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2010廣州亞運會志愿者 培訓(xùn)手冊 崗位： 行政事務(wù) 姓名： 廣州亞運會排球項目競賽團隊 2010年8月14—16日 志愿者須知 各位志愿者： 為規(guī)范管理，做好本次志愿者培訓(xùn)的組織工作，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，特制定志愿者守則： 一、嚴(yán)格考勤，按時簽到。志愿者員應(yīng)需在“簽到欄”中簽本人全名，不能由他人代簽。凡由他人代簽或簡單劃勾的一律無效，視作缺課。聽課期間中途離開的記缺課一次。對于缺課達三節(jié)及以上的學(xué)員，名單將向領(lǐng)導(dǎo)通報。 二、認(rèn)真聽講，做好筆記。積極配合講師完成教學(xué)任務(wù)。進入教室后，請將手機關(guān)閉或設(shè)置為無聲震動狀態(tài)，勿在課堂內(nèi)接聽電話。 三、為維護課程秩序，預(yù)防教學(xué)設(shè)備感染病毒，請勿在課間拷貝講師授課材料。 四、保護公園良好環(huán)境，愛護公共設(shè)施，舉止文明，體現(xiàn)亞運人應(yīng)有的精神風(fēng)貌。 亞運會排球競賽團隊 行政事務(wù)工作志愿者培訓(xùn)具體內(nèi)容 培訓(xùn)時間：2010年8月14日下午14:30-17:00 培訓(xùn)地點：廣外（多媒體教室） 參加人員：所有排球行政事務(wù)工作志愿者 培訓(xùn)人員：范勇城、柳 毅、林凡濤 志愿者思想工作： 首先歡迎大家加入排球競賽團隊，這是廣州第一次承辦如此盛大的國際賽事，我們有機會參與其中是我們的幸運和榮幸。亞運會志愿者是一個神圣而又光榮的稱號，你們的辛勤工作不僅保證了亞運會的順利進行，同時也是展示當(dāng)代大學(xué)生風(fēng)采、廣州人民風(fēng)貌和中國國家形象的窗口。希望這份工作能給你帶來值得珍藏的美好回憶、不平凡人生的經(jīng)歷和值得自豪的一大精神財富！最后祝你在排球競賽團隊中工作愉快！ 一、介紹內(nèi)容： 體育館被分為七個區(qū)域，分別為：藍區(qū)、紅區(qū)、白區(qū)、“2”區(qū)、“4”區(qū)、“5”區(qū)和“6”區(qū)。藍區(qū)為比賽區(qū)域，紅區(qū)為普通工作區(qū)域、白區(qū)為觀眾活動區(qū)域、“2”區(qū)為運動員準(zhǔn)備區(qū)域、“4”區(qū)為媒體區(qū)域、“5”區(qū)為亞運會轉(zhuǎn)播商區(qū)域、“6”區(qū)為貴賓區(qū)域。 二、志愿者工作要求 1）始終保持微笑和快樂的心情。 2）在每天到崗時必須到登記處報到；結(jié)束工作離開場館時也應(yīng)簽出。 3）始終堅守崗位。如果需要離開，提前向你的上級報告并得到批準(zhǔn)。 4）保持事件記錄卡，記錄工作時的任何問題。 5）保持通訊暢通。 6）在崗時你可能會受到公眾的關(guān)注，并且可能出現(xiàn)在照片或電視媒體上。因此，請注意并保持良好的工作狀態(tài)及行為舉止。 7）在工作時段，可能在運動員抵達場館、熱身、查看比賽信息或等候比賽時看到明星運動員。為保證他們賽出高水平，請禮貌對待他們，在向他們提供必要的幫助的同時，避免以簽名、合影等行為打擾他們，為他們保持寬松的環(huán)境。 8）自覺遵守《第16屆亞運會組委會工作人員行為規(guī)范》及各項規(guī)章制度，樹立良好形象，維護場館團隊和組委會的利益。 