bǔ)充 斜線表頭與畫圖凍結(jié)窗口并排比較