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文秘專業(yè)人才市場需求狀況的調(diào)查報(bào)告 一、 前言 文秘人員是一種社會(huì)從屬性、服務(wù)性職業(yè)。其主要內(nèi)容就是指文秘人員的工作本身不能脫離它所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)或單位而獨(dú)立存在，領(lǐng)導(dǎo)及單位工作涉及到哪里，它的工作范圍就延伸到哪里。從屬性、服務(wù)性、輔助性就是對文秘人員工作性質(zhì)的最好概括。隨著信息社會(huì)、網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的高速發(fā)展，社會(huì)的分工愈加細(xì)化，各領(lǐng)域、各行業(yè)的管理工作中的決策活動(dòng)和輔助性活動(dòng)相分離，為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施提供服務(wù)的文秘人員，在各個(gè)工作領(lǐng)域中就起到十分重要的作用。 由于高校的不斷擴(kuò)招大學(xué)生已經(jīng)不是以前的搶手貨，而是隨處可見的待業(yè)人員。對于文秘專業(yè)的學(xué)生而言就業(yè)壓力是不言可喻的，因?yàn)楹芏嗥渌麑I(yè)的女學(xué)生未必都是從事與專業(yè)對口的行業(yè)相反的是從事文秘方面的文職類工作，若再加上一些其他或有或無的狀況時(shí)時(shí)出現(xiàn)，這對文秘專業(yè)的學(xué)生的沖擊力加大成了一種必然，因此對于文秘專業(yè)社會(huì)需求情況調(diào)查顯得非常有必要。 二、調(diào)查方法 調(diào)查所采用的方法：主要通過面談與網(wǎng)絡(luò)調(diào)查的方式對文秘專業(yè)的市場需求進(jìn)行了調(diào)查，較為全面地了解社會(huì)對文秘專業(yè)人才的需求情況，用人單位對初、中、高級(jí)文秘人員的技能要求，以及文秘從業(yè)人員的薪金情況和文秘人員的職業(yè)生涯發(fā)展?fàn)顩r。調(diào)查中我們就發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析，旨在促進(jìn)文秘專業(yè)教學(xué)的進(jìn)一步發(fā)展，培養(yǎng)社會(huì)需求的文秘專業(yè)人才，以達(dá)到社會(huì)的需求做到滿足用人單位的標(biāo)準(zhǔn)。 三、調(diào)查結(jié)果及分析 全世界目前有160余種職業(yè)，秘書排在第六位。據(jù)北京市2002年第一季度公布的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，北京市文秘崗位需求數(shù)排在第三位，崗位與應(yīng)聘的人數(shù)比是1：6。由此可見，在以后相當(dāng)長的一段時(shí)間里，文秘仍將是個(gè)熱門職業(yè)，社會(huì)需求力大。大多數(shù)公司認(rèn)為文秘人員是經(jīng)理主管們的左膀右臂，是公司青睞的復(fù)合性人才，中小型公司需要文秘人員，大型單位需要的文秘人員會(huì)更多，層次也會(huì)不一樣。 （一）社會(huì)外部情況 1、 通才更受青睞 現(xiàn)在的文秘秘書已經(jīng)不再是以前的單純的秘書，更多的是復(fù)合型的人才。無論是公司還是普通的工廠對于文秘的定義已經(jīng)不再局限于收發(fā)文件、擬寫文書、檔案管理等日常常規(guī)性的工作，現(xiàn)在用人單位看更重要的是是否具有其他的能力，如良好的溝通能力、人事方面的經(jīng)驗(yàn)等。不難發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在用人單位講求利益最大化成本最小化，在招聘人員的時(shí)候這種情況最為突出，因此在有意識(shí)的培養(yǎng)自己時(shí)不應(yīng)該把自己定位成專才只專注于一方面，更重要的是把自己培養(yǎng)成各方面都有所涉及的通才。 