三、崗位職責(zé)培訓(xùn) 1、綜合事務(wù)工作志愿者 1）崗位分布 綜合事務(wù)經(jīng)理 綜合事務(wù) 工作志愿者 行政事務(wù)主管 競賽表格 制作志愿者 文件復(fù)印 分發(fā)志愿者 2）基本情況 上崗時間：2010．8.17—20（測試賽） 2010．10—2010．12（亞運會） 工作地點：廣藥體育館 注冊通行區(qū)域：藍區(qū) 上級主管：行政事務(wù)主管 主要職責(zé)：各種競賽會議會場和文件的準(zhǔn)備及本團隊相關(guān)事務(wù)性工作 具體職責(zé)： ? 協(xié)助行政事務(wù)主管做好競賽團隊的文秘工作，保證辦公設(shè)備運行正常； ? 協(xié)助準(zhǔn)備資格審查、FIVB與場館團隊聯(lián)席會、裁判員培訓(xùn)班、技術(shù)聯(lián)席會以及抽簽等會議場所的布置和以上會議文件的準(zhǔn)備； ? 負(fù)責(zé)各類會議的記錄（會議紀(jì)要）； ? 負(fù)責(zé)各類報告的起草和打?。? ? 負(fù)責(zé)重要電話記錄和與競賽指揮中心的聯(lián)絡(luò)； ? 維護競賽運行計劃，傳達必需的變更； ? 編寫競賽簡報； ? 協(xié)助準(zhǔn)備所有的公告和通知； ? 作為聯(lián)絡(luò)點處理競賽管理團隊的通信； ? 負(fù)責(zé)整理競賽檔案； ? 負(fù)責(zé)競賽團隊人員、體育志愿者的后勤服務(wù)工作，包括工作日程安排、交通、飲食、住宿、服裝以及辦公設(shè)備、耗材的維護等相關(guān)保障工作； ? 負(fù)責(zé)員工和志愿者的考勤和登記工作； ? 完成行政事務(wù)主管交辦的其他事項。 3）工作流程 比賽單元開始前2小時，志愿者到達場館 比賽單元開始前1小時50分，志愿者會議進行當(dāng)天任務(wù)布置 比賽單元開始前1小時40分，志愿者到達各自工作崗位，開始進行各自具體工作 比賽前1小時30分，運動隊到達場館 比賽前4分鐘，開球儀式 比賽 比賽結(jié)束，運動隊經(jīng)過混合區(qū)返回更衣室 比賽后1小時，運動隊離開場館 比賽單元結(jié)束后50分，志愿者工作報告 比賽單元結(jié)束后1小時，志愿者離開場館 4）重要提示 你所參與制作和保管的文件都是非常重要及珍貴的一手資料，請你一定認(rèn)真完成并妥善保存； 當(dāng)你對所領(lǐng)取到的任務(wù)有疑問，而你不了解或不能確認(rèn)時，請及時向你的領(lǐng)導(dǎo)進行咨詢； 當(dāng)遇到緊急或突發(fā)事故時，不要驚慌失措，也不要隨便處理，盡快報告你的領(lǐng)導(dǎo)； 當(dāng)你在崗時，由于工作職責(zé)，你會受到公眾的關(guān)注，并且可能出現(xiàn)在照片或電視媒體上。因此，請時刻注意保持良好的形象及工作狀態(tài)。 2、競賽表格制作志愿者 1）崗位分布 綜合事務(wù)經(jīng)理 綜合事務(wù) 工作志愿者 行政事務(wù)主管 競賽表格 制作志愿者 文件復(fù)印 分發(fā)志愿者 2) 基本情況 上崗時間：2010．8.17—20（測試賽） 2010．10—2010．12（亞運會） 工作地點：廣藥體育館 注冊通行區(qū)域：藍區(qū) 上級主管：行政事務(wù)主管 主要職責(zé)：制作賽時所需的全部競賽用表 具體職責(zé)： ? 負(fù)責(zé)在賽前制作所有的仲裁用表、裁判代表用表、裁判員酒精測試用表和記錄員用表等競賽相關(guān)用表； ? 負(fù)責(zé)在賽后制作所有的成績公告用表； ? 負(fù)責(zé)接受競賽信息主管交辦的其他制表任務(wù)。 