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案例5：百貨商店業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng) 百貨商店業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的規(guī)模較小，但作為教材的案例仍是篇幅太大。因此，此處僅對系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段的主要工作加以介紹。在管理信息系統(tǒng)的整個開發(fā)過程中，系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計(jì)是基礎(chǔ)性的和難度較大的工作階段，所以，加強(qiáng)對系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)的舉例，對鞏固和深化所學(xué)的知識會有較大的收益。 一、系統(tǒng)開發(fā)背景與調(diào)查結(jié)果 1.開發(fā)背景 某百貨商店是一個商業(yè)銷售組織，該商店的主要業(yè)務(wù)是從批發(fā)或制造廠商處進(jìn)貨，然后再向顧客銷售。按照有關(guān)規(guī)定，該百貨商店在每月需向稅務(wù)機(jī)關(guān)交納一定的稅款。該百貨商店的全部數(shù)據(jù)處理都由人工操作。由于經(jīng)營的商品品種豐富，每天營業(yè)額很大，因此業(yè)務(wù)人員的工作量十分艱巨。 最近，因百貨商店大樓翻建后，營業(yè)面積擴(kuò)大，從而經(jīng)營品種、范圍和數(shù)據(jù)處理的工作量大大增加，需要建立一個計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，以減輕工作人員的勞動強(qiáng)度，提高業(yè)務(wù)管理水平，適應(yīng)新的發(fā)展。 2．系統(tǒng)調(diào)查結(jié)果 （1）現(xiàn)行系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)及工作任務(wù) 現(xiàn)行系統(tǒng)在商店經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，設(shè)有銷售科、采購科和財(cái)務(wù)科，如圖5-1所示。銷售科的任務(wù)是，接受顧客的訂貨單，并進(jìn)行校驗(yàn)，將不符合要求的訂貨單退還給顧客。如果是合格的訂貨單且倉庫有存貨，那么就給顧客開發(fā)貨票，通知顧客到財(cái)務(wù)科交貨款，并修改因顧客購買而改變的庫存數(shù)據(jù)。如果是合格的訂貨單但是缺貨，那么先留底，然后向采購科發(fā)出缺貨單。當(dāng)采購科購買到貨后，核對到貨單和缺貨單，再給顧客開出發(fā)貨票。 圖5-1 現(xiàn)行系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu) 采購科的任務(wù)是，將銷售科提供的缺貨單進(jìn)行匯總，根據(jù)匯總情況和各廠商供貨情況，向有關(guān)廠商發(fā)出訂購單。當(dāng)供貨廠商發(fā)來供貨單時，對照留底的訂購單加以核對。如果正確則建立進(jìn)貨帳和應(yīng)付款帳，向銷售科發(fā)到貨通知單并修改庫存記錄；如果供貨單與留底訂購單不符，則把供貨單退還給供貨廠商。 財(cái)務(wù)科（會計(jì)科）的任務(wù)是，接到顧客的貨款時，給顧客開出收據(jù)及發(fā)票，通知銷售科付貨；根據(jù)稅務(wù)局發(fā)來的稅單建立付款帳，并付稅款；根據(jù)供貨廠商發(fā)來的付款通知單和采購科記錄的應(yīng)付款明細(xì)帳，建立付款明細(xì)帳，同時向供貨廠商付購貨款。無論是收款還是付款之后，都要修改商店的財(cái)務(wù)總帳。財(cái)務(wù)科在完成以上日常賬務(wù)工作的同時，還要定期編制各種報(bào)表向經(jīng)理匯報(bào)，以供經(jīng)理了解有關(guān)情況并據(jù)此制定下階段的業(yè)務(wù)計(jì)劃。 （2）現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程及概況 現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程情況如圖5-2所示。