2、文秘職業(yè)崗位群發(fā)生較大變化 國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、全民所有制單位的文秘人員需求量在逐步遞減，而外資企業(yè)、民辦企業(yè)的文秘人員需求量在逐步遞增。大型單位分工較細(xì)，文秘人員的需求量大，多以行政秘書工作為主，有專職文員、專職檔案員、人事文員等，職責(zé)比較單一中小型單位的文秘人員需求量小，一般出任文秘人員實(shí)際上是一種“綜合秘書”，也稱為“辦公室文員”，身兼多職，通過與從事此行業(yè)的人訪談所知，通常要照顧到最基本的日常工作，即收發(fā)文件、接待來訪客人、人員考勤等方面。需要提到的一點(diǎn)是由于國際貿(mào)易的日益發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)外企也需要用到文秘人員，但對于英語更加偏重，至少也要能用日常英語與人溝通即有CET—4以上的英語能力，職位多以外貿(mào)跟單為主。雖然中小型單位對文秘人員需求量，但中小型單位的數(shù)量呈增長趨勢，所以中小型單位的綜合文秘人員的需求量總的來說是增長的。而且在經(jīng)濟(jì)、法律、醫(yī)務(wù)方面也需要增加文秘人員來協(xié)助管理工作?，F(xiàn)階段主要是以“綜合秘書”(辦公室文員)以及總裁助理為崗位群體。“辦公室文員”隊(duì)伍迅速壯大，“商務(wù)秘書”逐漸增多，同時(shí)，每個(gè)職業(yè)崗位群所對應(yīng)的職業(yè)崗位變化也很大，不斷有新興的崗位誕生。由此可見，秘書的社會(huì)需求是相當(dāng)大的。 3、從事秘書職業(yè)的人員女性居多 本次調(diào)查有98%的秘書人員是女性，2%的是男性。而有一種現(xiàn)象值得注意，女性在中、初級(jí)秘書中占絕大多數(shù)，而高級(jí)秘書則多數(shù)為男性。粗略估計(jì)，由于女性心思細(xì)膩適合從事基層的事務(wù)，因此在初中級(jí)秘書人群中占據(jù)較大比重。而男性則事業(yè)心重體力良好有參謀的意識(shí)。從事文秘工作性質(zhì)中，分有普通文員、公務(wù)秘書、商務(wù)秘書、人事秘書、私人秘書、經(jīng)理助理等。 （二）自身情況 1、“國家秘書資格證”之類的資格認(rèn)證含金量較高 調(diào)查發(fā)現(xiàn)大部分用人單位認(rèn)為文秘應(yīng)有專門的職業(yè)技能，要經(jīng)過專門的培訓(xùn)，因而高職高專院校設(shè)置文秘專業(yè)的必要性很大，受過專業(yè)培訓(xùn)的秘書人員會(huì)更受青睞。理解到對“國家秘書資格證”之類的資格認(rèn)證的看法是因?yàn)橛萌藛挝徽J(rèn)為獲得國家秘書資格證的人員擁有專業(yè)的能力，同時(shí)能夠幫助他們培養(yǎng)和選擇相關(guān)層次的人才，只有極少人認(rèn)為可有可無。因此，學(xué)校要求文秘專業(yè)的學(xué)生需要考“國家涉外秘書資格四級(jí)證書”也不是毫無道理的，它存在著合理性。參考網(wǎng)上資料顯示，目前，參加勞動(dòng)和社會(huì)保障部秘書職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定的人數(shù)呈現(xiàn)出增長的勢頭，值得注意的是這并不是在校的學(xué)生而是在秘書崗位上任職的人員和有意向投身于秘書行業(yè)的人員都積極參加。秘書職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定是勞動(dòng)保障部推出的第一個(gè)全國統(tǒng)考職業(yè)，在社會(huì)各界，尤其是用人單位很受歡迎。 2、秘書人員應(yīng)具備的能力、知識(shí)、技能 用人單位普遍認(rèn)為好的文秘最好要具備公文寫作能力、辦公自動(dòng)化設(shè)備操作能力、人際溝通能力、執(zhí)行能力、合作能力。根據(jù)不同行業(yè)的要求要懂得本行業(yè)的專業(yè)知識(shí)背景、辦公室事務(wù)管理知識(shí)、應(yīng)變能力、商務(wù)知識(shí)、法律知識(shí)。