3）工作流程 比賽單元開始前2小時，志愿者到達場館 比賽單元開始前1小時50分，志愿者會議進行當(dāng)天任務(wù)布置 比賽單元開始前1小時40分，志愿者到達各自工作崗位，開始進行各自具體工作 比賽前1小時30分，亞排聯(lián)管委會成員、ITO、NTO、運動隊到達比賽場館 比賽前1小時，該場比賽首發(fā)名單打印 比賽前45分，該場執(zhí)裁裁判員酒精測試 比賽前4分鐘，開球儀式 比賽進行中 比賽結(jié)束，該場比賽成績報告及數(shù)據(jù)統(tǒng)計報告打印 當(dāng)天最后比賽單元結(jié)束后5分，每日成績公報打印 比賽單元結(jié)束后50分，志愿者工作報告 比賽單元結(jié)束后1小時，志愿者離開場館 4）重要提示 你所參與制作的競賽用表是排球比賽中十分關(guān)鍵的材料，請你一定認(rèn)真仔細并準(zhǔn)確無誤地完成； 當(dāng)你對所領(lǐng)取到的任務(wù)有疑問，而你不了解或不能確認(rèn)時，千萬不要隨便處理，要盡快報告你的領(lǐng)導(dǎo)； 當(dāng)遇到緊急或突發(fā)事故時，不要驚慌失措，也不要隨便處理，盡快報告你的領(lǐng)導(dǎo)； 當(dāng)你在崗時，由于工作職責(zé)，你會受到公眾的關(guān)注，并且可能出現(xiàn)在照片或電視媒體上。因此，請時刻注意并保持良好的工作狀態(tài)及行為舉止。 3、文件復(fù)印分發(fā)志愿者 1）崗位分布 綜合事務(wù)經(jīng)理 綜合事務(wù) 工作志愿者 行政事務(wù)主管 競賽表格 制作志愿者 文件復(fù)印 分發(fā)志愿者 2) 基本情況 上崗時間：2010.8.17—20（測試賽）2010.10—2010．12（亞運會） 工作地點 廣藥體育館 注冊通行區(qū)域：藍區(qū) 上級主管：行政事務(wù)主管 主要職責(zé)：競賽文件的遞送及分發(fā) 具體職責(zé)： ? 復(fù)印相關(guān)競賽文件 ? 及時遞送至相關(guān)部門 3）工作流程 比賽單元開始前2小時，志愿者到達場館 比賽單元開始前1小時50分，志愿者會議進行當(dāng)天任務(wù)布置 比賽單元開始前1小時40分，志愿者到達各自工作崗位，開始進行各自具體工作 比賽前1小時30分，亞排聯(lián)管委會成員、ITO、NTO、運動隊到達比賽場館 比賽前1小時，該場比賽首發(fā)名單打印 比賽前45分，該場執(zhí)裁裁判員酒精測試 比賽結(jié)束，該場比賽成績報告及數(shù)據(jù)統(tǒng)計報告打印 當(dāng)天最后比賽單元結(jié)束后5分，每日成績公報打印 比賽單元結(jié)束后50分，志愿者工作報告 比賽單元結(jié)束后1小時，志愿者離開場館 4）重要提示 你所接觸到的競賽用表是排球比賽中十分關(guān)鍵的材料，請你一定認(rèn)真仔細并準(zhǔn)確及時地完成任務(wù)； 當(dāng)你對所領(lǐng)取到的任務(wù)有疑問，而你不了解或不能確認(rèn)時，千萬不要隨便處理，要盡快報告你的領(lǐng)導(dǎo)； 當(dāng)遇到緊急或突發(fā)事故時，不要驚慌失措，也不要隨便處理，盡快報告你的領(lǐng)導(dǎo)； 當(dāng)你在崗時，由于工作職責(zé)，你會受到公眾的關(guān)注，并且可能出現(xiàn)在照片或電視媒體上。因此，請時刻注意并保持良好的工作狀態(tài)及行為舉止。 