各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入、處理、存儲和輸出概況見表5-1。 圖5-2現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 　 表5-1 百貨商店現(xiàn)行系統(tǒng)概況表 3．系統(tǒng)規(guī)劃 （1）實(shí)現(xiàn)整個百貨商店業(yè)務(wù)信息流程的計(jì)算機(jī)管理。 （2）銷售子系統(tǒng)的訂貨單處理、缺貨處理全部由計(jì)算機(jī)完成，增加自動登記新顧客數(shù)據(jù)的功能；貨物售出后，自動建立售貨歷史記錄和修改庫存記錄。 （3）采購子系統(tǒng)的缺貨單匯總、缺貨貨物統(tǒng)計(jì)和編發(fā)訂貨單由計(jì)算機(jī)完成，核對訂貨單和修改庫存也用計(jì)算機(jī)進(jìn)行。 （4）會計(jì)子系統(tǒng)的全部數(shù)據(jù)匯總計(jì)算工作由計(jì)算機(jī)自動完成，報(bào)表的編制、打印也由計(jì)算機(jī)完成。 二、系統(tǒng)分析 1．系統(tǒng)目標(biāo) （1）實(shí)現(xiàn)登記、整理數(shù)據(jù)，處理核對顧客訂貨單。 （2）向經(jīng)理提供各種業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 （3）提供各級查詢。 （4）銷售、采購、會計(jì)各部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理實(shí)現(xiàn)自動化。 2．?dāng)?shù)據(jù)流程圖 百貨商店業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的頂層數(shù)據(jù)流程圖見圖5-3所示，該圖表示了百貨商店業(yè)務(wù)信息處理系統(tǒng)與外部實(shí)體之間的信息輸入、輸出關(guān)系，即標(biāo)定了系統(tǒng)與外界的界面。頂層數(shù)據(jù)流程圖的第一級分解如圖5-4，該圖實(shí)際上是把圖5-3中“百貨商店業(yè)務(wù)處理”框進(jìn)行細(xì)化，根據(jù)圖5-2現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖所列的處理功能，初步分解為銷售處理、采購處理和會計(jì)處理三個子系統(tǒng)。在功能分解的同時，得到了相應(yīng)的數(shù)據(jù)存儲（如銷售記錄、應(yīng)收款、貨物庫存、進(jìn)貨帳、應(yīng)付款帳）和數(shù)據(jù)流（訂單、發(fā)貨單、缺貨單、付款單等）。上述三個子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖（即二級分解）分別如圖5-5、圖5-6、圖5-7所示。 圖5-3 新系統(tǒng)頂層數(shù)據(jù)流程 圖5-4 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖一級分解 圖5-5是銷售處理功能，實(shí)際上是把“銷售處理”（圖5-4；P1.1框）進(jìn)行細(xì)化。從圖中我們知道系統(tǒng)的外部環(huán)境是“顧客”。首先，由顧客（S1）提出訂貨單（F1）。然后商店從貨名文件中得到貨名信息（F5），從顧客文件中得到顧客信息（F47）。如果顧客是老主顧，則商店對訂單（F1），貨名信息（F5），顧客信息（F47）進(jìn)行編輯處理（P1.1.1），從而生成編輯后的訂單（F4）。如果是新主顧，除了進(jìn)行上述處理外，要生成新顧客信息（F2），并將新顧客信息進(jìn)登錄（P1.1.2），然后登錄入顧客文件。圖5-5中的其它數(shù)據(jù)流和處理以及圖5-6、5-7，讀者均可以自行隨著箭頭走一遍，以加深理解。 　 圖5-5 二級數(shù)據(jù)流程(銷售處理) 圖5-6 二級數(shù)據(jù)流程(采購處理) 圖5-7 二級數(shù)據(jù)流程(會計(jì)處理) 3．系統(tǒng)概況 百貨商店業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的概況如表5-2所示，該表格反映了新系統(tǒng)的輸入、處理、數(shù)據(jù)存儲和輸出的概況。