此次調(diào)查可見，絕大多數(shù)用人單位或在職的人員紛紛表示認(rèn)為文秘應(yīng)具備大專以上文憑，形象氣質(zhì)好，具備良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力，文筆好，語言表達(dá)能力強(qiáng)，能熟練使用電腦掃描儀傳真機(jī)及各種常用的現(xiàn)代辦公設(shè)備。除此之外，各單位還希望文秘具備業(yè)務(wù)背景，如生產(chǎn)部秘書職位要求化工或理工科背景；涉外秘書職位要求至少要有英語四級(jí)級(jí)證書級(jí)口語良好能進(jìn)行基本的交流；公關(guān)部門秘書職位要求具備公共關(guān)系管理的基礎(chǔ)知識(shí)和一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等。不難發(fā)現(xiàn)具備以上相關(guān)崗位條件的會(huì)優(yōu)先錄用。在新形勢下，文秘人員的關(guān)鍵能力應(yīng)更全面，從業(yè)能力應(yīng)更細(xì)致，關(guān)鍵能力和從業(yè)能力所共同表現(xiàn)出的綜合職業(yè)能力應(yīng)更強(qiáng)。 據(jù)了解，文秘專業(yè)的從業(yè)能力可分為“從業(yè)基礎(chǔ)能力”、“從業(yè)業(yè)務(wù)能力”和“從業(yè)相關(guān)能力”三部分?！皬臉I(yè)基礎(chǔ)能力”主要包括：“執(zhí)行能力”、“公關(guān)禮儀”、“時(shí)間管理能力”、“人際溝通能力”和“使用和維護(hù)現(xiàn)代化辦公設(shè)備”的能力等。從業(yè)業(yè)務(wù)能力主要包括：“文書擬寫與處理”、“會(huì)議組織”、“辦公室日常事務(wù)管理”、“協(xié)調(diào)工作”、“文件檔案管理”、“接待工作”和“信息工作”等能力?！皬臉I(yè)相關(guān)能力”主要包括：“法律與法規(guī)”、“商務(wù)知識(shí)”、“速記速錄”、“英語應(yīng)用”、“財(cái)務(wù)管理”等能力。除此之外，有些單位注重“職業(yè)道德”、“敬業(yè)精神”及“使用和維護(hù)現(xiàn)代化辦公設(shè)備”的能力。值得關(guān)注的是畢業(yè)生所表現(xiàn)出的實(shí)際能力與用人單位的要求尚存差距，有的差距還不小，相信這是一個(gè)相當(dāng)重要的警告需要引起重視。 3、工作內(nèi)容多數(shù)為瑣碎的事務(wù)性工作 調(diào)查發(fā)現(xiàn)文秘的工作是辛苦的，基本上每天都是些平凡、瑣碎、細(xì)微的事務(wù)性工作，不止是打印文件，整理資料。其中有文秘人員成為管理助手，主要從事文字檔案管理、行政后勤管理、協(xié)助經(jīng)營管理、組織協(xié)調(diào)公司會(huì)務(wù)、公關(guān)與政府關(guān)系和公務(wù)差旅等。許多臨時(shí)性工作隨經(jīng)理主管們的日程安排變化而變化，經(jīng)常加班沒有規(guī)律，需要不斷熟悉掌握公司各部門業(yè)務(wù)，收集、處理各種信息。還要在復(fù)雜而且繁瑣，看似一些枯燥乏味、雞毛蒜皮的處理協(xié)調(diào)上下級(jí)和各部門關(guān)系，做到萬無一失。在很多情況下，文秘的工作是事無巨細(xì)的。 4、 工作壓力日漸加大 文秘工作是一項(xiàng)綜合性極強(qiáng)、涵蓋面極廣的管理性工作,工作壓力可想而知。調(diào)查中得知，工作壓力分有兩種情況，一是剛剛從事文秘相關(guān)工作的人員，由于從未涉及此方面的內(nèi)容工作壓力迎面而來，包括工作上的不適應(yīng)對工作內(nèi)容并不是十分了解以及處于一個(gè)新的陌生的環(huán)境需要時(shí)間與精力去與新同事磨合溝通漸漸地達(dá)到與新鮮的同事與環(huán)境達(dá)到和諧的狀態(tài)，只有這樣才能創(chuàng)造出更高的效率與保持良好的心情。二是處于現(xiàn)在崗位上文秘人員的工作壓力，其中從事外貿(mào)等方面的壓力相比與普通工作的壓力要更大些，因?yàn)槊鎸Φ亩际怯⑽碾y免會(huì)有所不適應(yīng)以及處理不當(dāng)會(huì)給自己造成更大的壓力。 