行政事務(wù)主管工作操作細節(jié) 一、行政事務(wù)主管的職責(zé) 行政管理的廣度，涉及到競賽團隊的全部運作過程；行政管理的深度，又涉及到許多局外人難以想象的細微末節(jié)；行政管理的重要，是因為它是競賽主任和場館團隊各個職能業(yè)務(wù)口、團隊成員之間的橋梁。 賽前： （1）協(xié)助競賽綜合事務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)競賽團隊人員、競賽志愿者的招聘、培訓(xùn)（培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)的內(nèi)容已經(jīng)準(zhǔn)備好）、工作分配及日程安排、交通、飲食、住宿、服裝以及辦公設(shè)備、耗材的安裝、維護等相關(guān)保障工作（待場館辦公室設(shè)備安裝好后，做好辦公設(shè)備的安裝、維護和保障等工作）。 （2）為亞洲單項體育組織和競賽管理團隊提供行政文秘支持，建立競賽管理文件檔案系統(tǒng)。（和綜合事務(wù)經(jīng)理和競賽主任助理溝通，了解需要準(zhǔn)備的文件和資料，包括會議議程、競賽日程、運行計劃、FOP運行圖等） （3）協(xié)助競賽綜合事務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)競賽團隊人員、體育志愿者培訓(xùn)工作的實施。 （4）負(fù)責(zé)競賽團隊人員和競賽志愿者的考勤和登記工作。（制作相應(yīng)的考勤表和登記表） （5）聯(lián)系場館人事經(jīng)理，協(xié)助解決所有人力資源問題。 （6）確保各項體育物資的到位、維護。（與體育器材主管協(xié)調(diào)各自工作職責(zé)） （7）協(xié)調(diào)所有的競賽用房、亞洲單項體育組織用房和運動隊用房的管理。（與場館保障部門和競賽主任助理協(xié)調(diào)競賽功能用房的管理） 賽中： （1）協(xié)調(diào)對亞洲單項體育組織和競賽團隊的行政文秘、后勤支持。 （2）負(fù)責(zé)競賽管理辦公區(qū)域的管理和競賽物資的維護。 （3）聯(lián)系場館其他部門，確保對競賽團隊的服務(wù)，并將有關(guān)信息傳達到相應(yīng)的部門。維護競賽運行計劃，傳達必需的變更。 （4）確保亞洲單項體育組織和競賽團隊的會議安排。 （5）編寫競賽簡報，負(fù)責(zé)日常匯報工作（編寫后交給綜合事務(wù)經(jīng)理審批，并匯報當(dāng)天工作）。 （6）為競賽團隊人員和競賽志愿者協(xié)調(diào)日常供給、通信、飲食、交通及后勤服務(wù)，協(xié)調(diào)辦公設(shè)備、耗材的維護等相關(guān)保障工作。 賽后： （1）組織本部門工作人員和志愿者進行總結(jié)。 （2）負(fù)責(zé)整理競賽檔案、競賽物資的清點、上繳工作。（專門有一名志愿者負(fù)責(zé)競賽檔案和文件的管理，以及與體育器材主管協(xié)調(diào)競賽物資的管理工作） （3）協(xié)助競賽主任撰寫競賽工作總結(jié)報告。 儀等辦公設(shè)備的操作水平、提高英語的口語、聽力、寫作水平等。 二、 應(yīng)急預(yù)案及突發(fā)事件的處理： 主要列舉以下五種突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案及處理： 1．運動員與工作人員、志愿者發(fā)生沖突應(yīng)急預(yù)案 事件名稱 運動員與工作人員、志愿者發(fā)生沖突 上報流程 運動隊服務(wù)主管-綜合事務(wù)經(jīng)理-競賽主任—場館運行中心 事件等級 一級 場景描述 運動員功能區(qū)，運動員與前來索要簽名的工作人員、志愿者發(fā)生沖突. 