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財務(wù)費用報銷流程及注意事項 前言 在日常工作中 部分員工對財務(wù)知識比較欠缺 對公司財務(wù)報銷流程及報銷規(guī)定不太了解 出現(xiàn)報銷單據(jù)不規(guī)范 報銷內(nèi)容不明確等情況 給公司財務(wù)部及相關(guān)部門工作帶來不必要困擾 用于報銷的合法票據(jù) 蓋有收款單位的財務(wù)專用章或發(fā)票專用章付款單位注明為本單位發(fā)票正面有稅務(wù)機(jī)構(gòu)監(jiān)制章大寫和小寫金額相符 一 對原始單據(jù)的要求 1 發(fā)票必須是發(fā)票聯(lián)或報銷聯(lián) 用復(fù)寫紙復(fù)寫或計算機(jī)打印 不得用圓珠筆或鉛筆填寫 存根聯(lián) 發(fā)貨聯(lián) 記賬聯(lián)不能作為報銷單據(jù)2 內(nèi)容要齊全 抬頭 日期 品名 單價 數(shù)量 金額等項目要填寫齊全 字跡要清楚 金額要準(zhǔn)確 大 小寫要一致 嚴(yán)禁涂改 3 印章要齊全 須有收款單位印章 財務(wù)專用章或發(fā)票專用章 及收款人簽字 章 事業(yè)單位的收據(jù) 要有財務(wù)專用章 企業(yè)和個體戶須是稅務(wù)部門統(tǒng)一印制的收據(jù) 4 從外單位取得的原始單據(jù) 車 船 飛機(jī)票等 因保管不善而被盜或遺失 后果自負(fù) 正面例子 要素填寫齊全 蓋章清晰 發(fā)票要素齊全 蓋章清晰 請注意 舉例所用 并非是本單位的發(fā)票 二 不予報銷的單據(jù) 1 內(nèi)容填寫不全 字跡不清或有明顯涂改 偽造的票據(jù)一律不予報銷 2 無財務(wù)專用章的白條票據(jù) 3 數(shù)量 單價 金額不明確的票據(jù) 4 收據(jù) 虛假發(fā)票等票據(jù)不予報銷 5 名稱必須寫全稱 否則不予報銷 反面例子 要素填寫不全 章不清晰 要素填寫不全 章不清晰 反面例子 要素填寫不全 品名過于籠統(tǒng)且無清單或小票 反面例子 發(fā)票抬頭不是公司的全稱 而是地名 反面例子 章不合規(guī) 發(fā)票上必須加蓋發(fā)票專用章 加蓋其他類型章的發(fā)票無效 如 現(xiàn)金收訖 章 行政事業(yè)單位收據(jù)等除外 反面例子 報銷項目與發(fā)票內(nèi)容不一致 左圖發(fā)票為訂票發(fā)票 不能用于報銷市內(nèi)交通費 左圖發(fā)票上的發(fā)票章為某飯店 不能用于報銷市內(nèi)交通費 后經(jīng)網(wǎng)上查詢此發(fā)票 發(fā)現(xiàn)此發(fā)票章與網(wǎng)上信息也不符 反面例子 印章不清或根本沒有印章的發(fā)票無效 產(chǎn)生這樣的問題原因之一是有的經(jīng)營單位為了推卸責(zé)任保護(hù)自己 在出具假發(fā)票時 故意不將印章印清或拒絕蓋章 消費者事后無法再去索要真票 反面例子 虛假發(fā)票 同一次消費的幾張發(fā)票的發(fā)票號碼相同 相同為虛假發(fā)票 反面例子 非行政事業(yè)單位收據(jù) 收據(jù)不可以報銷 行政事業(yè)單位的除外 大家看看 假如這是一張發(fā)票 不是收據(jù) 可不可以報銷 三 原始單據(jù)粘貼規(guī)范 在日常報銷工作中 我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有一些票據(jù)粘貼的不規(guī)范 例如一張紙上粘貼的票據(jù)太多 太亂 正反顛倒 很不整齊 這些都給會計報銷的后續(xù)工作 合計金額 稽核 裝訂 會計檔案保管等 帶來很大的不便 尤其是耽誤報賬者的時間 鑒于上述情況 現(xiàn)將財務(wù)票據(jù)粘貼要求的規(guī)范向大家做簡要介紹 希望大家在今后碰到類似業(yè)務(wù)能按規(guī)范操作 票據(jù)整理粘貼要求 1 票據(jù)分類 