其中帶“＊”號的表示由計(jì)算機(jī)處理的項(xiàng)目，其余處理由人工進(jìn)行。 百貨商店業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)概況表 表5-2 4．?dāng)?shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)字典用于進(jìn)一步定義和描述所有數(shù)據(jù)項(xiàng)，包括數(shù)據(jù)流字典（如表5-3所示）、數(shù)據(jù)存儲字典（如表5-4所示）、數(shù)據(jù)處理字典（如表5-5所示）三類。 數(shù)據(jù)流字典清單(部分) 表5-3 表5-3為數(shù)據(jù)流字典清單，此處僅對F1作如下解釋，數(shù)據(jù)流F1（見圖5-5）是顧客S1提出的訂單，它的去向是編輯處理P1.1.1，在F1中包含如下信息：訂單標(biāo)識、顧客細(xì)節(jié)（如顧客姓名、顧客地址、電話、電傳等）、貨物細(xì)節(jié)（如貨物名稱、貨物產(chǎn)地、貨物數(shù)量等）。F2、F3……F7均代表數(shù)據(jù)流名，它的來源、去向以及該數(shù)據(jù)流所含內(nèi)容。 數(shù)據(jù)存儲字典清單(部分) 表5-4 表5-4為數(shù)據(jù)存儲字典清單，均以D表示。此處僅對D9進(jìn)行解釋，其余類推。D9（見圖5-5）為應(yīng)帳款明細(xì)帳，它是用來記銷售收入（應(yīng)收款）的庫文件。通過P1.1.5（建立收款明細(xì)帳）的處理將數(shù)據(jù)流F9寫入D9（應(yīng)收款明細(xì)帳）。D9包含如下信息：標(biāo)識貨名、數(shù)量、顧客名、應(yīng)收款、日期。從圖5-7中D9的輸出數(shù)據(jù)流為F43到P1.3.5（編制報(bào)表處理），其內(nèi)容包含標(biāo)識、貨名、數(shù)量、顧客、應(yīng)收款、日期。 數(shù)據(jù)處理字典清單 表5-5 表5-5為數(shù)據(jù)處理字典清單，它對數(shù)據(jù)流圖中的所有處理功能作出說明。此處僅以P1.1.1（編輯訂單）為例（見圖5-5），商店根據(jù)訂單（F1）、顧客情況（F47），判斷是新老主顧編輯成合適的訂單（F4），同時對于新主顧，從P1.1.1輸出新顧客數(shù)據(jù)（F2），再登記新顧客數(shù)據(jù)處理（P1.1.2）。凡是圖5-5中方框都代表處理，以P為代表。在數(shù)據(jù)字典處理清單中（見表5-5）均有詳細(xì)說明，表5-5只是一部分。其余以此類推。 表5-6列出的數(shù)據(jù)字典中的部分條目，并給出數(shù)據(jù)描述的部分內(nèi)容。它是對數(shù)據(jù)流圖中各個存儲文件中記錄的字段予以逐個定義，規(guī)定其類型、長度和各個字段的作用。例如訂單數(shù)據(jù)，它由訂單號、顧客號、顧客名、顧客電話、貨物編號、貨物名、貨物數(shù)量、訂單標(biāo)志、廠商編號等（見表5-6）均給以定義（類型、長度、說明），這里列出的只是對各數(shù)據(jù)元素的一部分。 數(shù)據(jù)描述(部分) 表5-6 三、系統(tǒng)設(shè)計(jì) 1．系統(tǒng)硬、軟件配置 (1)系統(tǒng)處理方式 百貨商店業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)采用分布式處理。采購、銷售、會計(jì)三個部門各配置一臺微機(jī)，三臺微機(jī)聯(lián)成網(wǎng)絡(luò)，相互通信。采購、銷售、會計(jì)三個部門各自獨(dú)立地進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，各部門之間的數(shù)據(jù)通信由網(wǎng)絡(luò)完成。 （2）系統(tǒng)硬件配置 <1>三臺微機(jī)（包括主機(jī)、顯示器及磁盤驅(qū)動器）。 <2>打印機(jī)。 <3>適配器、電纜等其它網(wǎng)絡(luò)配件。 （3）軟件配置 <1>漢字多用戶操作系統(tǒng)。 <2>漢字dBASE—Ⅲ數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。 <3>其它應(yīng)用軟件。 