5、 發(fā)展空間狹小 調(diào)查發(fā)現(xiàn)，90%以上的受訪人員認(rèn)為文秘類（文員、助理）等崗位不存在太大的發(fā)展空間，而且起點(diǎn)比較低要求并不是太高，一般認(rèn)為只要是對于辦公室日常的軟件比較熟悉懂得使用，中專高中甚至是初中學(xué)歷同樣也可以成為一名文員，由此可見文秘類的崗位門檻可以說一點(diǎn)都不高甚至說是很低。平時(shí)工作內(nèi)容主要是處理瑣碎的事物，不存在太多技術(shù)含量的東西只要是肯學(xué)刻苦耐勞就可以勝任工作。 四、解決方法及建議 （一）針對社會(huì)外部情況 1、努力加強(qiáng)自身的培養(yǎng)，向通才發(fā)展。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。要眼光長遠(yuǎn)樹立自己的目標(biāo)，明確自己的成才目標(biāo)，給自己一個(gè)機(jī)會(huì)去轉(zhuǎn)變：從一個(gè)無才——專才——通才。時(shí)刻留意崗位的要求，并盡可能的將用人單位的要求轉(zhuǎn)變成為求職者自身具備的能力，增強(qiáng)就業(yè)能力 2、從基層做起，敢于接受挑戰(zhàn)。萬事起頭難。文秘一職分工廣泛，分有多種職位，其中最常見的便是辦公室文員、助理。 3、當(dāng)秘書不是女性的權(quán)利，男性也能撐起半邊天。不應(yīng)該有性別刻板印象的存在，女性不一定是從事文職類的工作，可以根據(jù)自身的條件能力適當(dāng)選擇適合自己的行業(yè)。同樣，男性并不是規(guī)定說要從事高強(qiáng)度的體力工作或工程IT等工作，可以向文職類方向發(fā)展。 （二）針對自身情況 1、面對相關(guān)證書的重要程度提升要努力考取 既然現(xiàn)在用人單位對“國家秘書資格證”、“英語四級(jí)證”等證書的認(rèn)可，為增加自身的競爭力應(yīng)該盡全力去考，在備考的過程中其實(shí)是在提升著自己的能力。 2、秘書人員應(yīng)具備的能力、知識(shí)、技能應(yīng)有意識(shí)培養(yǎng) 公文寫作能力、辦公自動(dòng)化設(shè)備操作能力、人際溝通能力、執(zhí)行能力、合作能力都是秘書人員需要具備的能力，如果現(xiàn)處學(xué)校各高校應(yīng)該不同程度的增加課程的數(shù)量給學(xué)生提供訓(xùn)練的平臺(tái)，若處于在職我秘書人員則應(yīng)在日程的事物中多加注意與培養(yǎng)。 3、面對瑣碎的事務(wù)應(yīng)培養(yǎng)自身的耐心 大事情是由無數(shù)的小事情累積而來的，無論事情大小都要有耐心去完成，小事完成不了不足以成大事。 4、從容面對壓力，尋找解壓方法 隨著社會(huì)的進(jìn)步工作生活壓力是無可避免的，每個(gè)人都會(huì)有自己的壓力，關(guān)鍵是要學(xué)會(huì)如何面對壓力緩解壓力，當(dāng)自己壓力特別大的時(shí)候可以嘗試放下手頭上的工作去做一些自己喜歡的事情，比如說可以背上背包去旅游放松一下自己。提高自身的競爭實(shí)力,強(qiáng)化綜合素質(zhì),承受市場經(jīng)濟(jì)條件下的職業(yè)競爭壓力。其次,要有危機(jī)感和緊迫感,要以積極的人生態(tài)度去面對競爭。尤其是要不斷追求現(xiàn)代科技知識(shí),優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，所以文秘人員要在激烈的競爭環(huán)境中不斷吸收新的知識(shí),增強(qiáng)競爭實(shí)力。 5提高競爭力，加大晉升空間 大浪淘沙是金子總會(huì)發(fā)光發(fā)熱。升職加薪是不少打工一族的愿望，我們應(yīng)該積極提升自我能力，加大自身的優(yōu)勢，努力提升自我，幾時(shí)為自己增值。 五、結(jié)束語 文秘類工作的社會(huì)需求在不斷的增長，我們不能過分擔(dān)心供大于求，只要做好本職工作，及時(shí)了解市場信息并做到有永不懈怠的“進(jìn)取心”、寵辱不驚的“平常心”、謹(jǐn)小慎微的“細(xì)致心”，切實(shí)提升自己。前途是光明的，道路是曲折的。