對于集中較多的票據(jù)按照內(nèi)容進(jìn)行分類 如辦公用品 電話費 差旅費 市內(nèi)交通費等等 按照類別分別粘貼 2 將票據(jù)整理齊后 將膠水涂抹在票據(jù)左側(cè)背面 沿著粘貼單裝訂線內(nèi)側(cè)和粘貼紙的上邊依次均勻排開橫向粘貼 且應(yīng)避免將票據(jù)貼出粘貼單外 裝訂線左側(cè)不要粘貼票據(jù) 不要將票據(jù)集中在粘貼紙中間粘貼 以免造成中間厚 四周薄 3 如果票據(jù)大小不一樣 可以在同一張粘貼單上按照先大后小的順序粘貼 票據(jù)比較多時可使用多張粘貼單4 對于比粘貼單大的票據(jù)或其他附件 也應(yīng)沿裝訂線粘貼 超出部分可以按照粘貼紙大小折疊在粘貼范圍之內(nèi) 填寫規(guī)范及注意事項 1 所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均應(yīng)提供正規(guī)合法票據(jù) 發(fā)票要填寫完整 字跡清晰 沒有涂改 污染 發(fā)票專用章清晰可辨 假發(fā)票 空白發(fā)票和填寫不規(guī)范的發(fā)票 不予報銷 2 應(yīng)使用黑色水筆或鋼筆以規(guī)范漢字填寫粘貼單 絕對不允許使用圓珠筆 鉛筆或者紅色的筆書寫 并且絕對不得涂改 經(jīng)辦人 報賬人 單據(jù)張數(shù)等信息應(yīng)如實完整填寫 3 不要將票據(jù)倒置粘貼 不要用訂書機(jī)訂票據(jù) 4 發(fā)票上未列清詳細(xì)品名 數(shù)量 單價的 比如只寫了 辦公用品一批XXX元 以及各種購買物品的定額發(fā)票 無論金額大小 均必須附有加蓋發(fā)票專用章的購貨清單或小票 定額發(fā)票要用黑筆寫上單位抬頭 開具日期等信息 不得空白 填寫規(guī)范及注意事項 原始粘貼單上相關(guān)數(shù)據(jù)填寫規(guī)范要求 1 阿拉伯?dāng)?shù)字要加上人民幣符號 如 報賬金額為12345元 則在阿拉伯?dāng)?shù)字填寫欄內(nèi)填寫 12345 00元 2 大寫漢字欄內(nèi)應(yīng)按規(guī)范漢字在已經(jīng)印刷好的相應(yīng)位數(shù)內(nèi)填寫數(shù)字大寫 并在大寫漢字前的每一空位上畫 X 在數(shù)字是0的位置填寫漢字 零 例如 報賬金額為 2034 50元 則大寫數(shù)字欄內(nèi)填寫 X拾X萬貳仟零佰叁拾肆元伍角零分3 漢字的數(shù)字大寫標(biāo)準(zhǔn)寫法為 壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾佰仟萬元角分 報銷票據(jù)粘貼 基本要求 緊靠粘貼單的左上端 從左橫向粘貼 相鄰票據(jù)間須留出間隔距離 票據(jù)較多時 可分行粘貼 不得豎向粘貼 報銷人須在每張票據(jù)背面空白處注明開支的用途不符合規(guī)定要求的報銷單據(jù) 財務(wù)部有權(quán)退回 要求報銷人重新整理 常見的不規(guī)范的粘貼 沒在左上角 常見的不規(guī)范的粘貼 上端未對齊 常見的不規(guī)范的粘貼 不正確的貼票方法 常見的不規(guī)范的粘貼 發(fā)票不完整 常見的不規(guī)范的粘貼 粘貼不牢 片片飛 規(guī)范的粘貼 貼在左上角 規(guī)范的粘貼 整理后的粘貼 報銷單的填寫及報銷流程 報銷單的填寫公司報銷單的種類 分為兩種 一種是普通報銷單 另一種是差旅費報銷單一 報銷單填寫的要求有下幾點 1 大小寫要一致 大寫未到分應(yīng)在后加 整 正 字2 單據(jù)票面整潔 無涂改 無錯字白字 3 大小寫要頂格寫 空間不要留的太大 小寫要加人民幣符號 4 頂票要用鉛筆在備注攔寫清實際費用項目5 一定要把經(jīng)辦人 客戶寫清楚6 發(fā)票上的客戶一定要和所報銷單位的名稱一致 報銷單的填寫及報銷流程 二 具體報銷單的填寫 一 差旅費報銷單1 應(yīng)填寫報銷部門 出差事由 報銷日期 出差目的地 