2．系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖與控制結(jié)構(gòu)圖 百貨商店業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)共分成銷售、采購、會計(jì)三個子系統(tǒng)，其功能模塊結(jié)構(gòu)如圖5-8所示。 圖5-8 百貨商店業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu) 銷售子系統(tǒng)、采購子系統(tǒng)和會計(jì)子系統(tǒng)的控制結(jié)構(gòu)分別如圖5-9、5-10、5-11所示。它們分別對應(yīng)于圖5-5、5-6、5-7，即從邏輯功能設(shè)計(jì)走向物理功能設(shè)計(jì)。這里僅對圖5-9進(jìn)行部分解釋，圖5-10、5-11兩圖學(xué)習(xí)者可以進(jìn)行自行解釋。 圖5-9 銷售子系統(tǒng)控制結(jié)構(gòu) 在圖5-9中，通過輸入功能模塊得到訂單、顧客細(xì)節(jié)、庫存細(xì)節(jié)信息，然后進(jìn)行銷售處理。在銷售業(yè)務(wù)處理中，首先對訂單、顧客細(xì)節(jié)進(jìn)行編輯，并反饋出編輯后的訂單，然后對編輯過的訂單再進(jìn)行檢驗(yàn)核對并且加載分類標(biāo)志。訂單、顧客細(xì)節(jié)、庫存細(xì)節(jié)經(jīng)過編輯、檢驗(yàn)核對后進(jìn)行分類處理。根據(jù)訂單加載的分類標(biāo)志，將訂單劃分為不可供處理（反饋出缺貨單）和不合格訂單，對于可供貨的訂單，要根據(jù)貨名和數(shù)量修改庫存，根據(jù)顧客細(xì)節(jié)、貨名和數(shù)量建銷售記錄，并為顧客開發(fā)貨票。 圖5-10 采購子系統(tǒng)控制結(jié)構(gòu) 圖5-11 會計(jì)子系統(tǒng)控制結(jié)構(gòu) 3．系統(tǒng)的IPO圖 圖5-12和圖5-13給出了系統(tǒng)的部分IPO圖，其中圖5-12是主控模塊的IPO圖。 圖5-12 系統(tǒng)的IPO圖(主控模塊) 圖5-13 系統(tǒng)的IPO(一) 圖5-13 系統(tǒng)的IPO(二) 圖5-13 系統(tǒng)的IPO(三) 圖5-13 系統(tǒng)的IPO(四) 圖5-13 系統(tǒng)的IPO(五) 4．系統(tǒng)程序結(jié)構(gòu)框圖 根據(jù)銷售子系統(tǒng)控制框圖（圖5-9）、采購子系統(tǒng)控制結(jié)構(gòu)圖（圖5-10）和會計(jì)子系統(tǒng)控制結(jié)構(gòu)圖（圖5-11）分別畫出系統(tǒng)各模塊的IPO圖。畫法同圖5-12所示（主控模塊），此處不再一一畫出。為了更具體和直觀，也可以再進(jìn)一步畫出程序結(jié)構(gòu)控制框圖（通常稱作框圖），百貨商店業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的銷售業(yè)務(wù)程序結(jié)構(gòu)框圖如圖5-14所示，采購業(yè)務(wù)程序結(jié)構(gòu)框圖如圖5-15所示，會計(jì)業(yè)務(wù)程序結(jié)構(gòu)框圖如圖5-16所示，它們分別根據(jù)其系統(tǒng)控制結(jié)構(gòu)框圖和IPO圖畫出。 圖5-14 銷售業(yè)務(wù)流程圖 圖5-15 會計(jì)業(yè)務(wù)流程圖 圖5-16 采購業(yè)務(wù)流程圖 以上完成的是百貨商店業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)管理信息系統(tǒng)的系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作。接著還要進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施，即根據(jù)程序結(jié)構(gòu)圖和設(shè)計(jì)階段的其它圖表,編寫計(jì)算機(jī)程序，并進(jìn)行程序調(diào)試、系統(tǒng)分調(diào)、總調(diào)和新舊系統(tǒng)的切換。最后需要進(jìn)行系統(tǒng)評價(jià)，提交系統(tǒng)評價(jià)文檔和系統(tǒng)操作手冊等文檔。