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董事局辦公室培訓(xùn)資料 二零一一年三月十五日 XX集團 秘書處 會議管理 培訓(xùn)目錄 會議進程 會場管理 會后管理 一 總則1 為促進集團公司會議管理規(guī)范化 制度化 科學(xué)化 對會議進行有效控制 規(guī)范會議程序 提高會議組織的效率和質(zhì)量 保證會議順利召開 特擬定此會議管理制度 2 本制度所指的會議是指地華集團公司各職能部門 子 分 公司在經(jīng)營管理活動中形成的各級會議 本制度適用于集團公司各部門 各子 分 公司 二 會議分類1 董事會由董事長主持 全體董事參加 其他人員視會議內(nèi)容需要列席參加 會議主要討論集團的戰(zhàn)略規(guī)劃 重大投資決策 總經(jīng)理級以上人事任命 集團公司薪酬福利制度的擬訂 重大財務(wù) 審計等問題 2 經(jīng)營管理類會議由董事長 分管副總裁 各部門和分 子 公司領(lǐng)導(dǎo)主持 與議題相關(guān)的負責(zé)人參加 會議主要研究 部署財務(wù) 人事 行政 工程 管理 采購 審計 投資 開發(fā) 規(guī)劃等工作 例會 晨會也屬此類會議 3 項目會議由董事長 總裁 分管副總裁 各部門或分 子 公司領(lǐng)導(dǎo)主持 與議題相關(guān)的負責(zé)人參加 會議研究制度 規(guī)定 行業(yè)管理流程的討論 聽取設(shè)計師 供應(yīng)商 公司各部門 事業(yè)單位部門匯報 安排布置近期重點工作 解決企業(yè)經(jīng)營管理中需要跨部門協(xié)調(diào)的相關(guān)事宜 三 會議管理 一 會議通知1 董事長或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定會議召開時間后 辦會人員必須在第一時間當(dāng)面口頭通告 電話 短信和郵件等方式告知各參會人員 請他們安排時間 并告知內(nèi)容 包括會議主持人 會議時間 會議地點 會議主題等 2 在會議召開前的一至兩天 再次通過當(dāng)面口頭通告或電話的方式對各參會人員進行提醒并做確認 3 若因某種原因造成會議不能如期召開時 辦會人員應(yīng)及時通過當(dāng)面口頭通告或電話的方式通知各相關(guān)部門及人員 4 對于例會 除特別需要提醒的參會者外 只需通過電話 短信或郵件等方式通知會議時間 如有電話會議或部分參會者需電話上線 二 會議材料的準備 1 文件材料的準備辦會人員在第一次告知參會人員參會信息時 必須提醒參會人員準備參會的議題和相關(guān)材料 董事會需報董事長確認上會議題 在會議開始之前 辦會人員要準備好會議文件 如會議議程 會議議題 PPT材料等 在會議召開前至少20分鐘到達會議現(xiàn)場 檢查會議設(shè)備 準備好會議簽到表 并負責(zé)會議人員的簽到工作 2 其他材料的準備辦會人員應(yīng)在會議召開前1小時調(diào)試好各項會議設(shè)備 如麥克風(fēng) 電話會議系統(tǒng) 投影儀 錄音筆 激光筆 白板 白板筆等 同時依照參會人員級別和數(shù)量將席卡 座次等安排到位 布置好會場 集團級會議需安排媒體關(guān)系處人員進行拍照或錄像 會議進程 一 參會人員在會議簽到簿上簽到 二 分發(fā)會議材料 三 會議組織部門負責(zé)人報告會議出勤情況和議題 四 會議主持人宣布會議開始 董事會由董事長宣布會議開始 五 會議通報 六 會議議題討論 七 董事投票 僅限董事會 八 會議結(jié)束 五 會場管理 一 會場紀律1 參會人員須提前至少5分鐘到達會場 并在會議簽到簿上簽到 要求字跡清楚 2 參會人員不得無故缺席 如因特殊情況不能出席會議 應(yīng)履行必要的請假審批手續(xù)3 會議開始前 參會人員應(yīng)提前將手機等通訊工具關(guān)閉或設(shè)置為震動 