起始時間 單據(jù)張數(shù) 金額 2 多人同一張報銷單報銷 應(yīng)分別填寫報銷人 3 天數(shù)按本人出差實際天數(shù)填寫 4 住勤費按天數(shù)乘以標(biāo)準(zhǔn)合計填寫 5 其他欄填寫除車船飛機(jī)票之外的的票據(jù) 如保險費 寄存費 購票手續(xù)費等 報銷單的填寫及報銷流程 差旅費報銷單單據(jù) 報銷單的填寫及報銷流程 出差前的申請 申請單的填寫 申請單的填寫要求1 要素填寫齊全 2 按照流程進(jìn)行審批 3 時間填寫完成 如實際天數(shù)超過填寫時間 請在其他需說明事項中填寫理由 4 客戶反饋需要客戶簽字或蓋章 如特殊情況無法取得 需要總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報銷5 報銷差旅費時必須附有此單 報銷單的填寫及報銷流程 二 費用報銷單 1 應(yīng)填寫報銷部門 報銷日期 單據(jù)張數(shù) 2 報銷內(nèi)容填寫如辦公費 招待費 培訓(xùn)費 市內(nèi)交通費 汽油費 汽車費用等 3 原單金額按發(fā)票填 報銷金額按實際發(fā)生金額填寫 4 大寫金額須頂格填寫 5 要寫清附件張數(shù) 報銷單的填寫及報銷流程 費用報銷一般規(guī)定報銷人必須取得相應(yīng)的合法單據(jù) 相關(guān)規(guī)定見原始單據(jù)的一般要求 填寫報銷單應(yīng)注意 根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應(yīng)單據(jù) 嚴(yán)格按單據(jù)要求項目填寫 注明附件張數(shù) 金額大小寫必須完全一致 簡述費用內(nèi)容或理由 按規(guī)定的審批程序報批 報銷單的填寫及報銷流程 報銷審批簽字流程 部門員工發(fā)生費用 本部門主管審核 部門經(jīng)理審核 財務(wù)審核票據(jù)是否有誤 總經(jīng)理審核簽字 到財務(wù)部報銷領(lǐng)款 1 2 3 4 4 審核未通過返回報銷人 審核無誤 5 報銷單的填寫及報銷流程 頂票的處理所謂頂票就是某項費用因為種種原因 未能取得合法的票據(jù) 而拿其他發(fā)票代替報銷的行為 公司原則上不報銷頂票發(fā)票 因特殊情況 需要公司總經(jīng)理的批準(zhǔn) 并將原來業(yè)務(wù)寫個情況說明附在后面 報銷時按照提供的發(fā)票填寫報銷內(nèi)容 走報銷流程 頂票的發(fā)票必須是符合報銷的票據(jù) 專項支出管理規(guī)定 1 出差借款出差人員憑審批后的 申請單 填寫 借款單 按批準(zhǔn)額度辦理借款 出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù) 2 臨時借款如業(yè)務(wù)費 周轉(zhuǎn)金等 借款人員應(yīng)及時報帳 除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支 3 借款銷賬規(guī)定 1 借款銷帳時應(yīng)以借款申請單為依據(jù) 據(jù)實報銷 超出申請單范圍使用的 須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 否則財務(wù)人員有權(quán)拒絕銷帳 2 借款未還者原則上不得再次借款 逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個人借款從工資中扣回 專項支出管理規(guī)定 4 借款流程 專項支出管理規(guī)定 借款單式樣備注 各項現(xiàn)金借款金額超過5000元應(yīng)提前一天通知財務(wù)部備款 專項支出管理規(guī)定 案例1 2013年1月5日 銷售部業(yè)務(wù)員陳X需要去出差 需要預(yù)借差旅費3000元 2 2013年11月15日 銷售部業(yè)務(wù)員陳X出差回來報銷差旅費2500元 余款500元退回 