情景假設(shè) 運動員功能區(qū)，運動員與前來索要簽名的工作人員、志愿者發(fā)生沖突。運動隊服務(wù)主管及時向上級主管匯報，競賽主任報場館運行指揮中心并聯(lián)系安保部門進行處理。 預(yù)案依據(jù) 依據(jù)單項體育組織項目規(guī)則與處理慣例 應(yīng) 對 預(yù) 案 應(yīng)對步驟 主責(zé)單位 配合單位 資源需求 運動員服務(wù)主管迅速控制局面，了解情況查明原因，立即報告綜合事務(wù)經(jīng)理，如事態(tài)嚴(yán)重，通過競賽主任請安保部門介入以便控制事態(tài)發(fā)展。 運動隊 安保 競賽 運動隊 場館通訊中心 如有人員受傷，運動員服務(wù)主管立即通知醫(yī)療團隊對有關(guān)人員進行救治。 競賽 醫(yī)療衛(wèi)生 場館通訊中心 醫(yī)療衛(wèi)生口現(xiàn)場處理后決定是否送往醫(yī)院。如需要送往醫(yī)院，由醫(yī)療衛(wèi)生口派救護車直接送往指定醫(yī)院，如需要送回駐地，由交通派車送回亞運村 醫(yī)療衛(wèi)生 交通 交通 場館通訊中心 醫(yī)療衛(wèi)生準(zhǔn)備救護車，交通準(zhǔn)備車輛 安?，F(xiàn)場處理 安保 競賽 運動隊 運動隊服務(wù)主管與運動隊及時進行溝通，通告處理步驟，安撫運動隊情緒，向觀眾做必要的說明。 競賽 運動隊 體育展示 運動隊服務(wù)主管為運動員準(zhǔn)備點心和飲用水。 競賽主任將有關(guān)情況報告組委會競賽指揮中心和場館主任。 競賽 場館運行中心、場館通訊中心 2.志愿者在開賽前未能按時到崗 事件名稱 競賽專業(yè)志愿者在開賽前未能按時到崗 上報流程 綜合事務(wù)經(jīng)理--競賽主任—場館運行指揮中心 事件等級 一級 場景描述 競賽專業(yè)志愿者在比賽開始前，未能按時到崗 情景假設(shè) 志愿者因交通受阻，未能按時到達場館，經(jīng)聯(lián)系，到達時間無法確定 預(yù)案依據(jù) 志愿者工作程序 應(yīng) 對 預(yù) 案 應(yīng)對步驟 主責(zé)單位 配合單位 資源需求 綜合事務(wù)經(jīng)理立即聯(lián)系館校對接的帶隊老師，確認(rèn)其當(dāng)時位置和預(yù)計到達時間，同時將情況通報技術(shù)運行經(jīng)理，并通告競賽業(yè)務(wù)口各主管。 競賽 館校對接院校、志愿者服務(wù) 綜合事務(wù)經(jīng)理緊急聯(lián)絡(luò)志愿者服務(wù)經(jīng)理，請求增援。 競賽 志愿者服務(wù) 綜合事務(wù)經(jīng)理立即將情況上報競賽主任、場館主任。 競賽 志愿者服務(wù) 志愿者服務(wù)經(jīng)理緊急抽調(diào)其他未當(dāng)班的同崗位類志愿者。 志愿者服務(wù) 競賽 在競賽專業(yè)志愿者還未到達場館時，緊急抽調(diào)場館其他業(yè)務(wù)口的志愿者臨時代班，競賽各業(yè)務(wù)口的主管、助理親自到最重要的崗位代崗。 志愿者服務(wù) 競賽 相關(guān)升級卡 競賽專業(yè)志愿者到位后，志愿者服務(wù)經(jīng)理及時與綜合事務(wù)經(jīng)理做好交接工作，競賽專業(yè)志愿者立即上崗。 志愿者服務(wù) 競賽 各業(yè)務(wù)口代崗志愿者回各自業(yè)務(wù)口，綜合事務(wù)經(jīng)理通告相關(guān)業(yè)務(wù)口經(jīng)理，告知其代崗志愿者已返回。 