未經(jīng)許可 不得隨意接打電話或發(fā)信息4 參會人員在沒有征得主持人或會場管理人員同意的情況下 不得中途擅自離開會場或隨意走動 二 會場秩序的維持 1 公司級會議 會議組織部門負責(zé)會議秩序的維護和管理 2 重要會議 如董事會 政府部門匯報等 需有信息化部和嘉潤物業(yè)工程部人員在場外待命 及時排除會議設(shè)備突發(fā)故障 六 會后管理 一 會議紀要的總體要求1 會議組織部門要做好會議紀要工作 除非條件不許可 如室外 絕密會議等 需要紀要的會議需要有錄音存檔 重要會議必須安排2名或以上會議紀要人員 領(lǐng)導(dǎo)指定機要人員的情況除外 2 會議紀要發(fā)文字號參照 文件管理制度執(zhí)行 3 會議紀要下發(fā)講究時效性和保密性 會議紀要開頭格式 會議紀要結(jié)尾格式 二 會議紀要的完成時間和發(fā)放1 董事會后立即完成會議決定事項通知 呈董事長審批后方可下發(fā) 原則上在第二日中午前下發(fā) 第二日下午完成會議紀要初稿 第三日內(nèi)下發(fā) 董事長出差幾日便順延幾日 2 經(jīng)營管理會議和項目會議在會議結(jié)束后的二日內(nèi)完成會議紀要初稿 第三日 呈主要參會領(lǐng)導(dǎo)會簽后呈董事長審核簽發(fā) 董事長也可授權(quán)委托其他領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)會議紀要3 其他領(lǐng)導(dǎo)自行主持召開的會議 其紀要也可由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)本人或其委托人簽發(fā)4 會議紀要須由參會的主要領(lǐng)導(dǎo)會簽 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可直接在發(fā)文稿紙上簽字 也可通過傳真形式在發(fā)文稿紙上簽字5 所有會議紀要在簽發(fā)后 原件必須交檔案館存檔6 會議紀要的會簽和簽發(fā)必須在發(fā)文稿紙上體現(xiàn)7 會議紀要可通過復(fù)印件 掃描件或電子檔形式發(fā)送 除領(lǐng)導(dǎo)要求公示外 一般的會議紀要只發(fā)送給參會人員和領(lǐng)導(dǎo)要求發(fā)送的人員 三 會議任務(wù)落實1 集團總經(jīng)辦負責(zé)會議任務(wù)的落實及監(jiān)督 會議紀要下發(fā)后 會議任務(wù)涉及責(zé)任部門 責(zé)任人應(yīng)在收到會議紀要一個工作日內(nèi)主動出具會議任務(wù)執(zhí)行計劃并報總經(jīng)辦備案 總經(jīng)辦考核員按照部門工作計劃進行考核 推動 落實2 會議組織部門必須形成定期 回報 制度 即 適時動態(tài)了解會議任務(wù)進展 形成會議任務(wù)跟蹤檔案并及時回報分管副總裁和董事長3 內(nèi)容涉及機密的會議任務(wù)由董事長或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)制定監(jiān)督 考核人員 四 會議資料保密 存檔管理1 會議材料組織部門應(yīng)對會議材料實施集中管理 不得將會議材料交由多人管理且保密級別為秘密級及以上的會議材料不得通過郵件形式傳遞2 會議現(xiàn)場需要分發(fā)材料的 材料分發(fā)部門應(yīng)做好材料分發(fā)登記工作 材料為需要保密內(nèi)容的 除領(lǐng)導(dǎo)要求與會人員自行保留外 材料分發(fā)部門會后應(yīng)及時收回會議材料 并由兩人 或以上 共同將材料銷毀 存檔3 會議組織部門要負責(zé)集團級別會議通報 會議紀要等會議資料的保密 存檔工作 要求每次例會相關(guān)資料分別以電子版 書面版各留存一份 其中 特別重要的會議必須留存語音資料 會議檔案資料由會議組織部門至少每季度移交董事局辦公室檔案館一次 THEEND