專項支出管理規(guī)定 案例陳X在出差前填寫派遣單和借款單 審批完成后 憑借款單和派遣單到財務(wù)預(yù)支差路費3000元 借款單留財務(wù) 作為財務(wù)付款的憑證 陳X回來后 填寫報銷單 報銷差路費2500元 余款500元退回財務(wù) 財務(wù)收到余款500元后 開收據(jù)給陳X 流程結(jié)束 出差制度介紹 1 出差標(biāo)準(zhǔn) 出差制度介紹 2 具體規(guī)定超過標(biāo)準(zhǔn)費用 除非事先得到總經(jīng)理的確認(rèn) 否則 原則上只能在標(biāo)準(zhǔn)范圍報銷 例如 一個普通員工在一般城市出差 伙食標(biāo)準(zhǔn)為18元 天 他自己吃飯花去30元 并取得了票據(jù) 但是報銷時只能按照18元給予報銷 出差時 由公司或?qū)Ψ浇哟龁挝惶峁┎惋?住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用 出差交通工具限火車硬臥座 公共汽車 出租車 火車軟臥 飛機(jī)應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用 否則不予報銷 出差制度介紹 宴請客戶需由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報銷招待費 同時按比例 早餐20 午餐或晚餐40 扣減出差人當(dāng)天的伙食補(bǔ)貼 業(yè)務(wù)招待未經(jīng)總經(jīng)理的批準(zhǔn) 不得報銷任何費用 3 出差天數(shù)的規(guī)定實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返回公司時間為準(zhǔn) 12 00以后出發(fā) 或12 00以前到達(dá) 以半天計算 12 00以前出發(fā) 或12 00之后到達(dá) 以一天計算 其他需要說明的事項 發(fā)票的識別 發(fā)票的真假查詢可以可拔打稅務(wù)局納稅服務(wù)電話12366 根據(jù)語間提示輸入發(fā)票號碼和密碼 或者通過登陸稅務(wù)局網(wǎng)站 在發(fā)票查詢頁面輸入發(fā)票號碼和密碼 對偽造的識別 偽造發(fā)票是指單位和個人仿照真的發(fā)票 制作假發(fā)票 以假充真的行為 偽造的發(fā)票在其內(nèi)容 標(biāo)志 試樣 規(guī)格 紙質(zhì) 字體 條紋 圖案 印色以及油墨成份上均不同于真實發(fā)票 在其印制的張數(shù) 聯(lián)次 自軌號碼或裝訂順序上 容易出現(xiàn)混亂 錯位現(xiàn)象 可以采取 核對法 即用真實的發(fā)票為對照依據(jù) 從中發(fā)現(xiàn)可疑之處 對變造發(fā)票的識別 變造發(fā)票是在真發(fā)票上采取刮 擦 挖 補(bǔ)以及化學(xué)方法更改或增添發(fā)票有關(guān)內(nèi)容的行為 對變造發(fā)票的識別 主要查其票面的外在形式以及票面填寫的內(nèi)容是否發(fā)生變異 其他需要說明的事項 對 大頭小尾 發(fā)票的識別 大頭小尾 發(fā)票是指填開發(fā)票時 將發(fā)票聯(lián)與存根聯(lián)分開填寫 發(fā)票聯(lián)的填開金額大于存根聯(lián)的金額 發(fā)現(xiàn)這種發(fā)票時 首先查驗發(fā)票存根聯(lián)有無復(fù)寫印跡 筆跡是否同出一人 而更有效的方法是將有疑點的發(fā)票開出單位的同組發(fā)票存根聯(lián)進(jìn)行核對 對于手工版發(fā)票 現(xiàn)在國家雖然沒有取消手工版發(fā)票 但是很多地方已經(jīng)在逐步取消 因此 對于手工版發(fā)票 大家收到時需要仔細(xì)識別 不鼓勵拿手工版發(fā)票報銷 當(dāng)年發(fā)票 應(yīng)在當(dāng)年辦理報銷 跨年度的發(fā)票 不予報銷 其他請款流程 如采購請款等 還按照原流程