競賽 相關(guān)業(yè)務(wù)口 競賽專業(yè)志愿者到達后，比賽場區(qū)主管立即報告綜合事務(wù)經(jīng)理，做好換班工作。 競賽 館校對接院校 綜合事務(wù)經(jīng)理將事件處理情況報告競賽主任、場館主任。 競賽 場館運行中心 競賽主任將有關(guān)情況報告組委會競賽指揮中心。 競賽 場館運行中心 3.場地、器材損毀或故障應(yīng)對預(yù)案 事件名稱 比賽期間場地、器材損毀或故障 上報流程 比賽器材主管-技術(shù)運行經(jīng)理-競賽主任-裁判長-場館主任-競賽指揮中心 事件等級 二級 場景描述 比賽期間場地、器材損毀或故障，影響了比賽的正常進行 情景假設(shè) 運動員入場后，裁判員發(fā)現(xiàn)比賽場地或器材出現(xiàn)損毀或故障，如不及時排除故障，將會影響比賽的順利進行。 預(yù)案依據(jù) 依據(jù)單項體育組織的有關(guān)規(guī)則及工作程序 應(yīng) 對 預(yù) 案 應(yīng)對步驟 主責(zé)單位 配合單位 資源需求 比賽器材主管立即報告技術(shù)運行經(jīng)理。并準(zhǔn)備啟動備用的場地或器材。 競賽 物流 與此同時，比賽器材主管立即報告競賽主任，同時通知物流人員馬上準(zhǔn)備好備用器材。 競賽 物流 由裁判長決定是否啟用備用器材，并及時將情況報技術(shù)代表。 單項體育組織 競賽 如需要更換器材，由技術(shù)代表聯(lián)系競賽主任，再由競賽主任通知比賽器材主管及時進行更換。 單項體育組織 競賽 物流 相關(guān)人員升級卡 由技術(shù)代表決定比賽是否繼續(xù)進行，并及時通報裁判長和競賽主任。 單項體育組織 競賽 競賽主任將有關(guān)情況報告組委會競賽指揮中心 競賽 場館運行中心 4. 競賽集群電話突然中斷應(yīng)急預(yù)案 事件名稱 競賽集群電話突然中斷，比賽調(diào)度失控。 上報流程 FOP主管-技術(shù)運行經(jīng)理-競賽主任-信息技術(shù)經(jīng)理。 如比賽推遲，需通報競賽指揮中心 事件等級 二級 場景描述 比賽期間，競賽集群電話中斷，導(dǎo)致比賽調(diào)度失控。 情景假設(shè) 比賽時，競賽集群電話中斷，比賽各部門失去聯(lián)系，不得不暫時中斷比賽。 預(yù)案依據(jù) 依據(jù)單項體育組織有關(guān)規(guī)則及工作程序 應(yīng) 對 預(yù) 案 應(yīng)對步驟 主責(zé)單位 配合單位 資源需求 FOP主管立即向技術(shù)運行經(jīng)理報告，比賽場區(qū)與檢錄，體育展示，起、終點失去聯(lián)系。技術(shù)運行經(jīng)理隨即用手機通報信息技術(shù)業(yè)務(wù)口經(jīng)理和場館通訊中心負(fù)責(zé)人。啟動有關(guān)預(yù)案工作。 競賽 技術(shù)信息、場館通訊中心 競賽主任立即向技術(shù)代表和場館主任報告因集群電話中斷，比賽有可能暫時中斷。 競賽 場館運行中心 綜合事務(wù)經(jīng)理立即到達場館通訊指揮中心，了解事故原因，了解恢復(fù)時間。 競賽 單項體育組織 如影響到比賽進程，由技術(shù)代表和裁判長協(xié)商后決定比賽是否繼續(xù)進行，并通報競賽主任。 單項體育組織 競賽 競賽主任將有關(guān)情況報告組委會競賽指揮中心 競賽 場館運行中心 總結(jié)：對于出現(xiàn)的突發(fā)事件，除做好相應(yīng)職責(zé)內(nèi)的工作外，還要協(xié)助綜合事務(wù)經(jīng)理和競賽主任助理做事件處理的報告和文件等工作。